民營非企業公章管理辦法一、引言親愛的各位伙伴們，咱們民營非企業在社會發展中承擔著獨特且重要的使命，公章作為企業的象征與權力代表，其管理的重要性不言而喻。一枚小小的公章，它的使用涉及到企業的各項事務，從重要決策的文件簽署，到日常業務往來的證明，每一次蓋章都承載著企業的責任與信譽。今天，我們就一起來制定一套完善的民營非企業公章管理辦法，希望大家認真閱讀并嚴格遵守，讓我們共同守護好企業的這一關鍵象征，確保企業運營的安全與穩定。二、適用范圍本辦法適用于咱們[民營非企業具體名稱]所有公章的管理工作，包括但不限于行政公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章等各類以企業名義使用的印章。無論是在總部辦公區域，還是各分支機構、項目部使用的公章，都在本辦法的規范管理范疇內。三、公章的刻制與啟用（一）刻制申請1.當企業因設立、變更等原因需要刻制新公章時，相關部門應填寫《公章刻制申請表》。在申請表中，要詳細說明刻制公章的原因、公章的種類（如行政公章、合同專用章等）、預計使用范圍等信息。例如，如果是因為業務拓展，需要新設立一個項目部并刻制項目部專用章，就要在申請表里寫清楚項目部的業務范圍、設立依據等內容。2.申請表需經過部門負責人簽字審核，確保申請內容真實、合理。部門負責人要對本部門提出的刻制需求進行把關，確認確實是工作所需，避免不必要的公章刻制。3.審核通過后，將申請表提交至企業管理層進行審批。管理層會從企業整體運營和管理的角度出發，綜合考慮是否批準該刻制申請。只有經過管理層批準后，才能進入下一步刻制流程。（二）刻制流程1.獲批的刻制申請，由專門負責的人員（一般為行政部門相關人員）到公安機關指定的具有資質的刻章單位進行刻制。嚴禁私自找非指定單位刻制公章，這不僅違反法律法規，還可能帶來嚴重的安全隱患。2.在刻制過程中，負責人員要與刻章單位充分溝通，確保公章的樣式、規格、材質等符合國家相關規定和企業的要求。比如，行政公章的尺寸、字體、圖案等都有明確的標準，必須嚴格按照標準制作。3.刻制完成后，負責人員要仔細核對公章的各項信息，包括文字是否清晰、圖案是否準確等，確保公章質量合格。同時，要向刻章單位索取刻制公章的備案證明和相關票據，作為公章合法來源的憑證妥善保存。（三）啟用備案1.新刻制的公章在啟用前，要進行詳細的備案登記。備案內容包括公章的種類、編號、刻制時間、啟用時間、保管人等信息。我們會建立專門的《公章備案登記表》，將每一枚公章的信息都準確無誤地記錄下來。2.填寫好的備案登記表需提交至企業檔案管理部門存檔，同時抄送一份給財務部門和相關業務部門。這樣，各個部門都能清楚了解企業公章的基本情況，方便日后的查詢和使用。3.在企業內部發布新公章啟用通知，通知內容要包含公章的名稱、啟用時間、使用范圍等關鍵信息，確保全體員工知曉。通知可以通過企業內部辦公系統、公告欄等多種渠道發布，讓大家都能及時獲取信息。四、公章的保管（一）保管原則1.公章保管遵循“專人負責、安全存放”的原則。每一枚公章都要指定專人負責保管，確保責任明確。保管人要具備高度的責任心和保密意識，妥善保管公章，防止公章丟失、被盜用等情況發生。2.希望保管人能夠充分認識到自己肩負的責任，把公章保管工作視為企業管理的重要環節，認真履行職責。我們鼓勵保管人定期對公章的保管情況進行自查，發現問題及時報告并采取措施解決。（二）保管人員指定1.