宏光照明電器有限公司作業規范文件編號HG-HR-WI-ZD-010版本編號A/0文件名：辦公設備文具用品管理制度頁碼共 5頁，第 8頁生效日期2014-05-25中山宏光照明電器有限公司ZHONGSHAN HG LIGHTING ELECTRIC CO.,LTD *作 業 規 范文 件 名： 辦公設備文具管理制度文件編號： HG-HR-WI-ZD-010版 本： A/0頁 數： 共 5頁 (含封面)生效日期： 2014-05-25受控正本印 受控副本印編制/日期： 行政人事部（2014-05-20）審核/日期：批準/日期修 改 記 錄序號更改日期更 改 內 容版號1相 關 部 門 文 件 會 簽部門名稱簽名/日期部門名稱簽名/日期部門名稱簽名/日期總經理市場部LED事業部副總經理客服部低壓燈事業部營銷副總研發部銅燈事業部研發副總工程部OEM部財務總監財務部倉儲部總經辦生產部人事行政品質部稽核中心資材部1.目的為加強行政管理，有效地控制成本費用，促進辦公設備文具用品的管理規范化，保障辦公。2.范圍適用于公司所有員對辦公設備文具的申購、領用與管理。3.定義辦公設備：是指電話機（含手機）、復印機、傳真機、照像機、投影儀等。辦公文具：是指筆（中性筆、白板筆、油性筆、圓珠筆、鉛筆、鋼筆、毛筆、寶珠筆、粉筆）、筆芯，尺子（直尺、卷尺、皮尺），圓規、三角板、丁字尺等辦公用品：是指辦公所需要的而價值在50元以下的低值易耗品，包括：釘書機、釘書針，起釘器、打孔機、曲別針、大頭針、膠水、修正液、裁紙刀、筆墨紙張、便箋、報告紙、電池、文件夾、資料夾/冊、票據夾、文件袋、檔案袋/盒、印臺、印油、墨盒、剪刀、介刀、等。辦公用具：通常是指辦公所必備的而價值在50元以上2000元以下的耐用消費品，包括：計算器、辦公桌、椅、文件柜、資料櫥、保險柜等。4.職責4.1行政部：負責公司辦公設備文具用品與非生產性物品的審核并購買。負責辦公設備文具用品與非生產性物品的發放登記管理工作。4.2使用部門：負責辦公設備文具用品與非生產性物品的申購核準與使用管理。5.管理制度5.1電話使用及管理要求5.1.1在廠區內有內線電話的，須使用內線電話或短號聯絡。5.1.2對外使用電話應“長話短說、簡明扼要”。禁止撥打聲訊或私人電話。5.1.3撥打國內長途或國際長途，要求事先擬好通話提綱，從嚴控制時間。5.1.4各部門的電話由部門主管指定專人負責管理。5.1.5各部門核定電話費使用限額。行政人事部監督其費用限額。5.1.6各部門的電話費嚴格按限額使用，若發生超支現象，超支部分由部門主管根據管打印的通話清單進行判別，確認超支責任人。5.1.7通話中嚴格遵守保密制度，禁止泄露公司機密。5.1.8電話發生故障由行政人事部網管負責排除。5.2打印機與復印機使用與管理5.2.1各部門根據預算或申請審批表，每月向行政人事部領取打/復印紙，打/復印紙由部門指定人員管理并作用途登記。5.2.2任何人不得打/復印公司外的與業務無關的資料。凡是帶密級的文件、資料復印（如：各類合同、協議、招投標文件、財務和人事報表、資料等），須填復印申請表，由總經理或部門經理批準同意后復印。5.2.3在公司內部使用的各類表格、部門之間傳閱的備忘錄等可用二手紙（注意：二手紙不應有泄密內容）5.2.4打/復印機由行政人事部統一管理，行政人事部對復印機使用過程進行監督檢查。5.2.5嚴格遵守公司保密制度，在打/復印中，違反保密制度和使用管理要求者，將按公司有關規定予以嚴肅處理，對給公司造成不良影響或經濟損失的，除追究責任外，將送公安機關處理。