企業檔案技術管理辦法一、總則（一）目的為加強企業檔案技術管理，有效保護和利用檔案資源，提高企業管理水平和運營效率，依據國家相關法律法規及行業標準，結合本企業實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本企業及所屬各部門在檔案技術管理方面的活動，包括檔案的形成、收集、整理、保管、鑒定、利用、銷毀等環節。（三）基本原則1.真實性原則：確保檔案內容真實、準確地反映企業各項活動的實際情況。2.完整性原則：全面收集、整理企業在生產經營、管理等過程中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。3.系統性原則：按照檔案的形成規律和內在聯系，對檔案進行科學分類、整理和編目，使其成為有機的整體。4.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.便利性原則：優化檔案管理流程，提高檔案利用效率，方便企業員工和相關部門查閱、使用檔案。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，制定本企業檔案技術管理的規章制度和工作流程，并組織實施。2.負責企業各類檔案的集中統一管理，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、編研和利用等工作。3.指導和監督所屬各部門的檔案工作，定期對各部門檔案管理情況進行檢查和考核。4.負責檔案信息化建設，建立和維護企業檔案管理信息系統，實現檔案的數字化存儲、檢索和利用。5.組織開展檔案業務培訓和宣傳工作，提高企業員工的檔案意識和檔案管理水平。（二）各部門檔案管理職責1.負責本部門檔案的形成、積累和整理工作，指定專人負責檔案管理，并接受檔案管理部門的業務指導和監督。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門形成的檔案移交至檔案管理部門集中保管。3.積極配合檔案管理部門開展檔案利用工作，提供必要的協助和支持。（三）檔案管理人員職責1.認真履行崗位職責，嚴格遵守檔案管理的各項規章制度，保守檔案機密。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、上架、保管等，確保檔案的完整和安全。3.熟練掌握檔案管理信息系統的操作技能，及時錄入和更新檔案信息，為檔案利用提供準確、便捷的服務。4.參與檔案的鑒定、銷毀等工作，協助制定檔案鑒定標準和銷毀計劃。5.積極開展檔案編研工作，開發檔案信息資源，為企業決策和管理提供參考依據。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.企業在生產經營、管理活動中形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、數據、聲像等材料，包括但不限于以下幾類：行政管理類：企業設立、變更、注銷等相關文件，會議紀要、決議、通知、報告等；經營管理類：市場調研、營銷策劃、合同協議、財務報表、審計報告等；生產技術類：產品研發、工藝文件、操作規程、質量檢驗報告等；人力資源類：員工招聘、培訓、考核、薪酬福利、勞動合同等；基本建設類：項目立項、可行性研究報告、設計圖紙、施工文件、竣工驗收報告等；設備儀器類：設備采購合同、安裝調試記錄、使用說明書、維護保養記錄等；聲像檔案類：照片、錄音、錄像等資料，反映企業重大活動、生產經營場景等。2.企業員工個人在工作中形成的與企業業務相關的文件材料，如工作筆記、調研報告、技術總結等，由員工所在部門收集整理后移交檔案管理部門。（二）檔案收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門形成的檔案材料，確保檔案的齊全完整。2.檔案收集應遵循真實、準確、完整的原則，不得擅自涂改、偽造檔案內容。3.對于重要的檔案材料，應及時進行備份，以防止丟失或損壞。4.檔案收集過程中，應做好交接記錄，明確檔案的名稱、數量、移交時間等信息。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規律和內在聯系，保持文件之間的歷史銜接性。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理，便于查找和利用。3.同一類檔案應按照一定的順序進行排列，如時間順序、重要程度等。4.檔案整理應做到規范化、標準化，符合國家和行業相關標準要求。（四）檔案整理方法1.分類：根據檔案的性質和內容，將檔案分為行政管理類、經營管理類、生產技術類、人力資源類、基本建設類、設備儀器類、聲像檔案類等大類，每大類下再根據具體情況細分小類。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應具有系統性和邏輯性，便于識別和管理。