工會物品采買管理辦法總則目的為規范本工會物品采買行為，加強工會經費管理，提高資金使用效益，保證所采購物品的質量和適用性，維護工會會員的合法權益，根據國家有關法律法規、工會財務制度以及相關行業標準，結合本工會實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本工會組織開展各項活動、為會員提供服務以及滿足日常辦公等需求而進行的物品采買活動。基本原則1.依法合規原則：物品采買活動必須嚴格遵守國家法律法規、工會財務制度和相關行業標準，確保采購行為合法合規。2.公開透明原則：采購過程應公開透明，接受工會會員和相關部門的監督，保證采購信息的公開、公平、公正。3.效益優先原則：在保證物品質量和滿足使用需求的前提下，充分考慮成本效益，合理安排采購資金，降低采購成本。4.集體決策原則：重大采購項目應經過集體研究決策，避免個人獨斷專行，確保采購決策的科學性和合理性。管理機構及職責工會采購管理委員會1.組成：由工會主席擔任主任，工會委員、財務人員、職工代表等組成。2.職責負責制定和修訂工會物品采買管理制度和流程。審議和批準年度采購預算和重大采購項目計劃。對采購過程中的重大事項進行決策和協調。監督采購活動的執行情況，對采購工作進行評估和考核。采購部門1.組成：可根據工會實際情況設立專門的采購小組或指定專人負責采購工作。2.職責負責編制采購計劃，根據采購需求和預算安排，確定采購項目的名稱、規格、數量、質量要求等。組織實施采購活動，包括選擇供應商、進行采購談判、簽訂采購合同等。對采購物品進行驗收和入庫管理，確保采購物品的質量和數量符合要求。負責采購資料的整理和歸檔，建立采購檔案。財務部門1.職責負責編制和審核采購預算，合理安排采購資金。對采購資金的使用情況進行監督和管理，確保資金安全和合理使用。審核采購發票和報銷憑證，辦理采購款項的支付手續。監督部門1.組成：由工會經審會成員和職工代表組成。2.職責對采購活動的全過程進行監督，包括采購計劃的制定、采購過程的執行、采購合同的簽訂和履行等。受理會員對采購活動的投訴和舉報，對發現的問題進行調查和處理。定期對采購工作進行審計和檢查，提出改進意見和建議。采購計劃管理采購需求的提出1.各部門或工會小組根據工作需要和會員需求，提出物品采購需求。采購需求應明確物品的名稱、規格、數量、質量要求、使用時間等信息。2.采購需求應提前提交給采購部門，以便采購部門有足夠的時間進行采購準備工作。采購計劃的編制1.采購部門根據各部門或工會小組提出的采購需求，結合年度預算和實際情況，編制采購計劃。采購計劃應包括采購項目名稱、規格、數量、預算金額、采購時間等內容。2.采購計劃應按照規定的程序進行審批，經工會采購管理委員會批準后執行。采購計劃的調整1.因工作需要或其他特殊原因需要調整采購計劃的，應及時提出調整申請，并說明調整的原因和內容。2.采購計劃的調整應按照規定的程序進行審批，經工會采購管理委員會批準后執行。采購方式及程序采購方式1.公開招標：適用于采購金額較大、技術要求較高、市場競爭充分的采購項目。公開招標應按照國家有關法律法規和招標程序進行，發布招標公告，邀請符合條件的供應商參與投標，通過評標確定中標供應商。2.邀請招標：適用于采購金額較大、技術要求較高、供應商數量有限的采購項目。邀請招標應向至少三家符合條件的供應商發出投標邀請書，通過評標確定中標供應商。3.競爭性談判：適用于采購項目技術復雜、規格不明確、市場價格波動較大的采購項目。競爭性談判應邀請至少三家符合條件的供應商進行談判，通過談判確定成交供應商。4.單一來源采購：適用于只能從唯一供應商處采購的采購項目，如專利產品、特定品牌產品等。單一來源采購應按照規定的程序進行審批，經工會采購管理委員會批準后執行。5.