ExcelExcel 使用技巧使用技巧 五、 數據分析和管理技巧 1.1.管理加載宏管理加載宏 2.2.在工作表之間使用超級連接在工作表之間使用超級連接 3.3.快速鏈接網上的數據快速鏈接網上的數據 4.4.跨表操作數據跨表操作數據 5.5.查看查看 E EXCELXCEL中相距較遠的兩列數據中相距較遠的兩列數據 6.6.如何消除縮位后的計算誤差（微軟如何消除縮位后的計算誤差（微軟 O OFFICEFFICE技巧大賽獲獎作品）技巧大賽獲獎作品） 7.7.利用選擇性粘貼命令完成一些特殊的計算利用選擇性粘貼命令完成一些特殊的計算 8.8.W WEBEB查詢查詢 9.9.在在 E EXCELXCEL中進行快速計算中進行快速計算 10.10.自動篩選前自動篩選前 1010 個個 11.11.同時進行多個單元格的運算（微軟同時進行多個單元格的運算（微軟 O OFFICEFFICE技巧大賽獲獎作品）技巧大賽獲獎作品） 12.12.讓讓 E EXCELXCEL出現錯誤數據提示出現錯誤數據提示 13.13.用用“超級連接超級連接”快快速跳轉到其它文件速跳轉到其它文件 一、數據分析和管理技巧 1.1.管理加載宏 ExcelExcel 包括各種特殊作用的加載宏，它們使用自定義的函數、包括各種特殊作用的加載宏，它們使用自定義的函數、 向導、對話框和其他工具，擴充了工作表的基本功能。默認情況下，向導、對話框和其他工具，擴充了工作表的基本功能。默認情況下， 每個加載宏都配置為在第一次使用時安裝，也就是說在第一次需要每個加載宏都配置為在第一次使用時安裝，也就是說在第一次需要 某個加載宏時，都要找某個加載宏時，都要找 OfficeOffice 光盤安裝，這是非常麻煩的事。為了光盤安裝，這是非常麻煩的事。為了 避免這種情況，你可以一次性將以后可能需要的加載宏安裝，或者避免這種情況，你可以一次性將以后可能需要的加載宏安裝，或者 全部安裝它們。單擊全部安裝它們。單擊“工具工具加載宏加載宏”，出現，出現“加載宏加載宏”對話框，對話框， 選擇可能對你有用的加載宏，如選擇可能對你有用的加載宏，如“分析工具庫分析工具庫”、“規劃求解規劃求解”、 “條件求和向導條件求和向導”等，單擊等，單擊“確定確定”，ExcelExcel 會提示所選加載宏尚會提示所選加載宏尚 沒有安裝，詢問是否現在安裝，選擇沒有安裝，詢問是否現在安裝，選擇“是是”，然后插入，然后插入 OfficeOffice 安裝安裝 光盤完成安裝。光盤完成安裝。 不要在每次啟動不要在每次啟動 ExcelExcel 時加載每個加載宏，因為這時加載每個加載宏，因為這 樣將減慢啟動過程，而且每個加載宏都占用了大量的內存。建議你樣將減慢啟動過程，而且每個加載宏都占用了大量的內存。建議你 將將“自動保存自動保存”加載，井設置適當的加載，井設置適當的“自動保存時間間隔自動保存時間間隔”，這樣，這樣 在在 ExcelExcel 使用過程中能自動創建備份文件，避免了掉電時丟失尚未使用過程中能自動創建備份文件，避免了掉電時丟失尚未 保存的文件內容。保存的文件內容。 2.2.在工作表之間使用超級連接 首先需要在被引用的其他工作表中相應的部分插入書簽，然后首先需要在被引用的其他工作表中相應的部分插入書簽，然后 在引用工作表中插入超級鏈接，注意在插入超級鏈接時，可以先在在引用工作表中插入超級鏈接，注意在插入超級鏈接時，可以先在 “插入超級鏈接插入超級鏈接”對話框的對話框的“鏈接到文件或鏈接到文件或 URL”URL”設置欄中輸入目設置欄中輸入目 標工作表的路徑和名稱，再在標工作表的路徑和名稱，再在“文件中有名稱的位置文件中有名稱的位置”設置欄中輸設置欄中輸 入相應的書簽名，也可以通過入相應的書簽名，也可以通過“瀏覽瀏覽”方式選擇。完成上述操作之方式選擇。