行政公章一般由企業辦公室主任或其指定的專人保管。辦公室作為企業的綜合管理部門，對企業的各項事務較為熟悉，能夠更好地把控行政公章的使用。2.合同專用章通常由法務部門負責人或其指定人員保管。法務人員具備專業的法律知識，在涉及合同蓋章時，能夠從法律風險防控的角度進行審核和把關。3.財務專用章和法定代表人章由財務部門負責人或其授權的財務人員保管。財務工作的專業性和特殊性決定了這兩枚印章由財務人員保管更為合適，便于財務業務的開展和財務管理。4.保管人員的指定需經過企業管理層批準，并簽訂《公章保管責任書》。責任書要明確保管人員的職責、義務以及因保管不善可能承擔的責任等內容，以增強保管人員的責任意識。（三）保管設施與環境1.公章應存放在專門的保險柜或文件柜中，保險柜或文件柜要具備良好的防盜、防火、防潮等功能。保管場所要保持干燥、通風，避免公章因環境因素受損。2.保險柜的密碼和鑰匙要由保管人員妥善保管，嚴禁將密碼告知他人或隨意放置鑰匙。如果保管人員因特殊情況需要臨時離崗，應將公章妥善交接給其他經授權的人員，并做好交接記錄。3.企業要定期對公章保管設施進行檢查和維護，確保設施正常運行。例如，每年對保險柜進行一次全面檢查，查看是否存在故障隱患，及時更換損壞的部件。五、公章的使用（一）使用申請1.當需要使用公章時，使用人應提前填寫《公章使用申請表》。在申請表中，要清晰地寫明使用公章的原因、文件名稱、文件內容摘要（如果文件內容較多）、使用次數、預計使用時間等信息。比如，如果是簽訂一份采購合同，就要在申請表里寫清楚合同的大致內容、采購的物品、金額等關鍵信息。2.申請表需依次經過部門負責人、相關業務分管領導簽字審核。部門負責人要對本部門使用公章的事項進行審核，確認與本部門業務相關且合理；業務分管領導則從更高層面進行把關，綜合考慮該事項對企業整體業務的影響。只有經過兩級審核通過后，申請表才能提交至公章保管人處。（二）審核與批準1.公章保管人收到《公章使用申請表》后，要對申請表的內容進行再次審核。審核重點包括申請事項是否符合企業規定、相關領導簽字是否齊全、文件內容與申請表描述是否一致等。如果發現申請表填寫不完整或存在疑問，保管人應及時與使用人溝通核實，確保信息準確無誤。2.對于一些重大事項使用公章，如涉及金額較大的合同簽訂、企業重要決策文件蓋章等，還需經過企業法定代表人或其授權代表的最終批準。法定代表人或授權代表會從企業戰略和風險控制的角度進行全面考量，做出是否批準的決定。3.在審核和批準過程中，希望各位審核人和批準人能夠認真負責，嚴格把關，確保公章使用的合理性和安全性。我們鼓勵大家在審核時多提建設性意見，共同為企業的穩健發展保駕護航。（三）使用登記1.公章保管人在為使用人蓋章前，要在《公章使用登記表》上進行詳細登記。登記內容包括使用日期、使用人姓名、部門、申請事項、文件名稱、蓋章次數、批準人姓名等信息。每一次蓋章都要記錄清楚，做到有據可查。2.登記完畢后，保管人要與使用人共同核對文件內容和蓋章次數，確保蓋章準確無誤。使用人也要認真確認，如有任何疑問應及時提出，避免出現蓋章錯誤或遺漏等情況。3.《公章使用登記表》要妥善保存，定期整理歸檔。一般來說，按月或按季度進行歸檔，方便日后查詢和審計。（四）使用規范1.公章應在企業辦公場所內使用，原則上不得帶出企業。如果因特殊情況需要帶出企業使用，必須經過企業管理層特別批準，并填寫《公章外出使用申請表》。申請表中要詳細說明外出使用的原因、使用地點、預計使用時間、攜帶人等信息。