淺談信息化項(xiàng)目的管理對(duì)策【摘 要】某廠易地技改信息化建設(shè)堅(jiān)持“總體規(guī)劃、分步實(shí)施”的原則，貫徹落實(shí)國(guó)家局?jǐn)?shù)字煙草發(fā)展綱要和行業(yè)信息化建設(shè)“四統(tǒng)一”的總體要求，總結(jié)企業(yè)幾年來(lái)信息化建設(shè)的歷史經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，制定了易地技改信息化建設(shè)總體規(guī)劃和信息化工程的整體布局。信息化建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它不僅涉及專(zhuān)業(yè)技術(shù)，而且涉及管理業(yè)務(wù)，需要各方人員的協(xié)調(diào)與配合。信息化項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)主要有技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、管理風(fēng)險(xiǎn)和系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)。某廠采用積極主動(dòng)防御的管理策略，從幾個(gè)方面預(yù)防、規(guī)避項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。【關(guān)鍵詞】信息化項(xiàng)目 風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估 預(yù)防對(duì)策一、引言某廠易地技改工程是“十五”后期規(guī)劃的重大技改項(xiàng)目，總投資9.6億元。此次易地技改將按照煙草行業(yè)“控制總量、提高質(zhì)量、調(diào)整結(jié)構(gòu)、增加效益”的發(fā)展方針，本著“一次規(guī)劃、分步實(shí)施、突出重點(diǎn)、量力而行、遠(yuǎn)近結(jié)合、留有余地”的原則，搶抓機(jī)遇，借鑒行業(yè)技改經(jīng)驗(yàn)，采用計(jì)算機(jī)集成制造系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)制絲管控一體化、物流倉(cāng)儲(chǔ)自動(dòng)化、管理信息化、現(xiàn)代化，最終建成集生產(chǎn)、營(yíng)銷(xiāo)、科研、行政為一體的卷煙科技工業(yè)園區(qū)。二、信息化建設(shè)總體目標(biāo)易地技改伊始，在國(guó)家局、省中煙公司信息中心的指導(dǎo)下，貫徹落實(shí)國(guó)家局?jǐn)?shù)字煙草發(fā)展綱要，按照行業(yè)信息化建設(shè)“四統(tǒng)一”的總體要求，通過(guò)總結(jié)幾年來(lái)企業(yè)信息化建設(shè)的歷史經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，以實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)采集、系統(tǒng)集成和信息共享為目標(biāo)，構(gòu)建企業(yè)數(shù)據(jù)中心，為企業(yè)的系統(tǒng)集成體系提供技術(shù)支撐。同時(shí)，以信息化建設(shè)為切入點(diǎn)，以提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益為目標(biāo)，通過(guò)優(yōu)化管理、資源整合，實(shí)現(xiàn)企業(yè)核心業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，促進(jìn)企業(yè)信息流、物流、資金流的有機(jī)集成，加速企業(yè)的快速運(yùn)轉(zhuǎn)，適應(yīng)企業(yè)的改革與發(fā)展，為企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的管理基礎(chǔ)。企業(yè)信息化建設(shè)按照“修路”、“建庫(kù)”、“集成應(yīng)用”的思路出發(fā)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，按照既定的新廠區(qū)信息化建設(shè)總體規(guī)劃，將信息化建設(shè)項(xiàng)目合理分解、打包，組合成10個(gè)子項(xiàng)目，完成了新廠區(qū)信息化工程的總體布局。