食品廠財務專用章分開管理制度

一、總則1.目的為加強食品廠財務專用章的管理，確保財務安全，規(guī)范財務管理流程，保障食品廠運營效益，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及食品廠實際情況，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于食品廠全體涉及財務專用章使用的員工。3.基本原則本制度遵循分權制衡、責任明確、安全第一的原則。財務專用章實行分開管理，不同人員負責不同環(huán)節(jié)的印章使用，確保財務活動的準確性和安全性。同時，結合食品廠“品質(zhì)至上、客戶第一、高效運營、創(chuàng)新發(fā)展”的企業(yè)文化和經(jīng)營理念，在保障財務安全的前提下，提高財務工作效率，為食品廠的整體發(fā)展服務。4.管理目標通過財務專用章分開管理制度的實施，實現(xiàn)財務風險的有效防控，提高財務管理的規(guī)范化水平，保障食品廠資金安全，促進食品廠運營效益的提升。二、組織架構與職責劃分1.財務部門財務部門是財務專用章管理的核心部門，負責制定財務專用章使用規(guī)范和流程。財務負責人對財務專用章的總體使用情況進行監(jiān)督和管理，確保印章使用符合財務制度和食品廠規(guī)定。具體職責包括：-制定和完善財務專用章使用流程和審批制度；-審核財務專用章使用申請，確保用途合規(guī)；-定期檢查財務專用章的使用記錄和保管情況。2.印章保管人員設立兩名獨立的印章保管人員，分別負責保管財務專用章的不同部分（如將財務專用章分為兩部分或采用印鑒卡等方式分開保管）。保管人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，嚴格遵守印章保管規(guī)定。主要職責如下：-妥善保管所負責的財務專用章部分，確保印章安全，防止丟失、損壞或被盜；-按照規(guī)定的流程和審批手續(xù)，配合完成財務專用章的使用；-記錄每次印章的使用情況，包括使用時間、用途、批準人等信息。3.審批人員審批人員由食品廠管理層指定，通常為與財務事項相關的負責人。審批人員應熟悉財務業(yè)務和相關規(guī)定，對財務專用章使用申請進行嚴格審核。職責如下：-根據(jù)財務事項的性質(zhì)和重要程度，對財務專用章使用申請進行審批；-確保申請事項符合食品廠的財務政策和經(jīng)營需求；-在審批過程中，如有疑問或發(fā)現(xiàn)問題，及時與相關人員溝通核實。三、管理流程1.印章使用申請-財務人員在需要使用財務專用章時，應填寫《財務專用章使用申請表》，詳細說明使用原因、金額、收款單位等信息。申請表應按照食品廠規(guī)定的格式填寫，確保信息準確、完整。-將填寫好的申請表提交給直接上級進行初步審核，上級審核通過后，再提交給審批人員。2.審批流程-審批人員收到《財務專用章使用申請表》后，根據(jù)財務事項的性質(zhì)和金額大小，按照既定的審批權限進行審批。對于重大財務事項，可能需要經(jīng)過多個層級的審批或相關會議討論決定。-審批人員應在申請表上簽署明確的審批意見，同意或不同意使用財務專用章，并注明理由。如果審批不通過，應及時反饋給申請人。3.印章使用-審批通過后，申請人將申請表分別提交給兩名印章保管人員。保管人員核對申請表上的審批意見和相關信息無誤后，按照規(guī)定的操作流程，共同完成財務專用章的加蓋工作。-在蓋章過程中，保管人員應確保印章加蓋清晰、準確，符合財務文件的要求。同時，在《財務專用章使用登記簿》上記錄印章使用的詳細信息，包括日期、申請表編號、金額、用途、蓋章人員等。4.特殊情況處理-如遇緊急情況需要立即使用財務專用章，但無法及時完成正常審批流程時，申請人應通過電話或其他緊急方式向審批人員報告。審批人員在了解情況后，可口頭批準使用印章，但申請人應在事后及時補辦審批手續(xù)。-對于涉及法律糾紛或其他特殊情況的財務專用章使用，應遵循相關法律法規(guī)和食品廠的應急處理程序，必要時咨詢專業(yè)法律意見。四、權利與義務1.員工權利-有權了解財務專用章使用的相關制度和流程，在符合規(guī)定的情況下，按照程序申請使用財務專用章。-對財務專用章使用過程中的不合理要求或違規(guī)行為，有權向上級領導或相關監(jiān)督部門反映。-因工作需要，在接受相關培訓后，可參與財務專用章管理工作的部分環(huán)節(jié)，如協(xié)助保管或使用登記等。2.員工義務-嚴格遵守財務專用章分開管理制度，不得擅自使用、出借、轉讓財務專用章。-按照規(guī)定的流程和審批手續(xù)申請和使用財務專用章，如實填寫申請信息，不得虛報、瞞報。-如發(fā)現(xiàn)財務專用章保管或使用過程中的異常情況，應及時向上級報告，并配合相關調(diào)查工作。3.食品廠權利與義務-食品廠有權對財務專用章的使用情況進行監(jiān)督和檢查，確保制度的有效執(zhí)行。-有義務為財務專用章的保管和使用提供必要的安全設施和條件，保障印章的安全。-應根據(jù)實際情況，定期對財務專用章管理制度進行評估和修訂，以適應食品廠發(fā)展和外部環(huán)境變化的需要。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-內(nèi)部審計部門定期對財務專用章的使用情況進行審計檢查，包括印章保管、使用申請、審批流程、使用記錄等方面。審計人員應獨立、客觀地開展工作，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。-財務部門內(nèi)部應建立相互監(jiān)督的機制，印章保管人員、審批人員和其他財務人員之間應相互監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時制止并報告。-設立舉報渠道，鼓勵員工對財務專用章使用過程中的違規(guī)行為進行舉報。對于舉報屬實的，給予舉報人適當?shù)莫剟睿榕e報人保密。2.獎勵機制-對嚴格遵守財務專用章分開管理制度，在印章管理工作中表現(xiàn)突出的員工，如及時發(fā)現(xiàn)并避免財務風險、提出改進管理的有效建議等，給予表彰和獎勵。獎勵形式包括獎金、榮譽證書、晉升機會等，以激勵員工積極履行職責。-對于在特殊情況下，通過合理方式保障財務專用章安全和正常使用，為食品廠挽回損失或做出重要貢獻的員工，給予特殊獎勵。3.懲罰機制-對違反財務專用章分開管理制度的員工，視情節(jié)輕重給予相應的處罰。輕微違規(guī)行為，如未按照規(guī)定填寫申請表格或使用記錄不完整，給予警告處分，并要求及時整改。-對于較嚴重的違規(guī)行為，如擅自使用財務專用章、偽造審批意見等，除給予經(jīng)濟處罰外，還可能根據(jù)勞動合同和食品廠規(guī)定，解除勞動合同。構成犯罪的，依法移送司法機關處理。-因管理不善導致財務專用章丟失、被盜或造成財務損失的，相關責任人應承擔相應的賠償責任，并根據(jù)情節(jié)給予行政處分。六、附則1.制度解釋權本制度的解釋權歸食品廠財務部門所有。財務部門應根據(jù)實際情況和食品廠發(fā)展需要，對制度進行及時解釋和說明。2.制度修訂本制度應根據(jù)國家法律法規(guī)、食品廠經(jīng)營情況以及財務管理要求的變化