*社區-物管處編號QW-CX- - 生效日期2015年8月25日文件名稱備用鑰匙管理規定版本/修訂A/00頁碼第3頁/共3頁1.0 目的為規范社區各部門鑰匙管理程序，確保妥善保管好備用鑰匙，在緊急時能正常啟用。2.0 適用范圍適用于紅鼎高爾夫社區物管處秩序部備用鑰匙的使用和管理。3.0 職責3.1 物管處秩序部主管負責組織、安排備用鑰匙的管理工作。3.2 秩序部消防中控室值班人員作為備用鑰匙管理員，負責依照本規程實施備用鑰匙的日常管理工作。4.0 程序要點4.1 鑰匙備份的范圍4.1.1 辦公區各部門應在秩序部留有一把備用鑰匙，財務、人事類辦公室自行管理鑰匙；4.1.2 社區公共區域、重點部位、設施設備房、通道等鑰匙留存備份，除客用鑰匙以外的門鎖鑰匙應全部備份；4.1.2 特定情況下經領導指定同意秩序部托管的鑰匙；4.2 備用鑰匙的接管4.2.1 社區各部門根據公司鑰匙管理要求將需備份鑰匙移交物管處秩序部托管，移交雙方共同填寫鑰匙移交清單4.2.2 接管的鑰匙由物管處秩序部分類、清楚標明鑰匙單位編碼，并建立鑰匙明細表；4.2.3 備用鑰匙整齊有序地存放在消防中控室專用鑰匙柜中，標識清晰完整。4.3 備用鑰匙的管理4.3.1 備用鑰匙管理員應編制本項目的鑰匙明細表，每月核對一次，對鑰匙的變動情況進行記錄。4.3.2 秩序部主管負責對備用鑰匙管理進行監督，每月不少于一次檢查鑰匙存放、保管和啟用情況，并填寫鑰匙清點記錄表，發現問題及時糾正；4.3.2 秩序部班長對備用鑰匙使用及管理各個環節進行監督與控制，每周不少于一次檢查鑰匙存放、保管和啟用情況，并填寫鑰匙清點記錄表，發現問題及時糾正；4.3.3 鑰匙管理員負責對所有備份鑰匙進行統一登記、編號、封存、保管、使用，未經批準，無特殊情況，禁止動用，每天交接班時必須對備用鑰匙進行清點，并按要求填寫值班記錄中。4.4 備用鑰匙的使用4.4.1 各部門按照實際需要配發鑰匙，備用鑰匙只在發生緊急情況時使用，如發生火災、水浸、漏電、及正常使用鑰匙發生丟失、損壞、無法啟用等情況，非特殊情況下嚴禁隨意借用備份鑰匙；4.4.2 鑰匙借用手續的辦理程序:1) 非緊急情況需使用備用鑰匙時，應向秩序部鑰匙管理員借用，借用人需填寫鑰匙借用申請，并如實填寫借用日期、房號、數量、借鑰匙原因、借用人聯系電話等內容，然后經所屬部門負責人審核簽名確認。2）備用鑰匙管理員核實鑰匙借用申請后辦理鑰匙借用手續，并填寫鑰匙借用登記表將鑰匙交給借用人。3）鑰匙退還時，備用鑰匙管理員應核對鑰匙數量后，在鑰匙借用登記表中標注明鑰匙退還日期，并在“接收人”一欄簽名確認。4）如值班過程中緊急需要使用備用鑰匙，由秩序部指派專人為其開鎖，并現場監督處理完畢后將鎖具鎖閉，使用情況由備用鑰匙管理員按規定填寫鑰匙借用登記表和跟進備用鑰匙的歸還情況。4.4.3 備用鑰匙管理員根據各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況，發現借期超過24小時未還鑰匙者，應向借鑰匙部門或個人催還，如值班人員下班備用鑰匙還未歸還，交班人必須清楚向接班人做好工作交接，并填寫值班記錄中由接班人員跟蹤備用鑰匙的歸還情況，如接班人員值班時間還未收回備用鑰匙，必須向秩序主管匯報。4.4.4 各部門借用備用鑰匙時，應遵守“用幾把，借幾把”的原則，不得多借或與本部門無關的鑰匙，使用完畢后，及時歸還，以免丟失；4.4.5 所持備用鑰匙如出現丟失、損壞等情況，需及時向秩序部匯報，并做詳細的書面說明，寫明鑰匙的丟失地點、時間及原因，經所屬部門負責任人批注意見，秩序部將按情節，提出處罰意見并實施。4.5 本規程執行情況作為相關人員的績效考評依據之一5.0 相關記錄鑰匙移交清單 鑰匙明細表鑰匙清點記錄表 鑰匙借用申請鑰匙借用登記表*社區物管處 文件編號：QR-CX- - 版本號：A 修改狀態：0 生效日期：2015年8月25日鑰匙移交清單序號鑰匙類型使用區域數量鑰匙編號備注移交單位：移交人：日期：接收單位：接收人：日期：監交單位：監交人：日期：鑰匙明細表序號鑰匙編號數量使用區域所屬單位責任部門備注*社區物管處 文件編號：QR-CX- - 版本號：A 修改狀態：0 生效日期：2015年8月25日鑰匙借用登記表日期鑰匙編號數量借用原因借用人有效證件/聯系電話記錄人歸還時間接收人督查人*社區物管處 文件編號：QR-CX- - 版本號：A 修改狀態：0 生效日期：2015年8月25日鑰匙借用申請單申請部門領取人鑰匙名稱數量借用時間歸還時間借用事由申請人部門負責人意