完成上述操作之 后，一旦使用鼠標左鍵單擊工作表中帶有下劃線的文本的任意位置，后，一旦使用鼠標左鍵單擊工作表中帶有下劃線的文本的任意位置， 即可實現即可實現 ExcelExcel 自動打開目標工作表并轉到相應的位置處。自動打開目標工作表并轉到相應的位置處。 3.3.快速鏈接網上的數據 你可以用以下方法快速建立與網上工作簿數據的鏈接你可以用以下方法快速建立與網上工作簿數據的鏈接: : 1.1.打開打開 InternetInternet 上含有需要鏈接數據的工作簿，并在工作簿選定數據，然上含有需要鏈接數據的工作簿，并在工作簿選定數據，然 后單擊后單擊“編輯編輯復制復制”命令命令; ; 2.2.打開需要創建鏈接的工作簿，在需打開需要創建鏈接的工作簿，在需 要顯示鏈接數據的區域中，單擊左上角單元格要顯示鏈接數據的區域中，單擊左上角單元格; ; 3.3.單擊單擊“編輯編輯選選 擇性粘貼擇性粘貼”命令，在命令，在“選擇性粘貼選擇性粘貼”對話框中，選擇對話框中，選擇“粘貼鏈接粘貼鏈接” 按鈕即可。按鈕即可。 若你想在創建鏈接時不打開若你想在創建鏈接時不打開 InternetInternet 工作簿，可單擊工作簿，可單擊 需要鏈接處的單元格，然后鍵入需要鏈接處的單元格，然后鍵入(=)(=)和和 URLURL 地址及工作簿位置，如地址及工作簿位置，如: : =http:/www.J 4.4.跨表操作數據 設有名稱為設有名稱為 Sheet1Sheet1、Sheet2Sheet2 和和 Sheet3Sheet3 的的 3 3 張工作表，現要用張工作表，現要用 Sheet1Sheet1 的的 D8D8 單元格的內容乘以單元格的內容乘以 4040，再加上，再加上 Sheet2Sheet2 的的 B8B8 單元格單元格 內容乘以內容乘以 6060作為作為 Sheet3Sheet3 的的 A8A8 單元格的內容，則應該在單元格的內容，則應該在 Sheet3Sheet3 的的 A8A8 單元格輸入以下算式單元格輸入以下算式:=Sheet1!D8:=Sheet1!D84040Sheet2!B8Sheet2!B86060。 5.5.查看 Excel 中相距較遠的兩列數據 在在 ExcelExcel 中，若要將距離較遠的兩列數據中，若要將距離較遠的兩列數據( (如如 A A 列與列與 Z Z 列列) )進行進行 對比，只能不停地移動表格窗內的水平滾動條來分別查看，這樣的對比，只能不停地移動表格窗內的水平滾動條來分別查看，這樣的 操作非常麻煩而且容易出錯。利用下面這個小技巧，你可以將一個操作非常麻煩而且容易出錯。利用下面這個小技巧，你可以將一個 數據表數據表“變變”成兩個，讓相距較遠的數據同屏顯示。成兩個，讓相距較遠的數據同屏顯示。 把鼠標指針移把鼠標指針移 到工作表底部水平滾動條右側的小塊上，鼠標指針便會變成一個雙到工作表底部水平滾動條右側的小塊上，鼠標指針便會變成一個雙 向的光標。把這個小塊拖到工作表的中部，你便會發現整個工作表向的光標。把這個小塊拖到工作表的中部，你便會發現整個工作表 被一分為二，出現了兩個數據框，而其中的都是當前工作表內的內被一分為二，出現了兩個數據框，而其中的都是當前工作表內的內 容。這樣你便可以讓一個數據框中顯示容。這樣你便可以讓一個數據框中顯示 A A 列數據，另一個數據框中列數據，另一個數據框中 顯示顯示 Z Z 列數據，從而可以進行輕松的比較。列數據，從而可以進行輕松的比較。 6.6.如何消除縮位后的計算誤差（微軟 Office 技巧大賽獲 獎作品） 有時我們輸入的數字是小數點后兩位數，但是在精度要求上只有時我們輸入的數字是小數點后兩位數，但是在精度要求上只 要一位，縮位后顯示沒問題，但其計算結果卻是有誤差的。解決方要一位，縮位后顯示沒問題，但其計算結果卻是有誤差的。