20056月 北京,PPT高手進階教程-4,1,PPT匯報文件在商業溝通中扮演重要的角色,文字溝通,語言溝通,多媒體溝通,2,制作PPT匯報文件的一般步驟,梳理結構，建立論證 （先展示什么，后展示什么？）,繪制PPT （如何展示最生動？最吸引人？）,明確中心思想 （要展示什么？要達到什么樣的目的？）,3,第一步：明確中心思想,4,傳達的中心思想應符合一定標準,統領的，而不是局部的,具有沖擊力的，而不是平淡的,以事實和科學分析為基礎的，而不是“拍腦袋”的,5,第二步：梳理結構，建立論證,畫“豆腐塊”是構思PPT的好工具,6,組織PPT匯報內容的結構,并列式,串行式,適用條件： 匯報的工作不是單一的，而是多項工作，相當于多個模塊 中心論點由若干個分論點組成，需要一一展開闡述,適用條件： 只匯報一項工作/圍繞一個主題/闡述一個觀點 匯報內容具有清晰的主線，邏輯性強（如因果關系、對比關系、順序關系、包含關系，等等）,7,選擇合適的切入點,.,.,從解決方案入手,.,.,從成功案例/同行業其他成功經驗入手,.,從理論入手,從問題入手,8,第三步：繪制PPT,LOGO,本頁標題,內容素材（如圖表、文本、標注）,說明：項目組分析,其他說明,9,PPT的一般繪制方法,I.確定模板,II.擬好標題,III.選擇并繪制素材,IV.修改潤色,確定匯報文件的風格 背景 LOGO 頁碼 ,根據切割的“豆腐塊”，撰寫每頁PPT的題目 正文 目錄頁 ,選擇合適的素材，進行繪制和構圖 圖表 文本 動畫 ,對PPT中的各個組成部分，如顏色、圖形的位置、標題內容等進行修改，以達到最佳的表現效果,10,母版和模板的使用技巧,通常，在每頁PPT的母版中放入公司的名稱和LOGO形成的模板會比較吸引人。,對于使用PPT的新手或者還不熟練的人來說，可以使用PPT軟件自帶的模板。這些自帶模板往往提供比較好的背景色彩和畫面。,11,如何創建自己設計的模板,（1）選擇已有的PPT文件,（2）在“文件”菜單中選擇“另存為”,（3）在“另存為”對話框中，設置保存類型為演示文檔設計模板,12,你將得到,下一次，在制作一份PPT匯報文件時，你可以直接利用自己設計的模板（如test模板），方法如下： 在“文件”菜單中選擇“新建” 在彈出的對話框中選擇模板的名稱,13,如何修改母版（1/3）,（1）在“視圖”菜單中的“母版”選項下選擇“幻燈片母版”,幻燈片母版視圖,14,如何修改母版（2/3）,（2）修改母版的背景配色方案 在“格式”菜單中選擇“幻燈片配色方案”選項,選擇“全部應用”，則改變所有PPT的配色； 選擇“應用”，則改變當前PPT的配色,在出現的“配色方案”對話框中，選擇文本和背景顏色的搭配方案，可選標準式或自定義式,或者在當前PPT上，單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“幻燈片配色方案”選項,15,如何修改母版（3/3）,（3）修改母版的前景樣式 增加/刪除圖片（如公司LOGO）、日期、頁碼等 修改模板中文本框的字體、字號等,16,你將得到,當母版達到令你滿意的修改效果后，你可以退出母版修改界面，返回到普通PPT頁面狀態，方法如下： 在“視圖”菜單中選擇“普通”選項,17,擬寫標題的主要技巧,II.,目錄頁常用標題： 目錄 主要議題 匯報內容,正文標題的要求： 闡述當頁PPT的中心論點 （簡明、具體） 起承轉合，連綴成文,示例,18,繪制PPT的主要技巧,III.,繪制PPT的主要素材,The title slide often differs slightly from the other