編號可采用數字編碼、字母編碼或數字與字母混合編碼等方式。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限、密級、責任者等信息，以便快速檢索和查找檔案。檔案目錄應打印成冊，并建立電子目錄，方便查詢和利用。4.裝訂：對于紙張較多、厚度較大的檔案，應進行裝訂，使其整齊美觀，便于保管和查閱。裝訂時應注意保持文件的完整性，不得損壞文件內容。四、檔案保管（一）保管場所建設1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、溫濕度計、防蟲藥品、消防器材等，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。3.檔案庫房應劃分不同的功能區域，如檔案存放區、整理區、查閱區等，各區域應保持整潔、有序，便于檔案的管理和利用。（二）檔案存儲方式1.檔案應采用紙質檔案與電子檔案相結合的存儲方式，確保檔案信息的安全和完整。2.紙質檔案應按照分類、編號順序上架存放，排列整齊，便于查找和利用。同時，應建立紙質檔案索引，方便快速定位檔案位置。3.電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并進行定期備份。備份存儲設備應異地存放，以防止因自然災害、設備故障等原因導致數據丟失。電子檔案應按照檔案管理信息系統的要求進行分類、編號和存儲，確保電子檔案的元數據準確、完整。（三）檔案保管期限劃分1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映企業主要職能活動和歷史面貌的，對本企業、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，應永久保管。長期保管的檔案：凡是在相當長時期內本企業需要查考利用的檔案，保管期限為30年。短期保管的檔案：凡是在較短時期內本企業需要查考利用的檔案，保管期限為10年。2.檔案保管期限的劃分應根據國家相關法律法規和行業標準，結合企業實際情況進行確定。各部門在檔案收集和整理過程中，應準確判斷檔案的保管期限，并在檔案移交時注明。（四）檔案保管日常工作1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的實體安全和信息完整。檢查內容包括檔案的數量、質量、保管狀況等，發現問題應及時采取措施進行處理。2.做好檔案庫房的清潔衛生工作，保持庫房環境整潔，防止灰塵、雜物等對檔案造成損害。3.定期對檔案存儲設備進行維護和保養，如檢查存儲設備的運行狀態、清理存儲介質等，確保檔案數據的安全存儲。4.對檔案的借閱、歸還等情況進行詳細記錄，及時更新檔案管理信息系統，確保檔案信息的準確性和完整性。五、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定工作組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，成員包括各部門檔案管理人員和相關業務專家。2.檔案鑒定小組負責制定檔案鑒定標準和工作計劃，組織開展檔案鑒定工作，并對鑒定結果進行審核和審批。（二）檔案鑒定標準1.根據檔案的保管期限劃分標準，結合檔案的實際價值和利用情況，對檔案進行鑒定。2.對于已超過保管期限的檔案，應重點審查其是否仍具有查考利用價值。對于具有重要歷史價值、法律憑證作用或對企業生產經營有重大影響的檔案，即使超過保管期限，也應繼續保管。3.對于不具備保存價值的檔案，應進行鑒定并予以銷毀。不具備保存價值的檔案包括：重復文件、內容已失效或已被新文件替代的文件、無查考利用價值的臨時性文件等。（三）檔案鑒定程序1.檔案管理部門按照檔案鑒定工作計劃，組織檔案鑒定小組對擬鑒定的檔案進行逐卷審查。2.檔案鑒定小組根據檔案鑒定標準，對檔案的價值進行評估，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.檔案鑒定小組將鑒定意見提交檔案管理部門負責人審核，審核通過后報企業分管領導審批。4.經審批同意銷毀的檔案，應編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、編號、數量、保管期限等信息。檔案銷毀清冊應一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份交企業財務部門備案。（四）檔案銷毀實施1.檔案銷毀工作應在檔案管理部門的監督下進行，確保銷毀過程的合規性和安全性。2.檔案銷毀可采用焚燒、粉碎等方式進行，但應確保檔案信息無法再被恢復。對于電子檔案，應采用專業的數據刪除軟件進行徹底刪除，并對存儲介質進行物理銷毀。3.