加油站資金管理模塊操作及應用,中國石油吉林銷售公司,加油站資金管理模塊操作及應用,一、加油站資金管理模塊操作流程,二、資金管理平臺與加管系統集成在財務管理上的應用,（一）資金結算收款業務操作流程,（二）資金結算收款業務特殊情況處理辦法,（三）加管系統集成與資金平臺WEB繳存對比,一、加油站資金管理模塊操作流程,資金結算收款業務操作流程,加管系統已上線加油站收款業務,加油卡發卡點收款業務,零售直銷、批發銷售收款業務處理,加管系統未上線加油站收款業務,一、加油站資金管理模塊操作流程,加管數據讀取,資金勾對,加油站核算員加油站經理,資金管理崗,出納崗會計核算崗,出納崗,會計核算崗,加管系統已上線加油站收款業務操作流程,生成收款憑證,形成收款單,一、加油站資金管理模塊操作流程,班結時應注意的要點,加管系統已上線的加油站收款業務操作流程,加油站資金封包繳存的兩個重點環節,前臺進行班結時，一定要進行卡對賬校驗操作。如不校驗，前臺班結結束后，后臺進行日結操作發現卡對賬出現問題時將無法更正。直接影響資金繳存未封包金額，導致未封包金額與實際收到現金不一致,無法做正常資金繳存。前臺進行班結時，如提示泵碼出現紅字，必須仔細核對交接班泵碼，及時對紅字數量進行更正，確保班結準確無誤，才能保證資金繳存金額準確無誤。,一、加油站資金管理模塊操作流程,創建封包，存款金額要與未封包金額一致,加管系統已上線的加油站收款業務操作流程,加油站資金封包繳存的兩個重點環節,一、加油站資金管理模塊操作流程,加管系統已上線加油站收款業務操作流程,加管數據讀取,一、加油站資金管理模塊操作流程,每次進入自動制單后，系統通過識別12位繳存單編碼執行自動勾對，在銀行準確錄入12位繳存單編碼、繳存單金額與銀行記賬金額一致前提下，系統可以完成一對一自動勾對。目前，除發卡點收取的支票外，現金繳存單自動勾對準確率達99%。,系統自動勾對,資金勾對,加管系統已上線的加油站收款業務操作流程,一、加油站資金管理模塊操作流程,手工勾對,左邊是加管系統集成的繳存單信息，右邊是銀企直連信息，選中對應記錄后點擊對賬，可以一對一、一對多、多對多對賬。,加管系統已上線的加油站收款業務操作流程,資金勾對,一、加油站資金管理模塊操作流程,手工勾對審核,手工勾對的繳存單執行審核后，反映到資金匯總分析查詢表上是已到賬繳存單。否則，未勾對或手工勾對未審核的繳存單反映到資金匯總分析查詢表上是未到帳繳存單。,加管系統已上線的加油站收款業務操作流程,資金勾對,一、加油站資金管理模塊操作流程,查詢加管系統支付日報,形成收款單,進入加管系統，執行ZRB3事務代碼，查詢出選定日期的支付日報，將支付日報導出，篩選出各加油站每天的合計金額，保留營業日期、加油站名稱、實收金額、現金金額、銀行卡金額、IC卡金額等幾列，刪除其余列，然后打印出來備用。,加管系統已上線的加油站收款業務操作流程,一、加油站資金管理模塊操作流程,進入自動制單,加管系統已上線的加油站收款業務操作流程,形成收款單,一、加油站資金管理模塊操作流程,形成收款單,對照加管系統支付日報表，摁住Ctrl鍵連續選中各站已經勾對完畢的現金金額、銀行卡金額，并分支付方式形成收款單。在形成收款單時，即可掌握各站資金是否延遲到賬。,加管系統已上線的加油站收款業務操作流程,形成收款單,一、加油站資金管理模塊操作流程,在生成收款憑證之前，簡要說明一下吉林銷售公司的銷售憑證集成。吉林銷售所有加管系統已上線的加油站銷售憑證都通過加管系統自動傳輸到ERP系統，然后再傳輸到融合帳套，憑證分錄為借記其他貨幣資金-加油站資金-現收貨款、銀行卡、其他，貸記主營業務收入、應交稅費-應交稅金-銷項稅額。進入資金結算-收款業務-收款方憑證-憑證制作，選中收款單，生成收款憑證。