宣傳物料使用管理辦法總則制定目的為了規范公司宣傳物料的使用和管理，提高宣傳物料的使用效率，降低成本，確保宣傳物料能夠準確、有效地傳達公司的品牌形象和產品信息，根據公司的實際情況和相關法律法規，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內部各部門、各分支機構以及參與公司宣傳活動的外部合作伙伴在宣傳物料的設計、制作、發放、使用、回收等環節的管理。定義本辦法所稱宣傳物料，是指用于公司品牌推廣、產品宣傳、活動促銷等目的的各類物品，包括但不限于海報、宣傳單頁、宣傳冊、展架、橫幅、禮品、贈品等。管理職責宣傳部門1.負責宣傳物料的整體規劃和設計指導，確保宣傳物料的風格、內容符合公司的品牌形象和宣傳策略。2.審核宣傳物料的設計方案和制作需求，確保其合法性、準確性和有效性。3.組織宣傳物料的制作和采購，選擇合適的供應商，并對制作過程進行監督和質量控制。4.建立宣傳物料的庫存管理系統，定期盤點庫存，及時補充短缺的物料。5.指導和監督各部門正確使用宣傳物料，確保宣傳物料的使用符合公司的規定和要求。各使用部門1.根據本部門的宣傳需求，提前向宣傳部門提出宣傳物料的制作申請，并明確物料的用途、數量、規格等要求。2.負責本部門宣傳物料的領取、保管和使用，確保物料的安全和完整。3.按照公司的規定和宣傳部門的指導，正確使用宣傳物料，不得擅自更改物料的內容和形式。4.及時反饋宣傳物料的使用情況和效果，提出改進建議。財務部門1.負責宣傳物料制作和采購費用的預算編制、審核和報銷工作。2.對宣傳物料的費用支出進行監督和控制，確保費用的合理性和合規性。法務部門1.對宣傳物料的內容進行合法性審查，確保宣傳物料不違反法律法規和社會公德。2.處理與宣傳物料相關的法律糾紛和問題。宣傳物料的設計與制作設計要求1.宣傳物料的設計應符合公司的品牌形象和宣傳策略，體現公司的文化內涵和價值觀。2.設計內容應準確、清晰、簡潔，突出宣傳重點，避免使用模糊、歧義或誤導性的語言和信息。3.設計風格應統一、協調，與公司的整體視覺形象保持一致。4.設計應考慮物料的使用場景和受眾特點，確保物料在不同環境下都能達到良好的宣傳效果。制作申請1.各使用部門需要制作宣傳物料時，應提前填寫《宣傳物料制作申請表》，詳細說明物料的用途、數量、規格、制作要求、預計費用等信息，并提交給宣傳部門審核。2.宣傳部門在收到申請后，應在[X]個工作日內對申請進行審核，審核通過后安排設計和制作工作。供應商選擇1.宣傳部門應根據宣傳物料的制作需求，選擇具有良好信譽、專業能力和價格優勢的供應商。2.與供應商簽訂正式的制作合同，明確雙方的權利和義務，包括制作內容、質量標準、價格、交貨時間、付款方式等條款。制作過程監督1.宣傳部門應定期對宣傳物料的制作過程進行監督和檢查，確保制作進度和質量符合要求。2.如發現制作過程中存在問題或不符合要求的情況，應及時與供應商溝通，要求其進行整改。質量驗收1.宣傳物料制作完成后，宣傳部門應組織相關人員進行質量驗收。2.驗收內容包括物料的內容準確性、印刷質量、尺寸規格、材質等方面。3.驗收合格的宣傳物料方可入庫或發放使用；驗收不合格的，應要求供應商進行返工或重新制作。宣傳物料的發放與使用發放管理1.宣傳部門應建立宣傳物料的發放管理制度，明確發放流程和審批權限。2.各使用部門需要領取宣傳物料時，應填寫《宣傳物料領取申請表》，經部門負責人審核簽字后，到宣傳部門辦理領取手續。3.宣傳部門應按照申請表的內容和實際需求，發放宣傳物料，并做好發放記錄。使用規范1.各使用部門應按照申請時的用途和范圍使用宣傳物料，不得將物料用于其他非宣傳目的。2.宣傳物料應在規定的時間和地點使用，不得擅自擴大使用范圍或延長使用時間。3.不得擅自更改宣傳物料的內容、形式和顏色，如有特殊需要，應提前向宣傳部門提出申請，經批準后方可進行修改。4.在使用宣傳物料時，應注意物料的擺放位置、展示方式和安全問題，確保物料能夠起到良好的宣傳效果。效果評估1.各使用部門應定期對宣傳物料的使用效果進行評估，分析物料的傳播范圍、受眾反饋、銷售促進等方面的情況。2.根據評估結果，及時調整宣傳物料的使用策略和內容，提高宣傳效果。宣傳物料的回收與處理回收管理1.宣傳活動結束后，各使用部門應及時將剩余的宣傳物料回收，并交回宣傳部門。2.宣傳部門應建立宣傳物料的回收管理制度，對回收的物料進行分類整理和清點。處理方式1.對于可重復使用的宣傳物料，宣傳部門應進行妥善保管，以備后續使用。2.對于無法重復使用的宣傳物料，宣傳部門應按照公司的規定進行報廢處理，確保物料的安全和環保。監督與考核監督檢查1.宣傳部門應定期對各部門宣傳物料的使用和管理情況進行監督檢查，檢查內容包括物料的領取、使用、保管、回收等方面。2.發現問題應及時提出整改要求，并跟蹤整改情況，確保問題得到及時解決。考核評價1.公司將宣傳物料的使用和管理情況納入各部門的績效考核體系，對表現優秀的部門和個人進行表彰和獎勵。2.對違反本辦法規定的部門和個人，將視情節輕重給予批評教育、經濟處罰