項目內部合同管理辦法一、前言在咱們公司，項目的順利推進離不開有效的合同管理。隨著業務的不斷拓展，項目數量日益增多，涉及的合同種類也越發繁雜。為了確保每個項目都能按照計劃有序進行，保障公司的合法權益，同時提升團隊協作效率，咱們制定了這份《項目內部合同管理辦法》。希望大家認真學習并遵守，讓我們攜手把項目合同管理工作做得更加出色。二、適用范圍本辦法適用于公司內部所有項目相關合同的管理，包括但不限于工程建設項目合同、產品銷售項目合同、服務提供項目合同等。無論是與外部客戶簽訂的合同，還是公司內部不同部門之間因項目協作而簽訂的合同，都應遵循本辦法的規定。三、合同管理原則1.合法性原則：所有合同的簽訂、履行、變更及終止等活動都必須符合國家法律法規的要求。咱們在擬定和執行合同的過程中，一定要嚴格審查合同條款，確保不觸碰法律紅線。只有合法合規，公司的權益才能得到切實保障，項目才能順利開展。2.全面性原則：合同管理應涵蓋合同從起草、談判、簽訂、履行到歸檔的全過程。每個環節都至關重要，任何一個環節出現疏漏，都可能給項目帶來風險。所以，大家在日常工作中，要注重合同管理的全面性，不能只關注某一個階段。3.權責明確原則：明確各部門在合同管理中的職責和權限，避免出現職責不清、相互推諉的情況。每個部門、每個崗位在合同管理中都有自己的任務，大家要各司其職，共同協作，確保合同管理工作的順暢進行。4.風險防控原則：要樹立風險意識，對合同可能存在的風險進行提前識別、評估和防控。在合同簽訂前，充分考慮各種可能出現的情況，制定相應的應對措施，將風險降到最低。這不僅能保障公司的利益，也有助于項目的穩定推進。四、合同管理職責分工（一）合同管理部門1.制度制定與修訂：負責制定、修訂公司項目內部合同管理制度，并組織相關培訓，確保公司員工熟悉合同管理流程和要求。希望合同管理部門能定期審視制度的適用性，根據公司業務發展和法律法規變化及時調整，為大家提供清晰、有效的管理指引。2.合同審核：對各類項目合同進行合法性、合規性審核，重點審查合同條款是否符合法律法規、公司政策以及行業慣例，確保合同的嚴謹性和完整性。在審核過程中，要認真細致，不放過任何一個可能存在風險的條款，為公司把好合同審核關。3.合同編號與臺賬管理：為每份合同分配唯一的編號，并建立合同臺賬，記錄合同的基本信息、簽訂時間、履行情況等。通過合同編號和臺賬管理，方便公司對合同進行統一管理和查詢，隨時掌握合同的動態。合同管理部門要確保臺賬信息的及時更新和準確無誤。4.監督檢查：定期對公司合同管理工作進行監督檢查，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。通過監督檢查，促進各部門不斷提高合同管理水平，保障公司合同管理工作的規范運行。（二）業務部門1.合同起草：根據項目實際需求，負責起草項目合同初稿。在起草過程中，要充分考慮項目的具體情況和雙方的權利義務，確保合同條款清晰、明確、合理。業務部門作為項目的直接參與方，對項目情況最為了解，希望大家能認真對待合同起草工作，為后續的合同審核和簽訂打下良好基礎。2.合同談判：組織與合同相對方進行合同談判，就合同條款達成一致意見。談判過程中，要充分了解對方的需求和關注點，在維護公司利益的前提下，尋求雙方都能接受的解決方案。業務部門要提前做好談判準備，制定合理的談判策略，爭取在談判中占據有利地位。3.合同履行跟蹤：負責跟蹤合同的履行情況，及時發現并解決合同履行過程中出現的問題。如遇合同變更、違約等情況，要及時向合同管理部門報告，并按照相關規定處理。業務部門要密切關注合同履行動態，確保項目按照合同約定順利推進。4.資料收集與整理：負責收集、整理與合同相關的資料，包括但不限于合同文本、往來函件、驗收報告等，并在合同履行完畢后及時移交合同管理部門歸檔。這些資料是合同管理的重要依據，業務部門要妥善保管，確保資料的完整性和真實性。（三）法務部門1.法律咨詢：為合同管理工作提供法律咨詢服務，解答合同管理過程中遇到的法律問題。法務部門作為公司的法律專業團隊，要及時為大家提供準確、專業的法律意見，幫助大家規避法律風險。2.重大合同審核：參與重大項目合同的審核，從法律角度對合同條款進行把關，確保合同的法律效力。對于重大合同，法務部門要進行深入研究和分析，提出切實可行的法律建議，保障公司的合法權益。