對于現金收款單，借記銀行存款，貸記其他貨幣資金-加油站資金-現收貨款；對于銀行卡收款單，借記銀行存款，貸記其他貨幣資金-加油站資金-銀行卡。對于IC卡消費金額，直接在融合帳套中手工制證，借記預收賬款-加油卡，貸記其他貨幣資金-加油站資金-其他。,生成收款憑證,加管系統已上線的加油站收款業務操作流程,一、加油站資金管理模塊操作流程,生成收款憑證,加管系統已上線的加油站收款業務操作流程,一、加油站資金管理模塊操作流程,加管數據讀取,資金勾對,發卡點發卡員收款員,資金管理崗,出納崗會計核算崗,出納崗,會計核算崗,加油卡發卡點收款業務操作流程,生成收款憑證,形成收款單,一、加油站資金管理模塊操作流程,加油卡發卡點收款業務操作流程,發卡點資金封包繳存,第一步：繳存單錄入,一、加油站資金管理模塊操作流程,加油卡發卡點收款業務操作流程,發卡點資金封包繳存,第二步：復核繳存單，打印現金存款憑條,一、加油站資金管理模塊操作流程,加油卡發卡點收款業務操作流程,發卡點資金封包繳存,第三步：交接單錄入,一、加油站資金管理模塊操作流程,加油卡發卡點收款業務操作流程,發卡點資金封包繳存,第四步：復核交接單，打印銀行上門收款交接記錄單,一、加油站資金管理模塊操作流程,加油卡發卡點收款業務操作流程,加管數據讀取,每次讀取加管數據時，即可將加管系統已上線的加油站和發卡點的資金繳存單信息同步到前一天。,資金勾對,發卡點的現金收款可以完成自動勾對，轉賬收款一般需要手工勾對，手工勾對后執行審核，勾對和審核方法與加油站收款繳存單相同。,一、加油站資金管理模塊操作流程,加油卡發卡點收款業務操作流程,形成收款單,查詢卡系統-清算管理-財務結算-發卡網點交易統計表，將發卡網點交易統計表打印出來，根據現金收款金額、銀行卡充值金額、轉賬充值金額在自動制單中形成收款單，自動制單中找不到的繳存單金額即可視為未到帳。,一、加油站資金管理模塊操作流程,加油卡發卡點收款業務操作流程,生成收款憑證,生成收款憑證方法與加油站資金結算收款業務操作方法相同，借記銀行存款，貸記其他貨幣資金-加油站資金-現收貨款、銀行卡。,一、加油站資金管理模塊操作流程,加管系統未上線加油站收款業務操作流程,出納崗,會計核算崗,生成收款憑證,加管系統未上線的加油站無法通過加管系統將日報現金銷售額和繳存單集成到資金平臺，也未通過WEB資金繳存，進行資金勾對。暫時由業務部門直接在ERP系統中手工導入銷售數據，財務人員根據業務部門提供的銷售日報金額，直接在自動制單中形成收款單，然后生成收款憑證。,一、加油站資金管理模塊操作流程,零售直銷、批發銷售收款業務操作流程,出納崗,會計核算崗,生成收款憑證,與加管系統未上線的加油站一樣，零售直銷和批發銷售未通過WEB資金繳存，進行資金勾對。業務部門直接在ERP系統中手工導入銷售數據，財務人員根據業務部門提供的銷售日報金額，直接在自動制單中形成收款單，然后生成收款憑證。,加油站資金管理模塊操作及應用,一、加油站資金管理模塊操作流程,二、資金管理平臺與加管系統集成在財務管理上的應用,（一）資金結算收款業務操作流程,（二）資金結算收款業務特殊情況處理辦法,（三）加管系統集成與資金平臺WEB繳存對比,一、加油站資金管理模塊操作流程,資金結算收款業務特殊情況處理辦法,資金結算特殊收款業務,異常資金繳存單處理辦法,資金繳存單核準,銷售數據上傳故障處理辦法,一、加油站資金管理模塊操作流程,收到中油集團內其他企業存入的款項時，自動制單無法顯示，此時則需要手工制單。,資金結算特殊收款業務,數據補齊,由于系統原因，銀企直連到賬信息可能會有丟失的情況，導致無法勾對或不能形成收款單。通過資金分析查詢-銀行進賬單查詢，查看對應金額的勾對狀態和形成單據狀態，如果未查詢到此筆到賬金額，需要在銀行指令監控中進行數據補齊，到賬金額才能顯示在銀企直連數據列和自動制單里面。