5.3傳真機、E-mail使用及管理要求5.3.1凡接收方有E-mail地址并能采用網絡進行文件或資料傳遞時，禁止使用傳真。5.3.2傳真機由使用部門負責管理，嚴格按照說明書要求真確使用，定期維護保養，發生故障時應及時通知行政人事部聯系維修人員進行維修。5.3.3重要文件收發須使用公司注冊郵箱，嚴禁使用其它免費或個人郵件。5.3.4嚴格遵守保密制度，凡在傳真、E-mail收發中違反保密制度者，將按公司保密制度的有關規定予以處理。5.4辦公文具的申購計劃5.4.1各部門根據本部門辦公文具消耗和使用情況，在每月25日前填寫非生產物料申購單交部門經理審批簽字后交行政人事部前臺人事文員。5.4.2 行政人事部前臺人事文員復核各部門提交的非生產物料申購單結合庫存情況在每月27日前整理匯總月度非生產物料申購計劃，交行政人事部經理審核，總經理/總經理助理審批簽字后，交前臺人事文員向公司指定文具/五金供應商下單采購，如指定文具/五金供應商無需求物料，則由行政主管按照要求尋求新的供應商采購。5.4.3 申請部門對于一些非常規的物品采購應提供詳細物品說明，必要時要提供所購物品樣品或圖片。5.5 文具采購5.5.1各部門每月須做好月度文具申購計劃，原則上每月只能向行政人事部申購一次，對于一些急需的、部門做的月度采購計劃未涉及到的物品，每月可以申請一次緊急采購，須填寫非生產物料申購單交部門經理復核，總經理/總經理助理審批簽字后，交前臺人事文員/行政主管實施緊急采購。5.5.2各部門不得擅自購買辦公用品，如遇特殊物品需要部門自行購買的，須經行政人事部審核同意后進行，否則不予報銷。5.5 文具領用5.5.1文具辦理入庫手續后，由行政人事部前臺人事文員通知申購部門負責人領取申購的文具。5.5.2領用部門對有質量問題的文具或采購物品與提出的要求不符時，領用部門有權拒絕接收并要求重新采購。 對自領用物品之日起，兩天內無提出異議，視為默認。5.5.3領用部門在領取所申購的文具時對于第二次發放的文具，必須以舊換新。5.5.4行政人事部前臺人事文員必須嚴格按照各部門交回的舊文具數量相應的換取新文具數量，并登記在文具領用登記表上，交領用人簽字確認（注：除各部門領用的打印紙、便簽紙、表單、刀片等不用以舊換新外，所有的文具物品都必須以舊換新）。5.6 個人辦公文具的領用發放5.6.1新員工（辦公室人員）入職每人按標準配置簽字筆一支、筆記本一本、文件夾二個。5.6.2個人領用辦公文具，前臺人事文員應如實填寫個人辦公用品領用登記表（即個人領用臺賬），交領用人簽字確認后發放，并將個人辦公用品領用登記表每半年報行政人事經理復核。5.7 辦公文具的交接和收回5.7.1員工因離職或工作崗位變動等原因需進行辦公用品的交接或收回時，應嚴格辦好交接回收手續。5.7.2移交人需逐項列出文具清單，直屬上級清點核對臺賬確保辦公用品損耗程度，書面標明，并移交接收人簽收。5.7.3將接收人簽收確認的離職人員工作交接單交行政人事部前臺人事文員核實后做好辦公文具交接登記手續，并將交接單存檔備查。5.7.4暫無接手人接手時，移交人需列出文具清單，并將文具先交回行政人事部前臺人事文員簽收。5.8違紀考核5.8.1 公司的辦公文具應為辦公所用，私用或帶出公司者，公司將按辦公文具兩倍價格從當月績效工資中扣出，并給予50元的罰款處理。5.8.2公司辦公文具應本著節約的原則，如有浪費者經發現，予以責任者50元罰款處理。5.8.3員工應自覺愛護各類辦公文具，如有不正當或不合理使用造成損壞應照價賠