會計信息系統 采購管理子系統 第 10 章 案例導入 汪 剛 制作 第 10章 2 公司 名稱 經營范圍 信息化時間 軟硬件 配置 陽光公司準備于 2015年 1月 1日起進行采購業務處理。 主要采購員白雪的身份進行相應的采購業務處理。 (1) 普通采購業務 (2) 采購現結業務 (3) 采購運費處理 (4) 暫估入庫報銷處理 (5) 暫估入庫處理 (6) 采購結算前 退貨 (7) 采購結算后退貨 案例導入 汪 剛 制作 第 10章 3 公司 名稱 經營范圍 信息化時間 軟硬件 配置 (7) 采購結算后退貨 信息化應用目標： (1) 實現靈活的業務處理 。 采購管理應能實現請購單 、 采購訂單 、 采購到貨 、 采購入庫 、 采購發票 、 采購結算的全程管理 ， 但根據不同的應用需求和采購模式 ， 可以采用復雜流程或簡單流程的處理 。 支持以訂單為核心的業務處理 ， 也支持直接辦理入庫 、 采購發票 、 采購結算的業務處理 。 (2) 實現多種采購業務類型 。 包括普通采購 、 直運采購 、 受托代銷采購業務 ， 依據不同的業務類型特點 ， 提供適宜 、 優化的處理 。 (3) 靈活的采購比價 。 可以選擇適宜的供應商 ， 降低采購成本 。 可針對請購的數量， 結合供應商存貨對照表 , 供應商存貨價格表 ， 自動比價給出采購建議 。 系統提供最高進價的控制 ， 對于高于最高進價的采購業務進行審批控制 ， 從而對于采購成本進行有效控制 。 (4) 嚴密的事中控制 。 依據不同權責劃分設置審批采購訂單的權限 。 (5) 細致的采購結算 。 利用 包括手工結算 、 自動結算兩種方式 ， 支持采購費用的分攤及結算 ， 能夠快速 、 準確的確定采購成本 ， 提高工作效率 ， 將工作重點放在采購成本的合理有效控制上 。 (6) 全程的業務監控。 通過 購管理實現采購過程事件的監控和及時的反饋分 汪 剛 制作 第 10章 目錄 10. 1 采購管理子系統概述 10. 2 采購管理子系統日常業務處理 10. 3 采購管理子系統信息查詢 4 10. 4 采購管理子系統期末處理 購 管理子系統的主要功能 汪 剛 制作 第 10章 5 A B C D 購 管理子系統與其他子系統的關系 1采購管理子系統與庫存管理子系統的 關系 2采購管理子系統與應付款管理子系統的 關系 3采購管理子系統與銷售管理子系統的關系 4采購管理子系統與存貨核算子系統的 關系 汪 剛 制作 第 10章 6 汪 剛 制作 第 10章 目錄 10. 1 采購管理子系統概述 10. 2 采購管理子系統日常業務處理 10. 3 采購管理子系統信息查詢 7 10. 4 采購管理子系統期末處理 購 管理子系統日常業務處理 功能 （環節） 汪 剛 制作 第 10章 8 01 采購 請購 02 采購 訂貨 03 采購 到貨 04 采購 入庫 05 采購 發票 06 采購 結算 1. 采購 請購 汪 剛 制作 第 10章 9 要點： 采購請購是指企業內部各部門向采購部門提出采購申請，或采購部門匯總企業內部采購需求列出采購清單。 對應單據： 請購單 請購是采購業務的起點，可以依據審核后的采購請購單生成采購訂單。 請購環節可省略。 2. 采購 訂貨 汪 剛 制作 第 10章 10 要點： 訂貨是指企業與供應商簽訂采購合同或采購協議，確定要貨需求。 對應單據： 采購訂單 在采購業務流程中，訂貨環節也是可選的。 3. 