第 1 頁 用友用友 U8 財務及供應鏈操作手冊財務及供應鏈操作手冊 一 一 總賬日常業務處理總賬日常業務處理 日常業務流程日常業務流程 填制憑證審核憑證憑證記賬 期間損益轉 賬憑證生成 月末結帳 總總帳帳 打開報表追加表頁錄入關鍵字計算表頁 報報表表 完成報表 作廢憑證直接記賬 1 進入用友企業應用平臺 進入用友企業應用平臺 雙擊桌面上的 在登錄界面 如設置有密碼 輸入密碼 沒有密碼就直接確定 2 填制憑證 填制憑證 進入系統之后打開總賬菜單下面的填制憑證 如下圖 第 2 頁 直接雙擊填制憑證 然后在彈出憑證框里點增加 制單日期可以根據業務情況直接修改 輸入附單據數數 可以不輸 憑證摘要 在后 面的 可以選擇常用摘要 選擇科目直接選擇 不知道可以選按 F2 或點擊后面的 如果科目為往來科目則要輸入往來單位名稱 可以直接選擇或在 供應商 客戶 處輸入往來單位名稱的任意一個名稱然后再點 將自動模糊過濾 如果往 來單位為新增加的單位則在選擇的框中點 編輯 第 3 頁 選中往來單位的分類 然后點增加 輸入往來單位的編號和簡稱 然后點保存 增加好之后退出返回單位列表 確定往來單位后確定或雙擊單位名稱 輸入借貸方金額 憑證完后如需繼續作按增加自動保存 按保存也可 再按增加 3 修改憑證 修改憑證 沒有審核的憑證直接在填制憑證上面直接修改 改完之后按保存 審核 記帳了憑證 不可以修改 如需修改必須先取消記帳 取消審核 4 作廢刪除憑證 作廢刪除憑證 只有沒有審核 記帳的憑證才可以刪除 在 填制憑證 第二個菜單 制單 下面有 一個 作廢 恢復 第 4 頁 先作廢 然后再到 制單 下面 整理憑證 這樣這張憑證才被徹底刪除 5 審核憑證審核憑證 雙擊憑證里的審核憑證菜單 需用具有審核權限而且不是制單人進入審核憑證才能審 核 制單單人不能審核自己做的憑證 第 5 頁 選擇月份 確定 再確定 直接點擊 審核 或在第二個 審核 菜單下的 成批審核 第 6 頁 6 取消審核取消審核 如上所述 在 成批審核 下面有一個 成批取消審核 只有沒有記帳的憑證才可以 取消審核 7 主管簽字主管簽字 同審核憑證操作一樣只是在選擇憑證菜單的時候為主管簽字 8 憑證記賬憑證記賬 所有審核過的憑證才可以記帳 未審核的憑證不能記賬 在 總帳 憑證 記賬 然后按照提示一步一步往下按 最后提示記帳完成 9 取消記帳取消記帳 在 總帳 期末 對帳 菜單按 Ctrl H 第 7 頁 系統會提示 恢復記帳前狀態已被激活 然后按 總帳 憑證 恢復記 帳前狀態 最后選 月初狀態 按確定 有密碼則輸入密碼 再確定 10 月末結轉收支 月末結轉收支 當本月所有的業務憑證全部做完 并且記賬后 我們就要進行當月的收支結余結轉 點 擊 月末轉賬 并選擇 自動結轉收支 第 8 頁 選擇要結轉的月份 然后單擊 全選 點擊確定后 點確定后 會自動做出一張結轉收支的憑證 這個憑證一定要保存 就會有 已生成 字樣 反之是沒有保存好 11 對結轉損益的憑證進行審核 記賬 對結轉損益的憑證進行審核 記賬 12 結帳 結帳 所有憑證記帳完成后 就可以結帳 在總帳 期末 月末結帳 然后按提示一步一步往下按 最后按 結帳 就完成了 13 取消結帳取消結帳 如果發現上月有錯誤需要取消結轉 在月末結帳狀態下按 Ctrl Shift F5 輸入密碼 第 9 頁 再確定即可取消 二 二 賬薄查詢賬薄查詢 1 總賬查詢總賬查詢 2 明細賬查詢明細賬查詢 第 10 頁 3 往來賬查詢往來賬查詢 應收往來明細查詢應收往來明細查詢 應付往來查詢應付往來查詢 第 11 頁 4 多欄賬查詢多欄賬查詢 5 余額表查詢余額表查詢 6 科目匯總表查詢科目匯總表查詢 第 12 頁 7 憑證查詢憑證查詢 三 三 財務報表財務報表 進入企業應用平臺 UFO 報表 在 文件 打開 選中所需作的報表 第 13 頁 在 編輯 追加 表頁 1 頁 按確定 選中新追加的表頁 在 數據 錄入 關鍵字 第 14 頁 要出幾月份的報表就輸入幾月份的日期 輸入后點確定 會提示你 是否表頁重算 選是 確定后報表將自動計算 報表打印后保存 然后再打開其他的報表 照上面的操作 第 15 頁 五 固定資產管理五 固定資產管理 5 1 系統概述系統概述 5 1 1 功能概述功能概述 用友 ERP U8 管理軟件固定資產管理系統主要完成企業固定資產日常業務的核算和管 理 生成固定資產卡片 按月反映固定資產的增加 減少 原值變化及其他變動 并輸出 相應的增減變動明細賬 按月自動計提折舊 生成折舊分配憑證 同時輸出一些同設備管 理相關的報表和賬簿 5 1 2 固定資產管理系統與其他系統的主要關系固定資產管理系統與其他系統的主要關系 固定資產管理系統中資產的增加 減少以及原值和累計折舊的調整 折舊計提都要將 有關數據通過記賬憑證的形式傳輸到總賬管理系統 同時通過對賬保持固定資產賬目與總 賬的平衡 并可以修改 刪除以及查詢憑證 固定資產管理系統為成本核算系統提供計提 折舊有關費用的數據 UFO 報表系統也可以通過相應的取數函數從固定資產管理系統中提 取分析數據 5 1 3 固定資產管理系統的業務處理流程固定資產管理系統的業務處理流程 固定資產管理系統的業務處理流程如圖 5 1 所示 圖 5 1 固定資產管理系統的業務處理流程 初始設置 資產變動 輸入期初固定資產卡片 期末處理 