云南省廣播電視廳辦公大樓辦公自動化系統設計方案云南省廣播電視廳辦公自動化系統1.1 項目設計方案綜述 本方案在應用軟件設計上注重逐步實施的策略，先由日常辦公業務功能為主，不斷增加各種信息的發布、整理基礎上，增強包括輔助決策的建設，在數據庫系統軟件選型方面，在滿足現有應用的基礎上，注重以后對數據倉庫方案的支持和避免重復投資，選擇了SQL SERVER。本方案選用Lotus Notes作為內部網群件平臺。 本方案最大的篇幅集中在應用系統的開發方案上，主要的技術路線是以分階段擴展系統的思路展開設計，一期工程主要完成云南省廣播電視廳辦公業務處理自動化以及信息服務和后勤管理的部分內容；實現有限度的辦公信息和業務數據共享。1.1.1 系統結構設計 云南省廣播電視廳的辦公自動化系統以Browser/Server作為整個系統的基本模式，Browser/Server結構是現代計算機系統中主流高效率的體系結構，也是一個低成本的體系結構，更重要的是它還是一個開放的體系結構。 在本系統結構設計中，應著重體現Browser/Server的服務模式，Browser/Server是目前Internet/Intranet所提供的基本服務模式，同時也是在本系統結構設計中所采用的模式。 由于在系統中采用了Intranet技術，因此整個系統對于網絡用戶來說是一個統一的整體，用戶無需了解和安裝各種網絡應用軟件子系統，就可以通過超鏈接查詢網絡上的所有資源（包括各種文本、數據庫、多媒體數據等）。1.1.2 群件平臺選型 群件平臺是作為云南省廣播電視廳辦公自動化的平臺，本方案選擇Lotus Notes為群件平臺。Lotus Notes是Lotus公司推出的軟件開發產品，該產品采用先進的技術，不僅能夠對傳統文檔數據進行管理，而且能夠對圖形、圖象、聲音等非結構化數據進行管理。Lotus Notes是群件平臺的軟件系統,能夠通過網絡將位于各個的機構聯合起來，組成一個緊密合作協調工作的環境。Lotus Notes作為先進的通信處理軟件和群件產品，全面實現了對非結構化信息的管理和共享。Lotus Notes作為工作流平臺和文檔管理服務器具有如下優點：1、Lotus Notes是一個文檔數據庫管理系統，文檔數據庫的最基本元素就是文檔，而Notes文檔可以同時包含結構化的和非結構化的信息。所以，Lotus Notes能夠存儲和管理類似文檔這樣的非結構化數據。 群件平臺的一個最基本的特征就是支持工作組成員跨越時空界限共享信息，Lotus Notes的復制機制可使所有成員的信息保持同期更新，可以采用雙向復制、客戶端復制、選擇復制和后端復制等. Domino提供Domino Connect應用程序，通過HTTP、ODBC和SQL，可以直接存取和修改存儲在其它的非Notes的關系型數據庫中的企業數據。Domino Connect包括Lotus Notes Pump, 提供與Sybase、Informix、Oracle以及與ODBC兼容的數據庫之間進行大宗數據交換和同步的數據分布式服務。2、 Lotus提供的Component是一種Active X控件，可以將這些控件與Notes文檔集成在一起使用，創建電子表格、繪圖、圖形、圖表以及產品一覽表。通過Notes客戶機與辦公室組件（如Microsoft Office、IE）的集成，可使用戶在使用Notes文檔安全性和傳遞特性時，可以同時使用熟悉的字處理軟件工作。3、 Lotus Notes平臺包含一個集成的開發環境，為不同層次的用戶提供了豐富的開發工具，以實現企業的戰略級解決方案，具體通過：Notes設計、Notes開發工具、DBMS集成、API接口實現； Notes 支持廣泛的網絡協議：TCP/IP，HTTP，NetWare，IPX/SPX，AppleTalk，NetBIOS/NetBEUI，X.25，SNA，Banyan VINES；Lotus Notes是獨立于平臺的群件平臺，幾乎支持業界所有主流的操作系統和網絡協議；Lotus Notes的主要特點：文檔數據庫系統 Lotus Notes是一個分布式的多媒體文檔數據庫管理系統。Notes數據庫的基本元素就是文檔，它可以同時包含結構化和非結構化信息，可以用于高效地存儲、傳播、分配和管理如表格（也許是從某個關系數據庫或電子表軟件中得到的）、文本、 WWW的頁面、圖形、OLE 對象，或者象掃描的圖象以及傳真件、聲頻或視頻信號這樣的多媒體信息。這使得Notes可以成為企業信息管理的基本平臺，成為企業的信息存取中心。 Lotus Notes內置的全文搜索引擎，可以允許用戶按自己設置的查詢條件對文檔進行索引和查找。Notes將符合條件的全部文檔按相關次序或用戶預設的次序顯示出來。 為記錄不同用戶對同一Notes文檔所作的不同修改，Notes 提供了版本管理功能。自動的版本記錄可以在同一表單中實現，每一個編輯或被視為一個主文檔或被視為對原文檔的應答。這樣，一個用戶對文檔的修改不至于被另一用戶的修改所覆蓋。