陜西會計檔案管理辦法一、引言在陜西地區，隨著經濟的持續發展和企業管理的日益規范化，會計檔案作為企業經濟活動的重要記錄，其管理的重要性愈發凸顯。會計檔案不僅是企業財務狀況的真實反映，更是企業在應對審計、稅務檢查以及內部管理決策時的重要依據。為了加強陜西地區企業會計檔案的科學管理，保證會計檔案的完整、準確和安全，根據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》以及財政部、國家檔案局發布的《會計檔案管理辦法》等相關法律法規，結合陜西地區企業的實際情況，特制定本會計檔案管理辦法。二、適用范圍本辦法適用于陜西地區所有企事業單位、社會團體、個體工商戶以及其他組織（以下統稱“單位”）的會計檔案管理工作。三、管理職責（一）會計部門職責1.負責會計檔案的收集、整理、裝訂和初步保管工作。在會計年度終了后，會計部門應按照本辦法的要求，對本單位的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等會計資料進行分類整理，裝訂成冊，并編制會計檔案保管清冊。2.定期將會計檔案移交本單位檔案管理部門保管。會計部門保管會計檔案的期限一般不超過一年，期滿后應及時將會計檔案移交檔案管理部門。在移交時，會計部門應編制會計檔案移交清冊，詳細記錄移交的會計檔案的名稱、數量、起止日期等信息，并與檔案管理部門辦理交接手續。3.協助檔案管理部門對會計檔案進行鑒定和銷毀工作。當會計檔案達到保管期限需要進行鑒定和銷毀時，會計部門應派專業人員參與鑒定工作，對會計檔案的真實性、完整性和保存價值進行評估，并根據鑒定結果提出處理意見。（二）檔案管理部門職責1.負責接收、保管和提供利用會計檔案。檔案管理部門應按照本辦法的要求，對會計部門移交的會計檔案進行嚴格的檢查和驗收，確保會計檔案的完整性和準確性。同時，檔案管理部門應建立健全會計檔案的保管制度，采取必要的保管措施，保證會計檔案的安全。2.定期對會計檔案進行清查和盤點。檔案管理部門應定期對會計檔案進行清查和盤點，確保會計檔案的數量、內容與保管清冊一致。如發現會計檔案有損壞、丟失等情況，應及時采取措施進行修復和查找，并向單位領導報告。3.組織會計檔案的鑒定和銷毀工作。檔案管理部門應定期組織對達到保管期限的會計檔案進行鑒定，會同會計部門、審計部門等相關部門組成鑒定小組，對會計檔案的保存價值進行評估。對于經鑒定確無保存價值的會計檔案，應按照規定的程序進行銷毀。（三）審計部門職責1.對會計檔案的管理情況進行審計監督。審計部門應定期對單位的會計檔案管理情況進行審計監督，檢查會計檔案的收集、整理、保管、鑒定和銷毀等環節是否符合本辦法的要求，是否存在違反法律法規和企業內部管理制度的行為。2.參與會計檔案的鑒定工作。在會計檔案達到保管期限需要進行鑒定時，審計部門應派專業人員參與鑒定工作，對會計檔案的真實性、合法性和效益性進行審查，為鑒定工作提供專業意見。四、會計檔案的分類與收集（一）會計檔案的分類1.會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。原始憑證是經濟業務發生時取得或填制的，用以記錄和證明經濟業務發生或完成情況的憑證；記賬憑證是會計人員根據審核無誤的原始憑證，按照經濟業務的內容加以歸類，并據以確定會計分錄后所填制的會計憑證；匯總憑證是將一定時期內若干張反映同類經濟業務的原始憑證匯總編制而成的憑證。2.會計賬簿類：包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿等。總賬是根據總分類科目開設賬戶，用來登記全部經濟業務，進行總分類核算，提供總括核算資料的分類賬簿；明細賬是根據明細分類科目設置的，用來對會計要素具體內容進行明細分類核算的賬戶；日記賬是按照經濟業務發生或完成的時間先后順序逐日逐筆進行登記的賬簿；固定資產卡片是記錄固定資產詳細信息的卡片式賬簿；輔助賬簿是對某些在序時賬簿和分類賬簿中未能記載或記載不全的經濟業務進行補充登記的賬簿。3.財務會計報告類：包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告。財務會計報告是企業對外提供的反映企業某一特定日期的財務狀況和某一會計期間的經營成果、現金流量等會計信息的文件，包括會計報表、會計報表附注和財務情況說明書。4.其他會計資料類：包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。（二）會計檔案的收集1.會計憑證的收集：會計部門應在經濟業務發生后，及時取得或填制原始憑證，并按照規定的程序進行審核和記賬。記賬憑證應根據審核無誤的原始憑證進行填制，并按照編號順序裝訂成冊。在裝訂時，應確保原始憑證和記賬憑證的整齊、牢固，并在封面上注明憑證的種類、起止日期、編號等信息。2.會計賬簿的收集：會計部門應按照規定的會計核算方法和程序，及時登記會計賬簿。在會計年度終了后，應將各種會計賬簿進行整理和裝訂，并在封面上注明賬簿的名稱、年度、頁數等信息。對于活頁式賬簿，應在裝訂時將賬頁連續編號，并加裝封面和封底。3.財務會計報告的收集：會計部門應按照規定的時間和要求編制財務會計報告，并及時報送有關部門和單位。在報送財務會計報告時，應確保報告的內容真實、準確、完整，并加蓋單位公章和相關人員的簽名。同時，會計部門應將財務會計報告的紙質版和電子版進行妥善保存。4.其他會計資料的收集：會計部門應及時收集和整理銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表等其他會計資料，并按照規定的要求進行保管。