殘聯物資采購管理辦法一、引言親愛的同事們，我們都知道，殘聯的工作對于幫助殘疾人群體、推動社會公平與包容發展有著至關重要的意義。而物資采購作為殘聯日常運營和開展各項服務的基礎環節，其管理水平直接影響到我們能否高效地為殘疾人提供優質的支持與幫助。為了確保物資采購工作的公正、透明、高效，同時嚴格遵守相關法律法規和行業標準，我們制定了本《殘聯物資采購管理辦法》。希望大家認真學習并貫徹執行，共同為殘聯事業的發展貢獻力量。二、適用范圍本辦法適用于殘聯及其所屬機構為履行職能、開展業務活動所需各類物資的采購活動，包括但不限于辦公用品、康復設備、輔助器具、宣傳資料等物資的采購。三、采購原則1.合法性原則：所有采購活動必須嚴格遵守國家法律法規，如《中華人民共和國政府采購法》及其實施條例等相關規定，確保采購行為合法合規。2.公平公正原則：在采購過程中，要公平對待所有潛在供應商，不偏袒、不歧視，確保競爭環境公正。無論是大型企業還是小型供應商，都應在同等條件下參與競爭。3.公開透明原則：采購信息應盡可能公開，包括采購需求、采購程序、采購結果等，接受社會監督，增強采購活動的透明度。這樣不僅能讓供應商清楚了解我們的要求，也能讓社會各界看到我們工作的公正與規范。4.效益原則：在保證物資質量的前提下，追求經濟效益最大化。通過合理的采購策略和成本控制，以最合理的價格獲取符合需求的物資，避免浪費和不必要的開支。四、采購組織與職責1.采購領導小組組成：由殘聯主要領導、相關業務部門負責人等組成。職責：負責審議重大采購項目的采購方案、采購預算；對采購過程中的重大問題進行決策和協調；監督采購工作的執行情況等。例如，當涉及到大型康復設備采購，金額較大且對殘疾人群體影響深遠時，采購領導小組需對采購方案進行仔細審議，確保設備的選型、質量、價格等方面都符合殘聯的實際需求和利益。2.采購部門職責：負責制定具體的采購計劃；組織實施采購活動，包括發布采購信息、邀請供應商、組織開標評標等；與供應商簽訂采購合同，并跟蹤合同執行情況；建立采購檔案等。比如，采購部門要根據各業務部門提交的物資需求，結合預算情況，制定詳細的采購計劃，明確采購時間、采購方式等。3.需求部門職責：提出物資采購需求，詳細說明所需物資的規格、型號、數量、質量標準等要求；參與采購項目的論證、驗收等工作。例如，康復部門需要采購一批新的康復訓練器材，就需要準確提供器材的具體參數、適用殘疾類型等詳細需求，以便采購部門進行采購。4.財務部門職責：負責審核采購預算，確保采購資金的合理安排和使用；參與采購合同的審核，對采購資金的支付進行管理和監督。財務部門要嚴格把關采購預算，避免超支情況發生，同時在合同審核時，關注付款條款等財務相關內容，保障資金安全。5.監督部門職責：對采購活動全過程進行監督，包括采購程序的合規性、供應商的資質審查、采購人員的行為等；受理供應商的質疑和投訴，并進行調查處理。監督部門要確保采購活動在陽光下進行，一旦發現違規行為，及時進行糾正和處理。五、采購預算管理1.預算編制各需求部門應根據工作實際需要，在每年規定時間內提出下一年度的物資采購需求，并詳細說明采購物資的用途、數量、預算金額等。例如，宣傳部門計劃采購一批宣傳殘疾人事業的資料，就要在需求中明確資料的種類（如海報、手冊等）、預計印刷數量以及相應的費用預算。采購部門對各需求部門提交的采購需求進行匯總和審核，結合市場價格信息，編制年度采購預算草案。在審核過程中，采購部門要對價格的合理性進行評估，避免預算過高或過低。財務部門對采購預算草案進行審核，綜合考慮殘聯整體財務狀況和資金安排，提出修改意見。財務部門要從整體資金平衡的角度出發，確保采購預算在可承受范圍內。采購預算草案經采購領導小組審議通過后，報上級主管部門審批。只有經過審批的預算，才能作為正式的采購依據。2.預算執行采購活動應嚴格按照批準的預算執行，不得隨意調整。如因特殊情況確需調整預算的，需按照規定的程序報經批準。例如，如果在采購過程中發現某種物資價格大幅上漲，需要增加預算，需求部門應提出書面申請，說明原因，經采購領導小組和上級主管部門批準后，方可調整。