Notes的版本管理足以適應各類工作組的需要。 Lotus Notes也是一個基于超文本的系統，所以Notes文檔中可以包含一個指向任一文檔的指針，后者可以位于任何一個Notes數據庫中，甚至還可以位于WWW上。用戶操作時只需按一下鼠標就可以直接存取所鏈接的信息。郵件和通信機制 作為工作流應用系統的關鍵成分和工作組日程規劃和進度安排的平臺，Notes 郵件處理和通信機制具有重要的作用，它既可以用于個人之間的通訊，也可以用于支持工作組成員的協同工作。 Lotus Notes給初學者提供了一個非常簡單易學的郵件系統，它也可使熟練用戶快速地調用郵件管理工具來處理和組織大量的郵件。Notes 郵件系統包含了有力的郵件編輯能力，支持創建格式文檔，可以用字型、色彩和眾多的格式屬性修飾郵件。 Lotus Notes還可以提供給用戶以直觀和高效的協同工作手段和工作流支持。例如，創建了供評議的文檔后，可以向所有的評閱者發一個郵件使之包含一個指向評議文檔的文檔指針。評閱者收到郵件后，只需在文檔指針上擊鼠標就可調出該文檔。這樣，每個人看到的都是同樣的文檔，并且是最新版本。而且，假設24小時以后，某些文檔未被處理，Notes將可以自動向主管或上一級領導發郵件告知此事。復制 群件平臺的一個最基本的特征就是支持工作組成員跨越時空界限共享信息。工作組成員常常分布在不同的崗位，有時甚至跨越了省、市和國家。為了支持本地成員方便、快捷和經濟地訪問數據，每一個工作地點通常都需要配置本地服務器。 群件平臺利用復制技術將位于遠程（例如北京）服務器上的數據庫“拷貝”到本地（例如上海）服務器上。無需上海的用戶連接到位于北京的服務器上，復制技術即可使他們保持信息的同期更新。在功能和效率方面，Notes的復制技術是無可比擬的，其特征表現在以下幾個方面：雙向復制、高效、客戶端復制、選擇復制和后端復制。安全機制 許多企業正在構建自己的包容企業各個部門乃至供應商和客戶的群件應用系統。盡管個人、部門和整個企業都已認識到信息的寶貴價值和專有性，但商業上的競爭環境迫使機構必須打破原有的界限，在企業內和企業之間共享更多的信息，只有這樣，才能縮短處理問題的時間，并且在協同工作的環境中孕育出更多的革新和創造性。這樣，系統的安全性就顯得尤為重要。在這方面，Lotus Notes提供了堅固的安全措施以保護關鍵的商業數據。Notes通過提供四級安全措施：驗證、存取控制、字段級加密和電子簽名來保障系統的安全性。 驗證：驗證是保障某一用戶身份被可靠認定的手段。在Notes中，驗證過程是雙向進行的:服務器要檢驗用戶的身份，用戶也要檢驗服務器的身份。無論何時用戶和服務器或兩個服務器之間開始通訊之前，系統都需要進行驗證。存取控制：存取控制表（ACL）規定了什么人可以以什么方式（例如，創建、讀、寫 、刪除等）訪問什么樣的資源。ACL 控制的資源包括服務器、數據庫、數據庫內的文檔和文檔的字段。字段級加密：有時用戶需要將文檔的某些字段與一部分用戶共享而限制另一部分用戶對這些字段的訪問。加密采用了編碼技術使得非授權用戶無法理解該文檔相應字段的意義。電子簽名：用戶希望他們收到的郵件確為郵件上的作者所發出，電子簽名可以確保這一點。這是一種用戶對用戶的授權機制。這種機制還保證了郵件在傳輸過程中未被篡改 。對Internet的支持 Notes同時也是一個完備的Internet應用平臺。Notes目前采用SMTP/MTA附加軟件來提供與其它基于Internet的電子郵件系統互換信息。這樣就可以用Notes郵件系統直接接收或發送Internet郵件。利用Lotus提供的InterNotes Web Navigator，Notes用戶能夠對Internet上存在的大量信息進行有效的訪問。作為群件產品，Notes和InterNotes Web Navigator自然而然地從群件的角度開發Web瀏覽器, 把原本是屬于單個產品的功能轉換成群件的整體功能的一部分，比如提交和傳送（通信），研討數據庫和資料數據庫的共享（協作），以及客戶代理與應用開發（協調）。就象其它的Notes應用一樣，InterNotes Web Navigator 也充分支持無連接使用。 利用InterNotes Web Publisher，用戶可以很方便地將Notes數據庫中的數據發表到Internet上。特別是隨著Notes Domino的推出，Notes即可直接作為一個Web服務器，從而使得Notes與Internet能夠更好地相結合。跨平臺的支持 在當今形形色色系統環境并存的情況下，Lotus Notes 的顯著特征在于它對多平臺的支持。所有的Notes Client，無論其運行在什么環境下，均能訪問所有的Notes服務器，與它們交換信息、發送或接受郵件、并使服務器完成其所有的功能。這樣，一個Notes應用程序不需任何修改即可在各種平臺上同時運行。Notes幾乎支持業界所有主流的操作系統和網絡協議。