文控員的崗位職責,1、外來文件的分發、核查與管理；2、外發文件的監控；3、受控文件的會簽、評審、編號、分發的監督和實施；4、文件更改時更改記錄、會簽、評審、分發、回收、銷毀與作廢；5、文件的保存、整理、保存期限的監控；6、定期對文件進行檢查、評審；（使用狀態、適宜性、是否按規定執行等）；7、協助完成內部審核工作；8、記錄的歸檔、分類儲存、按保存期限定期銷毀；9、協助完成內部體系審核工作；10、相關的環境因素控制的遵守。,1,體系文件編碼規則,手冊：SPT-A/Q（E）程序文件：SPT-B/Q/PD-01（E、C）三級文件：SPT-C/Q/PD/A-01表單：SPT-D/Q/PD-01-01-R0QMS質量管理體系EMS環境管理體系CQMS+EMS,2,文件的分類,體系文件分類：1.質量/環境手冊2.程序文件3.作業指導書4.質量/環境記錄作業指導書分類：1.產品圖、2.工藝流程圖、3.樣品、4.CP、5.FMEA、6.檢驗指導書、7.操作指導書、8各類指導書等外來文件分類：1.法律法規2.客戶圖紙或要求3.標準（體系標準、國家標準、行業標準等）,3,文件編寫,手冊：一般由管理者代表組織編寫。（目錄、方針、目標、組織結構、職責和權限描述、與體系條款的描述/程序文件的引用、職責分配表、程序文件清單等）程序文件：一般由部門主管編制。（依據手冊中的定義，詳細描述標準中指出的程序文件和組織自己決定的程序文件。根據過程來編寫是最基本的方法。）作業指導書：一般由了解過程操作的技術人員或中層領導者編寫。（是程序文件中某個環節的細化，主要針對關鍵的過程或沒有形成文件就易引起出錯的過程。）記錄：了解過程的人員編寫最合理。（空表單是三階文件，一旦填寫就成為記錄。一份好的表單通常需要相關人員的評審，會隨時間的推移而變化。）,4,文件評審、審批,手冊：管理者代表審核，總經理批準。程序文件：管理者代表審核，總經理批準（一般的組織為：部門經理審核，管代批準。）作業指導書：部門經理審核，管理者代表批準。文件評審：由文件中涉及的部門參與評審。文件更改評審：原文件評審參與部門評審。,5,文件發放,按文件首頁的分發流向復印、分發。填寫“文件分發管制表”。原稿作為文控中心的存檔文件。擅自復印為無效文件。補發：填寫“文件補發申請單”外發：填寫“文件外發管制表”，供方的需通知更換版本，顧客處的不再通知。,6,文件更改,體系文件：文件會簽意見表圖紙：工程更改通知單CP：工藝更改通知單，以工程更改通知單通知項目小組成員更改內容在文件更改履歷中注明發放到更改前分發的部門,7,文件檢查、歸檔、保存,制定有效文件清單，軟盤文件定期備份。每月更新1次清單，檢查文件的最新狀態和有效性。每次分發時，督促文件接收人改動有效文件清單。文件保存條件：干燥、防水、防火、防蟲蛀等,8,外來文件（QMS）,先登記（外來文件登記表）評審（工程部組織5日內完成填寫“外來文件評審表：）敲章受控（標注外來，分受控、僅供參考、不敲章。）分發：在“外來文件評審單”上體現。動態管理，及時清除失效文件。,9,外來文件（EMS）管理,登記在“環境法規和其他要求清單”管代3個月收集一次。鑒定：適用性，填寫“環境法規鑒定表”受控：環境法規敲受控章，不分發。“環境法規和其他要求清單”和“環境法規鑒定表”作為三階文件分發。動態管理清除過期版本。,10,文件更改、換版、作廢,換頁：小部分的更改采用換頁，在修改內容下劃線，文件需會簽、批準。可以省的只是復印的紙張數。換版：在首頁更改史中注明更改內容，評審、批準后重新發放。銷毀：按文件分發官制表收回并銷毀。原版保留并加蓋作廢章。原版作廢文件保留3年，逾期填寫文件銷毀清單，批準后作廢。,11,記錄控制1,記錄包括：我們的、供方的和顧客指定的。記錄的形式：表格、圖表、報告、磁盤、照片等形式。編號規定填寫要求保存規定：記錄清單及保存規定定期收集與歸檔：每月歸檔，部門保留近3個月的記錄，填寫文件/記錄歸檔清單做索引標識。,12,記錄