3.法律風險防控：協助合同管理部門識別、評估合同中的法律風險，并制定相應的防控措施。法務部門要結合公司業務特點和法律法規變化，不斷完善法律風險防控機制，為公司的穩健發展保駕護航。（四）財務部門1.費用審核：對合同涉及的費用條款進行審核，確保費用計算準確、支付方式合理，并符合公司財務管理制度。財務部門要嚴格按照財務規定對合同費用進行審核，避免出現費用不合理或支付風險。2.資金安排與支付：根據合同約定和項目進度，合理安排資金，并按照規定辦理合同款項的支付手續。財務部門要確保資金的及時到位和安全支付，保障項目的順利進行。3.財務監督：對合同履行過程中的財務情況進行監督，如發現異常情況及時向相關部門通報。通過財務監督，及時發現和解決合同履行過程中的財務問題，防范財務風險。五、合同簽訂管理（一）合同起草1.模板使用：業務部門應優先使用公司制定的合同模板進行起草。合同模板是經過公司多部門共同研究制定的，具有較高的規范性和通用性，能夠有效降低合同風險。如果項目有特殊情況，需要對模板進行修改，應在修改前與合同管理部門和法務部門溝通，確保修改后的條款符合法律法規和公司政策。2.條款明確：合同條款應明確、具體，避免使用模糊不清或容易產生歧義的表述。要詳細規定雙方的權利義務、項目內容、交付時間、質量標準、費用結算方式、違約責任等重要條款。在起草過程中，要充分考慮各種可能出現的情況，確保合同具有可操作性。例如，在規定交付時間時，要明確具體的日期或時間區間；在規定質量標準時，要引用相關的國家標準或行業標準，或者詳細描述具體的質量要求。3.附件完整性：根據項目實際情況，合同可能需要附帶相關附件，如技術協議、服務清單、圖紙等。業務部門要確保附件內容完整、準確，并與合同正文相互呼應。附件與合同正文具有同等法律效力，大家要認真對待附件的編制和審核工作。（二）合同審核1.內部審核流程：合同起草完成后，業務部門應首先進行內部審核，確保合同內容符合項目要求和部門職責。內部審核通過后，將合同提交給合同管理部門進行合法性、合規性審核。合同管理部門審核通過后，再根據合同的性質和金額，決定是否需要提交法務部門和財務部門進行專業審核。對于重大合同，必須經過法務部門和財務部門的審核。在審核過程中，各部門要認真負責，按照各自的職責對合同進行全面審查，提出明確的審核意見。2.審核意見反饋與修改：審核部門應在規定的時間內將審核意見反饋給業務部門。業務部門要根據審核意見對合同進行修改，并將修改后的合同再次提交審核部門確認。如果業務部門對審核意見有不同看法，應及時與審核部門溝通，共同協商解決。通過反復溝通和修改，確保合同條款既能滿足項目需求，又符合公司的管理要求和法律法規規定。3.審核記錄保存：合同管理部門要對合同審核過程進行記錄，包括審核部門、審核意見、修改情況等。這些記錄是合同管理的重要檔案，有助于追溯合同審核的全過程，也為后續的合同管理工作提供參考。（三）合同簽訂1.簽訂權限：合同簽訂應嚴格按照公司規定的授權范圍進行。一般情況下，法定代表人或其授權代表有權簽訂合同。對于超出授權范圍的合同，必須經過特別授權。業務部門在簽訂合同前，要確認簽訂人的授權情況，避免出現無權代理或越權代理的情況。2.簽訂形式：合同應采用書面形式簽訂，并加蓋公司公章或合同專用章。在簽訂合同前，要仔細核對合同文本的內容，確保與審核通過的版本一致。簽訂時，雙方簽字蓋章要清晰、完整，注明簽訂日期。對于多頁合同，要加蓋騎縫章，防止合同內容被篡改。3.合同份數：根據合同履行的需要，確定合同的簽訂份數。一般情況下，合同雙方各執一份，公司內部合同管理部門、業務部門、財務部門等相關部門也應留存一份。合同份數要合理確定，既要滿足各方履行合同和管理的需要，又要避免不必要的浪費。六、合同履行管理（一）履行跟蹤1.定期報告：業務部門應指定專人負責合同履行的跟蹤工作，并定期向部門負責人和合同管理部門報告合同履行情況。報告內容包括項目進展、交付情況、款項支付情況、存在的問題等。通過定期報告，公司管理層和相關部門能夠及時了解合同履行動態，發現問題并及時解決。2.動態監控：合同管理部門要對合同履行情況進行動態監控，通過查閱業務部門的報告、與相關人員溝通等方式，掌握合同履行的整體情況。對于重點項目合同，要加大監控力度，確保項目按計劃推進。