光明機(jī)器 行政辦公室運(yùn)作規(guī)程山東光明機(jī)器制造有限公司行政辦公室運(yùn)作規(guī)程深圳市金海灣企業(yè)管理咨詢(xún)有限公司二零零六年八月編制目 錄第一章 總 則P3第二章 組織管理P3第三章 業(yè)務(wù)范疇P4第四章 業(yè)務(wù)工作程序P5第五章 內(nèi)部管理程序P6第六章 考核獎(jiǎng)懲P7第七章 附 則P8釋義：1. 公司、本公司：指山東光明機(jī)器制造有限公司。2. 各部門(mén)：指公司各職能管理部門(mén)和各事業(yè)部。3. 職能（管理）部門(mén)：指公司不從事具體經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的職能參謀和管理部門(mén)，包括行政辦公室、監(jiān)察審計(jì)部、人力資源部、財(cái)金資源部、市場(chǎng)資源部和技術(shù)資源部等。4. 事業(yè)部：指公司下屬相對(duì)自主經(jīng)營(yíng)、內(nèi)部獨(dú)立核算的業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)單位，包括三輪車(chē)事業(yè)部、叉車(chē)事業(yè)部、裝載機(jī)事業(yè)部、配件事業(yè)部、制造事業(yè)部、公用事業(yè)部和采購(gòu)事業(yè)部等。5. 本部門(mén)：均指公司行政辦公室。6. 本規(guī)程：公司行政辦公室運(yùn)作規(guī)程。本規(guī)程中涉及的年度時(shí)間，均指公司的財(cái)務(wù)年度。第一章 總 則第一條 為適應(yīng)公司資源戰(zhàn)略整合的需要，提升公司行政資源的運(yùn)營(yíng)效率和管理水平，充實(shí)行政辦公室的業(yè)務(wù)職能，根據(jù)公司法等國(guó)家有關(guān)法規(guī)、公司章程、企業(yè)管理大綱和職能部門(mén)權(quán)限規(guī)定，特制定本規(guī)程。第二條 本規(guī)程旨在規(guī)范、優(yōu)化本部門(mén)的組織構(gòu)成、業(yè)務(wù)范疇、職責(zé)權(quán)限和業(yè)務(wù)流程，為其正常、高效運(yùn)作提供制度性保障。第三條 本部門(mén)制定有關(guān)具體制度辦法時(shí)，均須以本規(guī)程為指導(dǎo)，不得與本規(guī)程相抵觸。第二章 組織管理第四條 本部門(mén)是公司的綜合行政職能管理部門(mén)，負(fù)責(zé)行政資源的系統(tǒng)配置與綜合開(kāi)發(fā)，對(duì)公司執(zhí)行機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)。第五條 本部門(mén)設(shè)主任1名，由執(zhí)行機(jī)構(gòu)予以任免，其主要職責(zé)是：（一） 主持部門(mén)日常工作。（二） 負(fù)責(zé)制定部門(mén)工作計(jì)劃、費(fèi)用預(yù)算和崗位編制。（三） 對(duì)部門(mén)職員進(jìn)行工作授權(quán)、業(yè)績(jī)考核和獎(jiǎng)懲激勵(lì)。（四） 協(xié)調(diào)與其他職能部門(mén)、業(yè)務(wù)單位之間的工作關(guān)系。第六條 本部門(mén)的內(nèi)部管理主要分為三大模塊：綜合管理、人事管理和財(cái)務(wù)管理。第七條 綜合管理的主要內(nèi)容是：（一） 部門(mén)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)的設(shè)立與調(diào)整。（二） 部門(mén)基本管理制度及運(yùn)作規(guī)程的制（修）訂。（三） 部門(mén)年度、季度、月度工作計(jì)劃及總結(jié)的制訂。第八條 人事管理的主要內(nèi)容是：（一） 部門(mén)定崗定編計(jì)劃的制（修）訂。（二） 部門(mén)薪酬福利方案的調(diào)整。（三） 員工的聘用、任免、考核和異動(dòng)。（四） 員工培訓(xùn)工作的實(shí)施。第九條 財(cái)務(wù)管理的主要內(nèi)容是：（一） 部門(mén)年度財(cái)務(wù)預(yù)算計(jì)劃的擬訂與執(zhí)行。