xxxx房地產開發有限公司 企業內部控制制度,2012年10月30日,目錄catalogue,總則及說明general principles and explanation 第一章 unit 1 管理控制及內控自我評估 management control and self appraisal about internal control 第二章 unit 2 財務會計控制 financial accountant control 第三章 unit 3 銷售和應收賬款sales and receivables 第四章 unit 4 采購和應付賬款purchases and account payable 第五章 unit 5 費用支出控制expenses control 第六章 unit 6 貨幣資金管理pecuniary resources management 第七章 unit 7 固定資產管理fixed assets management 第八章 unit 8 項目開發與總控project development and master control 第九章 unit 9 產品研發與設計product development and designing 第十章 unit 10 工程招標與預算project bidding and budget 第十一章unit 11 工程質量監督與驗收project quality supervision 第十二章unit 12 人力資源管理human resources management 第十三章unit 13 對外投資管理investment abroad management 第十四章unit 14 客戶服務與信息管理customer service and information management 第十五章unit 15 內部審計internal audit,總則及說明 general principles and explanation,一、內控手冊的使用責任 responsibility for the use of internal control manual 二、內部控制的目標target of internal control 三、內部控制的概念concept of internal control 四、內部控制的框架framework of internal control 五、內部控制的缺陷deficiency of internal control 六、內部控制的描述description of internal control,back,一、內控手冊的使用責任 responsibility for the use of internal control manual,本手冊適用于房地產開發有限公司及其子公司，為方便描述，以下簡稱為“公司”。 本手冊的內部控制制度是關鍵的控制制度，不包括所有的運作流程，使用者應當根據手冊提示的內部控制關鍵點建立完整的運作流程。,back,二、內部控制的目標 target of internal control,內部控制是一個由公司董事會，管理層以及其他員工共同作用的過程，此過程在以下的三個方面對公司實現其經營目標提供合理保證： 行之有效并且富有效率的經營過程 effective operating process 可信賴的財務會計報告 reliable financial accountant reports 對法律法規的遵循 to follow rules and regulations 內部控制主要體現在對公司現金以及實物資產的保全以及被有效的利用，以合理保證公司短期和長期的營運目標能夠實現。,back,三、內部控制的概念concept of internal control,內部控制是一個過程。是一種實現目標的手段，而不是結果； 內部控制是人為控制的，不僅僅包括制度和政策，同時包括公司各個部門的員工； 內部控制對董事會和管理層只能提供合理的保證，而非絕對保證； 內部控制是為了實現各個不同而又相互交錯的企業目標而設計的。,back,四、coso內部控制的框架 coso framework of internal control,業務流程,財務報告,法規遵循,back,coso內控框架的描述,back,五、內部控制的缺陷,任何的內部控制設置都有其自身的缺陷，包括： 在實施內部控制的過程中會存在人為的錯誤或過失； 由于兩名或多名員工的串通而導致的內控失效； 舞弊（例如：管理層濫用權力；偽造憑證或記錄以及欺騙性行為等） 即使是設計完善的內部控制也會因無意或故意的行為而導致缺陷的產生。