財務部門要對采購預算的執行情況進行跟蹤和監控，定期向采購領導小組報告預算執行進度。通過及時掌握預算執行情況，能夠及時發現問題并采取措施加以解決。六、采購方式1.公開招標適用范圍：單項采購金額達到規定限額標準以上的采購項目，應采用公開招標方式。公開招標能夠吸引眾多供應商參與競爭，保證采購的公平公正和經濟效益。操作程序：采購部門在指定的媒體上發布招標公告，明確招標項目的名稱、數量、技術規格、投標截止時間等信息；供應商按照要求編制投標文件并在規定時間內投標；采購部門組織開標、評標，評標委員會由技術、經濟等方面的專家和相關人員組成，按照招標文件規定的評標標準和方法進行評審，確定中標供應商；發布中標公告，與中標供應商簽訂采購合同。在整個過程中，要嚴格按照法律法規規定的程序進行，確保公開透明。2.邀請招標適用范圍：具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的；采用公開招標方式的費用占政府采購項目總價值的比例過大的采購項目，可以采用邀請招標方式。操作程序：采購部門向符合資格條件的供應商發出投標邀請書，邀請其參加投標；后續程序與公開招標類似，包括投標、開標、評標、確定中標供應商和簽訂合同等環節。但需要注意的是，邀請招標的供應商數量應符合相關規定，一般不少于三家。3.競爭性談判適用范圍：招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的采購項目，可以采用競爭性談判方式。操作程序：采購部門成立談判小組，制定談判文件，明確談判程序、內容、合同草案的條款以及評定成交的標準等事項；確定邀請參加談判的供應商名單，一般不少于三家；談判小組與供應商進行談判，要求供應商在規定時間內提交最后報價；談判小組根據談判文件規定的評定成交的標準，確定成交供應商，并簽訂采購合同。在談判過程中，要確保各供應商在公平的環境下進行競爭。4.單一來源采購適用范圍：只能從唯一供應商處采購的；發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項目，可以采用單一來源采購方式。操作程序：采購部門在采購前應向相關部門提交單一來源采購申請，說明采用單一來源采購的理由；經批準后，與供應商進行協商，確定采購價格、質量、交貨期等合同條款，并簽訂采購合同。由于單一來源采購缺乏競爭，所以在申請和審批過程中要格外嚴格，確保理由充分合理。5.詢價采購適用范圍：采購的貨物規格、標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可以采用詢價采購方式。操作程序：采購部門向符合相應資格條件的供應商發出詢價通知書，要求其在規定時間內報出貨物的價格、規格、質量等信息；對供應商的報價進行比較，確定成交供應商，并簽訂采購合同。詢價采購要注意對供應商報價的真實性和合理性進行審核。七、供應商管理1.供應商資格審查在采購活動開始前，采購部門應對供應商的資格進行審查。審查內容包括供應商的營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證（已實行“多證合一”的提供統一社會信用代碼證）、相關資質證書、業績情況、財務狀況、信譽記錄等。例如，對于采購康復設備的供應商，要審查其是否具備醫療器械生產或經營資質。可以通過查詢信用中國網站、中國政府采購網等渠道，了解供應商的信用狀況，對列入失信被執行人、重大稅收違法案件當事人名單、政府采購嚴重違法失信行為記錄名單及其他不符合《中華人民共和國政府采購法》第二十二條規定條件的供應商，不得參與采購活動。2.供應商庫建立我們鼓勵建立供應商庫，將通過資格審查且符合要求的供應商納入供應商庫進行管理。采購部門要定期對供應商庫進行更新和維護，及時刪除不符合條件的供應商信息。希望大家積極推薦優質供應商，豐富我們的供應商資源。