集團(tuán)行政采購管理辦法一、前言親愛的伙伴們，在咱們集團(tuán)不斷發(fā)展壯大的過程中，行政采購工作起著至關(guān)重要的作用。它不僅關(guān)系到集團(tuán)日常運(yùn)營(yíng)的順利進(jìn)行，還與成本控制、資源合理利用緊密相連。過去二十年，我親身經(jīng)歷并見證了行政采購工作隨著集團(tuán)發(fā)展的種種變遷。為了讓我們的行政采購工作更加規(guī)范、高效，同時(shí)也為了確保每一筆采購支出都能帶來最大的價(jià)值，我們制定了這份《集團(tuán)行政采購管理辦法》。希望大家認(rèn)真閱讀并嚴(yán)格遵守，共同為集團(tuán)的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。二、適用范圍本辦法適用于集團(tuán)總部及下屬各分公司、子公司的所有行政采購活動(dòng)。這里的行政采購活動(dòng)，涵蓋了我們?nèi)粘＾k公所需的各類物資，像辦公用品、辦公設(shè)備，以及一些為保障辦公環(huán)境舒適和日常運(yùn)營(yíng)的服務(wù)采購，比如清潔服務(wù)、綠植租賃等。無論是集團(tuán)層面統(tǒng)一組織的采購，還是各分支機(jī)構(gòu)根據(jù)自身需求開展的采購，都在本辦法的管理范疇內(nèi)。三、采購原則1.合規(guī)性原則：咱們的所有采購活動(dòng)都必須嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。這是我們開展采購工作的基本底線，絕對(duì)不能觸碰。在進(jìn)行采購時(shí)，要確保各項(xiàng)采購流程合法合規(guī)，從采購合同的簽訂，到采購資金的支付，每一個(gè)環(huán)節(jié)都要經(jīng)得起法律的檢驗(yàn)。2.經(jīng)濟(jì)性原則：大家都知道，集團(tuán)的每一分錢都來之不易。所以在采購過程中，我們要時(shí)刻秉持經(jīng)濟(jì)性原則。在保證采購物品或服務(wù)質(zhì)量的前提下，盡量降低采購成本。這就要求我們的采購人員多做市場(chǎng)調(diào)研，貨比三家，爭(zhēng)取拿到最優(yōu)惠的價(jià)格和最好的服務(wù)條款。3.公開透明原則：采購工作要做到公開透明，讓每一個(gè)環(huán)節(jié)都在陽光下運(yùn)行。采購信息要及時(shí)、準(zhǔn)確地公開，包括采購需求、采購方式、采購結(jié)果等。這樣不僅能保證公平競(jìng)爭(zhēng)，也能有效防止腐敗行為的發(fā)生。希望大家在采購工作中，都以公開透明為準(zhǔn)則，自覺接受各方監(jiān)督。4.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：雖然我們要考慮成本，但質(zhì)量絕對(duì)不能忽視。采購回來的物品或服務(wù)，要能夠滿足我們的實(shí)際使用需求，具備可靠的質(zhì)量。只有這樣，才能保障集團(tuán)日常工作的順利開展。所以，在選擇供應(yīng)商和采購產(chǎn)品時(shí)，質(zhì)量是我們首要考慮的因素之一。四、采購組織與職責(zé)1.集團(tuán)采購中心：集團(tuán)采購中心在行政采購工作中承擔(dān)著核心統(tǒng)籌的職責(zé)。他們要負(fù)責(zé)制定集團(tuán)統(tǒng)一的行政采購策略和年度采購計(jì)劃，這個(gè)計(jì)劃可不是隨便制定的，需要綜合考慮集團(tuán)各部門、各分支機(jī)構(gòu)的實(shí)際需求，以及市場(chǎng)的供應(yīng)情況和價(jià)格走勢(shì)。同時(shí)，采購中心還要建立和維護(hù)集團(tuán)的供應(yīng)商庫，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行嚴(yán)格的篩選、評(píng)估和管理。在一些重大的、集團(tuán)層面統(tǒng)一組織的采購項(xiàng)目中，采購中心要主導(dǎo)整個(gè)采購流程，確保采購工作的順利完成。而且，采購中心還得定期對(duì)集團(tuán)的采購數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為優(yōu)化采購工作提供有力的數(shù)據(jù)支持。2.各部門及分支機(jī)構(gòu)：各部門和分支機(jī)構(gòu)是采購需求的提出方。在日常工作中，如果有采購需求，需要提前做好規(guī)劃，填寫詳細(xì)的采購申請(qǐng)單，并注明采購物品或服務(wù)的具體規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。同時(shí)，對(duì)于一些專業(yè)性較強(qiáng)的采購項(xiàng)目，各部門和分支機(jī)構(gòu)要配合采購中心提供必要的技術(shù)支持和專業(yè)意見，協(xié)助采購中心選擇最合適的供應(yīng)商和采購方案。另外，在采購物品或服務(wù)到貨后，各部門和分支機(jī)構(gòu)要負(fù)責(zé)做好驗(yàn)收工作，確保采購回來的東西符合要求。3.財(cái)務(wù)部門：財(cái)務(wù)部門在采購工作中扮演著重要的角色。