slides in a presentation in terms of font size, location of the title slide elements, and so on.,圖表,文字,組合,1,2,3,19,圖表的作用,迅速傳達信息 直接專注重點 更明確地顯示其相互關系 使信息的表達鮮明生動,20,成功的圖表都具備以下幾項關鍵要素,每張圖表都傳達一個明確的信息,銷售額正穩步上升,2000年銷售額 百萬美元,圖表與標題相輔相成,清晰易讀,格式簡單明了并且前后連貫,1月,2月,3月,4月,5月,6月,7月,8月,少而精,21,1991年預測法,1994,1992,1993,實際情況,示例：預測流程需要改進,22,如何設計成功的圖表,數據類圖表 概念類圖表,23,數據類圖表類型,24,制作以數據為基礎的圖表分三個步驟,數據,確定要表達的信息,確定比較類型,選擇圖表類型,25,1、分析圖表并確定要表達的信息,數據,信息,比較,圖表類型,1993年-1998年銷售額,1993年,4,244,1994年,4,368,1995年,6,291,1996年,6,989,1997年,8,412,1998年,9,213,信息 銷售額在1993年至1998年間增長迅猛,26,2、確定比較類型,數據,信息,比較,圖表類型,27,五種基本比較類型,比較類型,成分,各個部分占整體百分比的大小,舉例,5月份，甲產品占銷售總量的最大份額,排序,不同元素的排序（并列、高于/低于其它元素）,5月份，甲產品的銷售超出乙產品和丙產品,時間序列,一定時間內的變化（在幾周、幾個月或幾年間的變化趨勢；上升、下降或保持穩定）,銷量自1月份以來穩步上升,頻率分布,在漸進數列中的數量分布,5月份，大多數銷售集中在1,000元和2,000元之間,關聯性,兩種可變因素之間的關系,5月份的銷售業績顯示銷量與銷售人員的經驗并沒有聯系,28,3、選擇圖表類型,數據,信息,比較,圖表類型,餅形圖,條形圖,線形圖,柱形圖,散點圖,29,通過不同的圖表表達特定的比較,圖表類型,比較類型,成分,排序,時間序列,頻率分布,關聯性,餅形圖,條形圖,柱形圖,線形圖,散點圖,30,制作圖表可以遵循標準的格式,1993,6,10,9*,14,16,零售商 批發商,1994,1995,1996,1997,對甲產品的需求在過去5年已經增長了2倍多,甲產品的市場需求,百萬元,* 1995年2月在甲產品包裝容器中發現有毒物質 資料來源: 甲公司； 調研公司,資料來源(Source)賦于數據可信度，使我們可以用來作為參考,31,如何設計成功的圖表,數據類圖表 概念類圖表,32,概念類圖表類型,33,根據以下信息分別繪制概念草圖,影響企業發展的作用力包括 系統組合的不斷老化 業務變化不斷加速 技術上的機會層出不窮 這就需要管理層要以遠景發展目標為推動力 高績效的組織應該 以明確的目標作為推動力 從員工中不斷獲得動力 建立以業績和客戶為核心的組織架構 通過由業績驅動的核心流程進行組織整合 以開放的溝通作為支持 由于新招聘人員在行業和職能方面的經驗不盡相同，我們的培訓方案也必須因人而異 項目通常經歷五個階段：1) 初次接觸 2) 項目啟動 3) 制定解決方案 4) 提出建議 5) 實施改革,1,2,3,4,34, 影響企業發展的作用力,技術機會層出不窮,業務變化不斷加速,系統組合不斷老化,技術機會層出不窮,系統組合不斷老化,以目標為推力的管理,業務變化不斷加速,公司,35, 高績效組織（HPO）,團隊,目的,人員,核心 流程,結構,溝通,HPO,明確的目的,富有活力的員工,以客戶為中心的組織架構,以業績為驅動的流程,團隊,開放的溝通,36, 培訓方案,行業經驗,職能經驗,強化培訓,重要技能的介紹,簡單介紹，溫故知新,行業介紹,37, 項目的五個階段,I. 