行政辦公室日常管理制度行政辦公室日常制度遵循公司一切管理制度。一、考勤制度1、請(qǐng)假必須填寫請(qǐng)假條，并請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。假期結(jié)束按時(shí)上班并要提前找辦公室主任銷假。如果假期結(jié)束還不能上班，必須按規(guī)定續(xù)假，否則視為曠工。2、不準(zhǔn)代替請(qǐng)假，特殊原因也必須電話請(qǐng)假，再請(qǐng)別人代填假條。3、必須在當(dāng)日班前會(huì)前請(qǐng)假，否則視為遲到。4、請(qǐng)假每個(gè)月不能超過(guò)3天（婚喪、分娩、大病等除外）。5、班前會(huì)和當(dāng)日總結(jié)會(huì)前簽到簽退，凡遲到早退半小時(shí)扣除半天考勤，遲到超過(guò)一小時(shí)，視為曠工。6、無(wú)故曠工1日內(nèi)由行政辦公室處理，停職反省寫出深刻檢查，1日以上者交公司處理。二、現(xiàn)場(chǎng)管理制度1、行政辦公室各分辦公室實(shí)行現(xiàn)場(chǎng)5S管理，保證辦公室清潔，物品擺放整齊有序。2、各辦公室的設(shè)備禁止外人操作，保證設(shè)備完好。3、行政辦公室人員著裝要雅致大方，舉止文明，禮貌待人，集體活動(dòng)時(shí)必須統(tǒng)一穿工作服，女員工把頭發(fā)盤起。4、在公司范圍內(nèi)行走不準(zhǔn)勾肩搭背，嚴(yán)禁串崗。5、辦公室電腦不準(zhǔn)用來(lái)上網(wǎng)玩游戲、聽音樂(lè)、聊天等，做與工作無(wú)關(guān)的事情。不準(zhǔn)圍成一團(tuán)、嬉戲、打鬧、閑聊。6、上班時(shí)間禁止吃東西。7、講話要文明，有禮貌。上門辦事的要熱情接待，接電話時(shí)必須說(shuō)“您好、再見”，杜絕“不知道、不清楚”等詞語(yǔ)。如有涉及公司機(jī)密，不可告知的內(nèi)容要委婉的拒絕。三、值班制度1、為進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范公司行政辦公室值班管理制度，結(jié)合實(shí)際情況，制定本規(guī)定：2、行政辦公室所屬行政科長(zhǎng)、宣傳科長(zhǎng)、檔案科長(zhǎng)及行政科人員。3、科長(zhǎng)全天候值班，每人一天輪流值班。4、行政科人員每天早7：30至晚21：00除正常工作時(shí)間外的其余時(shí)間。5、值班科長(zhǎng)負(fù)責(zé)主持辦公室班前會(huì)和班后會(huì)，落實(shí)辦公室當(dāng)日工作完成情況后向辦公室主任匯報(bào)，以便按計(jì)劃安排第二天工作。6、行政科值班人員必須堅(jiān)守辦公室，負(fù)責(zé)值班時(shí)段的電話接聽、客房和會(huì)議室安排、會(huì)議通知、領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的事務(wù)等。遇到突發(fā)事件和職責(zé)外事件要立即向辦公室主任報(bào)告。特別是緊急會(huì)議通知，必須立即通傳。7、行政科值班員下班后負(fù)責(zé)清理辦公室衛(wèi)生，走后關(guān)好門窗和樓道電燈。8、值班人員要做好值班記錄。9、值班人員要按照“值班表”編排輪流值班，需要調(diào)整時(shí)，提前向辦公室主任請(qǐng)示。10、值班人員實(shí)行交接班制度。四、例會(huì)制度1、每天召開班前會(huì)和班后會(huì)，每月召開一次工作總結(jié)會(huì)。2、班前會(huì)上午8：00召開，班后會(huì)下午5：50召開。每月總結(jié)月底下午召開。五、郵件收發(fā)管理制度1、為保障公司全體員工的個(gè)人信件、訂閱報(bào)刊能及時(shí)收到，根據(jù)需要，特制定本制度。2、辦公室內(nèi)勤每天負(fù)責(zé)收取分發(fā)信件、報(bào)刊，并對(duì)各類信件采用不同的收發(fā)辦法，并做好登記。3、屬于掛號(hào)信、包裹單、匯款單等由辦公室內(nèi)勤及時(shí)通知本人或家屬，收件人或其家屬直接到辦公室簽字領(lǐng)取。4、收件人委托工作人員代收的信件或特殊信件，如：國(guó)外或境外信件，破損信件等，工作人員要特殊收管，及時(shí)通知收件人或其家屬，并直接面交收件人。5、一般信件，要及時(shí)通知收件人領(lǐng)取。6、查無(wú)收件人的信件，要注明情況退回。7、凡是只寫明“山西通洲煤焦集團(tuán)收”的信件，由辦公室文書負(fù)責(zé)拆閱，視情況處理；寫明董事長(zhǎng)收的信件，由辦公室主任拆閱后視情況處理。8、凡收到信件、報(bào)刊須及時(shí)分發(fā)，不得積壓，造成信件延誤或遺失按有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。六、電視臺(tái)設(shè)備管理制度1、電視臺(tái)全部設(shè)備及器材均為公司資產(chǎn)。2、各類設(shè)備及器材均應(yīng)有專人保管，使用前須征得保管人的同意，遇有特殊情況，須經(jīng)電視臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可動(dòng)用。 