（二） 部門(mén)固定資產(chǎn)購(gòu)置計(jì)劃的擬訂與執(zhí)行。（三） 部門(mén)計(jì)劃內(nèi)的資金需求管理。（四） 部門(mén)計(jì)劃外的費(fèi)用支出管理。（五） 部門(mén)不良資產(chǎn)的處置。（六） 部門(mén)人員的費(fèi)用借支管理。第三章 業(yè)務(wù)范疇第十條 本部門(mén)的業(yè)務(wù)范疇包括行政管理、規(guī)范管理、公共關(guān)系管理和事務(wù)管理等方面，具體包括：（一） 公司發(fā)展規(guī)劃的組織擬訂。（二） 公司年度工作經(jīng)營(yíng)計(jì)劃或總結(jié)的擬訂，以及實(shí)施督導(dǎo)。（三） 公司法人治理機(jī)構(gòu)的相關(guān)服務(wù)。（四） 工商資質(zhì)、榮譽(yù)（證書(shū)）的申報(bào)管理。（五） 公司管理體系的引進(jìn)、建立與維護(hù)。（六） 公司公關(guān)活動(dòng)的組織執(zhí)行（含對(duì)外宣傳）。（七） 公司文書(shū)管理（含往來(lái)公文、文秘、會(huì)務(wù)組織、機(jī)要檔案等）。（八）公司經(jīng)營(yíng)管理信息的收集、整理。（九）公司基本管理制度、運(yùn)作規(guī)范的歸口管理。第十一條 行政管理主要職責(zé)：（一） 公司發(fā)展規(guī)劃的擬（修）訂。（二） 公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃工作大綱與工作總結(jié)的擬訂。（三） 公司季度工作計(jì)劃與總結(jié)的擬訂。（四） 各部門(mén)年度、季度、月度工作計(jì)劃的督導(dǎo)和執(zhí)行監(jiān)控。第十二條 規(guī)范管理主要職責(zé)：（一）公司管理體系的建立與完善。（二）現(xiàn)代管理手段、方法的引進(jìn)和推廣。（三）公司基本管理制度和標(biāo)準(zhǔn)的制（修）訂。（四）公司各部門(mén)內(nèi)部運(yùn)作規(guī)范的協(xié)助建立、支持與督導(dǎo)。第十三條 公共關(guān)系管理主要職責(zé)：（一） 社會(huì)資源（含榮譽(yù)證書(shū)、經(jīng)營(yíng)資質(zhì)）的綜合開(kāi)發(fā)利用。（二） 公司各類(lèi)外勤事物的處理。第十四條 事務(wù)管理主要職責(zé)：（一） 小車(chē)班管理。（二） 報(bào)刊、雜志訂閱。第四章 業(yè)務(wù)工作程序第十五條 需要由公司執(zhí)行機(jī)構(gòu)審批的各類(lèi)材料和文件，以及各業(yè)務(wù)單位上報(bào)給公司的各類(lèi)文件，一律由本部門(mén)負(fù)責(zé)處理、轉(zhuǎn)送。第十六條 文件處理（一）受理范疇：1. 各職能部門(mén)上報(bào)執(zhí)行機(jī)構(gòu)審批的文件；2. 各事業(yè)部上報(bào)公司執(zhí)行機(jī)構(gòu)審批的文件；3. 政府機(jī)構(gòu)法規(guī)、政策、通知，以及重要客戶(hù)對(duì)公司的商業(yè)函件等。（二）處理程序：1. 以上文件統(tǒng)一由本部門(mén)受理，并做記錄和備案；2. 負(fù)責(zé)前兩類(lèi)文件的轉(zhuǎn)送、會(huì)簽、回復(fù)，以及須補(bǔ)充的文件資料要求，可以由本部門(mén)直接答復(fù)的則予以單獨(dú)處理；3. 負(fù)責(zé)對(duì)第三類(lèi)文件的分送和備案。（三）協(xié)調(diào)溝通：在處理以上文件過(guò)程中，本部門(mén)負(fù)責(zé)全程信息傳遞、反饋工作，并盡可能協(xié)調(diào)各相關(guān)單位的利益關(guān)系。第十七條 會(huì)議組織（一）受理范疇：1. 決策會(huì)議：公司股東會(huì)、監(jiān)事會(huì)和董事會(huì)等機(jī)構(gòu)會(huì)議的事務(wù)性服務(wù)工作；2. 工作會(huì)議：公司執(zhí)行機(jī)構(gòu)舉行的各類(lèi)會(huì)議的組織、安排工作；3. 