設置基礎信息 設置控制參數 日常處理 資產評估資產增減 生成憑證 賬表查詢 資產增減資產變動資產變動 第 16 頁 5 2 固定資產管理系統日常業務處理固定資產管理系統日常業務處理 5 2 1 初始設置初始設置 固定資產管理系統初始設置是根據用戶單位的具體情況 建立一個適合的固定資產子 賬套的過程 初始設置包括設置控制參數 設置基礎數據 輸入期初固定資產卡片 1 1 設置控制參數設置控制參數 控制參數包括約定與說明 啟用月份 折舊信息 編碼方式 以及財務接口等 這些 參數在初次啟動固定資產管理系統時設置 其他參數可以在 選項 中補充 2 2 設置基礎數據設置基礎數據 1 資產類別設置 固定資產的種類繁多 規格不一 要強化固定資產管理 及時準確做好固定資產核算 必須科學地設置固定資產的分類 為核算和統計管理提供依據 2 部門設置 在部門設置中 可對單位的各部門進行設置 以便確定資產的歸屬 在企業應用平臺 的基礎設置中的部門設置是共享的 3 部門對應折舊科目設置 對應折舊科目是指折舊費用的入賬科目 資產計提折舊后必須把折舊歸入成本或費用 根據不同企業的具體情況 有按部門歸集的 也有按類別歸集的 部門對應折舊科目的設 置就是給每個部門選擇一個折舊科目 這樣在輸入卡片時 該科目自動添入卡片中 不必 一個一個輸入 如果對某一上級部門設置了對應的折舊科目 下級部門繼承上級部門的設置 4 增減方式設置 增減方式包括增加方式和減少方式兩類 系統內置的增加方式有直接購買 投資者投 入 捐贈 盤盈 在建工程轉入 融資租入 5 種 系統內置的減少方式有出售 盤虧 投 資轉出 捐贈轉出 報廢 毀損 融資租出 7 種 用友軟件系統固定資產的增減方式可以 設置兩級 也可以根據需要自行增加 5 折舊方法設置 折舊方法設置是系統自動計算折舊的基礎 系統提供了常用的 5 種折舊方法 不提折 舊 工作量法 年數總和法 雙倍余額遞減法 平均年限法 一 和 二 并列出了它們的 折舊計算公式 這幾種方法是系統默認的折舊方法 只能選用 不能刪除和修改 另外可 能由于各種原因 這幾種方法不能滿足需要 系統提供了折舊方法的自定義功能 3 3 輸入期初固定資產卡片輸入期初固定資產卡片 固定資產卡片是固定資產核算和管理的基礎依據 為保持歷史資料的連續性 必須將 建賬日期以前的數據輸入到系統中 原始卡片的輸入不限制必須在第一個期間結賬前 任 何時候都可以輸入原始卡片 5 2 2 日常處理日常處理 日常處理主要包括資產增減 資產變動 資產評估 生成憑證和賬簿管理 1 1 資產增減資產增減 資產增加是指購進或通過其他方式增加企業資產 資產增加需要輸入一張新的固定資 產卡片 與固定資產期初輸入相對應 資產減少是指資產在使用過程中 會由于各種原因 如毀損 出售 盤虧等 退出企 業 此時要做資產減少處理 資產減少需輸入資產減少卡片并說明減少原因 第 17 頁 只有當賬套開始計提折舊后才可以使用資產減少功能 否則減少資產只有通過刪除卡 片來完成 對于誤減少的資產 可以使用系統提供的糾錯功能來恢復 只有當月減少的資產才可 以恢復 如果資產減少操作己制作憑證 必須刪除憑證后才能恢復 只要卡片未被刪除 就可以通過卡片管理中 已減少資產 來查看減少的資產 2 2 資產變動資產變動 資產的變動包括原值變動 部門轉移 使用狀況變動 使用年限調整 折舊方法調整 凈殘值 率 調整 工作總量調整 累計折舊調整 資產類別調整 變動單管理 其他項目 的修改 例如 名稱 編號 自定義項目等的變動等可直接在卡片上進行 資產變動要求輸入相應的 變動單 來記錄資產調整結果 1 原值變動 資產在使用過程中 其原值增減有 5 種情況 根據國家規定對固定資產重新估價 增 加補充設備或改良設備 將固定資產的一部分拆除 根據實際價值調整原來的暫估價值 發現原記錄固定資產價值有誤的 原值變動包括原值增加和原值減少兩部分 2 部門轉移 資產在使用過程中 因內部調配而發生的部門變動應及時處理 否則將影響部門的折 舊計算 3 資產使用狀況的調整 資產使用狀況分為在用 未使用 不需用 停用 封存 5 種 資產在使用過程中 可 能會因為某種原因 使得資產的使用狀況發生變化 這種變化會影響到設備折舊的計算 因此應及時調整 4 資產使用年限的調整 資產在使用過程中 資產的使用年限可能會由于資產的重估 大修等原因調整資產的 使用年限 進行使用年限調整的資產在調整的當月就按調整后的使用年限計提折舊 5 資產折舊方法的調整 一般來說 資產折舊方法一年之內很少改變 但如有特殊情況需調整改變的可以調整 5 變動單管理 變動單管理可以對系統制作的變動單進行查詢 修改 制單 刪除等處理 注意 用友 ERP U8 軟件固定資產管理系統中 本月錄入的卡片和本月增加的資產不允許進 行變動處理 只能在下月進行 3 3 資產評估資產評估 用友 ERP U8 管理系統提供對固定資產評估作業的管理 主要包括如下 1 將評估機構的評估數據手工錄入或定義公式錄入到系統 2 根據國家要求手工錄入評估結果或根據定義的評估公式生成評估結果 3 對評估單的管理 本系統資產評估功能提供可評估的資產內容包括原值 累計折舊 凈值 使用年限 工作總量 凈殘值率 4 4 資產盤點資產盤點 用友 ERP U8 管理系統提供對固定資產盤點的管理 主要包括如下 1 在卡片管理中打印輸出固定資產盤點單 