3、保管人不得私自出借、互換或拆御設(shè)備。保管人對(duì)設(shè)備要定期清潔、養(yǎng)護(hù)、檢修并做好記錄，保證設(shè)備完好率。4、攝錄像系統(tǒng)、編輯系統(tǒng)、照相機(jī)、電視節(jié)目收轉(zhuǎn)系統(tǒng)等屬貴重設(shè)備，確定專人使用，其它人員不得擅自動(dòng)用設(shè)備。 5、使用設(shè)備應(yīng)嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，及時(shí)作好使用情況記錄，使用中發(fā)生異常情況或事故，應(yīng)立即停機(jī)、斷電并迅速報(bào)告，由辦公室指定專人查明原因，進(jìn)行處理，做好情況記錄，屬違章操作或人為事故，要追究當(dāng)事人責(zé)任，并按學(xué)校有關(guān)規(guī)定處理。 6、新到設(shè)備開機(jī)前必須熟讀說(shuō)明書，掌握使用方法和操作規(guī)程，否則不可使用，驗(yàn)收設(shè)備的技術(shù)人員有責(zé)任向使用人員介紹新設(shè)備的性能及使用方法。 7、私人不得借用電視臺(tái)的設(shè)備、儀器。七、有線電視管理制度1、閉路電視系統(tǒng)安裝維護(hù)工作實(shí)行統(tǒng)一管理，所有安裝維護(hù)及改造工作都需要事先與辦公室聯(lián)系并進(jìn)行登記。2、辦公室將在2日內(nèi)做安排，技術(shù)人員將進(jìn)行系統(tǒng)安裝維護(hù)。3、安裝維護(hù)完成后，將在5個(gè)工作日內(nèi)派人對(duì)安裝維護(hù)情況回訪。4、凡未經(jīng)辦公室許可私自進(jìn)行安裝維護(hù)工作，由此所產(chǎn)生的一切后果由當(dāng)事人負(fù)責(zé)，情節(jié)嚴(yán)重的上報(bào)相關(guān)部門追求責(zé)任。5、維護(hù)人員必須詳細(xì)記錄安裝時(shí)間、工作過(guò)程、所用材料。6、如遇特殊情況須立即進(jìn)行安裝維護(hù)工作的，則事后要補(bǔ)填安裝登記表。7、維護(hù)人員需熟悉閉路電視系統(tǒng)的工作原理、線路分布、連接。8、維護(hù)人員需隨時(shí)注意設(shè)備工作狀態(tài)，并做好運(yùn)行記錄。9、負(fù)責(zé)閉路電視系統(tǒng)為正常維護(hù)工作，認(rèn)真對(duì)待用戶反映的問(wèn)題。10、雷雨季節(jié)，強(qiáng)雷天氣需關(guān)閉系統(tǒng)所有電源，待雷雨過(guò)后重新啟動(dòng)設(shè)備。11、設(shè)備擺放科學(xué)、合理、整齊，做到防漏電、防雷擊，防靜電、方便操作使用，保證設(shè)備安全正常運(yùn)行。12、室內(nèi)設(shè)備每周維護(hù)檢查一次，使之經(jīng)常保持良好運(yùn)行狀態(tài)。13、對(duì)千線放大器和分支分配器每半年維護(hù)檢查一次，維護(hù)時(shí)間和設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)應(yīng)做詳細(xì)紀(jì)錄，如發(fā)生雷擊，電擊而導(dǎo)致設(shè)備損壞的，應(yīng)急時(shí)維修更換。14、臨時(shí)需要購(gòu)買的材料，急時(shí)向公司申請(qǐng)，領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可購(gòu)買。15、設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，應(yīng)及時(shí)排除，個(gè)人不能解決的應(yīng)急時(shí)向有關(guān)部門反映。進(jìn)行維修或更換。16、每年檢查一次設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)，不能使用的應(yīng)及時(shí)報(bào)廢，做好低質(zhì)易耗品登記。八、會(huì)議室管理制度1、會(huì)議室音響設(shè)備、器材等由行政辦公室宣傳科負(fù)責(zé)管理。2、會(huì)議室衛(wèi)生、供水、會(huì)標(biāo)等實(shí)際會(huì)務(wù)工作由行政科負(fù)責(zé)。 3、各個(gè)會(huì)議室的用電設(shè)備、音響設(shè)備安排專人管理，掌握會(huì)議室設(shè)備的操作要領(lǐng)，對(duì)近期會(huì)議安排心中有數(shù)。重要會(huì)議須提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，檢查落實(shí)會(huì)議室準(zhǔn)備情況。 4、音響設(shè)備管理人員應(yīng)熟練掌握會(huì)議室內(nèi)各種設(shè)備的使用操作方法，保持其經(jīng)常處于良好狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)故障及時(shí)報(bào)告處理。 5、會(huì)議室音響由專人管理，任何無(wú)關(guān)人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入，更不可隨意操作相關(guān)設(shè)備（包括投影議）。