檔案銷毀過程中，應安排專人負責記錄銷毀情況，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等，并在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀工作完成后，檔案管理部門應將檔案銷毀清冊歸檔保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案利用（一）利用原則1.依法依規原則：檔案利用應遵守國家法律法規和企業檔案管理制度，確保檔案信息的合法使用。2.服務企業原則：檔案利用工作應圍繞企業中心工作，為企業決策、生產經營、管理等提供有力支持。3.方便快捷原則：優化檔案利用流程，提高檔案利用效率，為利用者提供方便、快捷的服務。4.保密安全原則：嚴格遵守檔案保密規定，確保檔案信息不被泄露，同時采取有效措施保障檔案利用過程中的信息安全。（二）利用范圍1.企業內部員工因工作需要查閱、借閱檔案的，可按照規定程序辦理相關手續后進行利用。2.企業外部單位因工作需要查閱、借閱檔案的，應按照國家有關法律法規和企業規定，經企業相關部門批準，并辦理查閱、借閱手續后，在檔案管理部門指定的地點進行查閱、借閱。3.涉及國家機密、商業秘密等敏感信息的檔案，應嚴格按照保密規定進行管理和利用，限制查閱、借閱范圍，并采取相應的保密措施。（三）利用手續辦理1.企業內部員工查閱、借閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱、借閱檔案的名稱、編號、用途、查閱期限等信息，經所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對申請表進行審核，對于符合規定的申請，予以批準，并提供相應的檔案查閱、借閱服務。對于不符合規定的申請，應向申請人說明理由。3.企業外部單位查閱、借閱檔案，應提交單位介紹信、查閱或借閱檔案的申請函等材料，經企業相關部門審核批準后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續。檔案管理部門應與查閱、借閱單位簽訂保密協議，明確雙方的權利和義務。4.查閱、借閱檔案的人員應按照規定的時間和地點使用檔案，不得擅自涂改、轉借、復印、拍照、傳播檔案內容。如需復印、拍照等，應經檔案管理部門同意，并按照規定辦理相關手續。（四）利用效果跟蹤1.檔案管理部門應定期對檔案利用情況進行統計和分析，了解檔案的利用頻率、利用效果等信息，為檔案管理工作的改進提供依據。2.對于重要檔案的利用情況，檔案管理部門應進行跟蹤回訪，了解利用者對檔案的滿意度和使用過程中遇到的問題，及時采取措施進行改進。3.根據檔案利用效果跟蹤情況，檔案管理部門可對檔案的整理、編目等工作進行優化，提高檔案的利用價值和利用效率。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的企業檔案管理信息系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質量。2.通過檔案信息化建設，實現檔案信息資源的共享和整合，為企業決策和管理提供及時、準確、全面的信息支持。3.利用信息技術手段，加強檔案信息安全管理，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。（二）信息化系統功能要求1.檔案錄入功能：能夠實現檔案信息的快速錄入，支持多種格式文件的上傳，確保檔案信息的準確、完整。2.檢索查詢功能：提供靈活多樣的檢索方式，如按檔案編號、名稱、日期、關鍵詞等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.權限管理功能：根據用戶的角色和職責，設置不同的訪問權限，確保檔案信息的安全。4.統計分析功能：能夠對檔案的數量、類別、保管期限、利用情況等進行統計分析，生成各類報表和圖表，為檔案管理決策提供數據支持。5.備份與恢復功能：定期對檔案數據進行備份，并具備數據恢復功能，以防止數據丟失或損壞。6.系統維護功能：包括系統參數設置、數據字典管理、用戶管理、日志管理等，確保系統的正常運行和數據的安全性。（三）檔案數字化工作1.制定檔案數字化工作計劃，明確數字化的范圍、標準、流程和質量要求等。2.按照檔案數字化工作流程，對紙質檔案進行掃描、圖像處理、數據掛接、存儲等操作，確保數字化檔案的質量。3.建立數字化檔案的元數據管理體系，對數字化檔案的元數據進行規范、采集和管理，確保元數據的準確性和完整性。4.對數字化檔案進行質量抽檢，確保數字化檔案的圖像清晰、完整，數據準確無誤。（四）信息安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，明確安全責任，規范安全操作流程。2.采取技術措施，如防火墻、入侵檢測、加密技術等，保障檔案管理信息系統的網絡安全和數據安全。3.加強用戶認證和