上海采購與供應管理辦法?一、引言親愛的各位同事：在我們公司的日常運營中，采購與供應環節如同身體的血液循環系統，至關重要且牽一發而動全身，它直接影響著產品和服務的質量、成本以及公司的經濟效益。作為一名在這個領域摸爬滾打了二十年的"老兵"，深知一套完善合理的采購與供應管理辦法對公司發展的重要性。今天，我們一同來梳理和明確適用于我們公司在上海地區的采購與供應管理辦法，希望大家認真閱讀，共同遵守執行，讓我們在采購與供應的賽道上穩健前行，為公司創造更大價值。二、適用范圍本管理辦法適用于公司在上海地區開展的所有采購與供應活動，涵蓋了從原材料、零部件、辦公用品，到服務采購等各個方面。無論是哪個部門，只要涉及采購與供應相關工作，都需遵循本辦法執行。三、采購流程（一）采購需求提出1.需求識別各部門在日常工作過程中，根據業務開展計劃及實際情況，識別所需采購的物資或服務。例如，生產部門根據生產計劃，預估原材料的用量；市場部門因推廣活動，確定所需采購的宣傳物料。希望大家在日常工作中對業務需求有提前規劃，避免臨時緊急采購帶來的不便和成本增加。2.需求申請需求部門需按照公司規定的格式填寫《采購需求申請表》，詳細注明采購物品或服務的名稱、規格、數量、預計使用時間、預算等關鍵信息。申請表需經過部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。比如，預算清晰明確，可以幫助采購人員在采購過程中更好地把控成本。（二）采購審批1.初步審核采購部門收到《采購需求申請表》后，首先對申請內容進行初步審核。審核重點包括需求是否清晰合理、預算是否準確、是否符合公司整體采購規劃等。若發現問題，及時與需求部門溝通核實。2.分級審批根據采購金額及性質的不同，設置相應的審批層級。一般小額采購，由采購經理審批即可；對于金額較大或重要的采購項目，需經過部門總監、財務負責人，甚至公司高層領導的層層審批。審批流程旨在確保采購活動的合理性、合規性以及與公司戰略目標的一致性。（三）供應商選擇與評估1.供應商搜尋采購人員通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡平臺、行業展會、供應商推薦等。在尋找過程中，要廣泛收集信息，盡可能挖掘優質供應商資源，為公司采購提供更多選擇。我們鼓勵大家積極拓展供應商渠道，引入更多有競爭力的合作伙伴。2.供應商評估建立科學的供應商評估體系，從供應商的資質、信譽、產品質量、價格、交貨期、售后服務等多個維度進行評估。采購部門可組織相關部門人員組成評估小組，實地考察供應商或要求供應商提供相關證明材料。評估結束后，形成《供應商評估報告》，對合格供應商納入公司《合格供應商名錄》。選擇優質供應商，就如同為公司挑選得力的合作伙伴，攜手共創美好未來。（四）采購合同簽訂1.合同起草確定供應商后，采購人員依據采購需求及與供應商協商的結果，起草采購合同。合同內容應詳細明確雙方的權利義務，包括采購物品或服務的具體要求、價格、交貨方式、付款方式、質量標準、違約責任等條款。合同條款要嚴謹規范，避免出現模糊不清或可能引發爭議的表述。2.合同審核起草完畢的合同需提交給法務部門、財務部門等相關部門進行審核。法務部門重點審查合同的合法性與合規性，財務部門關注付款條款及稅務問題等。各部門審核通過并簽署意見后，由采購負責人與供應商簽訂合同。合同如同我們與供應商之間的"約定書"，務必確保內容準確無誤，保護公司合法權益。（五）采購執行與跟蹤1.訂單下達合同簽訂后，采購人員及時向供應商下達采購訂單，明確采購物品或服務的具體細節、交貨時間地點等信息。訂單下達應采用書面形式，并要求供應商簽字確認回復，確保雙方信息一致。2.執行跟蹤在采購執行過程中，采購人員要密切跟蹤訂單執行情況，與供應商保持溝通，及時了解生產進度、運輸安排等信息。若出現可能影響交貨的因素，如原材料短缺、自然災害等，應及時協調解決，確保按時交貨。我們希望采購人員發揮積極主動性，將問題解決在萌芽狀態，保障公司業務不受影響。（六）驗收與入庫1.驗收準備在預計到貨時間前，采購人員通知需求部門、質量檢驗部門等相關人員做好驗收準備工作。明確驗收標準、方法及參與人員分工。2.驗收實施貨物到達公司后，由質量檢驗部門按照合同約定的質量標準對采購物品進行檢驗，需求部門核對數量、規格等信息。