臨時(shí)會(huì)議：公司執(zhí)行機(jī)構(gòu)結(jié)構(gòu)安排的各類(lèi)臨時(shí)會(huì)議的組織、安排。（二）處理程序：1. 會(huì)議準(zhǔn)備：對(duì)（固定性的）重要會(huì)議，應(yīng)提前一定時(shí)間書(shū)面通知與會(huì)人員，并送達(dá)相關(guān)文件資料；2. 會(huì)議組織：負(fù)責(zé)會(huì)議的組織、議程安排以及相關(guān)后勤服務(wù)，做好會(huì)議記錄；3. 會(huì)議總結(jié)：負(fù)責(zé)會(huì)議資料和文件的整理，并負(fù)責(zé)送達(dá)相關(guān)人員。（三）協(xié)調(diào)溝通：在以上會(huì)議的組織過(guò)程中，本部門(mén)應(yīng)積極協(xié)調(diào)各相關(guān)單位和人員，就會(huì)議議題、日程安排及配套服務(wù)等事項(xiàng)廣泛溝通；會(huì)后，本部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)監(jiān)督會(huì)議決議的落實(shí)、貫徹情況，并及時(shí)協(xié)助解決執(zhí)行中的新情況、新問(wèn)題，權(quán)限之外則及時(shí)上報(bào)決策單位。第十八條 計(jì)劃總結(jié)（一） 每年年底，各職能部門(mén)、事業(yè)部向本部門(mén)提交本部門(mén)的年度工作計(jì)劃和總結(jié)，本部門(mén)予以匯總分析和整理；（二） 本部門(mén)負(fù)責(zé)公司年度綜合工作計(jì)劃和工作總結(jié)的起草工作，本著實(shí)事求是的原則，與各職能部門(mén)、事業(yè)部進(jìn)行深入溝通和調(diào)研；（三） 年度工作報(bào)告和計(jì)劃經(jīng)本部門(mén)起草后，提交總經(jīng)理審批。第十九條 發(fā)展規(guī)劃的擬（修）訂根據(jù)公司董事會(huì)提出的發(fā)展規(guī)劃，由本部門(mén)牽頭，組織各部門(mén)進(jìn)行具體公司發(fā)展戰(zhàn)略的制定，各職能部門(mén)和事業(yè)部在行政辦公室統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)下，負(fù)責(zé)相關(guān)信息的提供、修改和討論、評(píng)議。相關(guān)意見(jiàn)形成文件后，提交公司執(zhí)行機(jī)構(gòu)審核，并報(bào)董事會(huì)批準(zhǔn)實(shí)施。第二十條 以下事務(wù)可由本部門(mén)自行處理決定：（一） 公共關(guān)系：代表公司處理各種外勤事務(wù)。（二） 綜合業(yè)務(wù)：負(fù)責(zé)總經(jīng)理交辦的其他綜合性事務(wù)。第五章 內(nèi)部管理程序第二十一條 綜合管理（一） 部門(mén)發(fā)展計(jì)劃制訂。根據(jù)公司安排，由本部門(mén)主任負(fù)責(zé)各部門(mén)發(fā)展計(jì)劃的制（修）訂，本部門(mén)進(jìn)行評(píng)議并提出相關(guān)意見(jiàn)，報(bào)總經(jīng)理審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施，相關(guān)材料由本部門(mén)備案。（二） 內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)設(shè)立。本部門(mén)主任提出內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整方案，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。（三） 內(nèi)部管理制度制訂。本部門(mén)主任提出相關(guān)方案，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施，相關(guān)材料由行政辦公室備案。（四） 部門(mén)工作總結(jié)。年度或季度工作總結(jié)均由本部門(mén)主任提交，經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行，并由本部門(mén)備案。