三、信息化建設(shè)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估企業(yè)信息化建設(shè)是一個(gè)技術(shù)工程，更是一個(gè)管理工程和系統(tǒng)工程。信息化建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它不僅涉及專(zhuān)業(yè)技術(shù)，而且涉及管理業(yè)務(wù)、組織和行為，需要各方人員的協(xié)調(diào)與配合。不僅需要甲方項(xiàng)目管理人員、乙方項(xiàng)目經(jīng)理、乙方項(xiàng)目技術(shù)開(kāi)發(fā)人員的協(xié)調(diào)，也需要甲方最終用戶(hù)、第三方項(xiàng)目人員的廣泛溝通，共同參與和合作。項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)是指潛在的預(yù)算、進(jìn)度、人力、資源、客戶(hù)、需求、項(xiàng)目復(fù)雜性等方面問(wèn)題以及它們對(duì)項(xiàng)目的影響。信息化項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)主要有以下三個(gè)方面：是技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)是指潛在的設(shè)計(jì)、實(shí)現(xiàn)、接口、驗(yàn)證和維護(hù)等方面問(wèn)題。項(xiàng)目的總體架構(gòu)設(shè)計(jì)過(guò)于復(fù)雜，項(xiàng)目的信息處理結(jié)構(gòu)化程度過(guò)低，都會(huì)直接影響項(xiàng)目實(shí)施方對(duì)技術(shù)的把握，從而影響項(xiàng)目的質(zhì)量，以及用戶(hù)對(duì)技術(shù)的理解和消化。項(xiàng)目的規(guī)模過(guò)于復(fù)雜、龐大，則會(huì)造成資源配置和項(xiàng)目開(kāi)發(fā)進(jìn)度控制的困難。此外，項(xiàng)目實(shí)施方的技術(shù)能力直接決定項(xiàng)目開(kāi)發(fā)的水平。技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)威脅項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)質(zhì)量和交付時(shí)間，技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生是因?yàn)閱?wèn)題比人們所設(shè)想的更難以解決。是管理風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)是人力因素，主要來(lái)自于甲乙雙方項(xiàng)目管理人員的組織有效性，項(xiàng)目時(shí)間、資源的計(jì)劃確定性和可控性，以及項(xiàng)目質(zhì)量監(jiān)控的力度和策略。項(xiàng)目實(shí)施中各類(lèi)角色如何有效組織，并協(xié)同發(fā)揮積極因素是一個(gè)項(xiàng)目組織的課題，存在很多的不確定性。而項(xiàng)目進(jìn)度的計(jì)劃和項(xiàng)目預(yù)算是否具有確定性直接影響項(xiàng)目的可控程度。項(xiàng)目監(jiān)控的力度在實(shí)際過(guò)程中會(huì)面臨來(lái)自各方面的干擾和阻力。是系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)系統(tǒng)在這里指的是由信息化相關(guān)要素組成的動(dòng)態(tài)聯(lián)系的有機(jī)體系。主要指的是用戶(hù)需求的不斷變化。由于企業(yè)組織結(jié)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化、組織的觀念轉(zhuǎn)變、先進(jìn)管理思想等因素影響，用戶(hù)需求由不明確、逐漸明確、到用戶(hù)需求不斷膨脹。甲乙雙方項(xiàng)目管理人員要關(guān)心用戶(hù)需求變化以及其他與項(xiàng)目相關(guān)的因素變化，才能識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)、緩解風(fēng)險(xiǎn)。四、預(yù)防項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)我們針對(duì)信息化建設(shè)項(xiàng)目存在的許多不確定性因素可能導(dǎo)致的問(wèn)題，事前進(jìn)行充分分析、多次討論，事中全過(guò)程跟蹤監(jiān)督、事后重視項(xiàng)目的驗(yàn)收評(píng)估。