合同管理標準化編制日期審核日期批準日期制 度 摘 要修訂記錄日 期修訂狀態修改內容修改人審核人批準人合同管理制度第一節 總則1. 目的為加強中南鑫邦標準版合同的有效管理和使用，規范工作流程，維護公司權益，制定本管理辦法。2. 范圍本管理辦法適用于直接構成項目開發成本且需要承包單位通過工程施工形成實體產品（如土建、安裝、裝飾、園林環境等）的合同；勘測、監理、造價咨詢委托類合同參照本管理辦法執行；材料設備采購、設計類合同則另按有關管理辦法執行。3. 一般原則3.1 合法原則：工程合同標準版本的使用必須全面符合有關法律法規及行業規定，使得公司的權益能夠依法受到保護。3.2 書面確立原則：工程施工必須正式簽署合同書以明確雙方的權利、義務和責任，但金額在一萬元以下且能及時結清的零星工程及工程類合同中已經界定清楚歸屬的變更簽證事項可另行辦理。3.3 事前簽訂原則:工程合同應在經濟事項發生前簽署，禁止工程類業務未簽署合同即先行施工。3.4利益明晰原則：合同應清楚地界定、描述各方的權利和義務，以杜絕模糊、歧義、推諉、扯皮現象；合同中尤其應有明確的、可以界定清楚的合同價款、結算辦法及付款方式；如果合同價款可能調整，則應明確調整依據、調整方式（如何計價、總價如何最后確定等），并就設計變更與現場簽證的有效性、可控性作出明確規定。第二節 合同管理1. 標準版合同簽署流程1.1合同簽訂前所需資料：開定標記錄表、合同談判記錄表、工程控制成本預發生申報評審表、合同拆分表、請示報告、招標文件、戰略協議；1.2合約部裝訂好合同（一式五份）并蓋公司齊縫章后交給施工單位蓋章后，施工單位返還合約部，由合約部經辦人在ERP錄入合同登記、上傳合同文本（含拍照定標記錄表等定標資料上傳），在ERP發起審批，填寫蓋章申請表，提交經辦部門部長審批-運營公司總經理審批-成本控制部會簽-經營管理部會簽-經營管理中心總經理會簽-總裁核準（合同價50萬（含50萬）以上的須總裁核準）-經辦部門-經營管理部蓋章-經辦部門存檔發放；1.3 審批后由合約部經辦人到經營管理部蓋章后，在ERP查找合同編號填寫。1.4合同簽訂后由合約部負責發放：財務部一份、項目部一份，施工單位兩份，合約部一份； 1.5 若采購招標的，須采購部提供定標記錄表、調整好的工程量清單、合同書、中標通知書給合約部辦理合同簽訂；1.6 流程圖如下附圖：第 15 頁 共 15 頁與施工單位標準合同簽審流程合同簽署流程圖施工單位成本控制部運營公司總經理總裁備注：1、合約部裝訂好合同提交給施工單位蓋章后，施工單位返還合約部，由合約部經辦人填寫蓋章申請表，在ERP錄入合同登記、上傳合同文本（含拍照定標記錄表等定標資料上傳），發起審批，審批后由合約部經辦人到經營管理部蓋章后，在ERP查找合同編號填寫。2、合同簽訂后由合約部負責發放，項目部發放合同書面版； 3、50萬（含50萬）以上的須總裁核準；4、若采購招標的，須采購部提供定標記錄表、調整好的工程量清單、合同書、中標通知書給合約部辦理合同簽訂； 合同蓋章合同存檔核準審核合同發放及返還施工隊根據招標及評審擬合同合同申請蓋章財務管理部合約部經營管理部/經營管理中心總經理合同蓋章2. 非標準版合同簽署流程2.1 合同簽訂前所需資料：開定標記錄表、合同談判記錄表、工程控制成本預發生申報評審表、合同拆分表、請示報告；2.2 合約部裝訂好合同并蓋期縫章后提交給施工單位蓋章后，施工單位返還合約部，由合約部經辦人在ERP錄入合同登記、上傳合同文本（含拍照定標記錄表等定標資料上傳），在ERP發起生審批，填寫蓋章申請表，提交經辦部門經理審批-運營公司總經理審批-法律事務部會簽-成本控制部會簽-經營管理部會簽-經營管理中心總經理會簽-總裁核準-經辦部門-經營管理部蓋章-經辦部門存檔發放；2.3 審批后由合約部經辦人到經營管理部蓋章后，在ERP查找合同編號填寫。2.4 合同簽訂后由合約部負責發放，項目部發放合同書面版；2.5 非標準合同簽審須總裁核準；2.6 若采購招標的，須采購部提供定標記錄表、調整好的工程量清單、合同書、中標通知書給合約部辦理合同簽訂；2.7 流程圖如下附圖：成本控制部總裁備注：1、合約部裝訂好合同提交給施工單位蓋章后，施工單位返還合約部，由合約部經辦人填寫蓋章申請表，在ERP錄入合同登記、上傳合同文本（含拍照定標記錄表等定標資料上傳），發起生審批，審批后由合約部經辦人到經營管理部蓋章后，在ERP查找合同編號填寫。