但是，管理層可以期望良好的內部控制系統能夠給董事會以及管理層提供其控制目標得以實現的“合理保證”。非常重要的一點是：公司應該進行合理謹慎的措施來保證內控目標的實現，而不是設想或者認定僅僅依靠“優秀”的員工就可以達到目標。,back,六、內部控制的描述,公司內部控制制度的描述和形式由以下三個方面組成： 內部控制的目標：內部控制服務于公司的整體目標以及各職能目標，通過控制活動為目標的實現提供合理保證，并且能夠有效識別公司面臨的風險并采取應對策略； 關鍵控制點：關鍵控制點指關鍵的內部控制行為，保證這些內部控制行為被正確采用并持續使用，就可以保證企業的內部控制目標得到實現。 流程圖：流程圖是描述內部控制行為的主要方法，是通過對經營活動整個過程用圖表形式進行描述，并對關鍵控制點著重說明的一種方法。,back,流程圖圖標說明,back,第一章,管理控制及內控自我評估,back,一 職位分工,back,二 總體戰略計劃的控制,管理層根據 內外因素以及 向員工搜集信息,修改戰略 目標,總經理辦公會 平衡未來的 發展以及 當前狀況,總經理辦公會 制定的下一 年度總體計劃,提交董事會 決議,董事長 批準,經批準的 總體計劃,下達子公司和 各部門制定 綜合計劃,管理目標 1）總體戰略計劃是清晰、明確并且合法 2）總體戰略計劃是以未來發展為大前提 3）總體戰略計劃應得到員工的認同 關鍵控制點 1）管理層應規劃長期和短期目標 2）總體戰略計劃必須得到董事長的簽字同意 注釋 1）年末管理層應該根據內外部因素，如經營環境、競爭對手、法律法規、消費者等因素的變化及時調整公司的戰略目標，同時應該征求員工的意見 2）戰略投資發展委員會根據因素的變化修改目標 3）總經理辦公會因該平衡將來的發展要求以及目前的經營能力，制定可行的目標戰略 4）戰略應分為長期和短期，其中包括企業總體戰略目標、企業架構、資金來源、財務目標以及市場需求等 5）所有的戰略計劃應得到董事長的同意 6）總經理辦公會應將總體戰略目標以及計劃下達給各部門員工，成為公司上下的奮斗目標,01,03,02,04,06,05,年度終了,戰略與投資 發展委員會 審閱,back,三 子公司及各部門制定部門計劃的控制,根據總體計劃 各部門制訂 綜合計劃,報送企管部,企管部 進行調整,臨時工作 任務計劃,針對調整與 各部門進行溝通,董事長 批準,經批準的 部門綜合計劃/ 月度計劃,部門實施,管理目標 1）所有綜合計劃與公司總體戰略一致 2）計劃的制定應當切合實際 關鍵控制點 1）部門的綜合計劃應該以總體戰略為基礎制定 2）綜合計劃必須得到董事長的同意 3）各部門對企業管理部門提出的計劃調整進行充分的溝通 注釋 1）子公司及各部門應考慮企業的總體戰略目標來制定部門計劃 2）所有綜合計劃應該預計各部門未來所需，然后制定計劃，包括：銷售、采購、費用、人力資源、固定資產等等 3）企管部根據公司總體的年度計劃對各部門報送的計劃進行調整 4）公司根據工作中出現的具體情況下達臨時工作任務 5）由董事長審核通過所有部門計劃 6）批準后的計劃返還各部門及子公司實施，月末，季末，年度末作為部門考核的依據,01,03,02,04,06,05,各部門/ 企管部備案,back,根據綜合計劃 制訂月度計劃,四 部門月度績效考評的控制,管理目標 1）提高各部門的工作積極性，共同完成公司戰略目標 2）考核標準應與總體戰略計劃一致 關鍵控制點 1）考核標準的制定科學合理，并結合公司的實際狀況 2）考核標準應得到總經理和董事長的簽字同意 3）考核的結果與部門的績效獎勵相結合 注釋 1）企業管理部每月末、季度末以及年末根據公司的考核標準對各部門進行考核 2）考核標準的制定由四大部分組成，各部門制定的本期規計劃占主要的地位，并兼顧其他目標 3）企管部對各部門進行評分并排序 4）對評分的結果與部門總監進行溝通，尤其是對評分較低的部門，使其認識自身的不足之處 5）總經理辦公會議對公司本期的經營狀況作出總體評價，以此對本期部門總考核結果進行控制 6）考核結果經總經理批準后進行公示,部門內部 管理狀況,01,03,02,04,06,05,期末企管部 進行考核,公示,總經理 批準,各部門的 