項目編號：FPSC0015-10日期：2010-03-09負責人：肖開波第 4 頁 共 4 頁OA辦公系統開發項目立項報告在現今社會公司要快速發展必須提高員工的工作效率，工作的提高必定離不開信息化的高度建設，為提高公司員工的工作效率并能節約辦工成本現提出開發OA辦公系統的需求。1、項目指導思想 以“提高工作效率、節約辦工成本”為指導思想 2、項目目的2.1無紙化辦公：通過OA辦公管理系統的導入對現有日常辦公中的信息發布、內部通信、流程審批、文檔管理、企業管理（人事、資產、會議、車輛、考勤）、分布式辦公等進行統一信息化管理，真正意義上實現無紙化辦公。2.2節約運營成本：改善了公司信息及公文流轉的效率。以前用紙張逐個部門找人簽字的繁瑣工作，現在可以通過OA系統快速解決；以前各基地間需要靠傳真花上幾天時間完成的審批程序，現在也可以利用OA即時解決。減少報銷時間、減少紙張用量，完善文檔管理，完善人力資源檔案、提高辦公效率。2.3增強領導監控能力：強化領導的監控管理，增強管理層對組織的控制力，及時有效監控各部門、各個人員的工作進度情況；實時、全面掌控各部門的工作辦理狀態，及時發現問題并及時解決，從而減少差錯、防止低效辦公。2.4管理公司有形、無形資產，初步實現知識管理：通過極品系統辦公平臺辦公用品、圖書管理車輛管理等管理組織的有形資產避免流失；員工的工作經驗和技術技能，不斷積累，將成為組織中強大的共享資源，通過對知識資源的授權利用將加速創新和提高效率，也避免因人員流動導致工作的脫節與貽誤，初步實現對組織無形(業務信息、知識)資產的管理，為公司進一步進行知識管理打好良好的基礎。3、現狀描述3.1所有資料、文檔管理、審批等都使用最原始紙字流程，導致紙張的大量浪費。3.2審批必須由專人負責，同時必須所有領導簽字，致使審批時間過長，時間大量浪費。3.3公司沒有一個協助資源共享平臺技術交流、資源共享只能單對單傳遞無法做到資源共享。3.4公司技術文檔、問題解決后沒有對故障情況進行分析匯總不便于知識的積累3.5公司會議室、投影儀及商務車沒有專門的審批流程不便于統一安排管理4、改善方案4.1對所有審批流程進行分類管控并重新梳理審批流程，借用INFO平臺建立專屬于蘇州工廠的審批流程平臺。4.2對所有公司文件、部門文件、管理文件等分類整理并統一存放在INFO的文檔系統中并建立查詢權限。4.3建立知識庫管理系統，要求將各部門處理異常的問題解決方法進行整理上傳整理建立查詢，方便知識的積累。4.4修改INFO中資源管理對蘇州工廠辦公室、商務車及投影儀進行統一管控讓所有人都可查詢使用狀態。5、項目帶來的預估經濟效益5.1直接收益：5.1.1減少紙張浪費以2010年2月用紙量來計算68000.055.36（張）預計可節約用紙10% 。 .3610%=12363.6(張)5.1.2減少審批流程以正常財務報銷流程審批流程為例（經理總監分管副總總經理財務副總會計出納）一般報銷時間為3個工作日 8324小時 導入OA系統后預計可節約時間 16個小時。舉例說明：如果每天有30個報銷審批流程那么累計節約工時163010048000小時，相當于節約人力48000823425.64人5.2間接效益5.2.1、減少資料查找時間5.2.2減少同類故障重復發生的次數5.2.3方便員工進行技術、文化、工作等相關的溝通與交流6、資源需求專職OA管理人員一名：流程測試完成需專職負責OA后臺系統流程的梳理及時常故障的處理。軟件開發工程師一名：需北京負責INFO工程師協助負責權限授權、功能完善、后臺調整及功能測試。審批流程整理分類：需人力資源部、行政部、體系管理處、財務部、設備管理處、倉儲部、負責各部門流程的整理分類、流程的導入及測試工作。7、項目推進計劃7.1、項目實施小組 7.2、項目實施小組組長：劉福生 7.3、項目實施小組成員：肖開波、鄧曉亮、崔占忠、各部門總監及各部門文員7.4各成員職責：序號成員姓名職責內容1劉福生協調資源，總體規劃2肖開波系統架構，各模塊分析、跟蹤改進、流程導入及資料導入3鄧曉亮各模塊資料輔助錄入、檢查及實施過程配合4崔占忠協調各部門對流程進行梳理、文檔分類及整理5各部門文員各自部門流程的梳理、資料的錄入、實施過程配合6各部門總監各部門流程、文檔系統導入的督辦、推行及實施過程配合8、項目實施推進表項目進展項目階段項目內容負責人完成時間組織立項1.1OA系統導入可行性分析及效益評估肖開波3月1號3月22號1.2組織立項計劃書編寫肖開波3月23號4月5號項目分析及資料錄入2.1審批流程分類整理崔占忠、各部門文員4月6日-6月6日2.2文檔分類整理崔占忠、各部門文員6月7日-7月7日2.3知識庫系統的整理各部門文員7月8日-7月18日2.4開發方案的制定肖開波7月19日-7月28日2.5各模塊的開發北京信息、肖開波7月29日-8月20日2.6審批流程導入崔占忠、肖開波8月21日-9月20日2.7文檔導入鄧曉亮、各部門文員9月21日-9月30日2.8資源管理系統導入肖開波10月1日-10月10日項目試運行3.1審批流程測試肖開波、崔占忠10月11日-10月20日3.2文檔系統測試肖開波、崔占忠10月