企業行政管理（程瀟逸）,崗位職責,日常辦公事務管理包括：日常事務的計劃安排、組織實施、信息溝通、協調控制、檢查總結以及獎勵懲罰等方面的管理工作；辦公物品管理包括：辦公物品的發放、使用、保管及采購以及相應制度的制定；文書資料管理包括：印信管理、公文管理、檔案管理、書刊管理；會議管理包括：會前準備、會中服務、會后工作；其他事務視各公司具體情況而定。,溝通,溝通包括：縱向溝通和橫向溝通。縱向溝通分為：與上級溝通和與下級部門溝通。與上級溝通主要是要充分領悟上級領導的意思，把握住方向，同時將自己和下級部門的觀點很好的傳達給上級，這需要行政人員有觀察分析能力和表達能力。與下級溝通主要是執行上級的決定以及收集整理下級部門各項信息，這就需要較強的應變能力和組織能力。橫向溝通包括公司內部相關職能部，與關系企業窗口部門和外界媒體政府機關等等。在傳達精神及布置工作任務及協調各部門工作時，務必真誠、謙虛。與外界溝通需要強的適應能力和自我控制能力。,信息的收集和整理,信息包括：企業外部信息和內部信息。外部信息具體包括：國家政治、法律、經濟、政策規定；社會習慣、風俗、時尚變化；市場需求、消費結構、消費層次的變化；競爭企業信息；科學技術發展信息；突發事件等。內部信息具體包括財務狀況；生產狀況；產銷狀況；采購、庫存信息；設備的使用和管理；人才資源等。,良好的執行力,良好執行力表現在：（1）應該做什么，該怎么做。（2）如何更好更快完成該做的事情。（3）清除所有障礙。（4）形成企業執行的制度和文化,讓執行影響到每個員工,行政人員應具備素質、能力,-13-,6W2H,PDCA,SWOT,常用工作方法,-14-,2H,6W,1WWhy目的2WWhat內容3WWho人4WWhom對象5WWhen何時6WWhere地點,1HHow方法2HHowmuch或Howmany費用,-15-,PDCA,1、P（Plan）-計劃，確定方針和目標，確定活動計劃；2、D（Do）-執行，實地去做，實現計劃中的內容；3、C（Check）-檢查，總結執行計劃的結果，注意效果，找出問題；4、A（Action）-行動，對總結檢查的結果進行處理，成功的經驗加以肯定并適當推廣、標準化；失敗的教訓加以總結，以免重現，未解決的問題放到下一個PDCA循環。,-16-,1、S：Strength，優勢、強項2、W：Weakness，弱勢、缺點3、O：Opportunity，機會4、T：Threatness，威脅,SWOT,SWOT是一種分析方法關于企業：用來確定企業本身的競爭優勢，競爭劣勢，機會和威脅，從而將公司的戰略與公司內部資源、外部環境有機結合。因此，清楚的確定公司的資源優勢和缺陷，了解公司所面臨的機會和挑戰，對于制定公司未來的發展戰略有著至關重要的意義。關于個人：職業規劃經營自己的長處,-17-,行政部,工,作,流,程,辦公用品及日常用品的采購、發放管理,檢查驗收,部門申請,出入登記,月末盤存,帳物相符,監督檢查,物品采購,主管審批,請購計劃單,查看庫存,定期詢價議價,第一條每月25日，各部門負責人將該部門所需要的辦公用品應及時上報行政部。行政部指定專人制定每月辦公用品計劃及預算；經主管副總審批后由行政部統一購買、根據實際工作需要有計劃的于次月10日分發給各部門;第二條公司新員工的辦公用品，行政部根據人力資源部提供的名單和用品清單，負責為其配齊，以保證新員工的正常工作。負責購發辦公用品的人員要做到辦公用品的齊全、品種對路、量足質優、庫存合理、開支適當、用品保管好;第三條負責購發辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫、出庫手續。出庫一定要由領取人員簽字;第四條因工作需要，確需某種專用辦公用品的部門，須由本部門經理簽字、報上級領導批準后方可購買。