6、連接自帶設(shè)備（如IT、電臺(tái)錄音等），請(qǐng)?jiān)跁?huì)議室預(yù)定時(shí)向管理員提出相關(guān)要求，根據(jù)設(shè)備的兼容性、連接線接口是否匹配等情況，需提前30至60分鐘到場(chǎng)。7、會(huì)議結(jié)束后，辦公室應(yīng)安排人員做好衛(wèi)生清掃、關(guān)閉所有電器設(shè)備，關(guān)嚴(yán)窗，鎖好門。 8、會(huì)議室音響設(shè)備管理人員應(yīng)本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度去做好音響設(shè)備的日常維護(hù)和管理工作。每季度應(yīng)對(duì)音響設(shè)備進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，平時(shí)應(yīng)不定期做好日常檢查和維護(hù)工作，確保設(shè)備有較高的完好率。發(fā)現(xiàn)失竊，及時(shí)報(bào)案。9、音響設(shè)備使用前，應(yīng)檢查線路連接是否正確，電壓是否正常，確保設(shè)備用電安全。未經(jīng)管理人員同意，嚴(yán)禁私自改動(dòng)設(shè)備線路的連接。音響設(shè)備使用完畢后，要關(guān)閉音響，切斷電源，做到人走電斷。各音響設(shè)備和場(chǎng)地的保管單位應(yīng)由指定專人負(fù)責(zé)保管，所借音響設(shè)備場(chǎng)地的鑰匙應(yīng)由借用人或指定專人負(fù)責(zé)保管。10、新設(shè)備交付使用，要把說(shuō)明書、保修卡、供應(yīng)商、驗(yàn)收單等設(shè)備資料及時(shí)收集和保存，配合公司檔案管理部門做好建檔工作；對(duì)各套設(shè)備按場(chǎng)地分類，在保管人員變動(dòng)時(shí)，做好設(shè)備和檔案資料移交工作；年終對(duì)音響設(shè)備使用記錄進(jìn)行總結(jié)統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)結(jié)果存入設(shè)備管理檔案。九、郵件收發(fā)管理制度1、為保障公司全體員工的個(gè)人信件、訂閱報(bào)刊能及時(shí)收到，根據(jù)需要，特制定本制度。2、辦公室內(nèi)勤每天負(fù)責(zé)收取分發(fā)信件、報(bào)刊，并對(duì)各類信件采用不同的收發(fā)辦法，并做好登記。3、屬于掛號(hào)信、包裹單、匯款單等由辦公室內(nèi)勤及時(shí)通知本人或家屬，收件人或其家屬直接到辦公室簽字領(lǐng)取。4、收件人委托工作人員代收的信件或特殊信件，如：國(guó)外或境外信件，破損信件等，工作人員要特殊收管，及時(shí)通知收件人或其家屬，并直接面交收件人。5、一般信件，要及時(shí)通知收件人領(lǐng)取。6、查無(wú)收件人的信件，要注明情況退回。7、凡是只寫明“山西通洲煤焦集團(tuán)收”的信件，由辦公室文書負(fù)責(zé)拆閱，視情況處理；寫明董事長(zhǎng)收的信件，由辦公室主任拆閱后視情況處理。8、凡收到信件、報(bào)刊須及時(shí)分發(fā)，不得積壓，造成信件延誤或遺失按有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。公文管理規(guī)定第一條 為了規(guī)范公司各類公文的收發(fā)、審批、處理，特制定本制度。第二條 本規(guī)定適用于公司各部門。第三條 本公司公文，是傳達(dá)貫徹上級(jí)指示精神、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)或商洽工作的重要工具，由辦公室實(shí)行統(tǒng)一管理、科學(xué)管理、保密管理，真正做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。第四條公文管理在公司分管經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，由辦公室主任、秘書、文書和檔案管理員負(fù)責(zé)，對(duì)上級(jí)公文的接收、閱辦、整理、歸檔和公司內(nèi)部公文的起草、核對(duì)、簽發(fā)、歸檔進(jìn)行管理，相關(guān)部門要密切配合。第五條 上級(jí)來(lái)文、函件、傳真，均由辦公室文書登記編號(hào)，并附“公文閱辦卡”，由辦公室主任提出分送或擬辦意見，及時(shí)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱處理。第六條 對(duì)于急件、急電，或是無(wú)法及時(shí)請(qǐng)示辦公室主任批辦的特殊情況下，文秘可視情況直接送分管領(lǐng)導(dǎo)批示或交由相關(guān)部門處理，再另行匯報(bào)。第七條 機(jī)、絕密文件不得自行處理，要單獨(dú)造冊(cè)，安全存放。一般的函件，可由辦公室轉(zhuǎn)有關(guān)部門處理。第八條 業(yè)務(wù)往來(lái)的文件由辦公室主任和文書根據(jù)文件內(nèi)容要求經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示后，交有關(guān)部門處理。