解決方 法是法是: :單擊單擊“工具工具選項選項重新計算重新計算”，選中，選中“以顯示值為準以顯示值為準”（），（）， 這樣計算結果就沒有誤差了。這樣計算結果就沒有誤差了。 事實上并不是計算上有誤差，而是顯事實上并不是計算上有誤差，而是顯 示設置的四舍五入。采用本技巧提供的方法，可以解決顯示中的問示設置的四舍五入。采用本技巧提供的方法，可以解決顯示中的問 題，但同時會改變數值的精度，在使用前題，但同時會改變數值的精度，在使用前 ExcelExcel 會給你一個警告。會給你一個警告。 7.7.利用選擇性粘貼命令完成一些特殊的計算 如果某如果某 ExcelExcel 工作表中有大量數字格式的數據，并且你希望將工作表中有大量數字格式的數據，并且你希望將 所有數字取負，請使用選擇性粘貼命令，操作方法如下所有數字取負，請使用選擇性粘貼命令，操作方法如下: : 在一個空在一個空 單元格中輸入單元格中輸入“-1”“-1”，選擇該單元格，并點擊，選擇該單元格，并點擊“編輯編輯復制復制”命令，命令， 選擇目標單元格。點擊選擇目標單元格。點擊“編輯編輯選擇性粘貼選擇性粘貼”命令，選中粘貼欄下命令，選中粘貼欄下 的數值和運算欄下的乘，點擊的數值和運算欄下的乘，點擊“確定確定”，所有數字將與，所有數字將與-1-1 相乘。你相乘。你 也可以使用該方法將單元格中的數值縮小也可以使用該方法將單元格中的數值縮小 10001000 或更大倍數?；蚋蟊稊?。 8.8.Web 查詢 保持保持 ExcelExcel 工作表總是最新工作表總是最新 WebWeb 頁上經常包含適合在頁上經常包含適合在 ExcelExcel 中中 進行分析的信息，例如，可以在進行分析的信息，例如，可以在 ExcelExcel 中使用直接從中使用直接從 WebWeb 頁上獲取頁上獲取 的信息分析股票報價。但如果你需要經常更新信息就必須借助的信息分析股票報價。但如果你需要經常更新信息就必須借助 WebWeb 頁上的最新信息?，F在頁上的最新信息?，F在 ExcelExcel 20022002 可以用可刷新可以用可刷新 WebWeb 查詢簡化這個查詢簡化這個 任務來創建新的可刷新任務來創建新的可刷新 WebWeb 查詢，方法如下查詢，方法如下: : 在瀏覽器中瀏覽要查在瀏覽器中瀏覽要查 詢數據的詢數據的 WebWeb 頁，把數據復制并粘貼到頁，把數據復制并粘貼到 ExcelExcel 工作表中。在粘貼的工作表中。在粘貼的 數據下方將出現一個粘貼選項智能標記，單擊粘貼選項智能標記右數據下方將出現一個粘貼選項智能標記，單擊粘貼選項智能標記右 邊的箭頭，再單擊創建可刷新的邊的箭頭，再單擊創建可刷新的 WebWeb 查詢，在新建查詢，在新建 WebWeb 查詢對話框查詢對話框 中，點擊你想要查詢的數據表前面的黃色箭頭，單擊導入。中，點擊你想要查詢的數據表前面的黃色箭頭，單擊導入。 在在 ExcelExcel 中可以手動或自動刷新這個數據。手動刷新方法如下中可以手動或自動刷新這個數據。手動刷新方法如下: :在外部在外部 數據工具欄上，單擊數據區域屬性按鈕，在刷新控制下面選中你想數據工具欄上，單擊數據區域屬性按鈕，在刷新控制下面選中你想 要的選項的復選框。要的選項的復選框。 注意注意: :當你從當你從 WebWeb 站點獲取數據時，可能會丟站點獲取數據時，可能會丟 失一些格式或內容，像腳本、失一些格式或內容，像腳本、gifgif 圖像或單個單元中的數據列表。圖像或單個單元中的數據列表。 9.9.在 Excel 中進行快速計算 查看一系列單元格的最大值的操作方法查看一系列單元格的最大值的操作方法: : 選擇你感興趣的單元選擇你感興趣的單元 格，你將看到所選單元格的總和顯示在狀態欄中。狀態欄就是工作格，你將看到所選單元格的總和顯示在狀態欄中。