2、合同簽訂后由合約部負責發放，項目部發放合同書面版； 3、50萬（含50萬）以上的須總裁核準；4、若采購招標的，須采購部提供定標記錄表、調整好的工程量清單、合同書、中標通知書給合約部辦理合同簽訂； 合同蓋章合同存檔核準審核合同發放及返還施工隊根據招標及評審擬合同合同申請蓋章財務管理部經營管理部/經營管理中心總經理合同蓋章法律事務部3. 標準化合同清單3.1 工程類合同應按照公司批準的“工程類施工合同2008標準版（第一版）”格式簽署，各類標準版合同已在知識門戶系統上傳，具體目錄如下：工程類施工合同2008標準版（第一版）目錄序號合同名稱合同編號明細備注所屬部門1建設工程監理合同中惠CG-01工程監理08標準版造價管理部2建設工程造價咨詢合同中惠CG-02工程造價08標準版3工程施工合同(主包)中惠CG-03施工主包08標準版4工程施工合同(分包)中惠CG-04施工分包08標準版一、土建專業造價管理部1、樁基礎工程2、鋁合金門窗工程3、防火（防盜）門工程4、欄桿工程5、柔性防水工程6、外墻涂料工程7、裝修工程8、擋土墻工程9、瀝青路面工程10、施工圍閉工程11、室外配套小型土建工程12、室外運動場工程13、園建、綠化工程二、安裝專業1、消防工程2、室外道路管網工程3、室外電纜工程4、高低壓工程5、智能化工程6、有線電視7、樓體泛光工程8、標識牌工程9、集抄表10、天然氣11、停車場管理12、信報箱13、直飲水5材料采購合同中惠CG-05購銷2008標準版1、材料購銷合同造價管理部2、制作及安裝工程施工合同（材料）3.2 所有的合同簽署時均需對方提供營業執照、資質證書（提供復印件及查看原件），以及代理人的授權委托書、法人代表證明書及身份證復印件。合同文本后增加“關于授權的補充協定”。4. 合同使用手冊及修訂辦法4.1 使用方法4.1.1 合同標準文本內容分為合同協議條款、通用條款、專用條款和附件，其中專用條款根據具體業務、對象的不同而定，通用條款適用于所有的同類合同，專用條款則由經辦人在具體經辦合同時補充加入協議條款、通用條款中未盡事宜；4.1.2 如當地政府部門有強制性規定，可按當地政府部門標準合同執行，但必須通過補充條款等方式充分補充與公司合同標準文本之間存在差異的內容。4.1.3 合同價款或委托酬金：采用招標方式選擇合作方的，應以雙方確定的最終報價作為合同金額；提倡在有標底的情況下進行招標并確定合同價款，如果是采用費率折扣方式確定合同價款，合同中應明確費用計取的依據、主材價格計取辦法，并規定合同雙方如何盡快核實施工圖預算確定合同價款，以及就確定后的合同價款簽署補充協議。4.1.4 計價依據：工程類合同應將施工圖、預算書作為合同的組成附屬部分，合同附屬文件一般還包括：招標文件、投標文件、答疑文件、中標通知書等，并應在合同條款中明確以下內容：（1）包干形式、定額標準、取費方法；（2）發包單位分包工程、甲供（發包單位）材料設備、（發包單位）限價的范圍和種類；（3）人工、材料、機械臺班的價格及其價差的結算辦法；（4）總分包的關系、配合的范圍以及總包管理費和總包配合費的計取方法等；（5）開辦費、施工組織措施費、擾民費、文明現場施工費、趕工費等費用的取舍、計取辦法及其包括的具體范圍。4.1.5 設計變更及現場簽證：合同中應規定設計變更及現場簽證的認定依據、結算核價辦法。4.1.6 工期及質量要求根據項目具體要求并需明確獎懲措施。4.1.7 保修協議：對施工合同，為保證工程質量，保護公司利益，應與承包單位另外簽署維修服務承諾書作合同的補充附件。4.1.8 合同文本保管應及時整理、分類、歸檔、保存，以便復查。4.1.9 合同文本原件（包括合同文本、相關補充協議、合同審批表等）應由檔案管理部門專人妥善保管；工程管理部、合約部、財務管理部、項目部應備有合同文本等資料的復印件。4.1.10 關于合同的保管期限、保密、銷毀等具體規定按照中惠集團其它相關文件執行。 