他們要負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，確保每一筆采購支出都在預(yù)算范圍內(nèi)。在采購合同簽訂前，財(cái)務(wù)部門要對(duì)合同中的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行嚴(yán)格審查，比如付款方式、發(fā)票要求等，避免潛在的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)采購?fù)瓿珊螅?cái)務(wù)部門要根據(jù)合同約定和驗(yàn)收情況，及時(shí)辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門還要定期對(duì)采購資金的使用情況進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)督，保障資金使用的合理和安全。五、采購流程1.采購申請(qǐng)：親愛的同事們，如果你們所在的部門有行政采購需求，首先要填寫采購申請(qǐng)單。這個(gè)申請(qǐng)單的格式在集團(tuán)內(nèi)部辦公系統(tǒng)里有統(tǒng)一的模板，大家可以去下載填寫。在填寫申請(qǐng)單時(shí)，一定要盡可能詳細(xì)地說明采購物品或服務(wù)的詳細(xì)信息，包括名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途等。如果是對(duì)質(zhì)量有特殊要求的，也要在申請(qǐng)單里注明清楚。填寫完成后，按照集團(tuán)規(guī)定的審批流程提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。一般來說，小額的采購申請(qǐng)可能只需要部門負(fù)責(zé)人審批就行，但如果采購金額較大，可能就需要更高層級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)甚至是集團(tuán)管理層審批了。希望大家在提交采購申請(qǐng)前，仔細(xì)核對(duì)信息，確保申請(qǐng)內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，這樣可以加快審批速度哦。2.采購審批：各級(jí)審批人員在收到采購申請(qǐng)單后，要認(rèn)真審核。審核的重點(diǎn)包括采購需求是否合理、是否在預(yù)算范圍內(nèi)、采購內(nèi)容是否符合集團(tuán)的相關(guān)規(guī)定等。如果審批人員對(duì)采購申請(qǐng)有疑問或者不同意，要及時(shí)與申請(qǐng)部門溝通，說明原因。對(duì)于一些緊急的采購需求，集團(tuán)也制定了特殊的審批流程，大家可以查閱相關(guān)規(guī)定。審批通過后的采購申請(qǐng)單會(huì)流轉(zhuǎn)到采購中心，進(jìn)入下一步的采購操作環(huán)節(jié)。在這里，也希望審批人員能夠秉持公正、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，認(rèn)真履行審批職責(zé)，既不要耽誤正常的采購需求，也不能隨意放行不合理的采購申請(qǐng)。3.采購方式確定：采購中心收到經(jīng)審批的采購申請(qǐng)單后，會(huì)根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和金額大小來確定合適的采購方式。一般來說，采購方式主要有以下幾種：公開招標(biāo)：當(dāng)采購項(xiàng)目金額較大、對(duì)集團(tuán)影響較為重大，或者采購物品或服務(wù)具有通用性、標(biāo)準(zhǔn)化程度較高時(shí)，我們通常會(huì)采用公開招標(biāo)的方式。這種方式就是通過在集團(tuán)指定的網(wǎng)站或者其他公開渠道發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)符合條件的供應(yīng)商前來投標(biāo)。在開標(biāo)、評(píng)標(biāo)過程中，要嚴(yán)格按照預(yù)先制定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)審，確保公平、公正、公開。公開招標(biāo)能夠吸引眾多供應(yīng)商參與競(jìng)爭(zhēng)，有利于我們獲取優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)，同時(shí)也能有效降低采購成本。邀請(qǐng)招標(biāo)：對(duì)于一些技術(shù)復(fù)雜、有特殊要求或者受自然環(huán)境限制，只有少量潛在供應(yīng)商可供選擇的采購項(xiàng)目，我們可以采用邀請(qǐng)招標(biāo)的方式。采購中心會(huì)向三家以上具備承擔(dān)招標(biāo)項(xiàng)目能力、資信良好的特定供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書，邀請(qǐng)他們參加投標(biāo)。