,中油集團內部單位收款,一、加油站資金管理模塊操作流程,異常資金繳存單是加油站因操作失誤或者系統原因導致繳存金額錯誤、繳存單重復、或者是由于銀行進賬金額與繳存金額不符造成的。在加油站繳存之前，可以直接在加油站管理系統后臺做異常操作。如果在加油站繳存之后發現資金繳存單異常，那么異常資金繳存單將無法實現正常勾兌，需要財務人員在資金平臺中做資金繳存單異常操作。在實際操作中，如果銀行進賬金額與資金繳存單金額存在細微差異時，可以不做資金繳存單異常操作。如果銀行當天進賬金額比日報金額多0.01元，那么通知加油站在第二天實際交款的時候少交0.01元，將連續兩天的繳存單和銀行進賬單一起選中后，就可以執行多對多勾對了。,異常資金繳存單,一、加油站資金管理模塊操作流程,進入加油站資金管理-資金異常-繳存單異常，選擇對應記錄說明異常原因后保存，然后更換口令審核即可。,異常資金繳存單,一、加油站資金管理模塊操作流程,繳存單核準共有三種類型，分別為收款賬戶核準、繳存方式核準和繳存單核準（營業網點）。收款賬戶核準：當客戶或加油站存款時，由于操作失誤將款項存入公司費用戶或同一分公司所屬其他經營處的結算戶，系統將無法實現自動勾對或手工勾對。此時，需要進行繳存單核準，將繳存單與實際到賬的賬戶相對應，進而實現手工勾對。繳存方式核準：是指加油站或發卡點進行資金繳存時，繳款方式選擇錯誤而需要修改。如將“自己送存”修改成“工行直接上門收款”。繳存單核準：是指對繳存單的營業網點進行核準。將A營業網點的繳存單核準到B營業網點。,資金繳存單核準,一、加油站資金管理模塊操作流程,資金平臺-加油站資金管理-資金繳存單核準-確認資金單位-選擇需核準加油站或發卡點名稱-選擇日報日期-確認-收款賬戶核準-確認核準該條繳存單-選擇此筆款項對應賬戶-保存。,資金繳存單核準,收款賬戶核準,一、加油站資金管理模塊操作流程,資金平臺-加油站資金管理-資金繳存單核準-確認資金單位-選擇需核準加油站或發卡點名稱-選擇日報日期-確認-繳存方式核準-確認核準該條繳存單-選擇對應繳款方式-保存。,資金平臺-加油站資金管理-資金繳存單核準-確認資金單位-選擇需核準加油站或發卡點名稱-選擇日報日期-確認-繳存單核準-確認該條繳存單加油站名稱（營業網點）-保存。,資金繳存單核準,繳存方式核準,繳存單核準,一、加油站資金管理模塊操作流程,加油站日結后，銷售日報上傳到HOS系統，然后通過HOS系統上傳到ERP系統，再傳入融合帳套集成銷售憑證。在銷售數據上傳過程中，由于網絡原因或系統故障會導致加油站日結無法上傳到HOS系統，此時則需要加管部門手工導入銷售日報。加管部門手工導入銷售日報時，各明細品種的銷售數量、銷售金額、分支付方式銷售數量、銷售金額務必要與加油站銷售日報完全一致，否則HOS系統無法完成對賬，導致銷售數據不能順利傳入資金平臺和ERP系統。在HOS系統中，通過ZJK事務代碼查詢油品/非油監控報表，找到對賬失敗的銷售日報，根據失敗原因通知加油站或加管部門做出處理。在銷售數據上傳過程中，凡是加管系統已上線的加油站務必要在源頭發起，通過HOS系統到ERP系統，再到融合帳套。盡量不要在ERP系統直接導入零售訂單，否則HOS系統處理成功后再傳入融合帳套，將會導致銷售數據重復。,銷售數據上傳故障處理辦法,一、加油站資金管理模塊操作流程,以白城洮南東站（DG20）2月25日為例，HOS系統的銷售日報-20#柴油（300036）銷售數量與支付日報銷售數量不一致，銷售日報為6543.310升，支付日報為92.220升。