銀行授信檔案管理辦法一、引言親愛的同事們，銀行授信業務在我們的日常運營中占據著舉足輕重的地位。而授信檔案作為授信業務全過程的真實記錄，它不僅反映了我們對客戶信用風險的評估與把控，更是保障銀行信貸資產安全的重要依據。為了規范和加強銀行授信檔案管理，確保授信檔案的完整、準確、安全和有效利用，結合我行實際情況以及相關法律法規和行業標準，特制定本管理辦法。希望大家認真學習并積極遵守，共同維護好我們的授信檔案管理工作，為銀行的穩健發展貢獻力量。二、適用范圍本辦法適用于我行各級機構在辦理授信業務過程中形成的各類授信檔案的管理，包括但不限于公司授信、個人授信等業務所涉及的檔案資料。三、授信檔案的定義與分類（一）定義授信檔案是指我行在授信業務受理、調查、審查、審批、發放、貸后管理以及授信收回等各個環節中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（二）分類1.客戶基本資料類客戶營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證等證照復印件（如今多為三證合一后的營業執照），用于確認客戶的合法經營身份。公司章程、法定代表人身份證明及授權委托書，這些資料有助于我們了解客戶的公司治理結構和決策流程。客戶財務報表，包括資產負債表、利潤表、現金流量表等，是評估客戶財務狀況和償債能力的重要依據。企業信用報告、個人征信報告，直觀反映客戶的信用記錄，幫助我們判斷其信用風險。2.授信業務資料類授信申請書，客戶向我行提出授信申請的書面文件，明確了其需求和意向。授信調查報告，這是客戶經理在對客戶進行實地調查后，對客戶經營情況、財務狀況、市場前景等方面的綜合分析報告，為授信決策提供重要參考。審查審批意見書，記錄了審查審批環節對授信業務的意見和決策，體現了我行嚴謹的風險把控流程。授信合同、擔保合同等法律文件，明確了我行與客戶之間的權利義務關系，以及擔保方式和擔保范圍等關鍵信息。3.貸后管理資料類貸后檢查報告，客戶經理定期對客戶經營狀況、資金使用情況、還款能力等進行檢查后形成的報告，及時發現潛在風險。客戶重大事項變更通知及相關資料，如客戶股權變更、法定代表人變更、經營范圍變更等，確保我們能及時掌握客戶的重要變化。逾期催收記錄，包括催收函、電話催收記錄、上門催收記錄等，反映了我行對逾期貸款的追收情況。4.其他資料類與授信業務相關的會議紀要、往來函件等，這些資料從側面反映了授信業務的進展和溝通情況。抵押物評估報告、保險單據等與擔保相關的資料，保障我行在擔保方面的權益。四、職責分工（一）業務部門1.負責收集、整理和初步審核本部門經辦的授信業務檔案資料，確保資料的真實性、完整性和準確性。我們鼓勵業務人員在業務辦理過程中就及時收集相關資料，避免事后遺漏。2.在規定時間內將整理好的授信檔案移交至檔案管理部門。希望大家嚴格按照時間要求進行移交，以保證檔案管理工作的連貫性。（二）檔案管理部門1.負責對接收的授信檔案進行二次審核，對不符合要求的檔案及時退回業務部門補充完善。2.對審核通過的授信檔案進行分類、編號、裝訂、入庫保管，并建立相應的檔案檢索目錄，方便后續查詢利用。3.負責授信檔案的日常維護和安全管理，確保檔案的實體安全和信息安全。（三）風險管理部門1.協助檔案管理部門對授信檔案管理工作進行監督檢查，提出改進意見和建議。2.在授信業務風險評估和處置過程中，有權調閱相關授信檔案資料，為風險管理決策提供支持。五、授信檔案的收集與整理（一）收集原則1.完整性原則：業務人員應確保收集到授信業務各環節形成的所有有價值的資料，不得遺漏重要信息。比如，在客戶基本資料收集時，要確保各類證照齊全且在有效期內。2.真實性原則：所收集的檔案資料必須真實反映授信業務的實際情況，不得弄虛作假。像財務報表等資料，要經過客戶確認或專業審計機構審計。3.及時性原則：檔案資料的收集應與授信業務的進展同步進行，在業務環節完成后及時收集相關資料。例如，在簽訂授信合同后，應立即將合同原件及相關附件收集整理。（二）整理要求1.分類整理：按照前面提到的授信檔案分類標準，將收集到的資料進行分類。同一類別的資料按照時間順序或重要程度進行排列。2.編目編號：對每一份檔案資料進行編號，并編制詳細的目錄，目錄應包含檔案名稱、編號、日期、頁碼等信息，便于查找和管理。3.裝訂成冊：對于紙張大小不一的資料，應進行必要的折疊或粘貼，使其規格統一。然后按照編目順序進行裝訂，裝訂要牢固，防止資料散落。六、授信檔案的移交與接收（一）移交時間業務部門應在授信業務結束后的[X]個工作日內，將整理好的授信檔案移交至檔案管理部門。