邀請(qǐng)招標(biāo)的流程和公開招標(biāo)類似，但相對(duì)來說參與的供應(yīng)商數(shù)量會(huì)少一些。在采用這種方式時(shí)，我們要確保邀請(qǐng)的供應(yīng)商具有足夠的實(shí)力和資質(zhì)，能夠滿足我們的采購需求。競(jìng)爭(zhēng)性談判：如果采購項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)難以確定，或者時(shí)間緊迫，需要盡快采購的，競(jìng)爭(zhēng)性談判是一個(gè)不錯(cuò)的選擇。采購中心會(huì)與多家供應(yīng)商分別進(jìn)行談判，通過多輪談判，促使供應(yīng)商在價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)等方面做出更優(yōu)的承諾。在談判過程中，采購人員要掌握好談判技巧，既要爭(zhēng)取到有利的采購條件，又要保持良好的合作氛圍。談判結(jié)束后，從參與談判的供應(yīng)商中確定成交供應(yīng)商。詢價(jià)采購：對(duì)于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購項(xiàng)目，我們可以采用詢價(jià)采購的方式。采購人員向不少于三家的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，要求他們?cè)谝?guī)定的時(shí)間內(nèi)報(bào)出產(chǎn)品價(jià)格和相關(guān)服務(wù)內(nèi)容。采購人員對(duì)各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較分析，選擇報(bào)價(jià)合理、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。這種采購方式操作相對(duì)簡(jiǎn)單，能夠快速確定供應(yīng)商，但前提是市場(chǎng)上的產(chǎn)品供應(yīng)比較穩(wěn)定，價(jià)格差異不大。單一來源采購：在特殊情況下，比如只能從唯一供應(yīng)商處采購，或者發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購，我們可以采用單一來源采購的方式。但這種采購方式需要嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，說明采用單一來源采購的理由，經(jīng)集團(tuán)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。因?yàn)檫@種采購方式缺乏競(jìng)爭(zhēng)，所以我們要特別注意對(duì)供應(yīng)商的價(jià)格、服務(wù)等進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保采購的合理性。4.供應(yīng)商選擇與管理：供應(yīng)商選擇：在確定采購方式后，我們就要開始選擇供應(yīng)商了。無論是通過哪種采購方式，我們都要對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行全面的考察。考察的內(nèi)容包括供應(yīng)商的基本資質(zhì)，比如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證等，確保供應(yīng)商是合法經(jīng)營(yíng)的。還要考察供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面。對(duì)于一些重要的供應(yīng)商，采購中心可以組織相關(guān)人員到供應(yīng)商實(shí)地考察，了解其實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況。在選擇供應(yīng)商時(shí)，我們要綜合考慮多方面因素，不能僅僅以價(jià)格作為唯一的選擇標(biāo)準(zhǔn)。希望大家在這個(gè)過程中，都能以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，篩選出最優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，為我們集團(tuán)的采購工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。供應(yīng)商評(píng)估與管理：與供應(yīng)商建立合作關(guān)系后，我們還要對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行定期的評(píng)估和管理。評(píng)估的指標(biāo)主要包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。采購中心會(huì)根據(jù)這些指標(biāo)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行打分，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，我們可以給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，比如增加采購份額、優(yōu)先合作等，鼓勵(lì)他們繼續(xù)保持良好的表現(xiàn)。