采購 到貨 汪 剛 制作 第 10章 11 要點： 采購到貨是采購訂貨和采購入庫的中間環節，一般由采購業務員根據供方通知或送貨單填寫，確定對方所送貨物、數量、價格等信息，以到貨單的形式傳遞到倉庫作為保管員收貨的依據。 對應單據： 到貨單 在采購業務流程中，到貨處理是可選的。 4. 采購 入庫 汪 剛 制作 第 10章 12 要點： 是指將供應商提供的物料檢驗（也可以免檢）確定合格后，放入指定倉庫的業務。 對應單據： 采購入庫 單 當采購管理系統與庫存管理系統集成使用時，采購入庫單在庫存管理系統中填制。當采購管理系統不與庫存管理系統集成使用時，采購入庫單在采購管理系統中填制。 采購入庫單既可以直接填制，也可以拷貝采購訂單或采購到貨單生成。 在采購業務流程中，入庫處理是必須的。 汪 剛 制作 第 10章 13 例題 填制采購入庫單 。 操作 路徑：庫存管理 入庫業務 采購入庫單 4. 采購 入庫 5. 采購 開票 汪 剛 制作 第 10章 14 要點： 采購開票是在系統中填制由供應商開出的采購發票，采購發票是供應商開出的銷售貨物的憑證，系統根據采購發票確定采購成本，并據以登記應付賬款。 對應單據： 采購發票 采購發票按業務性質分為藍字發票和紅字發票；按發票類型分為增值稅專用發票、普通發票和運費發票。 采購發票既可以直接填制，也可以從 “采購訂單 ”、 “采購入庫單 ” 或其他的 “采購發票 ”拷貝生成。 在采購業務流程中，采購發票環節是必須的。 5. 采購 開票 汪 剛 制作 第 10章 15 例題 填制采購發票 。 操作 路徑：采購管理 采購發票 專用采購發票 6. 采購 結算 汪 剛 制作 第 10章 16 要點： 采購結算也稱采購報賬，在手工業務中，采購業務員拿著經主管領導審批過的采購發票和倉庫確定的入庫單到財務部門，由財務人員確定采購成本。在本系統中采購結算是針對采購入庫單，根據發票確定其采購成本。采購結算的結果是生成采購結算單，它是記載采購入庫單與采購發票對應關系的結算對照表。 對應單據： 采購發票和采購入庫 單 生成單據：采購結算單 采購結算分為自動結算和手工結算兩種方式。 在采購業務流程中，采購結算環節是必須的。 *7. 采購 付款 汪 剛 制作 第 10章 17 要點： 采購付款是對采購貨物進行付款的環節。采購付款在應付系統中完成。 對應單據： 付款單 在采購業務流程中，采購付款環節是必須的。 通 采購業務 汪 剛 制作 第 10章 18 適用： 普通 采購業務適合于大多數企業的日常采購業務，提供對采購請購、采購訂貨、采購入庫、采購發票、采購成本核算、采購付款全過程管理。 三張主要單據 ： 采購 入庫單、采購發票、付款單 業務類型 ： 按 貨物和發票到達的先后，將普通采購業務 劃分： 單貨同行 貨到票未到（暫估入庫） 票到貨未到（在途存貨 ） 1. 單 貨同行 采購 業務 汪 剛 制作 第 10章 19 1. 單 貨同行 采購 業務 汪 剛 制作 第 10章 20 單據 系統 操作 生成憑證 采購入庫單 庫存系統 錄入審核 借 :原材料 貸 :材料采購（在途物資） 存貨系統 記賬 制單 采購發票 采購系統 錄入、復核 結算 (與入庫單 ) 借 :材料采購 (在途物資） 進項稅 貸 :應付賬款 應付系統 審核 制單（發票） 付款單 應付系統 錄入審核 制單（付款單） 借 :應付賬款 貸 :銀行存款 操作 操作 操作 操作 操作 操作 操作 操作 操作 2. 