銷售日報如下：,支付日報（ZRB3）如下：,結果如下：,支付日報如下：,銷售數據上傳故障處理辦法,一、加油站資金管理模塊操作流程,最終導致銷售數據，HOS系統無法上傳到資金平臺和ERP系統，通過ZJK事務代碼查詢結果如下：,支付日報（ZRB3）如下：,洮南2月25日的銷售數據在匯總分析查詢上體現為未封存金額，出現這種情況時，需要加管部門重新導入銷售日報。重新導入后會沖銷掉原來錯誤的日報，然后會發送到資金平臺和ERP資金平臺系統。,銷售數據上傳故障處理辦法,加油站資金管理模塊操作及應用,一、加油站資金管理模塊操作流程,二、資金管理平臺與加管系統集成在財務管理上的應用,（一）資金結算收款業務操作流程,（二）資金結算收款業務特殊情況處理辦法,（三）加管系統集成與資金平臺WEB繳存對比,一、加油站資金管理模塊操作流程,通過加管系統集成資金繳存單，對加油站資金進行強制封包繳存，財務人員通過資金匯總分析查詢表可以有效掌握加油站資金繳存單的各種狀態，實現了對資金運行各環節、全過程的監控，為財務部門監控資金回籠情況提供了依據，盡早發現問題，盡快解決問題。通過資金平臺WEB繳存，繳存金額是根據銷售日報手工錄入，不能保證加油站資金足額繳存，不能及時發現資金滯留。,加管系統集成與資金管理平臺WEB繳存對比,與資金平臺WEB繳存相比，通過加管系統集成資金繳存單，能保證繳存金額與加油站實際收款金額相同，更能保證數據的一致性。與資金平臺WEB繳存相比，通過加管系統集成讀取到應繳存金額和已生成繳存單（正常），比手工導入的銷售日報金額和WEB錄入資金繳存單更準確，更能保證核算準確性。,從資金安全角度對比,從會計核算角度對比,一、加油站資金管理模塊操作流程,與資金平臺WEB繳存相比，通過加管系統集成資金繳存單，能更方便更快捷的生成繳存單，減輕營業網點操作員的工作量。與資金平臺WEB繳存相比，通過加管系統集成銷售數據，不用手工導入銷售日報，減輕銷售結算崗的工作量。,從工作量的角度對比,加油站資金管理模塊操作及應用,一、加油站資金管理模塊操作流程,二、資金管理平臺與加管系統集成在財務管理上的應用,（一）資金平臺與加管系統集成在資金管理上的應用,（二）會計核算工作的變化,（三）兩級上下互動強化監督,（四）財務工作簡報搭建財務管理信息溝通平臺,二、資金管理平臺與加管系統集成在財務管理上的應用,資金管理平臺與加管系統集成在資金管理上的應用,資金管理平臺能夠系統地反映企業的資金運行狀況，提高資金的整體掌控能力和綜合分析能力，增強資金運行的可透視性和可追溯性。資金平臺與加管系統集成改變了以核算代替管理的傳統模式，改變了用手工方式監控資金回籠的具體做法，為全過程監控資金流向提供了嶄新的方法，運用信息化手段保障了資金安全。在加油站資金管理-資金分析查詢菜單下，最常用的表格主要有資金匯總分析查詢和銀行資金對賬匯總查詢。財務人員通過資金分析查詢，可以及時發現資金繳存、資金勾對、資金到賬等環節出現的問題，對于未繳存和未到帳的繳存單要立即查明原因并做出相應的處理，防止加油站出現賒銷、挪用銷售款、交款不及時等問題，有效防范資金風險。,二、資金管理平臺與加管系統集成在財務管理上的應用,應繳存金額是加管數據讀取過來的銷售日報銷售額，已生成繳存單、應繳存繳存單、未繳存繳存單是加管數據讀取過來的繳存單信息。在日常工作中，我們要重點關注未封存金額、未繳存繳存單、已到賬繳存單和未到帳繳存單等幾列數據。,資金匯總分析查詢的應用,二、資金管理平臺與加管系統集成在財務管理上的應用,未到帳繳存單產生原因主要有：（1）營業網點做了正常的封包和繳存操作，但是實際款項未交；（2）營業網點做了正常的封包和繳存操作，款項也已經上交，但是銀行未點款；（3）資金未勾對或者是已勾對未審核。,未繳存繳存單是指營業網點已創建封包，但未執行繳存操作。正常情況下，未繳存繳存單只能是發卡點舊卡換新卡生成的異常繳存單。