LOGO XXX（集團）總公司綜合管理體系程序手冊編碼：070520035 版次：4修改次數：0受控狀態：受控 批準人：XXX批準日期： 2001-03-09實施日期：2001-03-12 XXXX（集團）總公司 機關通信管理程序_1范圍本程序規定了XXX（集團）總公司對通信設備及費用管理的具體內容,適用于XXX(集團)總公司對集團總公司機關所管理的通信設備和費用的管理工作。2職責2.1由總裁辦公室行政管理處對XXX（集團）總公司所管理的通信設備進行管理并制定相關要求。2.2由總裁辦公室行政管理處委托XXX信息科技公司收集、統計、分析XXX（集團）總公司各部門及集團總公司所管理的通信設備資料，計算、匯總通信費用，并對XXX（集團）總公司各部門及集團總公司所管理的通信設備進行保管、維護。2.3負責增加新通信設備的申請與辦理工作。2.4負責淘汰設備的報廢工作。2.5對XXX（集團）總公司所管理通信設備(移動電話、無線尋呼機和電話)的使用有監督的職責，如有損壞或遺失，有權責令使用者照價賠償。3程序3.1通信設備管理程序工作步驟執行人員控制要求參照文件記錄檔案01現場調研總裁辦公室1各部門使用需求；2集團總公司通信設備使用情況及需求02確定需求來源總裁辦公室1匯總調研情況2分析需求，確定范圍03制定計劃總裁辦公室1根據集團總公司及各部門需求，制定購置計劃a名稱、用途b功能、性能c品牌、規格d數量e價格2根據上年度通信費用使用情況,制定通信費用預算年度計劃及任務下達程序計劃費用預算04通信設備的購置總裁辦公室、財金部、監督部通信設備的購置執行“行政管理程序”行政管理程序05通信設備的委托代管總裁辦公室、財金部、監督部1按計劃每年對總公司需要委托代管的通信設備開列清單2確定通信設備的維護和代管的相應要求，主要包括：a通行設備維修、維護、保管、報廢b通信費用統計、分類c應急情況處理d教授使用方法e充分考慮質量、環境和勞動安全的要求3確定侯選公司并對侯選公司提出的維護支持方案比較分析，或采取招投標方式確定意向在總公司機構改革初期及考慮集團整體利益最大化，目前暫定“XXX科技信息公司”為代管公司4談判并草擬合同，合同中還應充分考慮環境和勞動安全的因素5合同評審并簽報報批6正式簽定合同環境因素/職業安全衛生風險控制程序簽報合同06公布技術支持方式總裁辦公室1在OA中公布代管公司的具體維護方案，將其納入總公司綜合質量管理體系。2公布代管公司中具體各項相關業務的聯系人和聯系方式，如熱線電話等記錄07使用過程中的監控總裁辦公室1及時向代管公司宣布總公司關于環境和勞動安全方面的重大方針和政策2對委托代管期間出現的糾紛和重大問題進行調解3針對代管公司提出的修改完善內容做出響應4驗證是否達到預期目的5執行綜合管理體系過程控制程序綜合管理體系過程控制程序08跟蹤管理總裁辦公室1在OA中不定期征求對代管公司的意見和建議2收集整理意見與建議后反饋代管公司，要求其提出糾正與預防措施3對糾正與預防措施進行驗證綜合管理體系過程控制程序記錄09代管公司評價總裁辦公室、財金部、監督部1組成評價小組2根據委托代管合同進行評價。評價主要內容有：a合同履行情況b技術力量c服務質量d價格e環境和勞動安全的因素3完成評價報告報主管副總裁評價報告10通信費用總裁辦公室1通信費用預算報財金部審批2將財金部下達的通信費用預算,分攤到各部門3由各部門對本部門的費用進行控制4年終匯總各部門費用使用情況,出具匯總報告報主管行政費用的領導匯總報告本過程所規定的程序，在執行過程中通過年度計劃和任務下達控制程序對其效率進行監控，由各級管理人員對所管轄的下級人員的操作過程進行控制，由監督部門和各相關業務部門進行監督，發現過程存在效率低下、遺漏、重疊、失控等問題，由主管部門牽頭相關部門參加進行整改，制定預防和糾正措施方案并實施。涉及程序文件修改的按照文件處理和控制程序和綜合管理體系過程控制程序進行修改完善，必要時進行流程再造。4定義4.1通信設備:是指用戶交換機、無線尋呼機（BP機）、移動電話（手機）、無線對講機、數字電話機、模擬電話機、錄音電話機、傳真機、電傳機、多軌錄音機、計費設備、交換機維修終端、配線架、會議電話設備和通信線路等設備。4.2通信線路：是指分機線路、直線線路、中繼線路、專線、網絡線路、