集團電腦采購管理辦法?一、總則（一）目的為規范[集團名稱]電腦采購行為，提高采購效率，保證采購質量，合理控制采購成本，確保集團各部門電腦設備的合理配置和有效使用，根據國家相關法律法規和集團實際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于集團總部及各下屬子公司、分公司的電腦采購活動。（三）采購原則1.合規性原則：采購活動必須嚴格遵守國家法律法規和集團內部規章制度，確保采購過程合法合規。2.性價比原則：在滿足使用需求的前提下，充分比較不同品牌、型號電腦的性能、價格、售后服務等因素，選擇性價比最優的產品。3.統一管理原則：集團對電腦采購實行統一管理，由集團指定的采購部門負責組織實施，確保采購標準、流程的一致性。4.需求導向原則：采購應根據集團各部門的實際工作需求進行，避免盲目采購和資源浪費。二、組織與職責（一）采購管理委員會1.由集團高層管理人員、財務部門負責人、使用部門代表等組成。2.職責：負責制定集團電腦采購的戰略規劃和政策；審議和批準年度采購預算；審核重大采購項目的采購方案；監督采購活動的執行情況。（二）采購部門1.負責制定電腦采購計劃和采購方案；組織采購招標、詢價、談判等活動；與供應商簽訂采購合同；跟蹤采購進度，協調解決采購過程中出現的問題；負責采購合同的執行和驗收工作。2.采購人員應具備良好的職業道德和專業素養，熟悉采購業務流程和相關法律法規，能夠獨立完成采購任務。（三）使用部門1.負責提出電腦采購需求，明確采購電腦的規格、性能、數量等要求；參與采購過程中的技術評估和選型工作；負責采購電腦的安裝、調試和使用培訓工作；對采購電腦的使用情況進行反饋和評價。2.使用部門應根據實際工作需求合理提出采購申請，避免過度配置和資源浪費。（四）財務部門1.負責審核采購預算和采購資金的使用情況；參與采購合同的審核和簽訂工作；辦理采購款項的支付手續；對采購活動進行財務監督和審計。2.財務人員應嚴格按照財務制度和審批流程辦理采購資金的支付手續，確保資金安全。三、采購預算管理（一）預算編制1.每年年底，使用部門應根據下一年度的工作規劃和實際需求，提出電腦采購預算申請，報采購部門匯總。2.采購部門結合集團的發展戰略和實際情況，對各部門的采購預算申請進行審核和平衡，編制集團年度電腦采購預算草案。3.年度電腦采購預算草案經財務部門審核后，報采購管理委員會審議和批準。（二）預算執行1.采購部門應嚴格按照批準的采購預算組織采購活動，不得超預算采購。如因特殊情況需要調整預算，應按照集團的預算調整程序進行審批。2.財務部門應加強對采購預算執行情況的監督和控制，定期對采購預算的執行情況進行分析和通報。四、采購流程（一）需求申請1.使用部門根據工作需要，填寫《電腦采購申請表》，詳細說明采購電腦的用途、規格、性能、數量等要求，并經部門負責人簽字確認后，報采購部門。2.采購部門對使用部門提交的采購申請進行審核，對于不符合要求或不合理的采購申請，應及時與使用部門溝通，提出修改意見。（二）采購方式選擇1.根據采購金額和采購數量的不同，選擇合適的采購方式，包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價采購、單一來源采購等。2.采購金額達到一定標準（具體標準由集團根據實際情況確定）的采購項目，應采用公開招標或邀請招標的方式進行采購；采購金額較小的采購項目，可以采用詢價采購或競爭性談判的方式進行采購。（三）供應商選擇1.采購部門應建立供應商信息庫，對供應商的資質、信譽、產品質量、售后服務等進行評估和篩選。2.在選擇供應商時，應優先選擇具有良好信譽、產品質量可靠、售后服務完善的供應商。對于重要的采購項目，應組織相關人員對供應商進行實地考察。（四）采購招標與談判1.采用招標方式采購的，采購部門應按照國家有關法律法規和集團的招標管理辦法組織招標活動，發布招標公告，編制招標文件，組織開標、評標和定標工作。2.采用談判方式采購的，采購部門應與供應商進行談判，就采購價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款進行協商，達成一致意見后簽訂采購合同。（五）合同簽訂1.采購部門與供應商就采購事項達成一致意見后，應及時簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購產品的規格、型號、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。2.采購合同簽訂前，應經財務部門和法務部門審核，確保合同條款合法合規、公平合理。（六）采購執行與跟蹤1.采購部門應按照采購合同的要求，及時跟蹤供應商的生產進度和交貨情況，確保采購電腦按時、按質、按量交付。2.如供應商出現違約情況，采購部門應及時采取措施，追究供應商的違約責任，維護集團的合法權益。（七）驗收1.采購電腦到貨后，采購部門應組織使用部門、財務部門等相關人員進行驗收。驗收內容包括電腦的外觀、數量、規格、性能等是否符合采購合同的要求。2.驗收合格后，使用部門應填寫《電腦驗收報告》，經相關人員簽字確認后，作為采購付款的依據。如驗收不合格，采購部門應及時與供應商聯系，要求供應商進行更換或整改，直至驗收合格為止。五、質量與售后服務管理（一）質量標準1.采購的電腦應符合國家相關標準和行業規范，同時應滿足集團的實際使用需求。2.采購合同中應明確電腦的質量標準和驗收方法，供應商應提供產品質量合格證明文件。（二）售后服務1.供應商應提供良好的售后服務，包括電腦的安裝、調試、維修、保養等服務。售后服務期限應符合國家相關規定和采購合同的約定。2.使用部門在使用過程中如發現電腦出現質量問題，應及時向采購部門反饋，采購部門應協調供應商及時進行處理。（三）質量保證金1.為保證采購電腦的質量和售后服務，采購合同中可約定一定比例的質量保證金。質量保證金在售后服務期滿后，如無質量問題，應及時退還供應商。六、采購檔案管理（一）檔案內容采購檔案包括采購申請、采購預算、采購方案、招標文件、投標文件、采購合同、驗收報告、付款憑證等與采購活動有關的文件和資料。（二）檔案管理要求1.采購部門應指定專人負責采購檔案的管理工作，建立采購檔案管理制度。2.采購檔案應按照時間順序和項目類別進行分類整理，妥善保管，便于查閱和審計。3.采購檔案的保存期限應符合國家相關規定和集團的檔案管理要求。七、監督與考核（一）監督機制1.集團內部審計部門應定期對電腦采購活動進行審計和監督，檢查采購活動是否符合國家法律法規和集團內部規章制度的要求，是否存在違規行為。2.采購管理委員會應加強對采購活動的監督和管理，定期聽取采購部門的工作匯報，對采購活動中存在的問題及時進行處理。（二）考核指標1.建立采購工作考核指標體系，對采購部門和采購人員的工作績效進行考核。考核指標包括