如果發現合同履行出現異常情況，合同管理部門要及時督促業務部門采取措施解決。（二）變更管理1.變更申請：在合同履行過程中，如果需要對合同內容進行變更，業務部門應提出書面變更申請，說明變更的原因、內容、對項目進度和費用的影響等。變更申請必須經過相關部門的審核和批準，重大變更還需經過公司管理層的決策。業務部門在提出變更申請前，要充分評估變更對項目的影響，確保變更后的合同仍然能夠滿足項目需求。2.變更協議簽訂：變更申請批準后，業務部門應與合同相對方協商簽訂變更協議。變更協議應明確變更的具體內容、雙方的權利義務調整、費用變更等事項。變更協議的簽訂程序與原合同簽訂程序相同，必須經過審核、簽字蓋章等環節。變更協議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。3.變更通知與執行：變更協議簽訂后，業務部門要及時將變更內容通知相關部門和人員，確保大家了解合同變更情況，并按照變更后的要求執行。同時，業務部門要跟蹤變更協議的執行情況，確保變更內容得到有效落實。（三）違約處理1.違約識別：在合同履行過程中，業務部門要密切關注合同相對方的履行情況，及時識別是否存在違約行為。違約行為包括但不限于未按時交付、交付質量不符合要求、未按約定支付款項等。一旦發現違約行為，業務部門要立即收集相關證據，如往來函件、驗收報告、照片、視頻等，為后續的違約處理提供依據。2.協商解決：發現違約行為后，業務部門應首先嘗試與合同相對方進行協商，要求其承擔違約責任，采取補救措施。在協商過程中，要保持理性和克制，以解決問題為出發點，盡量通過友好協商達成一致意見。協商過程要做好記錄，包括協商時間、地點、參與人員、協商內容、對方的態度和意見等。3.法律途徑：如果協商無法解決問題，業務部門應及時向合同管理部門和法務部門報告，根據法務部門的建議，考慮通過法律途徑解決糾紛。在采取法律行動前，要充分評估法律風險和成本，確保采取的措施符合公司的利益。法務部門要負責具體的法律訴訟或仲裁工作，業務部門要積極配合，提供相關證據和資料。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.及時整理：合同履行完畢后，業務部門應及時收集、整理與合同相關的資料，包括合同文本、變更協議、往來函件、驗收報告、支付憑證等。這些資料是合同履行過程的重要記錄，對于公司的項目管理和后續可能出現的糾紛處理具有重要意義。業務部門要按照檔案管理的要求，對資料進行分類整理，確保資料的完整性和準確性。2.移交歸檔：業務部門應在規定的時間內將整理好的合同資料移交給合同管理部門歸檔。移交時，要填寫移交清單，注明移交資料的名稱、份數、日期等信息，并由雙方簽字確認。合同管理部門要對移交的資料進行審核，如發現資料不完整或不符合要求，應及時通知業務部門補充或更正。（二）檔案保管1.專人負責：合同管理部門應指定專人負責合同檔案的保管工作，確保檔案的安全和完整。檔案保管人員要具備一定的檔案管理知識和技能，熟悉檔案保管的相關規定和流程。2.存放要求：合同檔案應存放在專門的檔案庫房或文件柜中，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案不受損壞。檔案存放要按照一定的順序進行排列，便于查找和借閱。同時，要建立檔案索引目錄，記錄檔案的基本信息和存放位置。3.電子檔案管理：隨著信息技術的發展，公司應逐步推進合同檔案的電子化管理。合同管理部門要將紙質合同掃描成電子文檔，并進行分類存儲。電子檔案要設置訪問權限，確保檔案的安全性。同時，要定期對電子檔案進行備份，防止數據丟失。（三）檔案借閱1.借閱申請：公司內部員工因工作需要借閱合同檔案的，應填寫借閱申請表，注明借閱原因、借閱合同名稱、借閱時間等信息，并經所在部門負責人和合同管理部門負責人批準。借閱申請表要留存備查，以便跟蹤檔案的借閱情況。2.借閱期限：借閱期限一般不超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應提前向合同管理部門申請。借閱人員要在規定的借閱期限內歸還檔案，不得逾期。3.借閱紀律：借閱人員要妥善保管借閱的合同檔案，不得涂改、損壞、丟失。歸還檔案時，檔案