2 在資產盤點中選擇按部門或按類別等對固定資產進行盤點 錄入盤點數據 與賬面 上記錄的盤點單進行核對 查核資產的完整性 3 對盤點單的管理 5 5 生成憑證生成憑證 固定資產管理系統和總賬管理系統之間存在著數據的自動傳輸 這種傳輸是由固定資 第 18 頁 產管理系統通過記賬憑證向總賬管理系統傳遞有關數據 例如 資產增加 減少 累計折 舊調整以及折舊分配等記賬憑證 制作記賬憑證可以采取 立即制單 或 批量制單 的 方法實現 5 5 賬簿管理賬簿管理 可以通過系統提供的賬表管理功能 及時掌握資產的統計 匯總和其他各方面的信息 賬表包括賬簿 折舊表 統計表 分析表 4 類 另外如果所提供的報表種類不能滿足需要 系統還提供了自定義報表功能 可以根據實際要求進行設置 1 賬簿 系統自動生成的賬簿有 單個 固定資產明細賬 部門 類別 明細賬 固定資產登記 簿 固定資產總賬 這些賬簿以不同方式 序時地反映了資產變化情況 在查詢過程中可 聯查某時期 部門 類別 明細及相應原始憑證 從而獲得所需財務信息 2 折舊表 系統提供了 4 種折舊表 部門 折舊計提匯總表 固定資產折舊計算明細表 固定資 產及累計折舊表 一 和 二 通過該類表可以了解并掌握本企業所有資產本期 本年乃至 某部門計提折舊及其明細情況 3 統計表 統計表是出于管理資產的需要 按管理目的統計的數據 系統提供了 7 種統計表 固 定資產原值一覽表 固定資產統計表 評估匯總表 評估變動表 盤盈盤虧報告表 逾齡 資產統計表 役齡資產統計表 4 分析表 分析表主要通過對固定資產的綜合分析 為管理者提供管理和決策依據 系統提供了 4 種分析表 價值結構分析表 固定資產使用狀況分析表 部門構成分析表 類別構成分析 表 管理者可以通過這些表了解本企業資產計提折舊的程度和剩余價值的大小 5 自定義報表 當系統提供的報表不能滿足企業要求時 用戶也可以自己定義報表 5 2 3 期末處理期末處理 固定資產管理系統的期末處理工作主要包括計提減值準備 計提折舊 對賬 月末結 賬等內容 1 1 計提減值準備計提減值準備 企業應當在期末或至少在每年年度終止 對固定資產逐項進行檢查 如果由于市價持 續下跌 或技術陳舊等原因導致其可回收金額低于賬面價值的 應當將可回收金額低于賬 面價值的差額作為固定資產減值準備 固定資產減值準備必須按單項資產計提 如已計提的固定資產價值又得以恢復 應在原計提的減值準備范圍內轉回 2 2 計提折舊計提折舊 自動計提折舊是固定資產管理系統的主要功能之一 可以根據錄入系統的資料 利用 系統提供的 折舊計提 功能 對各項資產每期計提一次折舊 并自動生成折舊分配表 然后制作記賬憑證 將本期的折舊費用自動登賬 當開始計提折舊時 系統將自動計提所有資產當期折舊額 并將當期的折舊額自動累 加到累計折舊項目中 計提工作完成后 需要進行折舊分配 形成折舊費用 系統除了自 動生成折舊清單外 同時還生成折舊分配表 從而完成本期折舊費用登賬工作 系統提供的折舊清單顯示了所有應計提折舊資產所計提的折舊數據額 折舊分配表是制作記賬憑證 把計提折舊額分配到有關成本和費用的依據 折舊分配 表有兩種類型 類別折舊分配表和部門折舊分配表 生成折舊分配表由 折舊匯總分配周 期 決定 因此 制作記賬憑證要在生成折舊分配表后進行 計提折舊遵循以下原則 第 19 頁 1 在一個期間內可以多次計提折舊 每次計提折舊后 只是將計提的折舊累加到月初 的累計折舊上 不會重復累計 2 若上次計提折舊已制單并傳遞到總賬管理系統 則必須刪除該憑證才能重新計提折 舊 3 計提折舊后 又對賬套進行了影響折舊計算或分配的操作 必須重新計提折舊 否 則系統不允許結賬 4 若自定義的折舊方法月折舊率或月折舊額出現負數 系統自動中止計提 5 資產的使用部門和資產折舊要匯總的部門可能不同 為了加強資產管理 使用部門 必須是明細部門 而折舊分配部門不一定要分配到明細部門 不同的單位處理可能不同 因此要在計提折舊后 分配折舊費用時做出選擇 3 3 對賬對賬 當初次啟動固定資產的參數設置 或選項中的參數設置選擇了 與賬務系統對賬 參 數 才可使用本系統的對賬功能 為保證固定資產管理系統的資產價值與總賬管理系統中固定資產科目的數值相等 可 隨時使用對賬功能對兩個系統進行審查 系統在執行月末結賬時自動對賬一次 并給出對 賬結果 4 4 月末結賬月末結賬 當固定資產管理系統完成了本月全部制單業務后 可以進行月末結賬 月末結賬每月 進行一次 結賬后當期數據不能修改 如有錯必須修改 可通過系統提供的的 恢復月末 結賬前狀態 功能反結賬 再進行相應修改 由于成本系統每月從本系統提取折舊費數據 因此一旦成本系統提取了某期的數據 則該期不能反結賬 本期不結賬 將不能處理下期的數據 結賬前一定要進行數據備份 否則數據一旦丟 失 將造成無法挽回的后果 六 應收六 應收 應付管理應付管理 二 操作流程 一 設置 1 基本科目設置 基本科目是您在核算應收款項時經常用到的科目 您可以在此處設置常用科目 系統 將依據制單規則在生成憑證時自動帶入 操作步驟 1 用鼠標點擊 設置 菜單條上的 初始設置 2 在左邊的屬性結構列表中點擊 設置科目 下的 基本科目設置 3 輸入有關的科目信息 第 20 頁 2 期初余額錄入 通過期初余額功能 用戶可將正式啟用賬套前的所有應收業務數據錄入到系統中 