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文檔簡介

XX公司會議室管理暫行辦法1、 目的與適用范圍1.1目的：為了充分利用會議室的功能，給公司同仁創造一個良好的工作環境，使會議室的管理和使用更加規范化、合理化，以確保公司各類會議的正常召開。現結合本公司的實際情況，制定此會議室使用申請實施細則。1.2責任：會議室使用管理由公司人力資源部負責，并實施監督2、會議室使用申請辦法2.1會議室是用于召開會議、內部培訓、接待客戶、招聘面試的地方，未經允許不得挪借他用。 2.2公司的會議室管理由公司人力資源部統一負責。2.3為了避免使用會議室的時間發生沖突，各部門如需使用會議室，需提前一天郵件通知總秘，若臨時會議則至少提前二個小時通知總秘。總秘根據預約時間先后統一安排會議室。 2.4會議室安排原則上以已經填寫預約申請使用單為主，如遇突發急需使用會議室的申請人應與已預約申請人適當協商解決，并知會總秘。 2.5各部門使用會議室時，需要填寫會議室使用申請表，明確使用時間、是否使用設備、參加人數等。 2.6如遇到會議室使用時間發生沖突，要堅持局部服從整體原則。公司會議優先于部門會議，部門會議本著重要性、緊急有限的原則自行解決。 2.7開會期間，請愛惜會議室的設施以及物品，如投影儀、電腦、激光筆等，其他人員不得擅自使用和操作，會議室的相關設備請勿隨意帶離會議室。 2.8會議結束后，申請人應及時整理會議場地（包括桌椅的歸位、衛生清潔），關閉各種電器，切斷電源。如發現設備故障和公共物品損害應及時知會總秘，以便及時報修。 3、流程/程序臨時會議提早2小時時、填寫會議室使用申請表總秘提前一天郵件通知結束驗收會議室整理會議場地（桌椅歸位），關閉儀器切斷電源知會總秘會議室會務準備并使用會議室當天下班前整理會議室申請表，并通知會議室安排情況人力資源部申請人流程節點根據工作需要4、備 注：臨時舉行會議，請盡量提前通知，方便安排會議室并準備相關事宜。臨時取消使用會議室，如申請人無提前通知，于預訂會議開始15分鐘后撥打電話詢問原因，并提醒預訂會議開始時間半小時后無使用會議室，可能安排至其它會議。 需延長會議時間，請提前告知，方便安排。 5、生效時間 此制度自2013年4月1日起生效。6、附錄會議室管理登記表、會議安排單會議室使用申請表申請部門申請會議室使用時間

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