采購管理規定1 范圍本規定明確了采購物料價格的確定、采購合同的簽訂、儲備物資的采購和監控、采購履行及貨款結算等工作要求。 本規定適用于中美合資公司。 2 引用標準（無）3 定義本規定采用下列定義。3.1 期貨類物料 指銅管、漆包線、鋁錠等價格與期貨市場直接相關聯的物料以及用外匯結算的進口物料。3.2 儲備物資3.2.1 采購周期較長、市場供應緊俏或受生產能力所限無適量儲備將無法滿足生產需求的長線物資，包括壓縮機、塑料原料、冷板、硅鋼片、芯片、進口物料等。3.2.2 根據可靠的市場預測，適度囤積將化解后期材料漲價風險的物資。3.2.3 儲備計劃指為了滿足生產需求或化解材料漲價風險而對儲備物資進行非常規儲備的計劃。4 管理內容4.1 流程圖供方供應鏈管理部各采購業務部門財務部物料報價否定轉物料招標流程核價供貨比例分配 否定肯定按審批權限報批 生產計劃采購計劃/需求采購訂單/合同編制訂單/合同批準（按審批權限）訂單/合同跟蹤與維護訂單/合同履行完畢訂單/合同下達貨款結算與支付錄入系統4.2 物料報價4.2.1 有下列情況時，供應鏈管理部可向供方提出物料報價要求：4.2.1.1 首次確定采購價格（包括大宗原材料簽訂合同之前）；4.2.1.2 采購價格進行調整；4.2.1.3 期貨類物料本期采購價格的確定；4.2.1.4 物料更改后需重新確定采購價格或其它；4.2.1.5 侯選供方轉為正式供方對其進行物料成本管理能力評估。4.2.2 對配套件，供方報價單的格式須參照 “供方物料報價審批表”（大宗原材料不必按此格式）填寫。4.2.3 供方必須填寫相關欄目并簽字蓋單位章。4.3 價格核定4.3.1 供應鏈管理部分別從材料成本、費用、工資、利潤和稅金等項目審核供方價格的合理性并與目標采購價格進行比較（期貨類物料和儲備物資可采取比價方式）。4.3.2 當認為供方價格構成不合理或未達到目標采購價格時，可要求供方重新報價。4.3.3 當供方重新報價后仍未達到目標采購價格且供方拒絕下調價格時，可采取招標等方式確定采購價格。4.4 價格批準4.4.1 采購價格經初步確定后，供應鏈管理部把填寫好的“供方物料報價審批表” /“供方物料報價審批匯總表”（期貨類物料和儲備物資可直接提供采購合同）按公司審批權限的相關規定報批。4.4.2 未通過價格批準時要求供方重新報價。4.4.3 經批準的“供方物料報價審批表”及價格執行日期復印一份發供方。4.4.4 經批準的 “供方物料報價審批匯總表” 及價格執行日期及時通知工廠采購部和財務部；4.4.4.1財務部負責按要求及時將核定好的價格錄入CERP系統（無CERP系統的工廠匯總成文件保存），并負責監控價格的執行；4.4.4.2新產品試裝最少一周前，研究院將新配件及供方資料清單發放至供應鏈管理部、工廠采購業務部、工廠技術工藝部門和質量部門。供應鏈管理部在一周內，且在新配件通過CERP系統采購入庫前核定好價格。4.4.4.3 更改物料的成本發生變化時、以及其它原因導致物料價格發生變動時，供應鏈管理部重新核定價格，填寫“物料采購價格調整表”，按公司審批權限的相關規定報批，執行新的價格。4.4.5 對采購物料分類一覽表中規定由工廠負責簽訂合同的物料，其價格由工廠采購部負責組織核定并按公司審批權限的相關規定報批。4.5 采購合同的簽訂4.5.1 按采購物料分類一覽表規定，供應鏈管理部是大宗原材料和配套件合同簽訂的責任部門，工廠采購業務部門是零星輔材合同簽訂的責任部門。4.5.2 合同由相關業務主管和經理擬制。4.6 采購履行4.6.1 按采購物料分類一覽表的規定，供應鏈管理部和工廠采購業務部門分別履行采購業務；4.6.1.1工廠采購業務部門負責根據生產計劃/采購需求和供貨比例編制配套件和零星輔材的采購訂單；4.6.1.2供應鏈管理部負責根據年度、三個月滾動和月度生產計劃及變動調整計劃編制大宗原材料的月度采購計劃，必要時編制儲備計劃，并與供方簽訂采購合同。