作為期 初建賬的數據 系統即可對其進行管理 這樣既保證了數據的連續性 又保證了數據的完 整性 當您初次使用本系統時 要將上期未處理完全的單據都錄入到本系統 以便于以后的處理 當您進入第二年度處理時 系統自動將上年度未處理完全的單據轉成為下一年度的期初余 額 在下一年度的第一個會計期間里 您可以進行期初余額的調整 在期初余額主界面 列出的是所有客戶 所有科目 所有合同結算單的期初余額 您可以 通過過濾功能 查看某個客戶 某份合同或者某個科目的期初余額 操作流程 1 錄入期初余額 包括未結算完的發票和應收單 預收款單據 未結算完的應收票據 以及未結算完畢的合同金額 這些期初數據必須是賬套啟用會計期間前的數據 2 期初余額錄入后 可與總賬系統對賬 3 在日常業務中 可對期初發票 應收單 預收款 票據進行后續的核銷 轉賬處理 4 在應收業務賬表中查詢期初數據 第 21 頁 3 在運行本系統前 您應在此設置運行所需要的賬套參數 以便系統根據您所設定的選項 進行相應的處理 操作步驟 1 用鼠標單擊菜單條上的 設置 項下的 選項 2 點擊 編輯 按鈕 進行選項的設置 您應分別單擊每個選項后邊的下拉框以選擇 您所需要的賬套參數的設置 3 選擇完各個賬套參數后 單擊 確認 按鈕 系統即保存您所選的操作 單擊 取 消 按鈕 系統即取消您所作的選擇 第 22 頁 二 應收單據處理 第 23 頁 1 應收單據錄入 單據錄入是本系統處理的起點 在與銷售系統合成交乏時 則銷售發票 及代墊費用產生的應收單據不在應收系統中錄入 由銷售系統傳遞 除此之外的與銷售產 品無直接關系的應收單在此錄入 操作流程 點擊 應收單據錄入 選擇單據類別 點擊 確定 按鈕 如需做沖紅單據 方向處 選擇 負向 操作流程 1 點擊 應收單據錄入 選擇單據類別 點擊 增加 按鈕 則可新增應收單據 2 依照欄目說明 輸入各個項目 輸入后 點擊 保存 按鈕將其保存 3 用戶可點擊 審核 按鈕 對當前單據進行審核 若錄入的單據錯誤 則點擊 棄 審 按鈕進行棄審 并點擊 修改 按鈕進行修改 也可點擊 刪除 按鈕進行 刪除 4 審核完成后 系統提示您是否制單 您可選擇立即制單 也可選擇在制單處理中統 一進行制單 選擇立即制單 則系統彈出憑證卡片 您可進行修改并保存 5 應收單據錄入 中上下翻頁查找的單據為本系統錄入的應收單 發票 包括已審 核 未審核單據 已作過后續處理如核銷 轉賬 匯兌損益 壞賬處理的單據則需 要到 單據查詢 中進行查詢 第 24 頁 2 應收單據的審核 本節點主要提供用戶批量審核 系統提供用戶手工審核 自動批審核的功能 在 應 收單據審核 界面中顯示的單據可包括所有已審核 未審核的應收單據 包括從銷售管理 系統傳入的單據 作過后續處理如核銷 制單 轉賬等處理的單據在 應收單據審核 中 不能顯示 對這些單據的查詢 您可在 單據查詢 中進行 在應收單據審核列表界面 用戶也可在此進行應收單的增加 修改 刪除等操作 如 果需審核的是現結的業務 則需要在 包括已現結發票 處打 進行標注 第 25 頁 3 合同結算單審核 本功能主要提供用戶對合同結算單的手工批量審核 系統提供用戶手工審核 自動批審 核的功能 在 合同結算單審核 界面中顯示的單據為應收系統啟用后從合同系統傳入的 已審核 未審核的合同結算單 作過后續處理如核銷 制單 轉賬等處理的單據在 合同 結算單審核 中不能顯示 只有在合同管理系統啟用的情況下本功能菜單才會顯示 操作方法 單擊 全選 選擇 審核 按鈕 第 26 頁 三 收款單處理 1 收款單錄入與核銷 收到國外結匯水單后按實際兌換為人民幣金額錄入收款單 完畢進 行 審核 生成收款憑證 點擊 核銷 選擇異幣種 如圖 1 如圖 2 第 27 頁 出現提示 是否制單 可以點擊是 即對本票業務生成憑證 選擇否 可以在后面 的 制單處理 成批制單 如圖 2 第 28 頁 進入以下界面選擇核銷條件后 點擊 確定 如圖 3 進入如下界面后先選擇 分攤 在本次折扣中錄入 國外 國內 扣費合計金額后點 擊 保存 按鈕 如圖 4 第 29 頁 選擇 核銷 制單處理 如圖 5 選擇憑證類別 轉帳憑證 選擇單據 制單 生成核銷憑證 如圖 6 第 30 頁 2 收款單的審核 主要完成收付款單的自動審核 批量審核功能 在 收款單據審核 界面中顯示的單據 包括全部已審核 未審核的收款單據 作余額 0 的單據在 收款單據審核 中不能顯示 對這些單據的查詢 您可在 單據查詢 中進行 在收款單據審核列表界面 用戶也可在此進行收款單 付款單的增加 修改 刪除等 操作 第 31 頁 第 32 頁 三 核銷處理 目前現在做收款單異幣核銷時已經進行核銷處理 四 轉賬處理 指將一家客戶的應收款轉到另一家客戶中 通過應收沖應收功能將應收賬款在客商之間進 行轉入 轉出 實現應收業務的調整 解決應收款業務在不同客商間入錯戶或合并戶問題 操作步驟 1 單擊 日常處理 菜單項下 轉賬處理 中的 應收沖應收 2 在貨款 其他應收款 預收款和合同結算單復選框中選擇您需要處理的單據 3 輸入轉出戶 轉入戶 幣種等過濾條件 單擊 過濾 按鈕 系統會將該轉出戶所 有滿足條件的單據全部列出 可手工輸入并賬金額 金額大于 0 小于等于余額 雙 擊本行系統將余額自動填充為并賬金額 4 輸入完有關信息后 按 