2.經批準帶出使用的公章，由攜帶人負責全程保管，確保公章安全。攜帶人要嚴格按照申請的用途和范圍使用公章，不得擅自轉借他人或用于其他事項。使用完畢后，攜帶人要及時將公章交回保管人處，并在《公章外出使用登記表》上記錄歸還時間和使用情況。3.在蓋章過程中，要確保公章清晰、完整地蓋在文件規定的位置上。嚴禁在空白紙張、空白合同等文件上蓋章，防止公章被濫用。如果文件有多頁，要加蓋騎縫章，保證文件的完整性和真實性。六、公章的變更與廢止（一）變更1.當企業名稱、法定代表人等信息發生變更，或者因公章損壞、磨損等原因需要更換公章時，應按照公章刻制的流程重新刻制新公章。同時，要對原公章進行相應的處理。2.原公章在新公章啟用后，要及時進行變更備案。在《公章備案登記表》中注明公章變更的原因、新公章的相關信息以及原公章的處理情況等。變更備案完成后，將相關資料提交至檔案管理部門存檔。（二）廢止1.對于因企業注銷、合并、分立等原因不再使用的公章，或者因公章損壞無法修復且已重新刻制新章的舊公章，要進行廢止處理。2.廢止的公章由保管人填寫《公章廢止申請表》，說明廢止原因，經部門負責人、企業管理層審批后，交由指定的銷毀機構進行銷毀。嚴禁私自銷毀公章，銷毀過程要進行記錄，包括銷毀時間、地點、銷毀方式、監銷人等信息，并將記錄資料存檔。3.在企業內部發布公章廢止通知，告知全體員工該公章已不再使用，避免出現誤用情況。通知要明確廢止公章的名稱、廢止時間等信息，通過企業內部辦公系統、公告欄等渠道廣泛發布。七、監督與檢查（一）定期檢查1.企業行政部門會同審計部門定期對公章管理情況進行檢查，檢查周期一般為每季度一次。檢查內容包括公章的刻制、保管、使用、變更、廢止等各個環節是否符合本辦法的規定。2.在檢查過程中，要仔細查閱《公章刻制申請表》《公章備案登記表》《公章使用申請表》《公章使用登記表》《公章外出使用申請表》《公章外出使用登記表》《公章廢止申請表》等相關記錄文件，核實公章管理的各項流程是否規范、記錄是否完整。3.對檢查中發現的問題，要及時記錄并向企業管理層匯報。同時，要求相關責任部門和人員限期整改，整改完成后進行復查，確保問題得到徹底解決。（二）不定期抽查1.企業管理層有權對公章管理情況進行不定期抽查。抽查可以不提前通知，直接對公章保管場所、使用記錄等進行檢查，以真實了解公章管理的實際情況。2.對于抽查中發現的違規行為，要嚴肅處理，視情節輕重對相關責任人給予批評教育、警告、罰款等不同程度的處罰。通過不定期抽查，強化全體員工對公章管理規定的遵守意識，確保公章管理工作始終處于嚴格規范的狀態。（三）內部審計1.企業每年開展一次公章管理專項內部審計。審計工作由專業的審計人員負責，對公章管理的制度執行情況、風險防控情況等進行全面深入的審查。2.審計結束后，出具詳細的審計報告。報告要指出公章管理中存在的問題、潛在風險，并提出針對性的改進建議。企業管理層根據審計報告，對公章管理辦法進行完善和優化，不斷提升公章管理水平。八、責任追究1.如果因公章保管不善導致公章丟失、被盜用等情況，給企業造成經濟損失或不良影響的，保管人要承擔相應的責任。責任大小根據具體情況進行認定，包括保管人的過錯程度、損失的大小等因素。2.對于未經批準擅自使用公章、超越權限使用公章、在空白文件上蓋章等違規使用公章的行為，一經發現，將對相關責任人進行嚴肅處理。情節較輕的，給予批評教育、扣發績效獎金等處罰；情節嚴重的，依法解