第九條 凡是寫給“通洲集團(tuán)公司”且沒有具體處室和姓名的函件一律由辦公室文書拆閱。寫明部門和姓名的直接轉(zhuǎn)給相關(guān)部門處理。第十條 要符合國(guó)家的方針、政策、法律、法規(guī)和上級(jí)的有關(guān)辦法等。如提出新的政策規(guī)定應(yīng)盡量與原來(lái)的有關(guān)政策銜接，并加以說(shuō)明。第十一條 情況要確實(shí)，觀點(diǎn)要明確，文字要簡(jiǎn)練，條理要清楚，層次要分明，篇幅要簡(jiǎn)短。第十二條 引用的公文要寫明標(biāo)題、發(fā)文機(jī)關(guān)、公文編號(hào)和發(fā)文時(shí)間。公文如有附件，則在正文后注明附件及其順序。第十三條 在使用簡(jiǎn)稱時(shí)，應(yīng)先用全稱，再加以說(shuō)明。字體要規(guī)范，年、月、日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等一般不要用簡(jiǎn)稱。約定俗成的可以用簡(jiǎn)稱。第十四條 注意數(shù)字的寫法，正式的文件中除文件編號(hào)、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)專用術(shù)語(yǔ)和百分比等必須用阿拉伯?dāng)?shù)字外，其他均用漢字書寫。第十五條 公文由辦公室秘書和文書根據(jù)相關(guān)會(huì)議或精神起草，由辦公室主任核稿，送主管副總審批，然后安排打印，辦公室蓋章、發(fā)送。分送要填寫文件收發(fā)登記表。第十六條 核稿的重點(diǎn)：看有無(wú)必要行文要素；是否符合國(guó)家的方針政策、法律法規(guī)；與本單位已發(fā)公文是否銜接、是否相互抵觸；所涉及的要求和措施是否明確，切實(shí)可行；行文關(guān)系和公文格式是否符合相關(guān)規(guī)定或是習(xí)慣；文字?jǐn)⑹鍪欠穹衔姆ㄟ壿嫞粯?biāo)點(diǎn)符號(hào)是否合適等。如發(fā)現(xiàn)不妥之處，必須進(jìn)行修改，屬于重要內(nèi)容或是原則性問(wèn)題，則應(yīng)退回起草部門修改。第十七條 專業(yè)性公文由相關(guān)部門起草，分管副總審批后按原程序進(jìn)行。第十八條 重大決策、規(guī)章制度、人事任免、機(jī)構(gòu)設(shè)置、以及其他重要公文，由董事長(zhǎng)簽發(fā)。一般性公文由分管副總簽發(fā)。第十九條 簽發(fā)的公文，不得做任何修改，如需要修改的需要重新送簽。公文發(fā)送的范圍、份數(shù)根據(jù)其內(nèi)容確定，需要的發(fā)夠，無(wú)關(guān)的不發(fā)。第二十條 每年總結(jié)完畢后，將一年來(lái)形成的文書，按相關(guān)檔案管理規(guī)定和要求整理、分類、組卷歸檔，并確定保存期限。第二十一條 重要的會(huì)議材料，包括通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等公司內(nèi)部發(fā)文；上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有關(guān)的決定、通知、指示、命令、條例、規(guī)定、批復(fù)等；公司對(duì)外的正式發(fā)文和與相關(guān)單位來(lái)往文書都在歸檔范圍。第二十二條 公司內(nèi)部的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；與有關(guān)單位簽訂的重要合同、協(xié)議、意向書等；公司內(nèi)部獎(jiǎng)懲、任免等文字材料；員工工資、福利等方面的材料；大事記，反映本公司重要活動(dòng)的簡(jiǎn)報(bào)，照片，其他資料；公開媒體上有關(guān)通洲的報(bào)道；通洲報(bào)；其他一些有價(jià)值的資料也都需要?dú)w檔管理。第二十三條 需要銷毀的公文，應(yīng)登記造冊(cè)，寫明發(fā)文單位或部門、標(biāo)題、文號(hào)、份數(shù)，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。第二十四條 各處室、各單位及各有關(guān)人員，對(duì)公文中涉及國(guó)家、政府或本公司應(yīng)保密的事項(xiàng)，必須嚴(yán)守機(jī)密不準(zhǔn)隨便向他人泄露。第二十五條 紅頭文件只適用于需遵照?qǐng)?zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命等。第二十六條 所有發(fā)文，文件原稿(經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字)審核稿件連同正本二份送辦公室存檔。有領(lǐng)導(dǎo)指示的，還應(yīng)附批復(fù)件。第二十七條 公司發(fā)文，一定要由辦公室統(tǒng)一編號(hào)：以公司名義對(duì)外發(fā)文，一律晉通焦（年)號(hào)；公司黨委發(fā)文，用晉通黨(年)號(hào)。檔案管理制度一、總則 1、為規(guī)范檔案管理工作，特制定本辦法。 