狀態欄就是工作 表窗口下方的水平區域。如果沒有出現狀態欄，單擊視圖菜單中的表窗口下方的水平區域。如果沒有出現狀態欄，單擊視圖菜單中的 狀態欄，鼠標右擊狀態欄，然后單擊最大值，現在你就可以在狀態狀態欄，鼠標右擊狀態欄，然后單擊最大值，現在你就可以在狀態 欄中看到最大值了。該方法可以計算選定單元格的平均值、總和、欄中看到最大值了。該方法可以計算選定單元格的平均值、總和、 最小值。此外，你還可使用該方法計算包含數字的單元格的數量最小值。此外，你還可使用該方法計算包含數字的單元格的數量 （選擇計數值），或者計算已填充單元格的數量（選擇計數）。（選擇計數值），或者計算已填充單元格的數量（選擇計數）。 10.10.自動篩選前 10 個 有時你可能想對數值字段使用自動篩選來顯示數據清單里的前有時你可能想對數值字段使用自動篩選來顯示數據清單里的前 n n 個最大值或最小值，解決的方法是使用個最大值或最小值，解決的方法是使用“前前 1010 個個”自動篩選。當自動篩選。當 你在自動篩選的數值字段下拉列表中選擇你在自動篩選的數值字段下拉列表中選擇“前前 1010 個個”選項時，將出選項時，將出 現現“自動篩選前自動篩選前 1010 個個”對話框，這里所謂對話框，這里所謂“前前 1010 個個”是一個一般是一個一般 術語，并不僅局限于前術語，并不僅局限于前 1010 個，你可以選擇最大或最小和定義任意的個，你可以選擇最大或最小和定義任意的 數字，比如根據需要選擇數字，比如根據需要選擇 8 8 個、個、1212 個等。個等。 11.11.同時進行多個單元格的運算（微軟 Office 技巧大賽獲 獎作品） 如果我們現在有多個單元格的數據要和一個數據進行加減乘除如果我們現在有多個單元格的數據要和一個數據進行加減乘除 運算，那么一個一個運算顯然比較麻煩，其實利用運算，那么一個一個運算顯然比較麻煩，其實利用“選擇性粘貼選擇性粘貼” 功能就可以實現同時運算。下面我們一起來看一個實例。功能就可以實現同時運算。下面我們一起來看一個實例。 我們要將我們要將 C1C1、C4C4、C5C5、D3D3、E11E11 單元格數據都加上單元格數據都加上 2525，那么可以這樣做，那么可以這樣做: :首先首先 在一個空白的單元格中輸入在一個空白的單元格中輸入 2525，選中這個單元格后點擊鼠標右鍵選，選中這個單元格后點擊鼠標右鍵選 擇擇“復制復制”。然后按住。然后按住 CtrlCtrl 鍵依次點擊鍵依次點擊 C1C1、C4C4、C5C5、D3D3、E11E11 單元單元 格，將這些單元格選中。接下來點擊鼠標右鍵選擇格，將這些單元格選中。接下來點擊鼠標右鍵選擇“選擇性粘貼選擇性粘貼”， 在在“選擇性粘貼選擇性粘貼”對話框中勾選對話框中勾選“運算運算”框內的框內的“加加”選項，點擊選項，點擊 “確定確定”?，F在我們可以看到，這些單元格中的數據都同時被加上?，F在我們可以看到，這些單元格中的數據都同時被加上 了了 2525。 12.12.讓 Excel 出現錯誤數據提示 ExcelExcel 除了可以對單元格或單元格區域設置數據有效性條件并除了可以對單元格或單元格區域設置數據有效性條件并 進行檢查外，還可以在用戶選擇單元格或單元格區域時顯示幫助性進行檢查外，還可以在用戶選擇單元格或單元格區域時顯示幫助性 “輸入信息輸入信息”，也可以在用戶輸入了非法數據時提示，也可以在用戶輸入了非法數據時提示“錯誤警告錯誤警告”。 選取單元格或單元格區域，單擊選取單元格或單元格區域，單擊“數據數據有效性有效性”命令，單擊命令，單擊“輸輸 入信息入信息”選項卡，選定選項卡，選定“選定單元格時顯示輸入信息選定單元格時顯示輸入信息”復選框，輸復選框，輸 入標題，如入標題，如“注意注意”，輸入顯示信息如，輸入顯示信息如“這里應輸入負數！這里