而對(duì)于那些評(píng)估結(jié)果不理想的供應(yīng)商，我們要及時(shí)與他們溝通，提出改進(jìn)意見。如果供應(yīng)商在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)沒有明顯改進(jìn)，我們可能會(huì)考慮減少采購份額甚至終止合作關(guān)系。通過對(duì)供應(yīng)商的動(dòng)態(tài)評(píng)估和管理，我們能夠不斷優(yōu)化供應(yīng)商隊(duì)伍，提高采購工作的質(zhì)量和效率。5.合同簽訂與執(zhí)行：當(dāng)確定了供應(yīng)商后，采購中心要與供應(yīng)商簽訂采購合同。合同是我們采購活動(dòng)的重要法律依據(jù)，所以合同的內(nèi)容一定要嚴(yán)謹(jǐn)、詳細(xì)。合同中要明確采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。在簽訂合同前，采購中心要將合同草案提交給法務(wù)部門進(jìn)行審核，確保合同的合法性和有效性。合同簽訂后，雙方都要嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行。供應(yīng)商要按照合同要求按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨，我們也要按照合同約定及時(shí)支付貨款。在合同執(zhí)行過程中，如果出現(xiàn)了不可抗力等特殊情況，導(dǎo)致合同無法正常履行，雙方要及時(shí)溝通協(xié)商，采取合理的解決措施。希望大家在合同簽訂和執(zhí)行過程中，都要有強(qiáng)烈的法律意識(shí)和契約精神，維護(hù)好集團(tuán)的合法權(quán)益。6.驗(yàn)收與付款：采購物品或服務(wù)到貨后，申請(qǐng)部門要及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收人員要嚴(yán)格按照采購合同中約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法進(jìn)行驗(yàn)收。如果驗(yàn)收合格，驗(yàn)收人員要填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，并簽字確認(rèn)。如果驗(yàn)收不合格，要及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取換貨、補(bǔ)貨、修理等措施，直到驗(yàn)收合格為止。對(duì)于驗(yàn)收不合格且供應(yīng)商不配合解決問題的，我們要按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。財(cái)務(wù)部門在收到驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和供應(yīng)商提供的合法發(fā)票等相關(guān)付款資料后，要按照合同約定的付款方式和時(shí)間及時(shí)辦理付款手續(xù)。在這里，也提醒大家驗(yàn)收工作一定要認(rèn)真仔細(xì)，這是保證采購質(zhì)量的最后一道關(guān)卡，千萬不能馬虎。六、采購預(yù)算與成本控制1.采購預(yù)算編制：每年年末，各部門和分支機(jī)構(gòu)要根據(jù)下一年度的工作安排和實(shí)際需求，編制本部門的行政采購預(yù)算。在編制預(yù)算時(shí)，要充分考慮到各項(xiàng)采購物品或服務(wù)的價(jià)格波動(dòng)情況，盡量做到預(yù)算準(zhǔn)確合理。預(yù)算編制完成后，提交給集團(tuán)采購中心進(jìn)行匯總。采購中心會(huì)根據(jù)集團(tuán)的整體戰(zhàn)略規(guī)劃和財(cái)務(wù)狀況，對(duì)各部門的采購預(yù)算進(jìn)行審核和調(diào)整，最終形成集團(tuán)年度行政采購預(yù)算草案。這個(gè)草案要提交給集團(tuán)管理層審批，經(jīng)批準(zhǔn)后的采購預(yù)算將作為下一年度采購工作的重要依據(jù)。希望大家在編制采購預(yù)算時(shí)，既要結(jié)合實(shí)際需求，又要注重節(jié)約，避免不必要的浪費(fèi)。2.預(yù)算執(zhí)行與監(jiān)控：采購預(yù)算一經(jīng)批準(zhǔn)，就要嚴(yán)格執(zhí)行。在采購過程中，如果實(shí)際采購金額超出了預(yù)算，必須按照規(guī)定的程序進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。各部門和分支機(jī)構(gòu)要對(duì)本部門的采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，定期將預(yù)算執(zhí)行情況反饋給采購中心和財(cái)務(wù)部門。