發票除本部門經理簽批外，需由上級領導簽批后，方可報銷;第五條領用辦公用品的部門，應將本部門所需的辦公用品匯總填寫辦公用品領用單，經部門經理簽字后方可領取，如確實急需用品可到行政助理領取，填寫相應的部門辦公用品領用表，流水號由行政部按月份及順序由行政部編寫，如9月第一張流水號0901、第二張流水號0902，以此類推且行政部所有記錄流水號均按此編寫；第六條日常領用文具需填寫文具領用登記表；第七條辦公用品管理一定要做到清潔、注意安全、放火、防盜、嚴格按照規章制度辦事，不允許非工作人員進入庫房;第八條對于離開公司的員工，按照入職時所領的清單收回辦公用品（已用過的筆、本除外）第九條每月月底，行政助理統計各部門費用，與財務部共同盤點庫存.,辦公用品購發管理辦法,固定資產及低值易耗品的管理,資產分類,建立臺帳清單,每月盤存,核對帳物,各部門基礎設備、設施維修管理,維修申請,安排維修,維修結束,檢查驗收,記錄備案,文件檔案的歸檔管理,文件、資料收集,分類整理編號,立卷歸檔,裝訂成冊存放,使用、傳閱控制,文件資料收發、傳真管理,文件資料的收發,行政審閱,上傳下達,準確記錄,傳真往來,各種費用的支付、控制,統計各項所要交納費用,申請審批資金,部門主管審批,領導審批簽字,支付各項費用,歸類登記管理,對外關系建立維護,關系建立,溝通協調,檔案,情況匯報,合理調整,處理突發事件,突發事件出現,主要情況收集,妥善解決處理,及時匯報領導,減少不利影響,處理結果匯報,后勤服務保障,擬定制度,加強檢查,收集建議,員工滿意,提高質量,安撫員工,反饋,后勤服務保障,熟悉安全制度,明確安全目標,組織實施檢查,提高防范意識,規劃教育培訓,確保整體安全,安全,執行上級交辦事務,接受上級交辦任務,匯報結果,及時完成,保質保量,確實了解、記錄工作要求,行政經理,-30-,行政部崗位架構,前臺接待,前臺接待管理一、來客接待1、來客接待流程（預約/未預約）2、接待禮儀二、來電轉接1、來電接入/轉接流程2、電話禮儀三、函件收發1、信函與快件簽收/寄送流程,前臺接待,五、文件收發1、傳真發文/收文工作流程六、涉及表單1、來客登記表2、接待來訪登記表3、信函與快件簽收/寄送登記表4、傳真記錄清單,內部事務管理,一、辦公用品管理1、辦公用品申購流程2、辦公用品購買/領用流程3、使用表單辦公用品訂購審批單辦公用品臺賬報廢物品清單辦公用品領用表,內部事務管理,二、辦公設備管理辦公設備購買審批流程辦公設備詢價流程辦公設備比價流程辦公設備采購流程使用表單：辦公設備配備登記表辦公設備更換登記表辦公設備性能狀態一覽表辦公設備維修記錄表,內部事務管理,三、文書檔案管理發文/收文管理流程檔案歸檔流程檔案借閱/歸還流程檔案銷毀流程使用表單：文書檔案借閱審批表文書檔案借閱登記表,內部事務管理,四、印章管理制刻申請流程使用審批流程：印章使用審批表印章使用登記表,內部事務管理,五、證照管理證照年審流程證照使用審批/驗證流程證照使用審批表證照使用登記表,內部事務管理,六、會議管理會議安排流程會議紀要會議工作評估表,外部事務管理,值班登記日志表保安執勤日志表外出員工登記表來賓出入登記表安全狀況檢查表防火設施檢查表,安全事故報告書突發事故報告表事故統計匯總表電梯設備巡視/維修/保養記錄表,一、安全保密管理人員出入管理流程消防安全管理流程安全檢查管理流程突發事件處理/應對流程使用表單：,外部事務管理,二、車輛管理車輛使用流程車輛加油管理流程車輛安全管理流程事故處理流程使用表單：,車輛檢查表用車申請表派車記錄單車輛請修表保養記錄表車輛加油申請/記錄表,車輛使用日志表車輛使用狀況月報表車輛事故現場記錄單車輛事故報告單,外部事務管理,三、后勤管理員工宿舍管理流程員工食堂管理流程清潔衛生管理流程企業綠化管理流程使