經營合同審核管理辦法一、前言在當今復雜多變的商業環境中，經營合同作為企業開展各類業務活動的重要法律依據，其審核管理工作顯得尤為關鍵。一份經過嚴謹審核與妥善管理的經營合同，不僅能夠有效保障企業的合法權益，降低潛在風險，還能為企業的穩健發展奠定堅實基礎。我們希望通過制定本《經營合同審核管理辦法》，為公司全體員工提供明確、規范且實用的操作指引，確保經營合同從起草、審核到履行的全過程都能得到科學、有效的管理。二、適用范圍本辦法適用于公司與外部主體簽訂的各類經營合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、服務合同、租賃合同、合作協議等。這里需要提醒大家，無論是涉及金額較大的重要合同，還是看似不起眼的小額合同，都應嚴格按照本辦法的規定進行審核與管理，切不可因合同金額小或業務簡單而放松要求。三、職責分工1.業務部門：作為經營合同的發起部門，業務部門負責合同的前期洽談、起草工作。在起草合同前，業務人員應充分了解業務背景、交易目的以及雙方的權利義務關系，確保合同條款能夠準確反映業務需求。希望業務部門的同事們在起草合同時，務必認真細致，對涉及業務核心的條款要反復斟酌，避免出現因表述不清或考慮不周而引發的潛在風險。同時，業務部門需對合同相對方的主體資格、信用狀況等進行初步審查，并負責提供相關證明材料。2.法務部門：法務部門是經營合同審核的核心部門，負責對合同的合法性、合規性以及法律風險進行全面審查。法務人員應依據法律法規、行業慣例以及公司內部規定，對合同條款進行逐一審核，重點關注合同的主體、標的、價款、履行期限、違約責任等關鍵條款，確保合同不存在法律漏洞和風險隱患。我們鼓勵法務部門的同事們積極與業務部門溝通交流，深入了解業務實質，為合同審核工作提供更具針對性和實用性的法律意見。3.財務部門：財務部門主要負責對合同的財務條款進行審核，包括但不限于價款支付方式、發票開具要求、稅務處理等內容。財務人員應從財務管理和風險控制的角度出發，對合同中的財務條款進行嚴格把關，確保合同的財務安排符合公司的財務政策和相關法律法規要求。希望財務部門在審核過程中，能夠及時發現潛在的財務風險，并提出合理的改進建議。4.其他相關部門：根據合同的具體性質和業務需求，其他相關部門如技術部門、質量部門等可能需要參與合同審核工作。這些部門應從各自專業角度出發，對合同中涉及本部門職責范圍內的條款進行審核，確保合同條款符合專業要求和實際操作可行性。例如，技術部門需對涉及技術服務、技術轉讓等合同中的技術條款進行審核，質量部門需對產品質量標準、檢驗驗收等條款進行審核。四、合同審核流程1.提交審核：業務部門起草完成合同初稿后，應填寫《合同審核申請表》，詳細注明合同基本信息、業務背景、審核要點等內容，并附上相關證明材料，提交給法務部門進行審核。在提交審核前，業務部門負責人應先對合同初稿進行初步審核，確保合同內容符合業務實際需求和公司內部規定。這里提醒業務部門的同事們，務必確保提交審核的合同初稿內容完整、表述清晰，相關附件齊全，以免因材料不齊或表述不清而影響審核進度。2.法務初審：法務部門收到合同審核申請后，應在規定的時間內（一般為[X]個工作日）對合同進行初步審核。法務人員應重點審查合同的合法性、合規性以及法律風險，對合同條款進行逐一梳理，提出修改意見和建議。對于存在重大法律風險的合同，法務人員應及時與業務部門溝通，共同商討解決方案。在初審過程中，法務部門如發現合同涉及專業技術問題或其他特殊事項，可要求業務部門協調相關部門提供專業支持。3.部門會審：法務初審通過后，由法務部門將合同及初審意見轉發給財務部門及其他相關部門進行會審。各會審部門應在規定的時間內（一般為[X]個工作日）完成審核，并將審核意見反饋給法務部門。財務部門主要審核合同的財務條款，其他相關部門則從各自專業角度對合同條款進行審核。希望各會審部門在審核過程中，能夠認真負責，充分發揮專業優勢，提出切實可行的審核意見。4.綜合審查：法務部門收到各會審部門的審核意見后，應進行綜合審查，對各方意見進行梳理、匯總，并與業務部門及相關部門進行溝通協調。對于各方意見不一致的條款，法務部門應組織相關部門進行討論，尋求共識。在綜合審查過程中，法務部門應充分考慮合同的合法性、合規性、商業合理性以及可操作性，確保合同條款既能滿足業務需求，又能有效控制風險。