可以運行Notes Client 的操作系統包括：Windows，Windows 95，Windows NT，OS2，Macintosh，UNIX；可以運行Notes Server的操作系統有：Windows 95，Windows NT，OS2，Novell NetWare，UNIX；上述UNIX包括：IBM AIX，Sun Solaris，HPUX。Notes支持廣泛的網絡協議：TCPIP，HTTP，Banyan VINES，IPXSPX，AppleTalk，NetBIOSNetBEUI，X.25，SNA等。1.1.3 辦公工作流程實現功能辦公工作流程系統完成如下的功能：電子郵件及日程安排事務處理辦公工作流程，如：文件會簽、會議管理、發送通知、辦公室通知和簽報。人事管理信息查詢（包括專用信息和公共信息）個人電子秘書該系統的功能模塊如下電子郵件系統 辦公工作流程系統提供了簡單易學的收發電子郵件的環境。用戶間可相互傳送任何類型和任意長度的信息（如文本、二進制、圖形、圖像及聲音文件）。可對郵件電子簽名，加密發送，并帶有內置的地址名錄，可發送到一個或幾個用戶，也可以全網廣播發送。由于電子郵件系統是使用最為頻繁的系統功能，因此所有有關辦公流程部分的數據傳送都在電子郵件系統體現出來。例如，會議通知即可在會議管理中查詢到，同時又可以在電子郵件系統中查詢到。電子郵件系統采用簡便圖形方式，郵件的收發不僅僅是局限在Intranet上，可以對聯入國際Internet的任何用戶收發郵件。該子系統可極大地方便局域網內工作人員之間的通訊，它具有如下的一些特點：可傳送文字、圖片、聲音等各種信息。圖形化的界面簡單、直觀、易于操作。采用了客戶機服務器結構，確保了安全性。廣告牌功能使得信息共享更加方便。可與其它基于SMTP/MIME的電子郵件系統交換信息。簽報各部門傳送到主管部門或領導等待審批的簽報、請示、呈報、文件、合同，經各級主管部門轉發審批，以發文的形式通知相關部門，并將審批結果通知呈報人。擬稿：單擊“創建新簽報文擋”按鈕即可起草一份簽報文件，編輯過程中只對擬稿人可視提交：擬稿人認為文件不需要再近一步修改，可通過按“提交”按鈕來發送給審批人，系統自動給審批人發送郵件，通知他有簽報文擋要處理審批：審批人可以通過郵箱打開該簽報文擋，也可以通過進入簽報庫后打開該簽報文擋。打開該文擋之后，通過按下“審批”按鈕，審批人可輸入審批意見。審批人可為一個或多個。審批結束系統自動通知擬稿人。歸檔：審批結束，系統提示歸檔，可送檔案室或本部門歸檔。實際工作流程見下圖：文件會簽文件會簽系統提供辦公活動中的文件審批會簽功能，即各部門聯合簽署一份文件。 申請部門只需按“創建新會簽文件”按鈕，填入所需會簽的文件內容，然后選擇會簽部門，如部門B、部門C等，即起草完一份會簽。 按“提交”按鈕即可完成會簽文件的發送工作，文件會自動發送到所需審批的部門。另外，擬稿人可以改變審批。 審批部門立即會接收到一個電子郵件，通過雙點圖標便可直接進入待審批的文件。這時該用戶只需按同意或不同意按鈕并輸入其意見與建議就可完成工作。當然，也可對所需審批的文件做修改，這時系統會自動對原始文件進行備份以供將來核查。 審批結束可歸檔，如需發文可通過“創建發文文擋”按鈕來發文； 如需增加閱讀人員，可通過“增加可閱讀該文擋的人員”來實現。 實際工作流程見下圖：發文本模塊主要用于銀行內部往來文件管理。 擬稿：由各部門創建一個發文文檔，按照提示的格式輸入相應的內容，如不提交擬稿人仍可修改。 申請文號：文件擬定后，按“申請文號”按鈕從辦公室申請文號。系統提示選擇分配文號人員，然后自動以發送給相關人員。如需領導審批的，則暫不分配文號而報領導批示，領導批閱后再分配文號。 發文：文號申請到之后，按下“發文”按鈕，系統自動通知所有人。 實際工作流程見下圖：日程安排日程安排管理的數據來源主要是兩個方面。一個方面是人工手工輸入。另一個方面是從其它的管理系統自動獲得，如會議安排發出后，相關人員的日程安排系統中會自動生成有關該會議的日程安排。會議管理會議管理系統提供一套自動化的會議通知安排及存檔等管理功能，該系統包含會議申請、會議安排、會議通知、會議查詢等模塊。該系統是基于多媒體應用進行開發的，可通過觸摸屏進行查詢，并能夠記錄重要領導講話的錄音供與會者查詢。 組織者通過創建一個會議文檔輸入主持人、參加人、開會時間、地點、會議主題等提出一個會議申請，報請主管部門和人員批準。然后按一個按鈕系統就會給每一個相關人員發送一個電子郵件，通知本次會議情況，其中注明是否緊急。收到會議通知的人員應發送回執給組織者，同意參加會議的人員名單自動轉入會議安排模塊。會議安排模塊對外地與會人員安排房間并登記返程時間，并提供查詢功能。會議紀要與查詢模塊會根據會議的情況，通過組織者將會議紀要發布，供與會者查詢，或打印發給與會者。會議結束后，整理成會議文檔進行歸檔處理。意見與建議 收集有建設性的意見和建議，供領導決策使用。 可就工作、休閑、娛樂等主題進行討論 對感興趣的主題可通過“答復“的按鈕輸入自己的意見通知與布告 通知及布告系統是由行政或業務部門發給所有內部人員、會員或某幾個部門或某類人員的信息公告。 