文秘知識/秘書基礎(chǔ) 總結(jié)會會務(wù)操作要點(diǎn) 1確定會議的規(guī)模1)效率會議的規(guī)模直接制約會議的效率。也就是說，會議人數(shù)越少，會議所花的時間就越少，會議效率就越高；反之，會議人數(shù)越多，意見越不容易集中，會議時間也越長，效率就越低。所以必須注意一點(diǎn)，人數(shù)越多就可能出現(xiàn)懶于思維者。因此，除了發(fā)布性會議和必須舉行的大規(guī)模會議之外，要盡可能地控制與會人數(shù)。2)成本會議規(guī)模與會議成本兩者構(gòu)成正比關(guān)系，規(guī)模越大，動用的人力、物力、財力就越多，會議成本也就越高。在確定會議規(guī)模時，先要考慮清楚預(yù)計(jì)的會議成本，做到量力而行。除了考慮會議的顯性成本外，還要預(yù)算一下隱性成本。3)效果會議的規(guī)模與會議的效果密切相關(guān)。有的會議保密性較強(qiáng)，必須嚴(yán)格控制與會人數(shù)和會務(wù)人員，以防會議內(nèi)容的擴(kuò)散。有的會議要求造成聲勢，擴(kuò)大影響，需要達(dá)到一定的規(guī)模才能產(chǎn)生效果。需要加強(qiáng)注意的是，盲目追求規(guī)模定會產(chǎn)生不良影響和效果。4)場地一般來說，規(guī)模決定場地，但由于場地的限制，規(guī)模必然受到相應(yīng)的限制。因此，決定會議規(guī)模之前應(yīng)當(dāng)先考察場地條件。2確定會議的時間1)需要把握的原則會議的時間問題首先是一個準(zhǔn)確把握會議召開時機(jī)的問題，具體包含3方面含義。(1)時機(jī)必須成熟。如果說會議的目的是為了解決問題，那么解決這些問題的時機(jī)成熟與否，則是會議的組織者在確定會議時間時，不得不首先考慮的因素。只有當(dāng)解決問題的條件充分具備，時機(jī)完全成熟時，適時召開會議，才能水到渠成，瓜熟蒂落。時機(jī)未到，條件不具備，寧可推遲會議，否則，會議的效果就得不到保證，甚至還會適得其反。(2)及時召開。當(dāng)問題迫切需要解決，條件也已具備，時機(jī)已經(jīng)成熟時，會議應(yīng)及時召開。拖而不議，則會錯失良機(jī)，貽誤工作。(3)會議時間要合理。合適的會議時間一是指會議召開的時間富有意義，能烘托會議的主題。例如，紀(jì)念性會議放在紀(jì)念日舉行最能突出其主題；慶祝性、招待性會議安排在相關(guān)節(jié)日前夕召開效果最佳。二是指會議召開的時間有利于推動工作。例如，總結(jié)工作、安排計(jì)劃的會議應(yīng)當(dāng)在工作完成之后、計(jì)劃開始之前舉行；工作性例會，如黨委、廠長經(jīng)理辦公會等，一般安排在周一或周五。三是指舉行會議的具體時間應(yīng)當(dāng)符合人的生理和心理規(guī)律，注意勞逸結(jié)合。2)需要注意的問題(1)會議的主要領(lǐng)導(dǎo)人、嘉賓、報告人是否能在這一時間參加會議。(2)會議的各項(xiàng)組織和準(zhǔn)備工作是否能夠完成。(3)學(xué)術(shù)性會議、招標(biāo)性會議、論證會、聽證會等與會者是否有足夠的時間準(zhǔn)備提交相關(guān)文件或發(fā)言材料。(4)會議的具體日期一定要考慮周到，是否同與會者的民族風(fēng)俗不符或有可能傷害與會