確認 按鈕 系統會自動地進行轉出 轉入處理 按 取 消 按鈕 系統將會取消上述操作 注意 每一筆應收款的轉賬金額不能大于其金額 每次只能選擇一個轉入單位 應用技巧 使用 全選 按鈕將當前滿足條件的所有單據的金額全部寫入并賬金額一欄 使用 全消 按鈕將轉賬金額一欄清空 第 33 頁 第 34 頁 五 匯兌損益 您可以在此計算外幣單據的匯兌損益并對其進行相應的處理 在使用本功能之前 您應首 先在系統選項中選擇匯兌損益方式 系統為您提供兩種匯兌損益的處理方法 您可以根 據自己的需要作出選擇 操作流程 1 如果企業有外幣往來 則首先在系統選項中選擇匯兌損益的方式 月末計算或單據 結清時計算 2 發生一筆外幣往來 可以根據用戶自己的選擇來完成匯兌損益的處理 如可以完成 根據科目 幣種分別進行匯兌損益處理 而且不管根據哪種方式進行損益處理 均 可以按幣種 客戶 單據查詢相應的匯兌損益信息 3 進行匯兌損益處理后 若需要恢復處理前狀態 用戶可以在取消操作中可以按單據 取消其匯兌損益處理 4 用戶可以通過 過濾 按鈕 查詢需要進行匯兌損益處理的單據或客戶 第 35 頁 第 36 頁 六 制單處理 制單即生成憑證 并將憑證傳遞至總賬記賬 系統在各個業務處理的過程中都提供了 實時制單的功能 除此之外 系統提供了一個統一制單的平臺 您可以在此快速 成批生 成憑證 并可依據規則進行合并制單等處理 以下將介紹其詳細內容 操作步驟 1 用鼠標選擇 日常處理 菜單項下的 制單處理 項 進入制單查詢界面 2 用鼠標單擊左邊選擇 制單類型 3 輸入完查詢條件 單擊 制單類型包括發票制單 出口發票制單 應收單制單 合 同結算單制單 收付款單制單 核銷制單 票據處理制單 并賬制單 現結制單 壞賬處理制單 轉賬制單 匯兌損益制單 您可根據自己的實際需要選取需要制單 的類型 確認 系統會將符合條件的所有未制單已經記賬的單據全部列出 4 輸入制單日期 并在 憑證類別 欄目處 用下拉框為每一個制單類型設置一個默 認的憑證類別 可以在憑證中修改該類別 5 您可以在選中一條記錄 然后點擊 單據 按鈕 即可顯示該條記錄所對應的單據 卡片形式 若該條記錄所對應的單據有多條 則先顯示這些單據記錄的列表形式 然后可以雙擊打開成卡片形式 6 選擇 顯示隱藏記錄 選項 即只顯示處于隱藏狀態的紀錄 選擇 顯示未隱藏記 錄 選項 則只顯示處于未隱藏狀態的紀錄 7 若您希望在生成憑證的過程中系統自動形成憑證的摘要內容 您可以點擊 摘要 按鈕 詳細請看憑證摘要設置 第 37 頁 8 若您希望對當前有選擇標記的制單記錄打上隱藏標記 您可以點擊 標記 按鈕 9 若您希望根據當前查詢條件 自動將那些制單時合并分錄后會導致憑證為空的記錄 打上隱藏標記 則點擊 自動 按鈕 10 若您希望取消制單記錄的隱藏 您可以點擊 取消 按鈕 11 選擇要進行制單的單據 在 選擇標志 一欄雙擊 系統會在你雙擊的欄目給出一 個序號 表明要將該單據制單 您可以修改系統所給出的序號 例如 系統給出的 序號為 1 您可以改為 2 相同序號的記錄會制成一張憑證 您也可點擊 合并 按 鈕 進行合并制單 9 選擇完所有的條件后 點擊 制單 按鈕 進入憑證界面 在憑證界面操作如下 操作完畢 用鼠標單擊 保存 按鈕 可以將當前憑證傳遞到總賬系統 提示 本系統的控制科目可在其他系統進行制單 在其他系統制單則會造成應收款管理系 統與總賬系統對賬不平 在本系統制單時 若要使用存貨核算系統的控制科目 則需要在總賬系統選項中選 擇可以使用存貨核算系統控制科目選項 制單日期系統默認為當前業務日期 制單日期應大于等于所選的單據的最大日期 但小于當前業務日期 如果您同時使用了總賬系統 您所輸入的制單日期應該滿足總賬制單日期序時要求 即大于同月同憑證類別的日期 一張原始單據制單后 將不能再次制單 如果您在退出憑證界面時 還有未生成的憑證 則系統會提示您是否放棄對這些憑 證的操作 如果您選擇是 則系統會取消本此對這些業務的制單操作 第 38 頁 第 39 頁 七 單據查詢 1 查詢 刪除 沖銷憑證的處理 您可以通過憑證查詢來查看 修改 刪除 沖銷應付賬款系統傳到賬務系統中的憑證 操作步驟 1 用鼠標點擊 單據查詢 選擇 憑證查詢 2 輸入完條件后 點擊 確認 按鈕 查詢結果按所選的月份列示 3 在查詢結果界面 您可對其進行相關操作 提醒 如果您要對一張憑證進行刪除操作 該憑證的憑證日期不能在本系統的已結賬月內 例如 本系統生成一張 2 月 27 日的憑證后 2 月份執行了月末結賬 那么在查詢該 張憑證時 就不能刪除該張憑證 一張憑證被刪除后 它所對應的原始單據及操作可以重新制單 例如 一張發票所 生成的憑證被刪除后 可以重新對發票生成憑證 只有未審核 未經出納簽字 未主管簽字的憑證才能修改 刪除 對于進行修改 刪除或沖銷操作的憑證 對于其是否具有總賬系統增加的即時核銷 狀態進行判斷 如果總賬系統沒有對憑證即時核銷 該憑證支持修改 刪除和沖銷 操作 如果總賬系統對憑證增加了即時核銷狀態 則該憑證不支持修改 刪除和沖 銷操作 第 40 頁 刪除憑證 4 月 轉 37 號憑證 將鼠標放在需刪除的憑證處 單擊 刪除 按鈕 單擊 是 憑證即刪除 沖銷憑證 2 月 轉 25 號憑證 將鼠標放在需沖銷的憑證記錄處 單擊 沖銷 按鈕 第 41 頁 出現提示 第 