考核結果,總經理辦公會議 對公司總體評價,考核結果由 企管部存檔,經批準的 部門計劃,部門職能 建設狀況,部門內部 培訓狀況,考核的標準,根據標準為 各部門評分,和部門總監 進行溝通,back,公司月度經營 指標完成情況,公司財務狀況 資本結構,管理團隊,組織機構建設 培訓,管理線條 工作效率,行政人事部 考評依據， 計入人員積分,五 信息溝通與交流,各職能部門 總監/總會計師/ 總工程師,基層員工,董事會決策層,總經理/ 總經理辦公室,審計委員會,管理目標 1）員工明確上級制定的政策和制度 2）部門總監和總經理/董事長獲悉員工的建議和舉報 3）管理活動的有效監督與匯報體系 關鍵控制點 1）管理層政策與制度應該為基層員工所認知和接受 2）基層員工的建議和舉報能夠通過有效的途徑傳達 注釋 1）公司控制活動的監督很大程度上依賴于內部審計的有效進展。內審在實施審計時，其計劃應該得到審計委員會和董事會的批準，并提前與被審計部門溝通；內審能夠接觸到所審計的資料、實物和人員 2）基層員工向部門總監/總會計師/總工程師反饋實務操作所遇到的問題和提出建議，部門總監/總會計師/總工程師應予以及時回復或開會討論；舞弊或錯誤的舉報可以直接向公司審計委員會進行反映，舉報獎懲制度應由行政人事部門制定 3）內審報告應該直接向董事會匯報；報告所發現的問題可以先行與被審計部門溝通，但不影響最終報告內容,01,03,02,信息收集,政策傳達,政策審批,政策制定,審計內控的執行,報告董事會,監督,匯報,監事會,監督,違規及舞弊舉報,back,審計委員會,問題反饋,六 一般價格的控制（銷售/采購/工程價格）,制定評價系統流程,部門草擬 價格控制 計劃,提交董事長 批準,經批準的 各部門 評價政策,管理目標 銷售、購買價格和工程造價要反映現今商業和經濟的狀況，并且符合企業的戰略目標和綜合計劃 關鍵控制點 1）企管部應定期對銷售/采購/工程等價格作審閱，價格的制定與變更與企業長期和短期價格戰略一致 2）最終的評價政策以及價格調整方案應得到總經理辦公會的討論通過 3）工程物料和固定資產的購買、土地的競標和工程的造價要在企業的預算范圍內，并且經過價格的調查，如獲取第三方提供的報價單 4）購貨價格、土地競標價格和工程價格應得到管理層的審批 注釋 1）企管部根據企業的總體戰略計劃訂立評價系統與決策系統 2）總經理辦公會制定評價系統與決策系統。例如：每年之銷售價格、購買任何物品的查詢程序、工程造價的預算等 3）各部門將政策草稿提交董事長審批；董事長應考慮政策是否能符合社會的經濟狀況以及反映公司的成本等 4）批準后的計劃應發回各部門進行培訓及實行 5）價格部門及財務總監/總會計師應每年復核系統的內容是否需要更改；如有需要，部門主管應提交一份修改草稿及原因給管理層進行討論是否有需要更改。同上（2）至（4）,01,03,02,04,總經理辦公會 進行價格會審,企管部訂立 評價系統 與決策系統,批準,不批準,相關職能部門 執行價格控制,back,七 內部控制的自我評估,內部審計 報告,企業績效 考核結果/ 業務周/月報,總經理 辦公會討論,外部專業人 士評估報告/ 審計報告,員工 意見反饋,管理層進行 內控自我評估,根據sox 404 出具管理層 對內控的評價,會計師事務所 對管理層評價 發表意見,控制環境,有效監督,風險評估,控制活動,信息溝通,01,02,03,05,管理目標 1）公司管理層負責建立并維護完善的內部控制 2）管理層在財務報送時需就其內部控制的有效性進行評價 關鍵控制點 1）管理層負責建立完善的內部控制制度，并且確保得到有效實施 2）管理層定期進行內控評估 3）內部審計、專業機構以及員工應在完善內部控制中發揮作用 注釋 1）內部審計職能應該涵蓋公司經營、資金運作、財務報告、舞弊調查、法規調查等各個方面 2）總經理應該了解各部門運作情況，定期召開總經理辦公會議進行討論，發現問題及時糾正 3）公司應該建立完善的員工意見反饋機制，讓管理層了解基層所發生的情況 4）按照coso框架進行內控自我評估，一般通過自我評估問卷表的形式進行分析與歸納 5）在年度以及季度的財務報告中進行內部控有效性的陳述,04,back,內部控制 自我評估問卷,第二章,財務會計控制,back,一 職位分工,back,二 一般會計控制,管理目標 1）會計制度的制定要符合法律法規的相關要求 2）各部門的業務操作應該符合財務操作手冊的要求，配合財務部入賬 