東興手袋廠有限公司公 司 運 作 程 序 程序編號：OP-06版本/次編號: A01標題：跟單運作程序生效日期：頁碼：第1頁；共4頁草擬者姓名： 簽署： 部門： 日期：審核者姓名： 簽署：部門：日期：批準者姓名： 簽署：部門：日期：文件制訂/修訂履曆編號制/修訂日期制/修訂原因制/修訂內容A01新制訂東興手袋廠有限公司公 司 運 作 程 序程序編號：OP-06標題：跟單運作程序版本/次編號: A01頁碼：第2頁；共4頁1.目的制定跟單運作程序乃為跟單運作提供標準的指引性程序，透過此程序，使跟單工作流程明確化、規範化，確保跟單工作清晰、準確及高效的運作。2.適用範圍祗適用於本公司營業部跟單運作3.定義 暫無4.職責4.1 業務跟單員：根據客戶要求，制作樣辦訂單及正式訂單，審核相關文件，追蹤客供物料到位狀況，跟進樣辦及大貨的生產狀況，處理生產中出現之物料及生產狀況異常問題，及時反饋相關信息給客戶。接收其投訴，並跟進客訴處理結果，及時反饋給客戶。5.程序5.1 跟單員接到客戶的樣辦訂單或正式訂單后，需與其溝通以取得規定要求、產品信息、服務要求及潛在要求等資訊，並建立/登錄訂單記錄表。5.2 做辦跟進 5.2.1跟單員根據客戶要求制作樣辦訂單，發放給辦房等部門進行安排。5.2.2樣辦生產過程中，跟單員根據辦房制辦進度控制表及時到現場跟進樣辦制作進度，處理制辦過程中的異常狀況，如辦房對客戶的相關要求有更改，跟單員需反饋給客戶並取得口頭或書面確認。5.2.3樣辦完成后，跟單員將樣辦及BOM資料交技朮部門負責人審核生產工藝、品質要求、非預期要求的符合性。5.2.4生產技術負責人確認合格，並在樣辦檢查記錄表上簽名確認，然後進行包裝。5.2.5 跟單員與客戶確認寄辦事宜後填寫樣辦離廠清單，並交給相關東興手袋廠有限公司公 司 運 作 程 序程序編號：OP-06標題：跟單運作程序版本/次編號: A01頁碼：第3頁；共4頁負責人批準審核後安排寄辦給客戶，並整理樣辦相關資料。5.2.6 寄辦后，追蹤客戶確認樣辦。5.2.7 跟單員將辦房制作之色咭交客戶確認(如有客供色咭，則不用制作，以客供色咭為準)，然後分發至相關部門。5.2.8 客戶確認樣辦後，跟單員將其回復信息記錄於樣辦確認咭或客戶指定樣辦咭上，然後連同樣辦存倉管理，具體參照樣辦存放工作指引執行。5.3正式訂單跟進5.3.1 跟單員接收訂單后，根據客戶要求制作正式訂單，經客戶簽名確認後發放給相關部門進行訂單評審。5.3.2 訂單評審時，跟單員須確認客供物料的到位狀況，並判斷可否滿足訂 單要求。5.3.3 評審通過后，跟單員負責跟蹤生產物料到位狀況以確保生產順利進行。5.3.4 根據生產部提供的生產排期表，跟單員參照相關程序按期召開產前會議。5.3.5 跟單員根據生產部門提供的生產排期表跟進訂單生產狀況及進度，並把生產進度及時反饋給客戶。5.3.6 生產過程中相關部門如有對客戶要求的更改(如交期、代用物料 等)，跟單員需反饋給客戶取得口頭或書面確認後簽名。5.3.7 如果客戶需要到廠驗貨時，跟單員需聯絡安排客戶驗貨時間，並通知 相關部門及跟進驗貨過程。5.3.8跟單員根據樣辦存放工作指引將借出的樣辦及時回收和存放。5.3.9 跟單員接到客戶投訴意見時，根據客戶投訴處理程序將信息反饋給相關部門。5.3.10投訴意見確認成立後，跟單員負責追蹤投訴處理結果，並將投訴處理結果反饋給客戶。5.3.11跟單員在與客戶的培訓、會議、溝通或諮詢中取得相關信 息，然後反饋給管理層進行采納或改善。東興手袋廠有限公司公 司 運 作 程 序程序編號：OP-06標題：跟單運作程序版本/次編號: A01頁碼：第4頁；共4頁6.相關文件6.1WI-09樣辦管理工作指引6.2WI-08放產會議工作指引6.3OP-21客戶投訴處理程序6.4OP-05訂單評審控制程序7.相關表單7.1MER-004樣辦訂單7.2正