改變被動(dòng)的“救火模式”，采用積極主動(dòng)策略，以便最大限度地規(guī)避在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中可能會(huì)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)。群策群力、集思廣益2005年易地技改工程實(shí)施之際，企業(yè)在易地技改指揮部?jī)?nèi)專(zhuān)門(mén)設(shè)立了信息工程組，期望對(duì)技改工程涉及的信息化工作“全盤(pán)考慮、統(tǒng)籌安排、總體規(guī)劃、分步實(shí)施、階段見(jiàn)效”。以網(wǎng)絡(luò)化、集成化、智能化為方向，以現(xiàn)代集成制造系統(tǒng)（CIMS）為目標(biāo)，高水平、高起點(diǎn)建設(shè)新廠區(qū)的信息系統(tǒng)。我們從分析企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境出發(fā)，經(jīng)過(guò)與相關(guān)部門(mén)技術(shù)人員共同研究，反復(fù)討論，采取分步驟、分階段、分主次進(jìn)行信息化建設(shè)整體規(guī)劃，設(shè)計(jì)出了一整套符合企業(yè)實(shí)際的信息化工作流程和機(jī)制，做到有的放矢。按照“整體規(guī)劃、分步實(shí)施”的原則，制定了易地技改信息化建設(shè)的整體布局和總體規(guī)劃。企業(yè)相關(guān)部門(mén)業(yè)務(wù)人員是信息化項(xiàng)目需求的主要提出者，也是信息系統(tǒng)的最終使用者，同時(shí)也是信息系統(tǒng)的最終評(píng)價(jià)者，他們往往在信息化項(xiàng)目管理中具有重要的地位。在項(xiàng)目規(guī)劃階段，我們?cè)谄鸩荨⒕幹菩畔⒒?xiàng)目招標(biāo)文件的技術(shù)要求過(guò)程中采取多種形式，從項(xiàng)目招標(biāo)內(nèi)容、范圍、與其它集控系統(tǒng)接口界面等技術(shù)方面廣泛收集、歸納他們的意見(jiàn)，總結(jié)他們合理化建議和意見(jiàn)，做到廣泛溝通，共同參與。借用“外腦”、提高技術(shù)水平企業(yè)信息化是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，既是一個(gè)信息技術(shù)應(yīng)用項(xiàng)目，又是一項(xiàng)管理工程。不僅要在技術(shù)層面上做文章，更要從總體和戰(zhàn)略角度考慮問(wèn)題。許多企業(yè)的信息化應(yīng)用沒(méi)能取得預(yù)期的管理效果和效益，多數(shù)是因?yàn)闆](méi)有認(rèn)識(shí)、理解、處理好技術(shù)與管理的關(guān)系。企業(yè)信息化是變革和再造的過(guò)程，需要既懂管理又懂信息技術(shù)的復(fù)合人才參與工作。如：進(jìn)行管理咨詢(xún)、業(yè)務(wù)流程重組與再造、系統(tǒng)分析、體系架構(gòu)及建設(shè)過(guò)程的指導(dǎo)、監(jiān)督和技術(shù)方向的掌控等。 因此，應(yīng)聘請(qǐng)若干既懂管理又懂信息技術(shù)的復(fù)合專(zhuān)家，與企業(yè)內(nèi)部的管理、業(yè)務(wù)、信息技術(shù)人員組成專(zhuān)家組，指導(dǎo)全廠的信息化建設(shè)；應(yīng)積極尋求具有技術(shù)實(shí)力和行業(yè)經(jīng)驗(yàn)的合作伙伴作為廠信息化建設(shè)的技術(shù)依托和總承包單位，以降低企業(yè)信息化過(guò)程的風(fēng)險(xiǎn)。2005年上半年，依據(jù)國(guó)家局?jǐn)?shù)字煙草發(fā)展綱要及企業(yè)信息化建設(shè)現(xiàn)狀，由廠信息中心負(fù)責(zé)，聘請(qǐng)第三方系統(tǒng)集成商為企業(yè)制定了某廠信息化總體規(guī)劃報(bào)告。總體規(guī)劃報(bào)告是企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)的指導(dǎo)性文件，為易地技改總體方案中的信息系統(tǒng)部分提供依據(jù)，也為企業(yè)制定CIMS建設(shè)的總體方案、技術(shù)路線(xiàn)和工程實(shí)施計(jì)劃等提供參考。