3）憑證的記錄與賬冊編制做到賬實一致 關鍵控制點 1）財務總監/總會計師應詳細審核財務制度以及業務操作手冊的制定，并且經過總經理簽字批準 2）財務操作流程應該得到各相關部門的認可并得到執行 3）財務經理/總會計師應該復核所有的記賬憑證 注釋 1）財務制度必須符合中國相關法律法規以及企業會計制度的要求 2）財務部組織工作小組（可以是臨時性質）進行具體操作手冊的編制，包括單據的收集與復核、憑證的記錄、過賬與匯總、報表的編制、財務預算的編制、財務結果分析等 3）必要時可尋求外部專業人士的支持，參與制訂財務制度與操作手冊，發表專業意見 4）財務操作手冊有牽涉到各部門的業務流程，如銷售收款、采購付款、費用報銷等必須與相關部門達成共識 5）所有不一致的單證，如發票與合同不符必須發回相關部門查找原因,各部門負責人 討論并實施 操作手冊,會計人員 根據單據制作 憑證,01,03,02,04,05,財務經理/ 總會計師 復核憑證,財務經理制定 財務制度,提交財務總監/ 總會計師以及 外部人士審閱,董事長 批準,批準備案的 財務操作手冊,出錯/不一致,發回相關 部門,相符,根據復核 過的憑證 入賬,財務部工作小組 根據財務制度 制定操作手冊,業務部門 原始單據,財務部 審核,back,三 財務預算控制,管理目標 財務預算真實反映公司的年度財政目標，并且對公司的銷售、成本以及相關費用起指導和控制作用 關鍵控制點 1）財務部編制費用預算，必須核對各部門上年費用，對費用預算增幅，減幅較大部門作出相應解釋 2）財務預算進行動態預算控制，每月針對銷售、成本以及各項費用的實際發生數與預算數比較，發現差異并尋找原因，協調各部門制定下月預算實現計劃以及本月超標/未達標補救措施 3）銷售以及成本的預算控制由營銷和地產負責執行，向財務匯總。其他部門發生的期間費用應在發生前經過財務部的預算審核，超出本月預算的費用除特殊情況不予批準 注釋 1）年度終了財務部門負責編制公司下年度財務預算草案，提交至總經理辦公會議討論，通過或提出修改意見，再向董事會匯報，董事會作出決議。 2）各部門實行總監責任制，并與財務部門保持反饋溝通，每月提交預算執行周/月報，由財務部匯總信息與管理層討論；并且針對超標或未達標情況提供下月的補救措施，盡量保持全年度在預算控制范圍內 3）財務預算需在全年基礎上細分到月份 4）與銷售和成本無關的期間費用應由財務部匯總，在發生前由總會計師進行預算審核 5）半年度預算調整特指因為公司營運目標發生變更或新增的項目投資而進行的預算變更 6）三項費用的預算要分別經過其相應的監控部門審核，其中，財務費用和管理費用經分管領導審核、銷售費用由財務部審核，監控規定由監控部門制定,年度終了,財務部匯編 項目收入/ 成本預算,銷售部,分管領導,預算部,財務部匯編 公司費用預算,各部門費用 年度預算,公司下年度全面預算草案,總經理 辦公會議,董事會議,各部門討論/ 規劃部門預算,預算執行,不同意,批準,01,02,03,back,公司下年度 財務預算,財務部門每月編 制動態預算分析,銷售狀況,期間費用,項目成本,財務部匯總 月度費用,銷售周/月報 及預算 實現方案,分管領導匯總 成本控制周 /月報,月末財務 預算報告,總經理 辦公會討論,04,05,半年度預算調整,分管領導/ 財務部,06,四 營運資金的控制,管理目標 營運資金在管理層控制范圍內，以保證償付能力和資金的有效利用 關鍵控制點 1）現金流的預計應以財務預算為基礎，根據每月的實際情況作出準確預估 2）總會計師復核每月現金流匯總表，針對資金剩余或資金短缺情況告知管理層 3）對于不能由未來月份彌補的資金短缺，應及時調整部門計劃以及財務預算 注釋 1）財務部門根據年/月初的貸款合同以及本月新發生的貸款合同，合理計算下月/下季度的資金流入以及流出值 2）財務部門根據分管領導門的工程進度表以及銷售部的銷售預計，合理預估未來月份的現金銷售流入 3）財務部門根據對外投資部門的投資計劃預估下月/季度的現金流 4）工程付款預計根據合同進度進行 5）年度終了匯總現金凈流入/出狀況，進行年度環比以及月份浮動分析，尋找差異明顯的月份并尋找合理解釋 6）總會計師負責監控下季度的現金余額，重點關注流動性隱患并提醒管理層注意。另外對資金將大量剩余的情況也應提請管理層關注 7）針對未來現金流出現的重大狀況，由總經理組織總經理辦公會議研討對策,預計現金流入,銀行貸款計劃,預售收款預