5. 標準版合同修訂制度標準5.1 除根據工程的實際情況即時對合同條款進行修訂外，成本控制部需定期組織各部門對合同版本進行統一評審修訂（時間以每季度一次為宜），并在知識門戶合同標準版公司予以修改。5.2 各業務部門在使用合同過程中，應將平時遇到的執行難點、扯皮等進行匯總，待每次修訂時即時納入修訂范圍，以不斷對公司的標準合同版本進行完善，維護公司利益。6. 合作單位辦事指引合作單位工程中標后，應按如下程序辦理：6.1 工程開工承包單位在接到中標通知后，即須到我司合約管理部進一步協商合同細節，簽訂合同。同時承包單位應根據我司合約管理部的通知或憑中標通知書到我司所在工程項目部領取施工圖（或其它設計文件及相關資料），辦理有關進場施工手續，并按照我司項目部及監理工程師的要求開展工作。6.2 工程進場6.2.1承包單位根據合同規定的開工日期，提前 2 天與我司項目部聯系，經我司項目部確認后正式進場。6.2.2依據合同約定承包單位需在開工前辦理各種保險事宜，并交我司項目部確認。6.2.3承包單位進場后需向我司項目部提供承包單位的管理人員名單及聯系電話，同時召開首次會議，落實進場后的相關事宜。6.2.4按照項目部的要求開展工作。6.3 工程款支付：6.3.1工程預付款支付：根據合同“工程款支付”的規定，在承包單位正是進駐現場，辦理完成有關進場施工手續后，承包單位根據合同約定提交預付款申請書及承包單位辦理的工程保險單據復印件，經我司項目部審核后提交我司合約管理部根據我司相關制度完成會審、會簽手續再上報我司財務部門，期間歷時工作日以合同約定為準。工程預付款支付之前均需承包單位提供相應數額的工程所在地的地稅發票。6.3.2工程進度款支付承包單位應于當期月末的25-30日向我司項目部提交當期完成工程量報表（一式四份），填寫報表必須采用我司合約管理部提供的標準表格且須描述工程的形象進度、安全文明施工、質量等情況。該報表只能申報合同工程量清單內實際完成的項目，清單內未做的項目不能作申報，清單外的項目按照補充預算方式辦理。經我司項目部審核完畢后上報我司合約管理部根據合同及實際完成情況等因素后，審定最后支付金額，并根據我司相關制度完成有關會審、會簽手續。再上報我司財務部門，期間歷時工作日以合同約定為準。承包單位應于當期月末的25-30日向我司項目部提交當期完成工程量報表（一式四份），填寫報表必須采用我司合約管理部提供的標準表格且須描述工程的形象進度、安全文明施工、質量等情況。該報表只能申報合同工程量清單內實際完成的項目，清單內未做的項目不能作申報，清單外的項目按照補充預算方式辦理。經我司項目部審核完畢后上報我司合約管理部根據合同及實際完成情況等因素后，審定最后支付金額，并根據我司相關制度完成有關會審、會簽手續。再上報我司財務部門，期間歷時工作日以合同約定為準。6.3.2.1需注意若各種款項的申報過程中所申報的工程量及工程款項與實際的工程量、工程款項相差甚遠，我司項目部有權退回并拒收所申報單據，由此造成的工程款支付延期等由承包單位承擔相應責任。6.3.2.2我司在所有工程款項的支付前均需承包單位提供相應數據額工程所在地的地稅發票。6.3.2.3開具發票應當按照規定的時限順序，逐欄全部聯次一次性復寫，并加蓋承包單位財務專用章或發票專用章。6.2.2.4 承包人應及時支付勞務人員的工資，在申請工程款時承包人應提交已按時發放工資的申明，載明“截至當期進度款申請時，所有員工工資已支付完畢”。發包方有權將已按時發放工資的申明在施工現場公示。6.2.2.5承包人當期 月末的25-30日 向發包人申請進度款時需同時書面報送下月施工計劃和本月完成工程月報，下月施工計劃必須具體、詳細，包括人力安排、增加人力的來源、工程量、材料送審計劃等。如不按時、按要求報送，發包人有權不予支付本期進度款或支付時間順延。6.4 合同變更辦理（現場簽證單）工程施工中，如有合同工程量清單內容以外的項目造成現場簽證的情況，原則上要求簽證單必須后附我司項目部簽發或認可的涉及費用的書面文件，口頭通知須按合同要求及時辦理書面確認。合同工程量暫定的，也須照此辦理現場簽證單。