42 頁 八 賬表管理 1 業務明細帳查詢 第 43 頁 九 其他操作 點擊 取消操作 選擇客戶后單擊 確定 在要取消操作的單據記錄選擇 選擇標志 空白處 單擊 OK 第 44 頁 十 月末結帳 1 月末結賬 如果您已經確認本月的各項處理已經結束 您可以選擇執行月末結賬功能 當您執行了月 末結賬功能后 該月將不能再進行任何處理 操作步驟 1 用鼠標單擊 其他處理 期末處理 月末結賬 2 選擇結賬月份 雙擊結賬標志一欄 標志選擇該月進行結賬 提醒 如果您這個月的前一個月沒有結賬 則本月不能結賬 您一次只能選擇一個月進行結賬 3 單擊 下一步 按鈕 系統將月末結賬的檢查結果列示 您可以點擊其中任意一項 以檢查其詳細信息 點擊 取消 按鈕 取消此次操作 4 點擊 確認 按鈕 執行結賬功能 第 45 頁 3 取消結賬 本功能幫助您取消最近月份的結賬狀態 操作步驟 1 在菜單條上 其他處理 期末處理 取消月結 2 選擇需要取消結賬月份 雙擊結賬標志一欄 點擊 確認 按鈕 系統執行取消結 賬功能 第 46 頁 七 采購管理七 采購管理 1 填制采購訂單填制采購訂單 步驟 業務工作 供應鏈 采購管理 采購訂貨 采購訂單 第 47 頁 操作說明 點擊增加錄入訂單日期 采購類型 供應商 請購部門以及稅率 幣種 匯率等信息 然后在表 體錄入采購的貨物 數量及單價金額點保存 2 采購退貨單采購退貨單 步驟 業務工作 供應鏈 采購管理 采購到貨 采購退貨單 第 48 頁 單擊菜單欄中的 增加 再點擊 生單 選取 拷貝采購訂單 如圖 3 8 出現 過濾條件窗口 在圖中輸入到貨條件 點擊 過濾 確定后 自動生成到貨單 單擊 保存 3 填制采購發票填制采購發票 步驟 業務工作 供應鏈 采購管理 采購發票 專用采購發票 第 49 頁 業務工作 供應鏈 采購管理 采購發票 普通采購發票 第 50 頁 單擊增加按鈕 在菜單欄處單擊 生單 按扭 選擇拷貝采購入庫單 所拷貝的采購入庫單必須是所拷貝的采購入庫單必須是 審核過的 審核過的 在過濾的窗口中輸入過濾條件單擊過濾按鈕 此時出現生單選單列表 如圖 3 14 所示 雙 擊選擇列中的按鈕選擇需要的存貨 然后單擊確定按鈕 此時數據會引入到表體中 完成后單擊保存按 鈕 選擇單據后點擊確定即可完成生單 4 采購結算采購結算 手工結算 結算前必須核對系統中的采購入庫單以及紙制采購入庫單是否已經過庫管員審核 a 在采購管理模塊下 采購結算結點 點手工結算 出現圖 8 5 點選單 出現圖 8 6 第 51 頁 圖 8 5 圖 8 6 b 點過濾 發票選單過濾 出現過濾條件窗口 輸入要選擇的內容 點過濾 出現發票列表 c 點過濾 入庫單選單過濾 出現過濾條件窗口 輸入要選擇的內容 點過濾 出現入庫單列表 如 圖 8 11 第 52 頁 圖 8 11 d 在選擇欄選擇要結算的發票 e 點匹配 按發票列表匹配 出現可匹配的發票的入庫單條數 點確定 再點確定 出現圖 8 12 點 結算 供應商檔案維護供應商檔案維護 步驟 設置 基礎檔案 客商信息 供應商檔案 第 53 頁 增加 單擊增加按鈕 會出現如圖 3 16 所示的窗口 供應商編碼 供應商簡稱 所屬分類碼為必填 項目 完成后單擊保存按鈕 單擊退出按鈕退出增加供應商檔案 第 54 頁 圖 3 16 修改 選中需要修改的供應商 單擊修改按鈕 修改完成后單擊保存按鈕 單擊退出按鈕退出修改供 應商檔案 刪除 選中需要刪除的供應商 單擊刪除按鈕 刪除完成后單擊保存按鈕 單擊退出按鈕退出刪除供 應商檔案 說明 在增加新的供應商檔案時 請按照供應商名稱關鍵字查詢 若要增加的供應商檔案已有 則不必 再增加 防止 ERP 系統中出現供應商檔案重復 第 55 頁 八 銷售管理八 銷售管理 業務流程業務流程 銷售業務流程 存貨核算應收款管理庫存管理銷售管理 總賬 銷售定單 銷售發貨單 銷售發票 銷售出庫單 應收單 收款單 應收單和收款單 核銷 應收憑證 收款憑證 銷售成本結轉憑證 出庫單據記賬 產成品成本分配 入庫單據記賬 出庫成本結轉 普通銷售業務的操作步驟 普通銷售業務的操作步驟 1 依次點擊 業務 供應鏈 銷售管理 銷售發貨 發貨單 出現如下界面 第 56 頁 2 增加新發貨單步驟增加新發貨單步驟 A 單擊表頭 增加 按扭 按實際業務發生情況把表頭表體補充完整 見下圖 C 財務管理部應收管理崗根據貨款到賬情況 審核 后 此發貨單生效 第 57 頁 3 銷售發票的生成步驟 銷售發票的生成步驟 A 依次點擊 銷售管理 銷售開票 銷售專用發票 出現如下界面 第 58 頁 B 單擊銷售專用發票表頭 增加 按扭 出現如下圖所示過濾窗口 第 59 頁 C 填寫完過濾條件后 點 過濾 彈出 選擇發貨單 對話框 在選擇列下方雙擊所要開票的發貨單 出現 Y 為選中 如下圖所示 第 60 頁 D 點 OK 確定 后生成對應發票 需手工填制發票號 與真實發票號相同 如下圖所示 E 確認內容準確無誤后 點擊表頭保存 然后復核 此發票才能結算 第 61 頁 第 62 頁 8 28 2 銷售退貨業務 銷售退貨業務 1 退貨單生成步驟 A 依次點擊 銷售管理 銷售發貨 退貨單 B 單擊表頭 增加 選項 出現發貨單過濾窗口 如下圖 第 63 頁 C 填寫完過濾條件后 點 過濾 出現如下圖所示參照窗口 選擇要參照的發貨單 