二、公司檔案范圍 公司建檔范圍確立為： 1、公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料； 2、公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)理會(huì)形成的文件材料； 3、財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料； 4、經(jīng)營(yíng)管理方面的文件材料； 5、生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料； 6、產(chǎn)品生產(chǎn)、能夠消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料； 7、儀器、設(shè)備方面的文件材料； 8、基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料； 9、科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料； 10、教育培訓(xùn)方面的文件材料； 11、信息、情報(bào)方面的文件材料； 12、黨群（工、青、婦）組織方面的文件材料； 13、其他具有利用和保存價(jià)值的文件材料。 以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會(huì)議文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃和工作總結(jié)。公司檔案還包括聲像資料：1、照片檔案：新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說(shuō)明構(gòu)成； 2、影片檔案：原版底片、拷貝及文字說(shuō)明； 3、錄音檔案：唱片、錄音帶； 4、錄像檔案：政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣告活動(dòng)。 三、公司檔案管理體制 1、公司檔案工作，實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由行政辦公室檔案科負(fù)責(zé)主體檔案的管理，并對(duì)其他部門的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。2、根據(jù)有關(guān)檔案法規(guī)規(guī)定精神，各部門形成的文件材料原則上由本部門負(fù)責(zé)立卷和歸檔，并定期向公司檔案部門移交保管。 四、檔案管理工作(一)、檔案材料的收集： 1、建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限； 2、對(duì)遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全； 3、及時(shí)辦理完畢的文件上交回收，在次年檢查齊全后整理立卷歸檔。 (二)、檔案的歸檔、立卷與管理。 1、區(qū)分全宗，確定立檔單位。 2、分類。依據(jù)檔案來(lái)源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。 3、歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。 4、案卷排列。立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和卷內(nèi)目錄。 5、整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過(guò)窄應(yīng)加襯邊；材料過(guò)寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫標(biāo)題。 6、每年對(duì)檔案進(jìn)行一次清理： 1）、清除不必要保存的材料； 2）、對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。 (三)、檔案的保管： 1、防止檔案的損壞，延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全； 2、做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作。(四)、檔案的鑒定： 1、從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面鑒別檔案的價(jià)值。 2、確定各類檔案的保存期限表。其中財(cái)務(wù)檔案見財(cái)務(wù)檔案保存期限表。 公司檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。(五)、檔案的銷毀： 1、對(duì)已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊(cè)，該清冊(cè)永久保存； 2、辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)董事會(huì)或總經(jīng)理批準(zhǔn)，方能銷毀； 3、銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊(cè)上簽字。 (六)、檔案借閱、利用工作 1、凡需使用檔案者，均須填寫文件借閱單，依據(jù)借閱權(quán)限和檔案密級(jí)，經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能借閱 3、借閱期限不得超過(guò)三個(gè)星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4、借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。 5、外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。 五、附則 1、檔案部門積極采用電腦信息系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行管理，提高管理效率。 2、本辦法由行政辦公室解釋、補(bǔ)充，由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行。 接待管理制度為加強(qiáng)公司對(duì)外接待工作的管理，促進(jìn)對(duì)外接待工作規(guī)范化，本著“熱情禮貌、服務(wù)周到、厲行節(jié)約、對(duì)口接待，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一管理”的原則，制定本制度。一 接待范圍1、來(lái)訪接待。2、會(huì)議、培訓(xùn)和其他重大活動(dòng)。3、公務(wù)性接待。包括各級(jí)、上級(jí)部門來(lái)我公司檢查、調(diào)研、指導(dǎo)、聯(lián)系工作。二 接待程序堅(jiān)持先請(qǐng)示后接待原則：1、各部門向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告來(lái)客人數(shù)及事由；2、公司領(lǐng)導(dǎo)同意；3、辦公室核實(shí)后，按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)安排或配合有關(guān)部門接待。三 接待辦法1、對(duì)上級(jí)部門的領(lǐng)導(dǎo)接待，由公司領(lǐng)導(dǎo)參加；2、縣以上相關(guān)部門的主要負(fù)責(zé)人由公司領(lǐng)導(dǎo)接待，一般工作人員實(shí)行對(duì)等接待。四、接待標(biāo)準(zhǔn)及要求1、本公司接待人員由公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)情況確定，安排客飯。由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)作陪。2、凡臨時(shí)性接待或迎檢工作需要煙、水果等物品的，應(yīng)事先報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后由辦公室統(tǒng)一安排。3、就餐后原則上不安排與工作無(wú)關(guān)的其他活動(dòng)。4、確需超標(biāo)準(zhǔn)超范圍接待的，需經(jīng)請(qǐng)示公司領(lǐng)導(dǎo)同意后方可安排。5、因工作需安排住宿的，請(qǐng)示公司領(lǐng)導(dǎo)同意后，由辦公室具體負(fù)責(zé)安排客房。包括洗漱用具、床上用品、開水，茶葉等。 6、用餐原則上在公司機(jī)關(guān)食堂，由辦公室通知食堂做好接待工作。7、業(yè)務(wù)洽談需用會(huì)議室的，應(yīng)提前與辦公室聯(lián)系說(shuō)明，由辦公室負(fù)責(zé)安排。8、因工作接待需送禮品的，由公司領(lǐng)導(dǎo)安排，公司辦公室核實(shí)人數(shù)、按程序領(lǐng)取、發(fā)放。會(huì)議管理規(guī)定第一條 為加強(qiáng)公司現(xiàn)代化建設(shè)，加快發(fā)展步伐，保障信息溝通，有關(guān)指令、精神、部署的及時(shí)性，達(dá)到相互協(xié)調(diào)，政令暢通，特制定本規(guī)定。第二條 本規(guī)定適用于公司組織的各種會(huì)議。第三條 例會(huì)和公司領(lǐng)導(dǎo)決定召開的會(huì)議，如總經(jīng)理辦公會(huì)議、中層干部會(huì)議、全體職工大會(huì)等由辦公室組織安排。由公司名義通知公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加的專業(yè)會(huì)議，辦公室協(xié)同其他專門部門組織安排。第四條 辦公室在收到會(huì)議通知后，及時(shí)準(zhǔn)確地把會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主題通知與會(huì)人員。特殊情況及時(shí)請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。第五條 辦公室協(xié)同后勤等部門，做好會(huì)議室的會(huì)議準(zhǔn)備工作和會(huì)議接待工作。