對于會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等重要的會計檔案資料，應按照規定的程序進行編制和保存。五、會計檔案的整理與裝訂（一）會計檔案的整理1.分類整理：會計部門應按照會計檔案的分類標準，對收集到的會計檔案進行分類整理。將會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料分別進行整理，確保各類會計檔案的清晰、有序。2.編號整理：對于會計憑證和會計賬簿，應按照編號順序進行整理。會計憑證應按照月份和編號順序進行裝訂，會計賬簿應按照年度和頁碼順序進行排列。對于財務會計報告和其他會計資料，應按照時間順序進行整理，并編制相應的索引和目錄。3.裝訂整理：會計憑證應采用線裝或膠裝的方式進行裝訂，確保憑證的牢固和整齊。在裝訂時，應在憑證的左上角或右上角打孔，并使用線繩或膠水進行裝訂。會計賬簿應采用裝訂機進行裝訂，確保賬簿的封面和封底平整、牢固。對于財務會計報告和其他會計資料，可以采用文件夾或檔案盒進行裝訂和保管。（二）會計檔案的裝訂要求1.裝訂牢固：會計檔案的裝訂應牢固可靠，防止憑證和賬簿在保管和查閱過程中出現散落和丟失的情況。在裝訂時，應使用質量好的線繩或膠水，并確保裝訂的力度適中。2.整齊美觀：會計檔案的裝訂應整齊美觀，憑證和賬簿的封面和封底應平整、干凈，裝訂線應整齊、均勻。在裝訂時，應注意憑證和賬簿的對齊和折疊，確保裝訂后的會計檔案外觀整齊。3.注明信息：在裝訂會計檔案時，應在封面上注明會計檔案的名稱、年度、月份、編號、保管期限等信息，以便于查閱和管理。同時，應在會計檔案的脊背處注明會計檔案的名稱和起止日期，方便檔案的存放和查找。六、會計檔案的保管（一）保管期限會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。具體保管期限按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。（二）保管條件1.檔案庫房：單位應設立專門的會計檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。庫房的溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。2.檔案裝具：會計檔案應使用專門的檔案裝具進行保管，如檔案柜、檔案架等。檔案裝具應符合國家有關標準和規定，具有良好的密封性和安全性。3.安全措施：檔案庫房應安裝防火、防盜、防潮、防蟲等安全設施，如滅火器、報警器、除濕機、防蟲劑等。同時，應建立健全檔案庫房的管理制度，加強對檔案庫房的安全管理。（三）保管方式1.紙質檔案保管：紙質會計檔案應按照分類和編號順序存放在檔案柜或檔案架上，便于查閱和管理。同時，應定期對紙質會計檔案進行檢查和維護，如發現檔案有損壞、霉變等情況，應及時采取措施進行修復和處理。2.電子檔案保管：電子會計檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。備份數據應存儲在不同的物理位置，以防止數據丟失和損壞。同時，應建立健全電子會計檔案的管理制度，加強對電子會計檔案的安全管理。七、會計檔案的利用（一）利用權限1.單位內部人員：單位內部人員因工作需要查閱會計檔案時，應經本單位會計部門或檔案管理部門負責人批準，并辦理查閱登記手續。查閱人員應遵守檔案查閱的有關規定，不得在檔案上涂畫、拆封和抽換。2.外部人員：外部人員因審計、稅務檢查等工作需要查閱會計檔案時，應持單位介紹信或相關證明文件，并經本單位負責人批準。查閱人員應在本單位會計部門或檔案管理部門人員的陪同下進行查閱，并遵守檔案查閱的有關規定。（二）利用程序1.申請：查閱人員應填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱的目的、范圍、時間等信息，并經相關負責人批準。2.查閱：查閱人員應按照批準的范圍和時間進行查閱，并在查閱過程中遵守檔案查閱的有關規定。查閱人員如需復制會計檔案，應經本單位會計部門或檔案管理部門負責人批準，并辦理復制登記手續。3.歸還：查閱人員查閱完畢后，應及時歸還會計檔案，并辦理歸還登記手續。檔案管理人員應及時對歸還的會計檔案進行檢查，確保檔案的完整和安全。八、會計檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織單位應成立會計檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門牽頭，會同會計部門、審計部門等相關部門組成。鑒定工作小組應定期對達到保管期限的會計檔案進行鑒定。（二）鑒定方法鑒定工作小組應采用直接鑒定的方法，對會計檔案的保存價值進行評估。對于保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。（三）銷毀程序1.編制銷毀清冊：經鑒定可以銷毀的會計檔案，檔案管理部門應編制會計檔案銷毀清冊，詳細記錄銷毀會計檔案的名稱、數量、起止日期、保管期限等信息。2.簽署意見：會計檔案銷毀清冊應經單位負責人、會計部門負責人、檔案管理部門負責人等相關人員簽署意見。3.監銷：銷毀會計檔案時，應派專人負責監銷。單位內部銷毀會計檔案時，應由會計部門和檔案管理部門共同派員監銷；財政部門銷毀會計檔案時，應由同級審計部門派員監銷。監銷人員在銷毀會計檔案前，應按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對；在銷毀后，應在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。九、監督與檢查（一）內部監督單位應建立健全會計檔