通過“創建通知與布告”按鈕來創建一份布告，填寫相應的內容 編輯完成后，單擊“通知”按鈕即通知所有用戶人事管理人事管理系統可記錄職員的姓名、部門職務等方面的基本信息，還可記錄職員的考勤、薪金狀況以及發送各種通知。具體分為以下內容：職員人事狀況表、職員考勤記錄、薪金一覽表、人事事務管理（發送各類通知）。人事管理信息由主管人事的人員進行登記與修改維護。人事信息除了常有的信息外，還可以放入每個人的照片及一段講話錄音，還可以將人員的照片、簡歷及各種證書掃描錄入。系統可通過按名稱、按部門、按職務、職稱、年齡、按學歷排序等各種排序方式以方便人事部門的查詢。職員人事狀況表該數據庫功能概要 根據企業員工履歷表、 個人履歷表、職員花名冊及 人事資料合并而成。 考勤管理該數據庫功能概要 考勤系統可以幫助管理部門管理各部門人員的出勤情況。 該系統可以自動記錄每名員工的上下班時間，并可以根據員工的姓名、部門、職工號、日期等條件進行查詢。該系統通過IC卡自動進行考勤登記，通過計算機的處理，可以按月把出勤情況通過網絡自動報送給管理部門進行考核。薪金一覽表該數據庫功能概要：記錄職員的薪金概況。人事事務管理該數據庫功能概要 根據工資調整通知單、試用通知書構成。 該庫主要處理有關向職員發出通知方面的內容。各通知包括：工資調整通知單、試用通知書。主管部門人員有權填寫通知單，選擇接受人后即可直接將通知發送給相關人員（部門、本人等）。通知在主管部門存檔以便日后的查詢。 注：有關職員的申請部分和其他形式的通知書（包括離職申請書、職員請假書、職員出差單、聘用通知書、職員調動通知書），因涉及到部門及主管領導的審批，所以在公共的工作流程部分作統一處理。專用信息辦公工作流程系統每天從將數據取到信息數據庫中，可以按日期，下屬單位查詢歷史數據，并生成圖表，供相關部門決策分析。證券行情可查詢證券即時行情及歷史行情數據。下屬單位信息存放下屬單位數據，由企業負責建立并維護，下屬單位信息除了常規的如下屬單位名稱、地址等之外，還可以將下屬單位的一些圖像信息等證照掃描后以圖像存儲在數據庫中。相關部門可以按下屬單位名稱、地址、信用等級等進行查閱。意見與建議收集來自各部門職員和下屬單位單位的意見和建議，廣開言路，促進發展。國家政策法規存放本單位法規文件及國家相關的法規文件。法規文件由單位法規部負責建立并管理。單位的內部員工及下屬單位可按法規名稱、主題詞和類別等進行查閱，并可進行全文檢索以定位法規條款。信息反饋由下屬單位直接錄入或企業在聽取了下屬單位的意見后錄入，相關部門可以按下屬單位名稱，意見類別，時間分別查閱，并可加上對反方意見的處理結果提交給下屬單位。公共信息由相關部門從各種渠道收集信息錄入，也可以從Internet上將相關信息直接取到該數據庫中。下屬單位及相關部門可以按主題詞，時間分類進行查詢，也可以進行全文檢索以直接定位查找的信息。1.2 開發工具 以Lotus Notes、Visual Basic、Visual C+ 作為主要的開發平臺和工具。結合HTML語言、Java語言。13 功能模塊簡介131 個人辦公功能 個人辦公是辦公人員處理個人事務的系統，是用戶開始日常辦公的工作平臺。基本功能包括：電子郵件（包括收件、發件、郵件提醒等）通訊錄日程安排記事本信息制作工具集成插件132 公共辦公功能公共辦公支持用戶進行公共事務的處理，包括參加各種討論、發表公告、投稿、到各部門查找信息、填寫各種辦理單等等。為了便于所有的用戶參與，公共辦公中的功能采用WWW瀏覽器實現。公共辦公頁面也可以設計成具有企事業單位個性風格的主頁。(1)組織機構組織機構模塊利用樹狀結構描述用戶的組織模型。每個部門都可以建立自己的主頁（介紹部門情況），在本系統內發布自己的部門信息（提供部門資料）、建立自己的WWW信息查詢站點、連接到部門特有的業務系統、建立部門信息咨詢窗口等等，包括各種與部門相關的應用。例如：財務部可以在自己的站點上提供財務報表、提供財務咨詢服務、允許用戶填寫借款單等等。用戶可以利用本系統建立起一個網上虛擬組織，它與真實的用戶組織機構一樣。每個部門都可以在自己的站點上提供部門特殊的信息和服務。當其他用戶需要查詢某個部門的信息或要求某種服務時，他只需要沿著這個虛擬系統找到相應的部門，就可以查找相應的資料、或進行咨詢、或進行業務操作（如填寫借款單）。由于本系統把管理權限交給了具體的部門，因此每個部門都可以在自己的權利范圍內發布各種信息、而且用戶可以通過超鏈接把具體的業務系統掛接到WWW上。在系統運行的過程中，用戶還可以隨時連接上新開發的功能模塊。因此，系統具有良好的生長性、可擴充性、易用性。組織機構中還包含人員信息，人員信息可以由管理員維護，也可以由用戶個人維護。人員信息管理除提供人員基本信息，如工作部門、職位、辦公電話、郵件地址等的維護外，還提供個人Internet口令維護和短信息個性化服務設定等功能，同時，組織機構的人員信息還可以和服務器的注冊用戶同步。