行政公文寫作 一 行政公文的概念 行政公文是行政機關在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務文書 是依法行政和進行公務活動的重要工具 必須遵照國務院2000年8月24日發(fā)布的 國家行政機關公文處理辦法 執(zhí)行 二 行政公文的性質 一 政治性 二 職權性 三 政策性 四 傳播性 三 行政公文的作用 一 憑證作用 二 指導作用 三 規(guī)范作用 四 溝通作用 五 曉諭作用 四 行政公文的種類 一 命令 令 適用于依照有關法律公布行政法規(guī)和規(guī)章 宣布施行重大強制性行政措施 嘉獎有關單位及人員 二 決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排 獎懲有關單位及人員 變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項 三 公告適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項 四 通告適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項 五 通知適用于批轉下級機關的公文 轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文 傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項 任免人員 六 通報適用于表彰先進 批評錯誤 傳達重要精神或者情況 七 議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項 八 報告適用于向上級機關匯報工作 反映情況 答復上級機關的詢問 九 請示適用于向上級機關請求指示 批準 十 批復適用于答復下級機關的請示事項 十一 意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法 十二 函適用于不相隸屬機關之間商洽工作 詢問和答復問題 請求批準和答復審批事項 十三 會議紀要適用于記載 傳達會議情況和議定事項 五 行政公文的特點 一 作者的法定性 二 體式的規(guī)范性 三 行文的權威性 四 制發(fā)的程序性 六 行政公文的格式 一 文頭部分行政公文首頁第一條橫隔離線以上的部分為文頭 也叫眉首或版頭 它由發(fā)文機關標識 發(fā)文字號 秘密等級 緊急程度 簽發(fā)人 份號等組成 1 發(fā)文機關標識發(fā)文機關標識即公文的制發(fā)機關名稱 制發(fā)機關是公文的法定作者 表明公文的歸屬 應當使用該機關全稱或規(guī)范化簡稱 2 發(fā)文字號發(fā)文字號由三個部分組成 機關代字 年份 序號年份是發(fā)文的年度 用阿拉伯數(shù)字寫全 外加六角括號 置于機關代字之后 序號是發(fā)文的順序號 多為發(fā)文機關發(fā)文的流水號 除 命令 令 外 不必加 第 字 在數(shù)序前不必加虛的 0 發(fā)文字號的作用主要有三個 一是便于登記 二是便于分類 歸檔 三是便于查找 引用 3 秘密等級和保密期限保密程度等級遞增的順序是 秘密 機密 絕密 密級標注在版心右上角第一行 兩字之間空一字 如需同時標注保密期限 在秘密等級和保密期限之間用 隔開 如 機密 5年 未標注保密期限的 按絕密級三十年 機密級二十年 秘密級十年認定 4 緊急程度只有需要緊急處理的公文 才能在秘密等級的下方標注 特急 或 急件 字樣 電報應分別標明 特提 特急 加急 平急 5 簽發(fā)人簽發(fā)人指代表機關核準并簽寫發(fā)出公文文稿意見的領導人姓名 一般只需在機關內部的發(fā)文稿紙上簽寫 但在上行文中必須在發(fā)文字號同一行注明簽發(fā)人姓名 發(fā)文字號居左空一字 簽發(fā)人姓名居右空一字 左右對稱 簽發(fā)人 三字后加冒號 標注其姓名 6 份號一般只用于大量印發(fā)或有秘密等級的公文 用阿拉伯數(shù)字標注在公文版頭左上方 二 行文部分1 標題一般由發(fā)文機關名稱 事項和公文種類三要素構成 即發(fā)文機關 事由 文種 如 國務院關于成立經(jīng)濟貿易辦公室的通知 擬寫公文標題應注意以下幾個方面 1 準確 文種標注準確 事由詞語準確 2 簡明標題要力求簡明扼要 國務院關于重申提供各種工業(yè)廢渣不得收費的通知 2 主送機關主送機關指公文的主要受理機關 是負責承辦或答復該文內容的機關 也稱 上款 抬頭 應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱 統(tǒng)稱 除公告 通告 會議紀要等文種外 對外行文都應當注明主送機關 3 正文公文的正文可分為開頭 主體 結尾三部分 正文的開頭可以概括為 憑 即憑什么行文 也就是制發(fā)該文的依據(jù)或理由 主體部分可以概括為 事 即什么事情或什么事項 結尾部分可以概括為 斷 即論斷 判斷 也就是正文的結論部分 多數(shù)為提出要求 措施 辦法等 4 附件名稱附件是指隨文發(fā)送的文件 報表 材料等 作為正文的補充說明或參考材料 公文如有附件 應當注明附件順序和名稱 其名稱應當在正文之后 制發(fā)機關和成文日期之上的左側標注 5 發(fā)文機關發(fā)文機關也稱 下款 落款 或 署名 表明公文的法定作者 在正文下方空3 5行的右側位置標示 但因為此處必有機關公章 而機關公章上必有機關名稱 所以往往不標示發(fā)文機關名稱 而以機關公章上的機關名稱取代 6 成文日期成文日期應該在落款處下一行的位置標示 成文日期應用漢字將年 月 日標注 零 寫成漢字 O 即可 7 印章在正文之后 成文日期上面應加蓋機關公章 公章是機關職權的象征 是公文生效的標志 8 附注附注即需要說明的其他事項 主要說明公文的發(fā)放范圍 解釋名詞術語或聯(lián)系人的姓名電話等 如 此件發(fā)至縣團級 此件可見報 等 表達時應加括號標注 三 文尾部分1 主題詞主題詞是經(jīng)過規(guī)范處理的用來標引公文主題內容的詞或詞組 主題詞標在抄送欄左側上方 先頂格寫 主題詞 三字并加冒號 再寫主題詞 每詞之間空一格 不加標點 主題詞的標引順序為 先標公文主題的類別詞 再標類屬詞 最后標文種 主題詞多數(shù)是三個到五個 關于加強物價監(jiān)督工作的通知 2 抄送機關抄送機關是指除主送機關外需要了解公文內容或需要備案的其他受文機關 應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱 統(tǒng)稱 抄送機關在抄送欄下 印發(fā)標識欄上 左端頂格寫 抄送 兩字并加冒號 其后排列的抄送機關名稱不管占幾行 均不得越過冒號 3 印發(fā)標識印發(fā)標識共有三個 一個是印發(fā)該公文的機關部門一個是印發(fā)日期一個是 共印 份 七 行政公文的寫作要求 第一 符合黨和政府的方針 政策 法律 法規(guī)和規(guī)章及有關規(guī)定 若提出新的政策規(guī)定 要切實可行 并加以說明 第二 公文內容要情況確實 觀點明確 表述準確 結構嚴謹 字詞規(guī)范 條理清楚 語句通順 文字精煉 書寫工整 標點準確 篇幅要力求簡短 第三 公文中的人名 地名 數(shù)字 引文要準確 若引用公文 應當先引公文標題 后引發(fā)文字號 日期應當寫具體的年