我們統(tǒng)籌安排，多次邀請(qǐng)與信息化項(xiàng)目有關(guān)的設(shè)備制造廠家、系統(tǒng)集成商來(lái)廠舉行專(zhuān)題技術(shù)交流，充分發(fā)揮“外腦”的聰明才智，利用他們的經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)信息化系統(tǒng)方案、產(chǎn)品選型、軟件架構(gòu)等問(wèn)題進(jìn)行診斷，提出問(wèn)題的解決方案。同時(shí)，派員到同行業(yè)先進(jìn)煙廠考察交流，取長(zhǎng)補(bǔ)短，規(guī)避項(xiàng)目技術(shù)、管理風(fēng)險(xiǎn)。抓好全員培訓(xùn)為信息化建設(shè)打好基礎(chǔ)信息化工程的實(shí)施，實(shí)質(zhì)上是現(xiàn)代企業(yè)管理思想與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物，所代表的不僅是技術(shù)手段的升級(jí)，更重要的是管理思想的創(chuàng)新。企業(yè)最終用戶(hù)直接與信息系統(tǒng)進(jìn)行交互，只有最終用戶(hù)能夠熟練地操作信息系統(tǒng)，新系統(tǒng)才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。我們?cè)诤葑バ畔⒒?xiàng)目管理工作的同時(shí)，不忘抓信息化培訓(xùn)工作。并把信息化培訓(xùn)作為一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作來(lái)抓，結(jié)合易地技改信息化建設(shè)情況，制定了詳實(shí)可行的培訓(xùn)計(jì)劃，分級(jí)、分期、分批做好不同層次、不同崗位人員的操作培訓(xùn)，力爭(zhēng)達(dá)到最終用戶(hù)人人會(huì)熟練操作信息系統(tǒng)的程度。加強(qiáng)施工過(guò)程監(jiān)控管理，提高施工質(zhì)量在項(xiàng)目監(jiān)控階段，我們通過(guò)招投標(biāo)方式引入第三方監(jiān)理單位。監(jiān)理單位不僅負(fù)責(zé)土建工程施工監(jiān)理，而且負(fù)責(zé)結(jié)構(gòu)化綜合布線(xiàn)工程的管路預(yù)埋、孔洞預(yù)留、線(xiàn)纜敷設(shè)質(zhì)量的監(jiān)督管理。通過(guò)第三方監(jiān)理單位的監(jiān)督管理，強(qiáng)化了綜合布線(xiàn)工程的進(jìn)度監(jiān)控和質(zhì)量控制，全過(guò)程地為項(xiàng)目管理保駕護(hù)航，減少了項(xiàng)目施工風(fēng)險(xiǎn)。充分發(fā)揮乙方技術(shù)優(yōu)勢(shì)，減少項(xiàng)目技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)乙方的項(xiàng)目管理人員是項(xiàng)目開(kāi)發(fā)的監(jiān)控者和項(xiàng)目實(shí)施的組織協(xié)調(diào)者，他們的工作方法和工作力度將很大程度上影響項(xiàng)目開(kāi)發(fā)的可控程度和項(xiàng)目的推進(jìn)。乙方的技術(shù)開(kāi)發(fā)人員是信息系統(tǒng)的直接研發(fā)者和系統(tǒng)建設(shè)的實(shí)施者和技術(shù)支持者，他們工作效率和質(zhì)量直接影響項(xiàng)目的效率和質(zhì)量。我們將積極與乙方項(xiàng)目管理人員溝通、協(xié)調(diào)，充分發(fā)揮每一個(gè)開(kāi)發(fā)人員的技術(shù)特長(zhǎng)。不斷提高技術(shù)開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)的凝聚力，穩(wěn)定開(kāi)發(fā)隊(duì)伍，發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢(shì)，減少項(xiàng)目技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)。在項(xiàng)目評(píng)估階段，重視第三方的驗(yàn)收評(píng)估在項(xiàng)目在開(kāi)發(fā)完成交付使用之前，通常要進(jìn)行項(xiàng)目驗(yàn)收。驗(yàn)收通常是在系統(tǒng)正式投入運(yùn)行之后，要根據(jù)信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)規(guī)格說(shuō)明書(shū)的要求，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行全面綜合測(cè)