大型會(huì)議需要保衛(wèi)處協(xié)助做好會(huì)議安保工作。第六條 嚴(yán)格會(huì)議的組織性和紀(jì)律性，準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，不得中途離開。不得無(wú)故遲到，缺席。第七條 會(huì)議要聽取不同意見，與會(huì)者要嚴(yán)肅認(rèn)真對(duì)待會(huì)議議題，要議而有決，達(dá)到集中統(tǒng)一。特殊問(wèn)題、難點(diǎn)問(wèn)題可適當(dāng)擱置下次會(huì)議或會(huì)后商討解決。第八條 相關(guān)人員在收到會(huì)議通知后要嚴(yán)格認(rèn)真的準(zhǔn)備會(huì)議。第九條 開會(huì)期間，特別是有人發(fā)言時(shí)，應(yīng)把手機(jī)等通訊工具設(shè)置為靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)。第十條 會(huì)議由辦公室秘書記錄，要求字跡清晰，內(nèi)容完整，并妥善保存記錄本，定期歸檔備查。重要會(huì)議要制作音頻或視頻文件存檔備查。第十一條 總經(jīng)理辦公會(huì)議是公司最高的決策機(jī)構(gòu)。主要包括：公司年度、季度工作計(jì)劃和具體工作安排，重大決策、重大投資或項(xiàng)目、重要合同、規(guī)章制度、人事任免、機(jī)構(gòu)設(shè)置和變動(dòng)、員工福利待遇、安全、生產(chǎn)、供銷、財(cái)務(wù)等臨時(shí)出現(xiàn)重大問(wèn)題等。第十二條 總經(jīng)理辦公會(huì)議參加人員：董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、工會(huì)主席、辦公室主任，和會(huì)議特別要求參加的人員。會(huì)議由辦公室主任記錄。第十三條 總經(jīng)理辦公會(huì)議會(huì)后由辦公室整理會(huì)議內(nèi)容，視情況以文件的形式下發(fā)會(huì)議紀(jì)要，督促各相關(guān)單位執(zhí)行。第十四條 中層干部會(huì)議向下傳達(dá)上級(jí)有關(guān)文件、會(huì)議精神，安排落實(shí)執(zhí)行措施，向上反映日常經(jīng)營(yíng)情況、臨時(shí)出現(xiàn)問(wèn)題等，是公司日常運(yùn)作的紐帶機(jī)構(gòu)。第十五條 中高層干部會(huì)議由總經(jīng)理，或者常務(wù)副總經(jīng)理，或者相關(guān)副總經(jīng)理主持，公司中層以上干部參加，由辦公室秘書做會(huì)議記錄。第十六條 中層干部議會(huì)后視實(shí)際情況，需要形成文件下發(fā)的由辦公室整理，起草、印發(fā)，并負(fù)責(zé)檢查會(huì)議決定的落實(shí)情況及時(shí)上報(bào)相關(guān)負(fù)責(zé)人。印章管理規(guī)定第一條 為規(guī)范公司印章使用，以利于公司發(fā)展，特制定本制度。第二條 本規(guī)定適用于公司各部門。第三條 本規(guī)定所指印章是在公司發(fā)行或管理的文件以及憑證文書等與公司權(quán)利義務(wù)有關(guān)的文件上，需以公司名稱或有關(guān)部門名義證明其權(quán)威作用而使用的印章。主要是指印鑒：公司向主管機(jī)關(guān)登記的公司章、法人私章、合同章、財(cái)務(wù)專用章等具有法律效力的印章；部門章：刻有公司部門名稱的印章，不具備對(duì)外法律效力。第五條 公司印章的制定、改制與廢止經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)批準(zhǔn)后由辦公室發(fā)文頒布，同時(shí)，如有需要更換或廢止的印章應(yīng)由印章管理使用部門迅速將印章交還辦公室入檔。第六條 公司印章遺失、損毀、被盜的情況下，印章管理者應(yīng)迅速向辦公室遞交原因報(bào)告書，辦公室根據(jù)情況依本制度有關(guān)規(guī)定的手續(xù)予以處理。第七條 辦公室應(yīng)建立印章登記臺(tái)帳和影子。每個(gè)印章的起印、廢止、使用部門與管理者等詳細(xì)情況均應(yīng)登記入臺(tái)帳，并將此臺(tái)帳永久保存； 第八條 每次蓋章（公章）必須有主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，辦公室根據(jù)情況填寫印章使用登記表，每次用印必須都有登記，寫明文件名、使用時(shí)間、批準(zhǔn)人、經(jīng)辦人等。代理使用要在備注中說(shuō)明。董事長(zhǎng)的私章使用要經(jīng)本人同意方可用印，并在備注中特別注明。第九條 公司印章的使用原則上由印章管理人擔(dān)任。印章使用人必須嚴(yán)格控制用印范圍，并仔細(xì)核實(shí)印章使用是否獲準(zhǔn)。用印完畢應(yīng)將用印情況予以記錄。代理實(shí)施用印的人在用印后應(yīng)將用印依據(jù)或用印申請(qǐng)表交印章管理人審查，同時(shí)用印依據(jù)或用印申請(qǐng)表上應(yīng)有代理人簽字。