4.6.2 儲備計劃的編制要求：儲備計劃必須詳細分析儲備的必要性，儲備占用的資金、場地及其他資源，并對儲備計劃存在的主要風險和儲備計劃的投入產出情況進行分析。4.6.3 配套件采購訂單/大宗原材料采購合同提交批準前，須與供方進行必要溝通，以確保其執行率。4.7 訂單/合同批準4.7.1 采購訂單/合同的批準按公司審批權限的相關規定執行。必要時，可授權批準。4.7.2 儲備計劃由財務管理部會簽后，報公司常務副總裁批準。儲備計劃保存期為兩年。4.7.3 未通過批準的采購訂單/合同需重新編制。4.8 采購訂單/合同的下達4.8.1 經批準的采購訂單/合同由采購業務部門傳遞至供方。4.8.2 采購訂單/合同須經供方評審確認。 4.9 訂單/合同跟蹤與例外信息維護4.9.1 采購業務部門檢查采購訂單/合同的履行情況，督促供方按質、按量、按期供貨。4.9.2 采購訂單/合同履行過程若需調整供貨量和供貨期時，書面通知供方建議取消或延遲訂單/合同。4.9.3 供方不能按質、按量、按期供貨時，按合作協議或合同條款執行處罰。4.10 采購物資入庫及驗證4.10.1 供方按質、按量、按期將采購物資送到本工廠后，各采購業務部門依據采購訂單/合同開具到貨通知單，由倉庫管理部門根據到貨通知單驗收貨物數量及外包裝，無誤后，開出到貨報檢單，通知質量處檢驗貨物。4.10.2 檢驗合格或雖不合格但同意使用，則由倉庫管理部門出具“驗收合格單”（若實行裝機付款，則裝機后再開具驗收合格單）。4.10.3 檢驗不合格需退貨時，對配套件按合作協議規定執行處罰；對大宗原材料，按合同相應條款進行處理。4.10.4 供方物料在使用過程中出現質量問題，按合作協議規定執行處罰（指配套件）。4.11 采購貨款結算與支付4.11.1 對正常采購物料，各采購業務部門根據“驗收合格單”上的合格數通知供方開出銷售發票，發票報帳按公司相關審批權限執行。4.11.2 采購貨款的結算與支付按有關規執行。4.12 儲備物資管理內容4.12.1 儲備物資計劃異常情況處理4.12.1.1 國內營銷部、海外營銷部需求訂單有較大的調整時，生產部門在收到產品需求訂單調減通知后迅速作出反應，并及時通知供應鏈管理部和工廠采購部，儲備物資計劃部門以此為依據對戰略儲備物資采購計劃進行相應的調整。4.12.1.2 需求計劃作出調整而不及時向相關部門反饋，或收到反饋而不調整儲備計劃并通報相關部門而給公司造成損失的，對直接責任人和直接主管領導進行通報批評并處罰金。4.12.2 儲備物資儲備動態監控4.12.2.1 物資管理倉庫要做好儲備物資的防塵、防銹蝕、防霉變工作，對儲備物資的消耗情況進行動態監控，對一個月以內90%未動的儲備物資要進行資產預警，以簡報的形式定期每月通報。4.12.2.2 儲備物資計劃部門負責每月對儲備物資的使用動態和預計消化時間等情況以儲備物資動態的形式通報給財務管理部、各工廠等相關單位。4.12.3 儲備物資的處理4.12.3.1 原則上，儲備物資的儲備期最長不超過半年。4.12.3.2 生產部門負責采取積極措施消化儲備物資，原則上必須優先消化儲備物資，一經發現不按儲備物資優先原則使用的將予以通報批評。4.12.3.3 對因工廠儲備計劃編制和動態調整不力而形成呆滯不良物料的，將對相關責任人和直接領導予以通報批評并處罰金。4.12.3.4 對因計劃調整、工藝更改，根本無機會使用或超出儲備期的儲備物資，根據實際情況采取排產消化、改制、退廠、折價變賣、調讓、置換、報廢等方式處理，相關責任部門承擔處理損失。在對此部分物料的處理上本著損失最小化原則，盡可能減少對經營造成的影響。4.12.3.5 超過儲備期的儲備物資即可視為呆滯物料，物資管理倉庫負責督促研究院及各工廠技術部門對超過儲存期限的儲備物資的性能進行測試驗證，提供處理意見。對需退貨、調讓、置換、折價變賣的，由各工廠采購部及