(2)電子論壇電子論壇用于大家通過計算機網絡，對某一議題自由地發表見解、進行提問和解答、收集某一方面的意見等。由于我國用戶計算機的應用水平還不是很高，一般在單位內部很少能用起來，只有在計算機非常普及的情況下，用戶才習慣于在網上討論問題。但電子論壇可以用來在單位內部收集各種意見，如意見箱、民意調查等，或用來做問題咨詢、疑難解答等。結合組織機構，每個部門還可以建立自己部門的電子論壇，用于在部門內部進行討論。(3)電子公告牌公告牌是一個應用得比較廣泛的功能，用于在單位內部發布各種通知、通告等。通過設置系統的權限，可以對特定的客戶群發布各種社會、經濟、金融信息等。如果結合組織機構系統，每個部門還可以建立自己部門的公告牌系統，用于在部門內部發布公告。例如：新聞視點、廣而告之、公告欄等。(4)信息采編信息采編用于采輯各種信息。它在各政府機關、企事業單位都有很大的作用。在信息采集系統中，各分支機構、橫向平級單位、下級單位或其他作者，把要發表的信息通過網絡（Lan、Wan）傳送到信息采集數據庫中，管理員對信息采集數據庫中收集到的信息進行匯編整理，并對信息的發表和采納情況進行登記，最后可以形成刊物在網上發表。(5)電子刊物電子刊物系統用于各種電子刊物的編輯、出版、發行。它在各政府機關、企事業單位都有很大的作用。在電子刊物系統中，信息的來源可以是信息采編系統、也可以是用戶輸入的各種信息、或者是從其他電子新聞中收集來的信息，最后形成一期刊物，在網絡上公開發行。結合組織機構系統，每個部門還可以建立自己部門的電子刊物，用于發表本部門的刊物。例如：項目管理部可以建立質量跟蹤周報、財務部可以建立財務月報、市場部可以建立市場快訊等等。(6)信息上報在實際工作中，下級單位要經常向上級單位或領導報送資料，為此我們專門提供了一個信息上報模塊，通過此模塊可以實現信息在上下級部門或平級部門之間的流動，幫助領導簡單快速地找到所需要的信息。(7)資源管理提供企事業內部各種共享資源（如會議室、汽車、房間等）的預定、審批、使用和統計。避免共享資源的沖突，合理安排資源的使用。(8)會議管理無論在政府機關還是企事業單位，會議都是日常辦公的一個重要組成部分。會議管理模塊可以幫助用戶起草會議計劃、安排會議、發放會議通知以及在會后整理會議記錄等等，極大地方便了用戶辦公。工作流系統在日常工作中，工作流是無處不在的。如收發文、會議紀要、設備申報、月度工作計劃等。我們對工作流的定義是，工作流是對企業（或政府）的功能和運行規則，通過與組織機構/崗位角色的對應關系，用圖形化的方式，來描述企業（或政府）的運行過程，并對過程的運行提供辦理、監督、控制和跟蹤的手段，規范企業（或政府）的業務過程，提高辦事效率。工作流系統的目標不僅僅是處理過程，也不僅僅是使事物從一個地方流到另一個地方，而是著眼于管理和引導作業環境如何運作的規則與過程。通過采用計算機化的工作流程解決方案可以幫助人們把作業環境規范化，減少失誤與重復勞動，縮短辦理周期，提供過程優化的依據，從而達到提高效率和科學管理的目的。我們提供的是一個通用的、面向組織與角色的、符合國際工作流管理委員會（WFMC）標準的工作流系統，借助系統提供的可視化流程定義工具，用戶可以根據實際情況定制本單位的工作流程。它不僅支持常見的標準公文如收發文的辦理，還支持其他各種較規范的流程，如財務借款、報銷、出庫審批等流程。所有的辦理過程均可以通過WWW Browser進行。文件管理文件管理實現各種公文的分類、歸檔、存儲、編輯、查詢、打印。其中各類公文需具有相應的統一格式和保密級別；對于原有的紙質公文，則可通過手工錄入和OCR技術相結合，將其轉入公文管理系統進行分類歸檔，以供查詢；相應公文的查詢和打印只有具有相應權限的人員才可執行。地理信息查詢系統地理信息查詢系統給用戶提供了一種非常方便直觀的信息查詢手段。通過WWW瀏覽器，用戶可以按照各種圖形的直觀指示，方便地查詢到自己所需要的各種信息。例如：可以按照各部門在企業的布局圖查詢各部門的信息，也可以按照地圖查詢各分支機構和辦事處的信息等。地理信息查詢系統分為兩個重要的組成部分：采用Visual C+開發的地理信息制作工具、采用Java開發的地理信息瀏覽小程序。通過地理信息制作工具，用戶可以利用各種圖形生成地理信息查詢文件，然后把這些文件放到HTTP服務器中，即可以通過WWW瀏覽器進行查詢。公共信息查詢公共信息查詢系統包括各種公共信息（時刻表、法律法規等）、經濟信息（經濟要聞、財經報道、金融信息、股市行情、經濟法規等）、新聞信息（重要政治新聞、國際動態、新華社消息、環球信息等），這些數據庫基本都是比較簡單的文本數據庫（或者可以當成文本數據庫來處理），對計算能力的要求不高，可以用Lotus Notes來管理，利用批處理方式進行錄入，而且Lotus Notes支持WWW操作，可以非常方便地提供WWW查詢功能。 信息查詢的基本模塊：電子書庫年 鑒會議記錄人事管理名片管理政策法規國土資源企業名錄時 刻 表郵政編碼地 方 志部件管理部件管理模塊是Universal Office系統的一個核心模塊，主要提供對Universal Office系統所有模塊進行管理及發布的功能。