一份完整的現場簽證單應包括并按以下順序裝訂：6.4.1 現場簽證單；6.4.2 工程量審核單；6.4.3 設計變更通知單、工作聯系單、工程聯系單、我司項目部簽發或認可的其它涉及費用的文件；6.4.4 計算書、原始測量數據；6.4.5 其它支持資料（現場照片、變化部分圖紙或示意圖等）。 合同工程量暫定的，也須照此辦理現場簽證單，但無須提供第3）條要求的文件。 在貴司按合同要求申報現場簽證單經監理工程師及我司項目部審核后，將會返還。一份完整的合同變更應包括并按以下順序裝訂：6.4.5.1合同變更審核確認書（須蓋承包單位公章）；6.4.5.2合同變更審核申報；6.4.5.3工程報價審核單（GC-BG-096）；6.4.5.4經審核的現場簽證單及其支持資料。 合同變更經我司項目部初審后遞交我司合約管理部復審、再根據相應金額經由我司合約管理部經理、運營公司總經理、副總裁、總裁審核批準后的方可生效。由我司項目部簽發或認可的涉及費用調整的文件統稱經濟函件，經濟函件單項金額的審核權限如下：10000元以下（含10000元）經我集團下屬運營公司項目經理審批有效；10000元以上50000元以下（含50000元）經我集團下屬運營公司副總經理、運營公司總經理審批有效，50000以上我集團副總裁、總裁審批有效；未經相關級別人員批準的經濟函件無效，如上述權限因為我司制度而有所調整，我司將書面告知貴司調整后審核權限。如貴司發現我司項目部的指令超出項目經理的審批權限，應及時向我司合約管理部核實，并于一周內向項目部查實審批結果。但須注意：1）沒有執行或只部分執行上述裝訂要求的，我司有權認為該份補充預算依據不足而拒絕接受；2）因設計變更等原因造成的返工的簽證必須在獲知變更通知(書面或口頭) 第一時間內 提請我司項目專業工程師核實返工工程量損失或其它損失；3）各種現場簽證必須在簽證項目實施完成后 十天 內上報至發包人項目部，補充預算必須在收到發包人確認的現場簽證單后十天內上報發包人項目部，否則發包人視為此類簽證項目不涉及造價的變更或已包含在合同價款中，并于結算時不再接受此類簽證；4）一份工程指令或一份設計變更不能拆分為多份簽證文件，多份工程指令或設計變更可合并為一份簽證文件。5）補充預算涉及增加合同價款，如未按時申報，視為已含在合同價款中或承包人放棄此項增加費用。6）補充預算涉及減少合同價款，如未按時申報，則直接按我司計算的數字減少合同價款，施工單位不得持有異議。7）對于現場發生的索賠事件（工期、造價等），施工單位應在事發的 第一時間 向監理或我司現場人員報告，并留下現場證據，如屬持續發生事件應每天向我司提交損失情況報告。8）如發現項目經指令指令超出審批權限，應及時向合約部核實，并于 一周內 向項目部查實審批結果。6.5 附表：各種工程款申請時必須依據我司所提供的相關內容的標準表格進行填寫，不得擅自更改和使用與此不同的表格。我司有權拒絕接受與下述表格形式不同的任何文件。1）工程進度款確認表（GC-YFk-001）2）工程進度款申請書（GC-YFk-002）3）工程應付款審核單（GC-YFK-003）4）形象進度確認單（GC-YFK-004）5）主要材料設備檢驗表（GC-YFK-005）6）工程結算協議書（GC-JSk-001）7) 工程結算資料目錄（GC-JSk-002）8）合同結算審核匯總表（GC-JSk-003）9）責任扣款登記及落實匯總表（GC-JSK-004）10）合同結算往來款匯總（GC-JSK-005）11）責任扣款匯總表（GC-JSK-006）12）合同變更審核確認書（GC-BG-001）13）合同變更審核申報（GC-BG-002）14）合同變更審批表（GC-BG-003）15）工程報價審核單（GC-BG-004）16）簽證單（GC-BG-005）7. 合同交底標準 各施工單位中標進場后7日內，由項目部組織采購部、監理公司、運營公司工程部、合約部、設計部對中標單位承接該工程進行工程范圍、工程質量、技術要求等進行交底，具體內容如下：7.1 合同協議書（工程概況；工程承包范圍及方式；合同工期；工程質量標準； 合同價款；組成合同的文件；其他約定；合同份數及生效）；7.2 合同通用條款（總則：合同文件及適用