初次接觸,II. 項目啟動,III. 制定解 決方案,IV. 提出 建議,V. 實施改革,1. 初次接觸,2. 項目啟動,3. 制定解 決方案,4. 提出 建議,5. 實施 改革,I. 初次接觸,II. 項目啟動,III. 制定解 決方案,IV. 提出 建議,V. 實施改革,38,常用的繪圖工具,4. 提出 建議,PPT軟件的繪圖工具欄,繪圖工具欄,在“工具”菜單中選擇“自定義”選項，在彈出的對話框里選中“繪圖”工具,39,圖片/動畫庫,不斷積累和豐富自己的圖片庫，可以提高工作效率，并使繪制的PPT更加專業，達到事半功倍的效果,40,文字的表現形式簡單，關鍵是語句的精練、準確,文本框,文字要少而精； 邏輯關系難以用概念圖展示時，可以直接用文字進行描述,41,運用一些小技巧，可以使PPT文件生動、美觀,技巧1： 如何使對象發生旋轉？,技巧4： 如何添加備注？,技巧4： 添加備注,技巧2： 如何使幾個圖形對齊？,技巧3： 如何把多個元素組合成1個整體？,技巧5： 如何把PPT、Acrobat的內容添加到某頁PPT中,42,技巧1：如何使對象發生旋轉？,用途,在繪制概念圖或“標簽”中，往往需要其中某些對象有一定角度傾斜,操作方法,1選中要旋轉的對象（箭頭、文本框等） 2在繪圖工具欄中，選中“旋轉” 按鈕，則原選定的對象各頂點呈現綠色圓點狀，然后用鼠標對準某個頂點，進行旋轉即可,示例,繪圖工具欄的旋轉鍵,文本框頂點變成綠色圓點狀,43,技巧2：如何使幾個對象對齊？,用途,把無規則放置的文本框、箭頭、圖形等對齊排列，從而排列整齊,操作方法,1選中要組合的多個元素 2在繪圖工具欄中，選擇“繪圖”菜單的“對齊或分布”“左對齊”選項,姓名,學號,系別,年齡,44,技巧3：如何把多個元素組合成一個整體？,用途,把零散的元素組合成一個整體（或稱為“對象”），從而進行統一的操作，以便于移動、修改、刪除等。在制作PPT動畫效果時，也常常要把多個圖素組合成一個對象來設置動畫,操作方法,1選中要組合的多個元素 2在繪圖工具欄中，選擇“繪圖”菜單的“組合”選項,45,技巧4：如何添加備注？,用途,把PPT的內容要點或說明加在備注中，以便翻看、理解。 常常用于制作領導發言材料：在制作好PPT文件后，將對應的講話稿添加在備注頁中，然后打印PPT與備注頁，供領導翻看，可以取得很好的演講效果,操作方法,1、選中要添加備注的PPT 2、拉動PPT顯示區域的下邊框，出現備注區域，單擊后即可進行編輯。,下邊框,備注區域,46,技巧5：如何把PPT、Acrobat的內容添加到某頁PPT中？,用途,用于在某頁PPT中引用其他PPT、Acrobat文件中的內容,47,操作方法,1、打開PPT或Acrobat文件，選取要添加的PPT或Acrobat圖形內容，并在“編輯”菜單中選擇“復制”選項（或用功能鍵CtrlC） 2、轉換到選定的PPT頁，在“編輯”菜單中選擇“選擇性粘貼”選項 3、出現“選擇性粘貼”對話框，選擇“圖片”或“圖片（增強型文件）”，然后確定即可,48,如何修改和潤色,IV.,制作PPT動畫呈現效果,1,選定PPT,選中某個對象，單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“自定義動畫”選項,出現“自定義動畫”對話框。你可以對PPT中的所有對象定制化動畫效果,49,示例：PPT動畫效果演示,營銷方案有效性指