D 點 OK 確定 后生成對應退貨單 如下圖所示 第 64 頁 E 確認準確無誤后 點擊保存并審核 第 65 頁 九 庫存管理九 庫存管理 1 填制采購入庫單填制采購入庫單 1 步驟 業務工作 供應鏈 庫存管理 入庫業務 采購入庫單 如圖 4 1 示 增加 參照采購訂單生成 單擊生單按鈕 在頁框標題采購訂單和采購到貨單之間選擇采購訂單 會出現 如圖 4 2 所示過濾條件 在如圖 4 3 所示的窗口中設置過濾條件 單擊過濾按鈕 會出現如圖 4 3 所示 的窗口 單擊表體選擇列中的按鈕并選擇入庫倉庫后單擊確定按鈕 此時數據會引入到表體中 第 66 頁 圖 4 1 圖 4 2 第 67 頁 選擇完要生單的單據后 點擊表頭的確定完成生單 修改 單擊修改按鈕 修改相關內容 完成后單擊保存按鈕 已經生成下游單據的采購入庫單不能修 改 已經審核的采購入庫單也不能修改 要修改必須先棄審 刪除 單擊刪除按鈕 已經生成下游單據的采購入庫單不能刪除 已經審核的采購入庫單也不能刪除 要刪除必須先棄審 2 操作員 庫管員 3 操作權限 增加 庫管員 修改 庫管員 刪除 庫管員 審核 庫管員 棄審 庫管員 4 特殊情況處理 貨物到貨已經辦理到貨單 此時發現有質量問題 由采購員辦理到貨退回單 此外 凡是辦理過采 購發票需要退回時需要辦理紅字采購發票 貨物到貨已經辦理到貨單 庫管員已按照到貨單全部辦理采購入庫單 此時發現有質量問題 由采 購員辦理到貨退回單 再由庫管員辦理紅字采購入庫單 此外 凡是辦理過采購發票需要退回時需 要辦理紅字采購發票 貨物已辦理出庫手續 車間發現有質量問題 應當由保管員辦理紅字材料出庫單 由采購員辦理到 貨退回單 由庫管員參照該到貨退回單辦理紅字采購入庫單 此外 凡是辦理過采購發票需要退回 時需要辦理紅字采購發票 2 填制領料申請 填制領料申請單單 1 概述 由車間材料員或部室計劃員填制領料申請單 經理確認后審核 領料申請單操作步驟 2 步驟 業務工作 供應鏈 庫存管理 領料申請 第 68 頁 圖 4 6 第 69 頁 圖 4 8 增加 單擊增加按鈕 填寫表頭中的內容 領料部門 計劃大綱批號 出庫類別為必填項目 在表體的存 貨編碼編輯框中輸入存貨編碼 或者輸入存貨名稱的關鍵字然后單擊旁邊的放大鏡按鈕或者按下鍵盤 F2 鍵 在列表中選擇需要的存貨 單擊返回按鈕 輸入請領數量 實發數量 用途大類編碼 用途編碼等 必須根據財務要求輸入正確 否則會導致成本歸集錯誤 完成后單擊保存按鈕 修改 單擊修改按鈕 修改相關內容 完成后單擊保存按鈕 已經審核的材料出庫單不能修改 要修改必須先 棄審 刪除 單擊刪除按鈕 已經審核的材料出庫單不能刪除 要刪除必須先棄審 如圖 4 7 如圖 4 8 3 填制和審核材料出庫單填制和審核材料出庫單 1 步驟 業務工作 供應鏈 庫存管理 出庫業務 材料出庫單 庫管員根據領料申請單生成 材料出庫單 庫管員確認無誤后 點擊 審核 如圖 4 10 第 70 頁 圖 4 10 4 4 填制和審核銷售出庫單填制和審核銷售出庫單 1 概述 庫管員參照銷售等業務部門填制的發貨單生成銷售出庫單 確認無誤后 點擊 審核 如有退貨 時 銷售部門填制退貨單 庫管員根據退貨單生成紅字銷售出庫單 如圖 4 12 4 13 所示 2 步驟 業務工作 供應鏈 庫存管理 出庫業務 銷售出庫單 直接點擊生單 出現銷售生單和銷售生單 批量 若一次只生成一張出庫單可以用銷售生單 若 一次生成多張出庫單或者一次發貨分批出庫請選擇 銷售生單 批量 如圖 4 12 從過慮界面中選擇要參照的發貨單 根據實際出庫數量填寫本次出庫數量 無誤后點 OK 確認 如圖 4 13 庫管員確認出庫單據無誤后點 審核 如圖 4 14 圖 4 12 第 71 頁 圖 4 13 第 72 頁 圖 4 14 3 注意事項 倉庫 根據實際出庫倉庫選擇 出庫類別 根據實際出庫類別選擇填寫銷售出庫 鋁液折固出庫 廢舊物資出庫等 客戶 從發貨單上直接傳遞過來 銷售部門 鋁錠銷售的部門請按照一廠鋁錠按一廠二車間選擇 二廠鋁錠按二廠二車間選擇 其他 物資銷售按實際銷售部門填寫 5 填制和審核調撥單及其他出庫單 其他入庫單 填制和審核調撥單及其他出庫單 其他入庫單 銷售部門填制調撥單 經理確認后點擊 審核 系統同時生成一張其他出庫單和一張其他入庫單 銷 售操作員審核其他入庫單 對應出庫的倉庫保管員審核其他出庫單 如圖 4 15 4 16 4 17 4 18 4 19 4 20 所示 圖 4 15 圖 4 16 圖 4 17 第 73 頁 圖 4 18 第 74 頁 圖 4 19 圖 4 20 6 6 產成品入庫業務流程 產成品入庫業務流程 6 16 1 概述 概述 由產成品庫管員填制產成品入庫單 再由庫管員確認后審核 如圖 6 1 所示 第 75 頁 圖 6 1 6 26 2 操作步驟 操作步驟 業務工作 供應鏈 庫存管理 入庫業務 產成品入庫單 增加 單擊增加按鈕 填寫表頭中的內容 倉庫 部門 入庫類別為必填項目 在表體的存貨編碼編輯框 中輸入存貨編碼 或者輸入存貨名稱的關鍵字然后單擊旁邊的放大鏡按鈕或者按下鍵盤 F2 鍵 在列表 中選擇需要的存貨 單擊返回按鈕 輸入實收數量 完成后單擊保存按鈕 修改 單擊修改按鈕 修改相關內容 完成后單擊保存按鈕 已經審核的產成品入庫單不能修改 