,未封存金額=應繳存金額已生成繳存單金額（正常）,資金匯總分析查詢的應用,未封存金額,未繳存繳存單,未到賬繳存單,二、資金管理平臺與加管系統集成在財務管理上的應用,查詢銀行資金對賬匯總查詢，聯查系統自動準確對賬明細、手工準確對賬明細，可以看到所有營業網點資金繳存和到賬信息，通過對比繳存日期、日報日期、進賬日期，即可掌握加油站繳存是否及時，交款是否及時，銀行點款是否及時。對于加油站繳存和交款不及時的問題，通知加油站嚴格按照要求操作；對于銀行點款不及時的問題，協調銀行及時點款，保證資金在最短的時間內回籠。,銀行資金對賬匯總查詢的應用,二、資金管理平臺與加管系統集成在財務管理上的應用,加管系統未上線之前，會計人員只能根據銀行返回的正式進賬單編制收款憑證，加油站資金上交不及時、不足額的風險無法及時發現。另外，在庫存控制上，需要業務部門根據加油站的罐容給加油站配送油品，保證庫存不超限量，加油站隱性賒銷、滾動賒銷給資金管理造成的風險和隱患很大。加管系統上線后，我們依托加管系統的支付日報和網上銀行的進賬信息，通過對比日報日期和款項進賬日期來監控加油站資金回籠，比核算代替管理的傳統方法提前1-2天的時間發現問題。資金管理平臺與加管系統集成之后，在加油站加管系統后臺強制進行封包繳存，保證了加油站資金都能夠足額、及時上交，加管系統也對加油站的庫存余額執行了有效的控制。加油站資金管理模塊的資金分析報表為全過程監控資金流向提供了信息化工具，通過資金分析報表可以非常直觀的了解加油站資金流動的各個環節，以便于及時發現并解決問題。,加油站資金管理模塊上線前后資金管理的變化,加油站資金管理模塊操作及應用,一、加油站資金管理模塊操作流程,二、資金管理平臺與加管系統集成在財務管理上的應用,（一）資金平臺與加管系統集成在資金管理上的應用,（二）會計核算工作的變化,（三）兩級上下互動強化監督,（四）財務工作簡報搭建財務管理信息溝通平臺,二、資金管理平臺與加管系統集成在財務管理上的應用,會計核算工作的變化,加油站資金管理模塊上線之前，業務部門在ERP系統中導入零售訂單集成銷售憑證；加油站資金管理模塊上線之后，加管系統銷售日報按支付方式通過HOS系統傳入ERP系統，ERP傳入融合帳套，按支付方式集成其他貨幣資金銷售憑證。加油站資金管理模塊上線之前，會計人員采用手工制單模式制證，需要等待正式的銀行回單收到后才能制單；加油站資金管理模塊上線后，會計人員采用自動制單模式制證，可以直接將勾對完畢的繳存單形成收款單，不必等待正式的銀行回單。,會計核算方法的變化,二、資金管理平臺與加管系統集成在財務管理上的應用,會計核算工作的變化,手工制單需要逐日、逐站制單，自動制單可以將當天所有站已勾對完畢的收款金額連續選中后批量制單。手工制單模式下，完成白城分公司180個營業網點1天的收款制證需要4個工作日，生成180組憑證；自動制單模式下，完成以上工作只需要2個工作日，生成20組憑證。手工制單模式下，銀行對賬10個賬戶1個月的銀行帳至少要分別由5個人進行，每人花費1-2天的時間；自動制單模式下，銀行對賬10個銀行賬戶1個月的銀行帳由1人兼職即可，花費2個小時左右。與過去相比，核算工作效率大幅提高。,會計核算工作量的變化,二、資金管理平臺與加管系統集成在財務管理上的應用,會計核算工作的變化,加油站資金管理模塊上線之前，經營處會計核算工作只能在當地開展；加油站資金管理模塊上和銀企直連的開通后，經營處會計核算工作可以全部集中到分公司處理，無論正式的銀行回單是否取得，會計人員都可以制證。白城分公司所屬經營處的會計核算工作全部上收到分公司集中處理，經營處負責原始憑證傳遞，負責協調加油站、經營處業務部門，配合解決分公司在會計核算中遇到的問題。,實現了經營處會計核算工作的上收,機構與人員進一步精簡,資金管理平臺與加管系統集成給財務工作帶來了一次變革。在機構設置上，所屬經營處不