通過部件管理，用戶可以完全根據自己的需要和實際情況對系統主頁面進行定制，設計出具有本行業特色的界面，可定制部分包括頁面標題、LOGO、頁面背景、系統菜單、分類菜單、權限設置等等。部件管理模塊可以根據所設置的權限，按照用戶的不同身份動態地組織Web頁面。同一個模塊可以生成不同的應用，如電子論壇可以建立問題討論、疑難解答、電腦園地、電子論壇等等；公告牌可以建立新聞發布、每日快訊、公告牌等等。短信息收發系統該系統主要為在外出差的用戶提供方便，當用戶外出時，由于客觀條件的限制無法及時連到內部網上辦公，如果此時有重要的公文需要辦理或內部網上發布了重要的信息，往往由于不能及時得到信息而延誤工作。通過Universal Office5.0中提供的短信息收發系統，用戶可以方便地設定自己所需要的短信息服務內容，如郵件提醒、日程安排、公告信息提醒、重要日期提醒等，外出時，一旦有上述信息到達，即可在手機上收到該信息的提示以及內容摘要。技術特點全面支持操作Universal Office 5.0中的所有模塊都支持WWW操作，用戶使用瀏覽器即可在桌面環境下辦公，符合當前的瘦客戶機的趨勢。整個系統界面友好、美觀，使用方便，大大降低了對使用者計算機知識的要求，特別適合于政府機關和大型企業單位的信息系統建設。另外，由于把用戶所有的應用都統一到了WWW界面上，使得系統非常易于安裝和維護，當軟件需要升級的時候，管理員只需要在服務器上進行升級，無須在客戶端安裝額外的軟件，極大地減少了系統維護的工作量。部件化的管理思想Universal Office 5.0充分體現了部件化的設計思想，支持模塊的熱插拔，同一個模塊可以生成多種不同的應用，如電子論壇可以建立問題討論、疑難解答、電腦園地、電子論壇等等；電子公告牌可以建立新聞視點、廣而告之、最新消息、公告欄等等。采用文檔型關系數據庫的信息管理模式在Universal Office中，既可以存儲大量結構化數據，方便信息分析與決策，又可以使用企業信息的多媒體特點和實現自動工作流的功能。兩種數據庫的共同優點可以覆蓋企業多媒體信息系統的絕大部分功能點。系統具有良好的跨平臺特性由于采用了Lotus Notes、Java等編程技術，系統可以在很多流行的平臺上運行，特別適合于異構型的網絡。設計中考慮了多種網絡安全技術通過采用防火墻、加密、設置口令、設置權限等手段，充分保證了系統中數據的安全性，阻止各種非法的入侵和故意的破壞。既可以保證企業內部正常的工作流程，防止外界非法入侵，又為企業內部網的使用者提供了訪問外部信息的手段。可以方便地掛接各種業務子系統在大多數情況下，用戶都會有自己的業務系統，因此需要提供一種能夠方便地接入各種業務系統的手段。在Universal Office中，用戶就可以方便地接入自己的業務子系統和擴充系統功能,例如各種人事管理、財務管理、后勤管理、裝備管理等等。而且由于接口開放，用戶可以在現有系統的基礎上自己增加新功能。功能特點用戶可以自定義主頁在Universal Office5.0 中，用戶完全可以根據本單位的需要和實際情況設計出具有本單位風格和特色的主頁，可定制的內容包括頁面標題、LOGO、頁面背景、系統菜單、分類菜單、權限設置以及各子模塊的導航器等等。提供短信息服務短信息服務可以滿足用戶移動辦公的需要，當用戶外出時，系統可以按照用戶以前設定好的服務內容為用戶發送各種消息和提示，如郵件信息、日程安排等。可視化、全功能的工作流系統Universal Office5.0 工作流系統具有以下幾個突出的特點：符合WFMC標準在工作流系統的設計和開發過程中，我們仔細參照了工作流管理委員會制定的工作流標準，系統中采用的概念以及提供的各種接口均符合工作流標準。簡單易用的圖形化過程定義工具和組織機構定義工具我們提供的圖形化過程定義工具和組織機構定義工具可以使用戶在簡單的拖拽中輕松地完成流程定義和組織機構定義。在過程定義中用戶還可以使用已經定義好的模板快速生成過程，另外系統還設有合法檢查功能，幫助用戶定義規范的流程；組織機構定義中以樹狀結構來描述組織機構，并有規則排列的功能，使用戶定義的組織機構中的層次關系一目了然。支持全功能工作流程Universal Office5.0工作流系統支持各種復雜業務流程。除支持順序、并發、分支、子過程等基本流程外，還可以實現按條件流轉、分發、傳閱、閱知、特送、等專業功能。可視化流程監控和動態配置管理員可以隨時對當前正在運行的業務流程進行圖式化查詢，并可以在流程運行圖上針對控制需要進行相應的修改，所做改動將立刻反映到正在運行中的業務流程中，而不影響基于同一過程模板創建的其他流程。功能豐富的個人辦公系統在個人辦公室中，集成了Lotus Notes/Microsoft Outlook的電子郵件功能，提供收件箱、發件箱、日程安排、通訊錄、記事本、新建郵件、以及郵件自動提醒等功能。與MS Office無縫集成用戶可以通過安裝MS Office插件方便地發送和上載MS Office文件。