對于驗收合格的物品，辦理入庫手續；不合格物品，按照合同約定的處理方式，如退貨、換貨、補貨等執行。驗收環節如同給采購物品"把關"，務必嚴格認真，確保入庫產品符合公司要求。（七）付款與結算1.付款申請采購物品驗收合格入庫后，采購人員根據合同約定的付款方式及時間，填寫《付款申請表》，附上相關發票、驗收報告等證明材料，提交財務部門審核。2.付款審批與執行財務部門對付款申請進行審核，確認無誤后，按照公司財務審批流程進行審批。審批通過后，安排付款。付款過程要嚴格遵守財務制度及相關法律法規，確保資金安全準確支付。四、供應商管理（一）供應商關系維護1.定期溝通采購人員要與供應商保持定期溝通，了解供應商的經營狀況、產品改進計劃等信息，同時向供應商反饋公司的需求變化及意見建議。溝通方式可以包括電話、郵件、定期會面等。良好的溝通是保持良好合作關系的基礎，希望大家積極與供應商互動交流。2.供應商激勵對于表現優秀的供應商，如產品質量穩定、交貨及時、價格合理、服務周到的，公司可采取一定的激勵措施，如增加訂單份額、給予表彰、提前付款等，鼓勵供應商持續提供優質產品和服務，共同成長。（二）供應商績效評估與改進1.績效評估周期建立供應商績效評估機制，定期對供應商進行績效評估，評估周期一般為每季度或半年一次。通過持續評估，全面了解供應商的表現。2.評估指標與方法評估指標主要包括產品質量、交貨期、價格、服務等方面。采用定量與定性相結合的評估方法，收集相關數據及信息，進行綜合評價。評估結束后，向供應商反饋評估結果，對于存在的問題，要求供應商制定改進措施并跟蹤落實情況。促使供應商不斷改進提升，與公司共同進步。（三）供應商淘汰機制對于連續多個評估周期績效表現差，或出現嚴重質量問題、違約行為等的供應商，公司將啟動淘汰機制，從《合格供應商名錄》中移除，并終止合作。淘汰供應商要遵循公平、公正、合理的原則，按照公司相關規定及合同約定執行。五、采購風險管理（一）風險識別1.內外部風險分析采購過程中存在多種風險，我們要從內外部兩個層面進行分析識別。內部風險如需求預測不準確、采購流程不規范、人員違規操作等；外部風險如市場價格波動、供應商破產、自然災害影響供應等。我們鼓勵大家在日常工作中多關注風險點，提高風險意識。2.風險清單建立采購部門組織相關人員，定期對識別出的風險進行梳理，形成《采購風險清單》，詳細記錄風險類型、可能發生的原因、影響程度等信息。（二）風險應對措施1.針對不同風險的措施針對不同類型的風險，制定相應的應對措施。對于價格波動風險，可采取簽訂長期合同、套期保值等方式；對于供應商破產風險，提前尋找備用供應商；對于內部操作風險，加強人員培訓，完善監督機制等。希望大家熟練掌握各類風險應對方法，遇到風險時能夠沉著應對。2.風險監控與調整建立風險監控機制，定期對風險狀況進行檢查評估。根據市場變化、公司業務調整等情況，及時調整風險應對措施，確保風險管理的有效性。六、庫存管理（一）庫存計劃與控制1.庫存需求預測采購部門與生產部門、銷售部門等密切合作，結合銷售訂單、生產計劃、市場趨勢等因素，對庫存需求進行合理預測。通過準確的預測，避免庫存積壓或缺貨情況發生。2.設定庫存控制指標根據公司實際情況，設定合理的庫存控制指標，如安全庫存、最高庫存、最低庫存等。采購人員根據庫存指標，及時調整采購計劃，確保庫存處于合理水平。（二）庫存盤點與管理1.定期盤點建立庫存盤點制度，定期對庫存物資進行盤點，一般每月或每季度進行一次實地盤點。盤點過程要認真細致，確保賬實相符。2.盤點差異處理若盤點發現賬實不符，要及時查明原因。屬于正常損耗的，按照規定進行核銷；屬于人為原因造成的，追究相關人員責任并采取措施進行整改。通過有效的庫存盤點管理，保證庫存數據的準確性。七、監督與審計（一）內部監督1.部門自查各部門在采購與供應工作過程中，要定期開展自查自糾工作，檢查本部門是否嚴格按照管理辦法執行操作，發現問題及時整改。2.跨部門監督公司建立跨部門監督機制，采購部門與其他相關部門相互監督。如財務部門監督采購資金使用情況，質量檢驗部門監督采購產品質量等。通過相互監督，形成良好的工作制衡環境。（二）內部審計1.審計計劃與實施公司審計部門制定年度采購與供應專項審計計劃，定期對采購與供應業務進行全面審計。審計過程涵蓋采購流程、供應商管理、合同執行、庫存管