第十條 公章主要用于上報(bào)或下發(fā)的文件、員工外出的介紹信、證明、信函等；各部門上報(bào)的月度、年度計(jì)劃、報(bào)表，財(cái)務(wù)處信貸業(yè)務(wù)相關(guān)資料等。第十一條 用印必須遵循正確的方法：公司印章應(yīng)蓋在文件正面；蓋印文件必要時(shí)應(yīng)蓋騎縫印；印章一般蓋于公司名稱、部門名稱的中部，并能騎年蓋月半遮日；蓋印除特殊規(guī)定之外，一律用朱紅印泥；部門文件份數(shù)較多，可蓋只須保留原件的份數(shù)，其他可采用復(fù)印方式。做到不漏蓋，不錯(cuò)蓋，濃淡均勻，清晰完整。小車管理制度第一條：為了適應(yīng)集團(tuán)公司小車管理改革的需要，制定本辦法。本辦法適用于集團(tuán)所屬各單位小車。第二條：車輛由行政辦公室統(tǒng)一管理。第三條：車輛出行實(shí)行派車制度，領(lǐng)導(dǎo)專用車由領(lǐng)導(dǎo)調(diào)派，其它車輛由行政辦公室統(tǒng)一調(diào)派。第四條：用車單位（人）填寫用車申請(qǐng)單要經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。分管副總不在公司，可以電話告知辦公室，隨后補(bǔ)辦。用車人要提前申請(qǐng)用車，每天8：20以前必需把申請(qǐng)單送到辦公室，8：30以后不在派車，特殊情況逐情處理。第五條：司機(jī)憑派車單出車。持蓋有派車專用章的派車單到公司門登記外出里程和時(shí)間，門衛(wèi)蓋章（出行章）后放行出差車輛。第六條：司機(jī)要如實(shí)填寫派車單車輛行使情況，詳細(xì)記錄。行駛途徑，加油、過(guò)路費(fèi)、停車費(fèi)等。第七條：車輛外出必須當(dāng)日返回公司。確因工作需要，路途遙遠(yuǎn)不能當(dāng)時(shí)返回，可酌情處理。但必須保證車輛安全，如因停放不慎造成車輛損壞或零件丟失，責(zé)任均由司機(jī)自負(fù)。第八條：車輛返回公司后，司機(jī)持派車單到公司門衛(wèi)登記返回時(shí)里程和時(shí)間，門衛(wèi)值班員簽字、蓋章（車輛返回章）確認(rèn)返回后把派車單交回辦公室。第九條：除出差外，其余時(shí)間車輛統(tǒng)一停放到所屬各公司院內(nèi)。第十條：車輛外出前必須辦理以上派車手續(xù)，不辦理或辦理不完整以上派車手續(xù)出車，本月結(jié)算時(shí)，其本次行駛里程在本月行駛里程中核減。第十一條：以車輛折舊租用形式抵頂車款的轉(zhuǎn)讓車輛，在車款未付清前，車輛登記證由集團(tuán)公司辦公室統(tǒng)一保管，還清車款時(shí)交車主。第十二條：隨車手續(xù)由司機(jī)保管，登記證、保單由辦公室保管。相關(guān)手續(xù)由辦公室負(fù)責(zé)辦理。發(fā)生事故由辦公室負(fù)責(zé)與保險(xiǎn)公司進(jìn)行理賠。第十三條：司機(jī)遵守交通法規(guī)和公司規(guī)章制度，服從調(diào)派，不得借故刁難不出車。第十四條：司機(jī)要堅(jiān)守崗位，隨時(shí)待命出車，需要請(qǐng)假應(yīng)提前申請(qǐng)，杜絕突發(fā)請(qǐng)假而不能出車延誤工作。第十五條：司機(jī)要愛護(hù)車輛，保持車輛清潔衛(wèi)生，要按期保養(yǎng)，保持車況良好。第十六條：嚴(yán)禁酒后駕車或讓他人駕車，更不準(zhǔn)讓無(wú)證人員駕駛車輛。第十七條：行車時(shí)，注意力要高度集中，不得接、打電話，要確保乘坐人員及車輛安全。第十八條：嚴(yán)格執(zhí)行車輛轉(zhuǎn)讓合同和車輛租用合同。車主及司機(jī)承擔(dān)安全風(fēng)險(xiǎn)及車輛相關(guān)的法律責(zé)任。第十九條：對(duì)出車情況進(jìn)行逐日登記，并認(rèn)真核對(duì)派車單填寫內(nèi)容是否準(zhǔn)確完整，以便考核時(shí)查對(duì)。第二十條：司機(jī)負(fù)責(zé)按期年審車輛。如有違章要及時(shí)處理，必須在三個(gè)月以內(nèi)處理完畢，隨后并要進(jìn)行查詢，是否注銷違章記錄，避免給以后車輛手續(xù)辦理造成麻煩。如不能按期處理，給予500元罰款的處罰。第二十一條：以車核定費(fèi)用周轉(zhuǎn)金，事前向財(cái)務(wù)處打借條預(yù)支，用于該車的費(fèi)用周轉(zhuǎn)。第二十二條：各車輛正常規(guī)定費(fèi)用在所屬公司報(bào)支。第二十三條：保險(xiǎn)費(fèi)、二保費(fèi)、運(yùn)管費(fèi)、過(guò)路費(fèi)為正常開支，由公司支付。油料消耗，維修保養(yǎng)及其它開支依照各車的車輛租用合同約定標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。第二十四條：車輛租用合同中第4 條1 款規(guī)定的部分租車費(fèi)為司機(jī)工資，由租車所屬公司財(cái)務(wù)處以車對(duì)司機(jī)逐月核發(fā)。第二十五條：考核按月進(jìn)行，每月20日截止核算，年終匯總結(jié)算。第二十六條：由集團(tuán)行政辦公室（留神峪公司辦公室）負(fù)責(zé)考核統(tǒng)計(jì)匯總，由財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)核準(zhǔn)結(jié)算。第二