第八章公務協調 案例一天早晨 某山區F縣縣長羅某要趕到行署參加一個會議 但他平時乘坐的汽車因機械故障無法開動 羅縣長立即找縣政府辦公室調另一輛車 縣政府辦公室楊副主任情急之下將常務副縣長方某乘坐的豐田轎車臨時調給羅縣長使用 他想 方副縣長最近也不外出 先給縣長用幾天吧 沒想到 這次調車竟捅了馬蜂窩 楊副主任送走縣長 剛回到辦公室 正與馮主任研究當天的工作 就聽到樓下院子里傳來一陣斥責聲 為什么用我的車 是誰決定的 楊副主任一聽 是方副縣長的聲音 這車我不坐 我不去了 方副縣長在大聲嚷嚷 馮 楊二位主任正欲下樓了解是怎么回事 秘書小沈匆匆跑來報告 原來方副縣長不巧今天也要到省城開扶貧工作會 頭開晚上他沒有告訴辦公室 今早一到政府小車班 聽說他乘坐的車臨時調給了縣長 很不高興 發了脾氣 并拒絕乘坐給他改派的汽車 說省城的扶貧會他不參加了 馮主任一聽 感到問題嚴重 立即起身要去找方副縣長解釋 楊副主任攔住了他說 要去我先去 你是辦公室的第一把手 不宜首先出面 我先去向他解釋 你隨后晚一點來 說完他先走了 約過了十分鐘 馮主任慢慢走到方副縣長的辦公室 聽到楊副主任正與方副縣長解釋 我們頭開晚上不知道您要去省城開會 今早上羅縣長要車又很急 所以 馮主任推門而入 看到坐在椅子上的方副縣長的臉部表情已緩和了許多 知道楊副主任的工作已經奏效 就趁勢再加一把火 來了一番自我批評 方副縣長 是我們工作的失誤 影響了領導的工作 首先是我這個主任要受批評 這個教訓我們一定要認真吸收 剛才臨時調換的車如果您覺得不合適 我們再想辦法調 還可以到別的部門去借 直到領導滿意為止 您看 這么一來 方副縣長倒有些不好意思了 行了 就坐這輛車去吧 這件事也不能全怪你們 聽了方副縣長這句話 馮 楊二人才松了一口氣 結果 方副縣長還是坐著政府辦公室給他調換的車到省城開會去了 分析 在這個案例中 方副縣長因專車被換而大發雷霆 并因此聲言不去開會 的確是令秘書部門的負責人非常頭疼的事情 是一種精神壓力 此類事件在秘書工作中時有發生 而且協調起來難度很大 這是由秘書部門所處的地位決定的 各級黨政機關的辦公室都是作為領導同志的下級服務部門和綜合協調部門運轉的 在領導面前不能發號施令 總是處于被動狀態 F縣政府辦公室的馮 楊二位主任深知自身工作的性質 他們面對正在氣頭上而蠻不講理的上司 采用的是冷靜處理的方法 而且注意留有回旋余地 不一竿子插到底 先由副主任出面 以防一開始就由馮主任介入 萬一碰壁后失去繼續做工作的空間 馮 主任的話也較含蓄 沒有直接勸方副縣長去開會 只是婉轉地說一定要調換一領導滿意的車為止 言下之意是 車 由秘書部門解決 會議你是一定要參加的 這樣 既照顧了上級的面子 也達到了協調的目的 第一節協調的涵義與意義一 協調的涵義 協調 一詞 協 字指 同心之和 調 字指配合得均勻恰當 如果說 同心之和 是目的 那么 調配 調節 就是實現 同心之和 的手段和方法 協調是主客體之間為實現一個共同的目的而相互溝通 理順關系 疏通環節 從而實現某種平衡 達到某種默契的一種行為方式 協調活動的要素協調作為一種管理手段 管理職能 普遍存在于管理活動中 并貫穿整個管理進程的始終 成為組織活力的激發劑 組織功能的潤滑劑和組織關系的黏合劑 協調工作離不開協調的基本要素所起的作用 1 協調者 協調活動的主體 參加并控制協調過程的人員2 協調對象 協調活動有客體3 協調意圖 領導者對協調活動的指示 意見 要求和用意等 4 協調目標 協調要達到的目的與成果 5 協調環境 協調活動的內外部空間 也就是活動的背景 協調的作用1 是輔助決策的重要方式2 是發揮整體優勢的途徑3 是工作正常運轉的保障4 是融洽部門關系的渠道 第二節協調工作的原則一 從屬原則在協調工作中始終要把自己的角色定位在從屬位置上 二 依法原則在協調中必須堅持原則 嚴格依照法律法規及政策規章處理問題 三 調查研究原則在協調中要注意調查研究 堅持實事求是 一切從實際出發 四 平等協商原則在協調中要平等待人 如始終以平等協商的態度進行對話 五 分級負責原則要把握輕重緩急 注意分清層次 充分發揮各方作用 依照職權范圍 分級做好協調工作 不要把什么問題都捅到主要領導那里去 第三節協調工作的內容一 政策協調秘書部門在協助領導草擬或審核政策性文件過程中 常常需要就一些具體政策措施進行協調 以統一思想 提高認識 明確各有關部門之間的權責 兼顧各有關方面的利益 從而使各方面的意見達到一致 制度性安排更加科學合理 政策措施更加具有可行性和廣泛的指導意義 二 關系協調秘書工作部門在日常工作中需要處理各種各樣的關系 需協助領導協調和處理有關部門在職權分工上產生的分歧 使他們各司其職 互相配合 共同搞好工作 三 事務協調在事務協調中 最經常的是辦文辦會的協調 辦文的協調主要包括草擬文稿的協調 發文的協調和文字和文書規范的協調 辦會的協調主要包括會議審批的協調 會議的時間 地點和出席列席人員的協調 會議議題的協調 會議決定事項落實的協調 第四節協調工作的方法與藝術一 協調工作的方式1 電話聯系方式2 文件會簽方式3 會議座談方式4 組織協調方式5 信息協調方式6 個別溝通方