采購中心和財(cái)務(wù)部門要對(duì)集團(tuán)整體的采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行匯總分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題，并采取相應(yīng)的措施加以解決。對(duì)于預(yù)算執(zhí)行不力的部門，集團(tuán)將視情況進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并在績(jī)效考核中予以體現(xiàn)。希望大家都能重視采購預(yù)算的執(zhí)行，共同做好成本控制工作。3.成本控制措施：為了有效控制采購成本，我們可以采取以下一些措施：集中采購：對(duì)于一些通用的辦公用品、辦公設(shè)備等，集團(tuán)可以實(shí)行集中采購。通過整合各部門、各分支機(jī)構(gòu)的采購需求，形成較大的采購規(guī)模，從而提高與供應(yīng)商談判的籌碼，爭(zhēng)取到更優(yōu)惠的價(jià)格。同時(shí)，集中采購還可以減少采購環(huán)節(jié)，降低采購管理成本。長(zhǎng)期合作與戰(zhàn)略采購：對(duì)于一些重要的、經(jīng)常采購的物品或服務(wù)，我們可以與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立長(zhǎng)期合作關(guān)系，甚至開展戰(zhàn)略采購。通過長(zhǎng)期合作，供應(yīng)商能夠更好地了解我們的需求，提供更穩(wěn)定的產(chǎn)品和服務(wù)，同時(shí)我們也可以獲得更優(yōu)惠的價(jià)格和更好的服務(wù)條款。在戰(zhàn)略采購過程中，我們要與供應(yīng)商共同探討成本降低的方案，實(shí)現(xiàn)雙方的互利共贏。價(jià)格分析與談判：采購人員要加強(qiáng)對(duì)市場(chǎng)價(jià)格的分析和研究，掌握各類采購物品或服務(wù)的價(jià)格走勢(shì)。在與供應(yīng)商談判時(shí)，要充分運(yùn)用價(jià)格分析的結(jié)果，有理有據(jù)地與供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判，爭(zhēng)取最大程度地降低采購價(jià)格。同時(shí)，在談判過程中，我們也要關(guān)注供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)，尋找雙方都能接受的合理價(jià)格區(qū)間。庫存管理：合理控制庫存也是成本控制的重要環(huán)節(jié)。各部門要根據(jù)實(shí)際使用情況，合理確定采購數(shù)量，避免過度采購導(dǎo)致庫存積壓，增加庫存成本。采購中心要建立庫存預(yù)警機(jī)制，當(dāng)庫存水平低于或高于設(shè)定的警戒線時(shí)，及時(shí)提醒相關(guān)部門進(jìn)行采購或處理庫存。通過科學(xué)的庫存管理，我們可以提高資金使用效率，降低庫存成本。七、監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督：為了確保行政采購工作的規(guī)范、透明，集團(tuán)建立了完善的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制。集團(tuán)審計(jì)部門、法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門要定期或不定期對(duì)采購工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括采購流程是否合規(guī)、采購合同是否合法有效、采購資金使用是否合理等方面。各部門和分支機(jī)構(gòu)也要自覺接受內(nèi)部監(jiān)督，積極配合監(jiān)督檢查工作。對(duì)于監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時(shí)整改，并將整改情況反饋給監(jiān)督部門。希望大家都能認(rèn)識(shí)到內(nèi)部監(jiān)督的重要性，共同維護(hù)采購工作的良好秩序。2.審計(jì)監(jiān)督：集團(tuán)審計(jì)部門要定期對(duì)行政采購進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)。審計(jì)的重點(diǎn)包括采購項(xiàng)目的合法性、合規(guī)性、效益性等方面。在審計(jì)過程中，審計(jì)人員要查閱采購文件、合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料，對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行全面審查。對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門要出具審計(jì)報(bào)告，并提出整改建議。被審計(jì)部門要按照審計(jì)報(bào)告的要求，認(rèn)真落實(shí)