第二十二條 人事管理（一） 部門(mén)定崗定編由本部門(mén)主任提出內(nèi)部編制計(jì)劃，報(bào)人力資源部審議、總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。（二） 員工任免考核對(duì)主管級(jí)以上管理人員的聘任、考核與異動(dòng)，由本部門(mén)主任提出方案，經(jīng)人力資源部審核后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。對(duì)主管級(jí)管理人員的聘任、考核與異動(dòng)，由本部門(mén)主任提出方案，報(bào)人力資源部核準(zhǔn)后執(zhí)行。對(duì)主管級(jí)以下管理人員的聘任、考核與異動(dòng)，由本部門(mén)主任自行決定。第二十三條 財(cái)務(wù)管理（一） 部門(mén)年度預(yù)算方案。每年年底，本部門(mén)主任提出下一年度的財(cái)務(wù)預(yù)算方案，經(jīng)財(cái)金資源部審核、報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施，并由財(cái)金資源部備案。（二） 部門(mén)固定資產(chǎn)購(gòu)置。本部門(mén)主任制訂相應(yīng)的固定資產(chǎn)購(gòu)置計(jì)劃，交財(cái)金資源部審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)實(shí)施。（三） 費(fèi)用借支管理。部門(mén)本部門(mén)主任的費(fèi)用借支、報(bào)銷(xiāo)，由其本人提出，交財(cái)金資源部進(jìn)行審核，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)。部門(mén)其他人員的費(fèi)用借支、報(bào)銷(xiāo)，由本部門(mén)主任審批后交財(cái)金資源部核準(zhǔn)并辦理。第六章 考核獎(jiǎng)懲第二十四條 按照公司的考核管理規(guī)程，本部門(mén)建立全方位、立體化的考核架構(gòu)，并與員工的薪酬結(jié)構(gòu)掛鉤。第二十五條 考核體系分為月度考勤、季度考評(píng)和年度考核等三大類(lèi)：（一） 月度考勤適用對(duì)象為公司所有員工，以規(guī)范公司規(guī)章制度遵守，強(qiáng)化基礎(chǔ)管理工作，培育良好的企業(yè)文化氛圍。（二） 季度考評(píng)按季度組織進(jìn)行，分為滿(mǎn)意度考評(píng)和季度工作計(jì)劃等兩個(gè)維度。季度考評(píng)滿(mǎn)意度測(cè)評(píng)適用于公司所有員工，并按照不同員工的職位職別進(jìn)行分別評(píng)價(jià)，以使對(duì)員工的評(píng)價(jià)更加全面、客觀和準(zhǔn)確，使工作過(guò)程中不能被量化、但對(duì)業(yè)績(jī)有直接驅(qū)動(dòng)作用的因素更加顯性化。（三） 年度考核是按年度進(jìn)行系統(tǒng)的業(yè)績(jī)考核，共劃分為財(cái)務(wù)指標(biāo)、運(yùn)營(yíng)指標(biāo)、滿(mǎn)意度指標(biāo)和組織指標(biāo)等四大類(lèi)。第二十六條 每年初，公司與本部門(mén)主任簽訂年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)責(zé)任書(shū)，該責(zé)任書(shū)具有內(nèi)部法律效力，年中進(jìn)行檢查，年末進(jìn)行考核（考核指標(biāo)見(jiàn)公司績(jī)效考核管理規(guī)程）。第二十七條 對(duì)各類(lèi)考核方式，按照不同的時(shí)間要求進(jìn)行操作：（一） 每月月初，本部門(mén)啟動(dòng)本月考勤工作，并于10日之前完成上月的考勤匯總。（二） 季度考評(píng)于次季度第一個(gè)月的15日之前完成。（三） 年度考核于次年的1月20日之前啟動(dòng)。每年中期，公司對(duì)業(yè)績(jī)執(zhí)行情況進(jìn)行工作檢查，主要是指導(dǎo)工作、督促落實(shí)