詢價采購：適用于采購金額較小、規格型號明確、市場價格相對穩定的采購項目。詢價采購應向至少三家符合條件的供應商發出詢價單，通過比較報價確定成交供應商。采購程序1.選擇供應商采購部門應根據采購項目的特點和要求，選擇合適的供應商。供應商應具有良好的信譽、合法的經營資格和較強的供貨能力。采購部門應建立供應商信息庫，對供應商的基本情況、產品質量、價格水平、售后服務等進行評估和管理。2.采購談判采購部門應與選定的供應商進行采購談判，就采購物品的價格、質量、交貨期、售后服務等條款進行協商，爭取最優惠的采購條件。采購談判應做好記錄，形成談判紀要，并由雙方代表簽字確認。3.簽訂采購合同采購部門應根據采購談判的結果，與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購物品的名稱、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。采購合同應按照規定的程序進行審批，經工會采購管理委員會批準后生效。4.采購執行采購部門應按照采購合同的要求，及時跟蹤供應商的供貨情況，確保采購物品按時、按質、按量交付。如供應商不能按時交貨或提供的物品不符合質量要求，采購部門應及時與供應商協商解決，必要時可追究供應商的違約責任。5.驗收付款采購物品到貨后，采購部門應組織相關人員進行驗收。驗收內容包括物品的數量、規格、質量、包裝等。驗收合格后，采購部門應出具驗收報告。財務部門應根據采購合同和驗收報告，審核采購發票和報銷憑證，辦理采購款項的支付手續。采購物品的驗收與保管驗收標準1.采購物品的驗收應按照采購合同和相關標準進行，確保采購物品的質量和數量符合要求。2.對于有質量標準和技術要求的采購物品，應按照國家標準、行業標準或企業標準進行驗收。3.對于定制的采購物品，應按照設計圖紙和技術要求進行驗收。驗收程序1.采購物品到貨后，采購部門應及時通知相關人員進行驗收。驗收人員應包括采購人員、使用人員和財務人員等。2.驗收人員應認真檢查采購物品的數量、規格、質量、包裝等，并與采購合同和送貨單進行核對。3.驗收合格后，驗收人員應在驗收報告上簽字確認；如發現問題，應及時與供應商協商解決，并在驗收報告上注明問題情況。保管要求1.采購物品驗收合格后，應及時辦理入庫手續，存入倉庫保管。倉庫應建立健全物品管理制度，做好物品的保管、盤點和發放工作。2.物品保管應按照物品的性質、特點和用途進行分類存放，確保物品的安全和完好。3.倉庫應定期對物品進行盤點，做到賬物相符。如發現物品短缺、損壞等情況，應及時查明原因，并進行處理。采購資金管理預算管理1.財務部門應根據工會的工作任務和發展計劃，編制年度采購預算。采購預算應包括采購項目名稱、規格、數量、預算金額等內容。2.采購預算應按照規定的程序進行審批，經工會采購管理委員會批準后執行。3.采購部門應嚴格按照采購預算進行采購活動，不得超預算采購。如因特殊情況需要超預算采購的，應按照規定的程序進行審批。資金支付1.采購款項的支付應按照采購合同的約定進行。財務部門應在審核采購發票和報銷憑證后，及時辦理采購款項的支付手續。2.對于金額較大的采購項目，應采用銀行轉賬等方式支付，確保資金安全。3.采購款項支付后，財務部門應及時進行賬務處理，記錄采購資金的使用情況。資金監督1.財務部門應加強對采購資金的監督和管理，定期對采購資金的使用情況進行檢查和分析。2.監督部門應加強對采購資金使用情況的審計和監督，確保采購資金的合理使用和安全。監督與責任追究監督檢查1.監督部門應定期對采購活動進行審計和檢查，檢查內容包括采購計劃的執行情況、采購程序的合規性、采購合同的簽訂和履行情況、采購物品的驗收和保管情況等。2.監督部門應受理會員對采購活動的投訴和舉報，對發現的問題進行調查和處理。3.監督部門應定期向工會采購管理委員會報告監督