例如把Word、Excel、PowerPoint文件在MS Office界面中作為郵件直接發送、或直接上載到電子公告系統中。支持手寫筆和痕跡保留公文在流轉審批的過程中需要保留修改的痕跡，我們為用戶提供手寫筆批注和鍵盤批注兩種方式，實現審批過程中的痕跡保留。Universal Office可集成的軟件模塊集成指標分析系統集成綜合查詢系統集成Universal FM/GIS集成超級電子檔案（SEAS）集成Microsoft Net Meeting其他可集成的軟件包括：文檔管理：SEAS2000-AMS 5.0, WEBAQS 5.0基于GIS的設施、設備管理：Universal FM/GIS連續媒體服務：OpenVideo視頻會議服務：Netmeeting搜索服務：MS Site Server代理服務：MS Proxy Server防火墻：Net Eye語音和手寫輸入服務：IBM Via Voice、漢王/慧筆密件傳輸服務：SecureExpressSEAS2000綜合文檔管理系統 SEAS2000（Super Electronic Archive System。-超級電子文檔系統）是由沈陽東大阿爾派軟件股份有限公司（以下簡稱為東大阿爾派）研制開發的。它是專門用于對文書、圖片、各種圖書資料和信息等進行計算機管理的綜合系統，集掃描錄入、凈化、圖像處理、瀏覽編輯、打印輸出及文檔管理等于一體，為用戶建立起電子化的知識庫，可以放置在大容量的存儲設備上（如硬盤，光盤，磁盤陣列等），用戶可通過分類檢索或條件組合檢索快速查到所需資料，可以隨意移動、放大、縮小顯示電子化的圖紙和文檔，可對所存資料進行編輯修改，并可對各種資料進行無失真輸出。SEAS2000集數據庫、GUI、圖象處理、網絡于一體，具有非常友好的人機交互界面。系統解決了生產過程中的設計、信息處理與管理及知識的網絡共享等問題。SEAS2000綜合文檔管理中心是一個專業性的文檔管理與工程設計多用戶綜合系統，它以光盤或其它海量存儲器為存儲介質，完整地提供了文檔管理和設計的全部流程，可以實現對各類信息資源的自動輸入、檢索、瀏覽及輸出。系統充分考慮了國內文檔管理的特點，功能完善，采用圖形多窗口界面，使用方便靈活，全部菜單和提示均為漢字顯示，符合中國國情。 SEAS2000綜合文檔管理中心具有極強的網絡功能，支持網絡上的查詢、檢索、瀏覽、修改輸出和信息郵遞等，可以大幅度地提高工作效率，實現了文檔管理、資料查詢、工程設計的網絡化和一體化。多服務器管理 用戶可以使用同一個客戶端訪問不同的SEAS2000文檔管理服務器。對于使用者來說，甚至可以不必知道所訪問的服務器是UNIX，還是Windows NT, 是OpenBASE數據庫，還是MS SQL Server數據庫創建檔案庫和文件庫 在系統管理模塊中，用戶可以根據需要自己定義檔案庫結構，確定案卷和文件的屬性，卷內目錄的格式等。用戶可以定義屬性的最大最小值，缺省值，枚舉值等等。一方面可以為信息錄入提供最大的方便，另一方面也可以保證輸入的數據符合要求。 用戶也可以建立自己常用的分類模板，按照國家標準和本單位的規定定義自己的分類碼。然后，用戶可以利用建好的字典模板和分類模板，在用戶指定的介質上建立新的檔案庫和文件庫。并且可以修改已經存在的檔案庫或文件庫的結構和分類。同一個檔案庫和文件庫可以存放于不同的介質上，不同的介質可以位于不同的服務器上。介質管理功能提供了對文檔進行分布式管理的可能。客戶端文檔查詢與管理 通過SEAS2000 AMS 5.0 客戶端，各種文件（包括工程圖紙、WORD、電子表格、聲音文件，錄像等）可以在服務器上統一存儲和管理。用戶包括遠程用戶可以瀏覽、拷貝、修改和檢索服務器上文檔。檔案庫內的檔案按照案卷形式組織，每個案卷內可以包含多個文件，而每個文件則直接對應一個或多個檔案原件（即計算機文件）。檔案庫的檔案提供組卷，拆卷管理。文件庫內的文件按照文件形式組織，可以滿足普通辦公文件管理的需要。信息著錄方式靈活多樣。可以用表格方式著錄，也可用卡片方式著錄。可以靈活復制需要的字段，提供最大的方便。也可以實現數據的導入，導出，可以把通過dBase, Access等軟件錄入的數據直接轉換為SEAS2000的數據記錄。內嵌功能強大的文件瀏覽器，可以瀏覽包括DXF，DWG等矢量格式，TIFF，JPG，GIF等光柵格式，XLS，DOC等文檔格式的瀏覽。最多可以瀏覽多達200多種文件格式。可以任意放大，縮小，旋轉。并且可以在原圖上做多種形式的標注。并且可以瀏覽縮圖，使用戶快速尋找到自己需要的文件。檢索與統計 檢索方式靈活多樣。用戶可以通過分類樹直接找到自己所需要的檔案和文件，這樣也可以方便地瀏覽相關的文檔。另外，用戶也可以通過檢索界面定義任意的條件組合關系和條件優先級。提供復雜的邏輯表達方式。客戶端提供個人收藏夾功能，可以放入檢索到的常用案卷或者文件。以后使用時，無須檢索即可快速打開自己需要的資料。統計方式靈活，可以統計庫內所有文件，也可以只統計符合某個特定條件的部分文件。