文件、材料收集歸檔制度 一、收集歸檔范圍 本機關在各項工作中形成的具有保存價值的，或者上級和下級送來的與本機關關系很密切的文件材料(包括公文、電報簿冊、書信、會議、電話記錄、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同)都屬收集歸檔范圍，應按規定的范圍、時間和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。 (一)本級文件 1、各種代表會議、工作會議、專業會議、各級干部會議的會議記錄、會議紀要。 2、工作計劃、規定、方案、安排、總結、小結、匯報、簡報、通報、通知。 3、各種綜合的或專題的調查、檢查、考察等報告。 4、向上級請示，與其他單位的來往文書，對下級的指示、批復、通知。 5、各項決定、決議、規定、標準、規范、條例、辦法、制度、守則、要求。 6、各級領導的報告、講話、發言稿或提綱、記錄。 7、反映生產、基建、科研設備、工藝情況底圖、藍圖及文字材料。 8、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數據、憑證。 9、反映本機關、本地區重要活動的照片、錄音帶、錄像帶。10、電報、重要電話記錄、機關工作日記。 11、年鑒、大事記、基礎數字匯編、基本情況綜合。 12、本機關制發的獎狀、獎證、獎章、獎旗、獎品。 13、有關房產、財產、物資、檔案、債權、捐贈等的憑證，發放各種證明、證件存根。 14、已故人員資料。 15、重要的人民來信及處理材料。 16、本機關、出版的書刊、資料樣板。 17、本機關(包括上報和下批)干部任免、呈批表、調配培訓、專業技術職務評定、聘任、黨、團干部名冊、年終統計、報表、干部的錄用、轉正、定級、調資、離休、撫恤等審批表及干部獎懲等文件材料。 (二)上級文件材料 1、上級(包括各部門及派駐本機關的調查組、檢查組、工作組，下同)有關本機關、本地區工作或問題的決定、決議、指示、批復及調查、檢查、經驗材料。 2、各級領導同志、國際友人、人民代表、政協委員視察本機關、本地區時的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。 3、上級發給本機關的獎狀、獎冊、獎章、獎旗、獎品。 4、上級報刊刊載有關本機關、本地區情況的文章。 (三)同級文件材料 1、有關單位與本機關聯合召開會議，共同進行工作，協作查處案件或問題共同署名的文件材料。 2、有關單位與本機關簽訂的合同、合約、協議。 3、有關單位與本機關涉及比較重要的工作或問題的來往文書。 4、有關單位發來的重要的、需要執行的方針、政策性文件。(四)下級文件材料 1、年季度工作總結、重要的專題工作總結。 2、重要的調查報告、檢查報告、典型材料，比較重要的工作經驗、重要的請示、法規性的備案文件。 3、重要的名冊、登記表。 4、大事記、基本情況匯編、基礎數字匯編。 二、歸檔份數 文書檔案一式兩份，其中正文和簽發稿各一份作存檔用，一份作文件匯編用。 三、歸檔時間和方法 (一)凡經過打字室打印的文件，打印好后由打字員收集，交文書檔案員歸檔。 (二)凡各部門發出的文件，由各部門辦公室的有關人員收集，交由綜合檔案室歸檔。 (三)一項工作已完成時(包括一項已完成或一個會議已結束，一個問題已解決，一件案件已處理等)，由各部門辦公室的有關人員，將進行該項工作形成的全部文件材料，系統后送交綜合檔案室歸檔。 (四)外出開會、考察、學習、參觀形成或帶回應歸檔的文件材料，在該項活動結束時交由文書檔案員歸檔。 (五)年度工作總結、各種年報、黨員、干部名冊，應于翌年一月底前交文書檔案歸檔。 (六)每年的二月底前進行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。四、歸檔要求 (一)應歸檔的文件、材料應由各辦線資料員收集全齊。 (二)正文與底稿(簽發稿)主件或附件、請示與批復、來文與復文一起歸檔。 (三)歸檔文件材料注意：檢查應蓋公章是否蓋了，文件沒有標題應加上標題，內容、摘要、文件沒有標明日期的要標上日期。 (四)歸檔的文件材料應是原稿原件，