這里的授信業務結束，包括授信額度到期、貸款本息全部收回、授信業務終止等情況。（二）移交手續1.業務部門填寫《授信檔案移交清單》，詳細列出移交檔案的名稱、數量、編號等信息，并由移交人、接收人簽字確認。2.檔案管理部門對移交的檔案進行現場清點和審核，如發現問題，應及時與業務部門溝通并要求補充完善。只有在雙方確認無誤后，才算完成移交手續。七、授信檔案的保管（一）保管條件1.檔案管理部門應設置專門的檔案室，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案存放環境安全。例如，安裝消防設備、除濕機、防蟲藥品投放裝置以及監控設備等。2.檔案室應保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃，濕度控制在45%60%。3.對電子檔案，應采用安全可靠的存儲介質進行備份，并定期進行檢查和維護，防止數據丟失或損壞。（二）保管期限1.短期檔案：保管期限為[X]年，主要包括一些臨時性的、對銀行長期權益影響較小的資料，如短期授信業務的臨時性溝通函件等。2.中期檔案：保管期限為[X]年，適用于一般授信業務檔案，在這個期限內可能仍需查閱相關資料用于業務參考或風險監控。3.長期檔案：保管期限為永久，主要涉及對銀行權益有重大影響、具有重要歷史參考價值的檔案，如涉及重大項目的授信合同、重要客戶的核心資料等。（三）檔案保管的責任檔案管理人員應定期對檔案進行清查盤點，確保檔案的數量和狀態與記錄相符。如發現檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應的補救措施。同時，要嚴格遵守檔案管理的各項規章制度，保守檔案機密。八、授信檔案的查閱與借閱（一）查閱規定1.本行內部人員因工作需要查閱授信檔案的，應填寫《授信檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容、查閱時間等信息，經所在部門負責人審批同意后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出。檔案管理人員應在場監督查閱過程，確保檔案的安全和完整。3.查閱人不得在檔案上涂改、標記、抽取、拆散或損壞檔案資料。如需要復印相關資料，應經檔案管理部門負責人批準，并在復印件上注明用途和復印日期。（二）借閱規定1.因特殊情況需要借閱授信檔案的，除填寫《授信檔案查閱申請表》外，還需經檔案管理部門負責人和分管行領導審批。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人。3.借閱歸還時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和有無損壞情況，確認無誤后辦理歸還手續。如發現檔案有問題，應及時查明原因并追究相關人員責任。九、授信檔案的銷毀（一）銷毀條件1.對保管期限已滿且無繼續保存價值的授信檔案，由檔案管理部門提出銷毀意見。2.在銷毀前，應進行認真鑒定，確保銷毀的檔案確實不再具有保存意義。鑒定工作應由檔案管理部門、業務部門和風險管理部門共同參與。（二）銷毀程序1.編制《授信檔案銷毀清單》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、編號、數量、保管期限等信息。2.將《授信檔案銷毀清單》報分管行領導審批。經批準后，由檔案管理部門負責組織銷毀工作。3.銷毀工作應在指定地點進行，并由專人負責監銷，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。銷毀完成后，監銷人應在銷毀清單上簽字確認。十、監督與考核（一）監督檢查1.風險管理部門和檔案管理部門應定期對各級機構的授信檔案管理工作進行監督檢查，檢查內容包括檔案的收集、整理、移交、保管、查閱、借閱、銷毀等各個環節。2.對檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求相關機構限期整改。整改完成后，應進行復查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價1.將授信檔案管理工作納入對各級機構和相關人員的績效考核體系。對在授信檔案管理工作中表現優秀的機構和個人，給予適當的獎勵。2.對違反本辦法規定，導致授信檔案缺失、損壞、泄密等情