同時，對于庫內供應商，要定期進行評價，評價內容包括產品質量、交貨期、售后服務等方面。根據評價結果，對表現優秀的供應商給予優先采購等獎勵，對表現不佳的供應商進行警告、暫停合作甚至清除出庫等處理。3.供應商質疑與投訴處理供應商對采購文件、采購過程和中標、成交結果有疑問的，可以向采購部門提出質疑。采購部門應在規定時間內作出答復。例如，供應商對招標文件中的技術規格有疑問，采購部門應在收到質疑后七個工作日內進行答復。如果供應商對質疑答復不滿意，可以向監督部門投訴。監督部門要按照相關規定進行調查處理，并將處理結果及時告知投訴供應商。在處理質疑和投訴過程中，要保持公正客觀，維護供應商的合法權益。八、采購合同管理1.合同簽訂采購項目確定成交供應商后，采購部門應在規定時間內與供應商簽訂采購合同。合同內容應包括采購物資的名稱、規格型號、數量、質量標準、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責任等條款。合同條款要明確具體，避免模糊不清引發糾紛。合同簽訂前，采購部門應將合同草案提交財務部門、法律部門（如有）等相關部門進行審核，確保合同條款符合法律法規和殘聯的利益。例如，財務部門要審核付款方式是否合理，法律部門要審查合同的合法性和合規性。2.合同履行采購部門和需求部門要密切關注合同的履行情況，督促供應商按照合同約定按時、按質、按量交付物資。供應商交付物資時，需求部門應組織相關人員進行驗收，驗收合格后出具驗收報告。如發現物資存在質量問題或數量不符等情況，應及時與供應商溝通解決，按照合同約定追究供應商的違約責任。財務部門要按照合同約定的付款方式和時間，及時辦理付款手續。在付款前，要審核驗收報告、發票等相關憑證，確保付款依據充分。3.合同變更與終止合同履行過程中，如因特殊情況需要變更合同條款的，采購部門應與供應商協商一致，并簽訂書面變更協議。變更協議應報相關部門備案。例如，如果由于殘疾人群體需求發生變化，需要調整采購物資的規格，就需要與供應商協商變更合同。合同終止的，采購部門應按照規定的程序辦理相關手續，并及時通知財務部門等相關部門。合同終止可能是由于供應商違約、不可抗力等原因導致，要根據具體情況妥善處理后續事宜。九、采購檔案管理1.檔案內容采購檔案應包括采購項目的申請文件、采購預算、采購方式審批文件、采購文件（如招標文件、談判文件、詢價通知書等）、供應商投標文件、評標報告、中標通知書、采購合同、驗收報告、付款憑證等與采購活動相關的所有資料。這些資料是采購活動全過程的記錄，對于追溯采購過程、解決糾紛等具有重要意義。2.檔案整理與保管采購部門應在采購項目結束后及時對采購檔案進行整理，按照項目分類、時間順序等進行裝訂成冊。希望大家養成及時整理檔案的好習慣，確保檔案資料的完整性和規范性。采購檔案應指定專人負責保管，保管期限按照國家有關規定執行。一般情況下，采購檔案應保存不少于15年。保管過程中要注意防火、防潮、防蟲等，確保檔案安全。3.檔案查閱因工作需要查閱采購檔案的，應辦理查閱手續，經相關負責人批準后，在指定地點查閱。查閱人員要愛護檔案資料，不得涂改、損壞、丟失檔案。通過規范的檔案查閱制度，既能保證檔案的合理利用，又能確保檔案的安全和完整。十、監督與考核1.內部監督監督部門要定期對采購活動進行檢查，檢查內容包括采購程序的合規性、采購文件的完整性、合同執行情況等。發現問題要及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。采購部門、財務部門等相關部門要定期對采購工作進行自查，發現問題及時糾正。同時，要積極配合監督部門的檢查工作，提供真實、完整的資料。2.外部監督歡迎社會各界對我們的采購活動進行監督，如供應商、新聞媒體、社會公眾等。對于外界的監督意見和建議，我們要認真對待，及時處理，并將處理結果向社會公開。積極配合上級主管部門、審計部門等的監督檢查，如實提供相關資料和情況。通過接受外部監督，不斷提高我們采購工作的質量和水平。3.考核與獎懲