暫估入庫 業務 汪 剛 制作 第 10章 21 含義： 暫 估是指本月存貨已經入庫，但采購發票尚未收到，不能確定存貨的入庫成本，月底時為了正確核算企業的庫存成本，需要將這部分存貨暫估入賬，形成暫估憑證。 處理 方法： 月初回沖 單到回沖 單到補差 2月初回沖 汪 剛 制作 第 10章 22 要點： 本 月月底，填寫暫估單價，記存貨明細賬，生成暫估憑證。 進入下月后，存貨核算系統自動生成與暫估入庫單完全相同的 “紅字回沖單 ”，同時登錄相應的存貨明細賬，沖回存貨明細賬中上月的暫估入庫。對 “紅字回沖單 ”制單，沖回上月的暫估憑證。 收到采購發票后，錄入采購發票，對采購入庫單和采購發票作采購結算。結算完畢后，進入存貨核算系統，執行 “暫估處理 ”功能，進行暫估處理后，系統根據發票自動生成一張 “藍字回沖單 ”，其上的金額為發票上的報銷金額。同時登記存貨明細賬，使庫存增加。對 “藍字回沖單 ”制單，生成采購入庫憑證。 2單到回沖 汪 剛 制作 第 10章 23 當月 , 貨到票未到 :暫估制單暫估入庫單記賬 下月發票到 : 暫估入庫單記賬 （存貨核算） 暫估制 單 （存貨核算） 填制暫估入庫單 （ 采購管理 ） 藍字回沖單制單 紅字回沖單制單 填制采購發票 （ 采購管理 ） 采購結算 （采購管理） 暫估處理 （ 存貨核算 ） 紅 字回沖單制單 （存貨核算） 藍字回 沖單制單 （存貨核算） 借：原材料 貸：在途物資 借：原材料 (紅 ) 貸：在途物資 (紅 ) 借： 原材料 貸：在途 物資 2單到回沖 汪 剛 制作 第 10章 24 時間 單據 系統 操作 生成憑證 上月 采購入庫單 庫存系統 錄入審核 借 :原材料 貸 :材料采購 （暫估成本） 存貨系統 記賬、暫估制單 下月 采購發票 采購系統 錄入 結算 (與暫估入庫單 ) 借 :材料采購 進項稅 貸 :應付賬款 （實際成本） 應付系統 審核 制單（發票） 結算單 存貨系統 暫估處理 紅字回沖單 存貨系統 自動生成 制單 借 :原材料（紅字） 貸 :材料采購（紅字） （暫估成本） 藍字回沖單 存貨系統 借 :原材料（藍字） 貸 :材料采購（藍字） （實際成本） 付款單 應付系統 錄入審核 制單（付款單） 借 :應付賬款 貸 :銀行存款 操作 操作 操作 操作 2單 到補差 汪 剛 制作 第 10章 25 要點： 下月初不作處理 ， 采購發票收到后 ， 在采購管理中錄入并進行采購結算；再到存貨核算中進行 “暫估處理 ”，如果報銷金額與暫估金額的差額不為零 ， 則產生調整單 ， 一張采購入庫單生成一張調整單 ， 用戶確定后 ，自動記入存貨明細賬；如果差額為零 ， 則不生成調整單；最后對 “調整單 ”制單 ， 生成憑證 ， 傳遞到總賬 。 要點： 如果先收到了供貨單位的發票，而沒有收到供貨單位的貨物，可以對發票進行壓單處理，待貨物到達后，再一并輸入計算機做報賬結算處理。但如果需要實時統計在途貨物的情況，就必須將發票輸入計算機，待貨物到達后，再填制入庫單并做采購結算 汪 剛 制作 第 10章 26 3. 在途存貨 業務 （票到貨未到） 付業務 汪 剛 制作 第 10章 27 當采購業務發生時，立即付款，由供貨單位開具發票。 ） 填制采購發票 （ 采購管理 ） 現付處理 （ 采購管理 ） 現結制單 （應付款系統） 借 :材料采購 進項稅 貸 :銀行存款 付業務 汪 剛 制作 第 10章 28 單據 系統 操作 生成憑證 采購入庫單 庫存系統 錄入審核 借 :原材料 貸 :材料采購（在途物資） 存貨系統 記賬制單 采購發票 采購系統 錄入、結算 (與入庫單 )、現付 借 :材料采購 (在途物資） 進項稅 貸 :銀行存款 應付系統 審核 制單（現結） 操作 操作 操作 操作 購 退貨業務 汪 剛 制作 第 10章 29 貨雖收到，但尚未錄入采購入庫單 只要 把貨退還給供應商即可，軟件中不用做任何處理。 已錄入 “采購入庫單 ” ，未錄入 “采購發票 ” 如果是全部退貨，可刪除 “采購入庫單 ”；如果是部分退貨，可直接修改 “采購入庫單 ”。 已錄入 “采購入庫單 ” ，已錄入 “采購發票 ”但未結算 如果是全部退貨，可刪除 “采購入庫單 ”和 “采購發票 ”；如果是部分退貨，可直接修改 “采購入庫單 ” 和 “采購發票 ”。 已錄入 “采購入庫單 ” ，已錄入 “采購發票 ”并執行了采購結算 若結算后的發票沒有付款，此時可取消采購結算，再刪除或修改 “采購入庫單 ”和 “采購發票 ”，若結算后的發票已付款，則必須錄入退貨單。 購 退貨 業務 （入庫單記賬 ） 汪 剛 制作 第 10章 30 購 退貨 業務 （入庫單記賬） 汪 剛 制作 第 10章 31 單據 系統 操作 生成憑證 采購入庫單（紅字） 庫存系統 錄入審核 借 :原材料（紅） 貸 :材料采購（紅） 存貨系統 記賬 制單 采購發票 （紅字） 采購系統 錄入 結算 (與入庫單 ) 借 :材料采購（紅） 進項稅 （紅） 貸 :應付賬款 （紅） 應付系統 審核 制單（發票） 收款單 應付系統 錄入審核 制單（收款單） 借 :應付賬款 （紅） 貸 :銀行存款 （紅） 操作 操作 他 類型采購業務 汪 剛 制作 第 10章 32 A 采購運費業務 B 直運采購業務 C 受托代銷業務 1. 采購 運費 業務 汪 剛 制作 第 10章 33 單據 系統 操作 生成憑證 采購發票 運費發票 采購系統 錄入審核（采購發票） 錄入審核（運費發票） 采購結算（采購發票、運費發票與入庫單） 借 :材料采購 (在途物資） 進項稅 貸 :應付賬款 應付系統 審核（采購、運費發票） 合并制單 采購入庫單 庫存系統 錄入審核 借 :原材料 貸 :材料采購（在途物資） 存貨系統 記賬 制單 付款單 應付系統 錄入、審核、制單 借 :應付賬款 貸 :銀行存款 操作 操作 操作 操作 2. 直運采購 業務 汪 剛 制作 第 10章 34 含義： 指 產品無需入庫即可完成的購銷業務，由供應商直接將商品發給企業的客戶，沒有實務的入庫處理，財務結算由供銷雙方通過直運銷售發票和直運采購發票分別與企業結算 。 適用： 直 運業務適用于大型電器、汽車和設備等產品的購銷。 業務類型 ： 普通 直運 業務 、 必 有訂單直運 業務 3. 受托代銷 業務 汪 剛 制作 第 10章 35 含義： 受托代銷業務是一種先銷售后結算的采購模式。指商業企業接受其他企業的委托，為其代銷商品，代銷商品售出后，本企業與委托方進行結算，開具正式的銷售發票，商品的所有權實現轉移。 關鍵設置： 只有在建賬時選擇企業類型為 “商業 ”，才能處理受托代銷業務。對于受托代銷商品，必須在存貨檔案中將 “是否受托代銷 ”復選框選中，并且把存貨屬性設置為 “外購 ”、 “銷售 ”。 3. 受托代銷 業務 汪 剛 制作 第 10章 36 流程： 受托方接收貨物，填制受托