要 修改必須先棄審 刪除 單擊刪除按鈕 已經審核的產成品入庫單不能刪除 要刪除必須先棄審 盤點單 盤點單是用來進行倉庫存貨的實物數量和賬面數量核對工作的單據 用戶可使用空盤點單進行實盤 然 后將實盤數量錄入系統 與賬面數量進行比較 第 76 頁 菜單路徑 庫存管理 盤點業務 單據列表 盤點單列表 1 進入盤點單界面 2 按 增加 系統增加一張空白盤點單 3 選擇盤點類型 普通倉庫盤點或倒沖倉庫盤點 錄入盤點表頭欄目 指定盤點倉庫 4 可直接錄入要盤點的存貨 也可按 盤庫 選擇 批量增加存貨 系統將自動帶出對應存貨不 同自由項 批次的賬面數量 賬面件數 賬面金額等 5 按 保存 保存盤點單 6 將盤點表打印出來 到倉庫中進行實物盤點 7 實物盤點后 打開盤點單 按 修改 按鈕 8 輸入盤點數量 件數 保存此張盤點單 9 對盤點單進行審核 第 77 頁 提示 如果先進行實物盤點 后輸入盤點單時 可以省略第 5 6 7 步 業務規則 普通倉庫盤點的盤點單審核時 根據盤點表生成其他出入庫單 業務號為盤點單號 單據日期為當前的 業務日期 所有盤盈的存貨生成一張其他入庫單 業務類型為盤盈入庫 所有盤虧的存貨生成一張其他出庫單 業務類型為盤虧出庫 倒沖倉庫盤點的盤點單審核時 盈虧量不為 0 的記錄生成其他出入庫單或材料出庫單 盈虧量不為 0 且盤點會計期間內有材料耗用時 將盈虧量分攤到生產訂單 委外訂單上 按正數 負數 且部門相同的分別生成不同的材料出庫單 正數的生成紅字材料出庫單 負數的生成藍字材料出庫單 盈虧量不為 0 但盤點會計期間內沒有材料耗用 則與普通倉庫盤點相同 審核時生成其他出入庫單 盈虧量不為 0 且盤點會計期間內有材料耗用 但將盤盈量分攤到生產訂單 委外訂單上 生成紅字材料 出庫單 之后 將導致生產訂單 委外訂單倒沖材料已領料量 0 時 如果庫存選項 倒沖材料領料不足 倒沖生成其它入庫單 選中 則只補到已領料量等于 0 為止 差額部分生成其它入庫單 比如本次盤盈 10 盤點會計期間內有材料耗用生產訂單只有一張 其已領料量為 8 盤點單審核時將生成紅字材料出庫單 數量 8 另外生成其它入庫單數量 2 如果庫存選項 倒沖材料領料不足倒沖生成其它入庫單 不選中 出 現上述情況時 盤點單將審核不通過 對于代管倉 倒沖盤點補差按代管商合并 選項選中時 如果盤點倉庫是代管倉 同時是現場倉或委外 倉 倒沖倉庫盤點單中盈 虧記錄審核生成單據 系統查找盤點會計期間的倒沖材料出庫單時 忽略當 前盤點單上的代管商 按所有代管商的材料耗用分攤盈虧量 否則查詢盤點會計期間的倒沖材料出庫單 時 按盈 虧記錄中的代管商查找盤點會計期間的倒沖材料出庫單 按對應代管商的材料耗用分攤盈虧量 條形碼批量生單不支持倒沖倉庫盤點的功能 盤點單棄審時 同時刪除生成的其他出入庫單 材料出庫單 生成的其他出入庫單 材料出庫單如已審 核 則相對應的盤點單不可棄審 按貨位明細盤點 盤庫 時可以指定一個或多個貨位 系統將符合條件的存貨按貨位帶入到盤點單 選擇 存貨時 系統將符合條件的存貨按貨位帶入到盤點單 手工錄入記錄時 在表體錄入貨位之后 系統取出當前貨位的賬面數及調整出入庫數 按貨位明細盤點與錄入表頭貨位的處理規則不同 錄入表頭貨位時 盤盈盤虧的直接調整對應貨位的結 存 而按貨位明細盤點時 盤盈盤虧的生成其他出入庫單 調整倉庫及貨位的結存 第 78 頁 按貨位明細盤點時表頭貨位不允許錄入 表體貨位必須錄入 點確認 然后根據實盤數量修改盤點單上的盤點數量 保存 審核之后即可自動生成其他出入庫單 注意 涉及到有貨位管理的倉庫的單據 保存完單據要在單據表頭點擊 貨位 指定貨位存放的貨位 如要查詢還有哪些單據沒有指定貨位可在庫存管理 報表 統計表 未指定貨位單據查詢 十 存貨核算業務流程十 存貨核算業務流程 10 110 1 材料入庫業務 材料入庫業務 a 檢查所有出入庫單據 存貨核算模塊 日常業務 采購入庫單 其余單據相同步驟 圖 8 26 進行 收發類別等的檢查 可以修改金額 不可修改數量 第 79 頁 圖 8 26 b 單據記賬 點存貨核算 財務核算 正常單據記賬 出現正常單據記賬條件對話框 如圖 8 27 選擇 內容 點確定 出現正常單據記賬列表 圖 8 28 選擇記賬 第 80 頁 圖 8 27 第 81 頁 圖 8 28 c 憑證處理 點財務核算 生成憑證 出現圖 8 29 點選擇 出現查詢條件對話框 圖 8 30 1 選擇 內容 點確定 出現未生成憑證一覽表 如圖 8 30 2 如果是已結算的入庫單請把紅框內的內容選中 在選擇欄置入數字 選擇要生成憑證的單據 點確定 出現圖 8 31 點生成 即生成憑證 點保存 第 82 頁 圖 8 29 第 83 頁 圖 8 30 1 圖 8 30 2 圖 8 31 d 若發現收發類別與倉庫等不一致 在業務核算 恢復記賬處恢復記賬 10 210 2 材料出庫 材料出庫 a 檢查材料領用出庫單內容 b 出庫單記賬 同上 c 期末處理 第 84 頁 a 期末出入庫所有業務辦完后 作采購月結 銷售月結 庫存月結 圖 8 32 b 存貨核算 業務核算 期末處理 圖 8 32 選擇出庫的部門 點確定 出現平均價計算列表 如圖 8 33 點確定 開始并完成期末處理 如圖 8 34 第 85 頁 圖 8 33 第 86 頁 圖 8