除了完成一般的統計任務外，還可以進行分組統計，按照文件類型統計，圖紙幅面統計等專項統計任務。用戶可以定制統計結果輸出形式。能夠滿足文檔管理的日常需要。報表輸出 提供方便的報表打印輸出方式，可以直接按需要的格式打印，也可以輸出到其他軟件（如Excel）處理。可以打印文檔清單，也可以打印檢索和統計結果。人員管理 人員管理的組織形式為“部門”“崗位”“人員”，用戶管理功能允許用戶按照部門組織人員，并且每個人員屬于固定的崗位。可以按照部門關系樹的形式對人員進行管理。使用人員的列表可以打印輸出。人員的崗位變動可以通過拖拽的方式方便地實現。安全管理 SEAS2000具有完善的安全管理機制。用戶在使用客戶端時，必須輸入自己的口令，以確定身份。服務器上的各種文檔都有權限控制，不同的用戶具有不同的權限，以防止非法侵入。借閱管理 SEAS2000對文檔庫中的每一張圖紙都要進行跟蹤管理。記錄圖紙的借閱歷史；統計圖紙的使用頻率；明確圖紙損壞、遺失時的責任。以確保文檔資料的安全，同時也可以方便地實現對文檔利用情況的監控和統計。借閱圖紙時，建立圖紙借閱記錄。用戶可以瀏覽文檔借閱記錄，可以對借閱記錄進行檢索和統計。銷毀和鑒定 用戶可以通過文檔銷毀管理，預先對需要銷毀的文檔進行鑒定，對過期的文檔可以進行自動鑒定。銷毀的文檔都被跟蹤記錄。備份與恢復 服務器端提供數據庫和大字段的備份與恢復工具。用戶可以通過圖形化界面，方便地完成備份與恢復工作。此外該工具提供增量備份功能，允許用戶備份上次備份以來，或者一月內，或者一周內發生變化的文檔。這樣既保證了系統安全性，也大大減輕的工作量和備份時間。數據傳輸安全性設計方案 對系統中的重要數據可以采取加密存儲和傳輸技術，對云南省廣播電視廳及與各部門，在公共網絡上傳輸的重要數據進行加密。本系統中使用的數據安全技術均為自主實現的技術，并采用國際上通用的加密算法。這樣作的好處為：基本加密算法為國際上通用的，經過了長期的實際應用考驗的算法，算法的有效性能夠保證；所有安全技術環節均由自主開發的軟件實現，不依賴于國外的商用軟件，因而不受美國等國家對安全技術的出口限制，比如在美國生產的瀏覽器軟件中，RSA和RC4算法的加密密鑰長度分別被限制在512位和40位，而在我們的系統中將分別使用1024位和128位的密鑰。數據的安全性主要考慮以下兩個方面：1 數據的保密性：主要采取的手段：數據加密。2 數據有效性和完整性：有效性：信息來源能夠證實完整性：信息傳輸過程中沒有被破壞和篡改。主要采取的手段：數字簽名。技術方案系統中安全技術的實現符合工業標準PKCS。PKCS（Public-Key Cryptography Standards）是由RSA實驗室制定的基于公開密鑰算法的加密技術標準，包括RSA算法、Diffie-Hellman密鑰交換算法、基于口令密鑰的加密、數字簽名、加密信息文法等內容。 系統中的加密算法指標 用于密鑰交換和數字簽名的RSA公開密鑰算法使用1024位密鑰，用于數據加密的RC4算法使用128位密鑰，其中對稱密鑰在每次加密過程中都使用臨時隨機生成的密鑰，密鑰不需保存。技術背景：RSA算法和RC4算法是是目前普遍采用的加密算法，已經經過了長期的在實際應用中和研究中的考驗，特別是在電子商務應用中，RSA已經成為安全機制的最重要的算法，主要應用于密鑰交換和數字簽名，RC4作為高效率的數據加密算法是目前絕大多數系統中的首選算法。兩種算法都是密鑰長度可變的算法，且破譯難度與密鑰長度成指數增長的關系。目前在美國的金融機構以及近來興起的WWW上的電子商務應用中，普遍采用的密鑰長度分別為512位和40位。考慮到計算機系統的運算能力的逐年提高，相應的破譯代價也會下降，為確保信息系統在足夠長的時間內的安全性，我們在系統中分別使用了1024位和128位的密鑰長度，相對于512位和40位密鑰，在安全性方面有了相當大的提高。 設計原則和技術特點 設計原則（1）成熟性與發展性采用成熟的、先進的計算機和通信技術進行網絡設計，既要保證當前系統運行的高可靠性，又要能適應未來技術的發展的需要。（2）實用性與經濟性在OA系統設計中，不僅要考慮到目前各種業務的實際需求，更應充分考慮將來業務種類增長的需求，從實用性出發，解決實際問題。方案的制定和產品的選型在保證其先進與成熟的基礎上，力求降低成本。（3）標準化與開放性采用符合國際、國家標準的軟件，遵循有關技術規范體制，使系統具有靈活的互聯能力。（4）可靠性與安全性選用高可靠的產品與技術，在系統出現異常時，具有應變能力和容錯能力，確保系統安全可靠。對某些信息資源的使用要進行一定的權限劃分，并對OA系統的運行情況進行實時監控。（5）信息共享對信息資源可考慮有條件、分層次共享，使信息既得到充分、有效的利用，又符合公司內部信息的保密要求。（6）靈活性與擴充性選用符合國際發展潮流的國際標準的軟件，使系統具有良好的可移植性、可擴展性，保證在將來發展中迅速采用最新出現的技術，降低系統成本。附錄：公司介紹一、國家軟件