5.修改定稿：業務部門根據綜合審查意見對合同進行修改完善，形成合同定稿。修改后的合同應再次提交法務部門進行最終審核，確保修改內容符合各方要求且不存在法律風險。經法務部門最終審核通過后，合同方可進入簽署流程。這里提醒業務部門的同事們，在修改合同過程中，務必嚴格按照審核意見進行修改，如有疑問或不同意見，應及時與法務部門溝通。五、合同審核要點1.主體資格審查：審核合同相對方是否具有簽訂合同的主體資格，包括但不限于營業執照、資質證書、法定代表人身份證明等相關證件是否齊全、有效。同時，要核實合同相對方的經營范圍是否與合同標的相符，避免超范圍經營引發的法律風險。例如，若對方是一家建筑企業，我們需審核其是否具備相應的建筑資質等級證書，以確保其有能力履行建筑工程相關合同。希望大家在審查主體資格時，務必仔細核對相關證件的真實性和有效性，留存復印件作為合同附件。2.合同條款審查標的條款：明確合同標的的名稱、規格、型號、數量、質量等具體內容，確保標的描述準確、清晰，不存在歧義。對于涉及產品質量的合同，應明確質量標準、檢驗方法、驗收程序等內容，以保障公司的合法權益。比如，在采購合同中，要詳細注明產品的質量標準是國家標準、行業標準還是企業標準，以及如何進行檢驗驗收。價款條款：審核價款的金額、支付方式、支付時間、支付條件等內容是否明確、合理。價款的支付方式應符合公司的財務管理制度和風險管理要求，避免出現大額預付款項或不合理的支付期限。同時，要關注價款是否包含稅費，以及稅費的承擔方式是否明確。例如，在銷售合同中，應明確約定買方是在收到貨物后一次性支付貨款，還是分期支付，以及每一期的支付時間和金額。履行期限條款：明確合同的履行期限，包括開始時間、結束時間以及各個階段的節點要求。履行期限應合理、可行，避免因期限過長或過短給公司帶來不利影響。同時，要約定在一方未能按時履行合同義務時的違約責任和救濟措施。比如，在服務合同中，應明確服務提供方在什么時間內完成服務內容，以及如果未能按時完成應承擔怎樣的違約責任。違約責任條款：設置明確、具體且具有可操作性的違約責任條款，對雙方可能出現的違約情形進行詳細列舉，并明確相應的違約責任承擔方式。違約責任的設定應合理適度，既要對違約方起到威懾作用，又要符合公平原則。例如，可約定違約方應按照合同總金額的一定比例支付違約金，或者賠償對方因違約而遭受的實際損失。爭議解決條款：選擇合適的爭議解決方式，一般有協商、仲裁和訴訟三種。在選擇爭議解決方式時，應綜合考慮合同的性質、交易金額、雙方的地理位置等因素。如果選擇仲裁，要明確仲裁機構的名稱；如果選擇訴訟，要明確管轄法院。通常情況下，我們建議優先選擇在公司所在地的法院或仲裁機構解決爭議，以便于公司維護自身權益。3.法律合規審查：審查合同是否符合法律法規、行業標準以及公司內部規定的要求。關注合同中是否存在違反法律法規強制性規定的條款，以及是否存在損害國家利益、社會公共利益或第三人合法權益的內容。例如，合同條款不得違反《合同法》《消費者權益保護法》《環境保護法》等相關法律法規的規定。同時，合同內容也應符合公司的商業政策、保密制度等內部規定。六、合同簽署與備案1.合同簽署：合同定稿后，應由公司法定代表人或其授權代理人簽署。授權代理人簽署合同的，應出具法定代表人授權委托書，明確授權范圍和期限。在簽署合同前，簽署人應再次對合同內容進行審核，確保合同內容與審核通過的版本一致。希望簽署人在簽署合同時，務必認真閱讀合同條款，如有疑問應及時與法務部門溝通。同時，要注意簽署的規范性，確保簽字蓋章清晰、完整。2.合同備案：合同簽署后，業務部門應將合同原件及相關附件一式[X]份，分別提交給法務部門、財務部門及其他相關部門進行備案。備案部門應建立合同臺賬，對合同的基本信息、簽署時間、履行情況等進行詳細記錄，以便于對合同進行跟蹤管理。我們鼓勵各備案部門定期對合同臺賬進行更新和核對，確保合同信息的準確性和完整性。七、合同履行與變更1.合同履行：合同生效后，業務部門作為合同履行的主要責任部門，應按照合同約定積極履行己方義務，并督促合同相對方履行義務。在合同履行過程中，業務人員應密切關注合同履行情況，及時記錄和反饋履行過程中出現的問題。對于涉及合同履行的重要事項，如貨物交付、服務提供、價款支付等，應保留相關憑證，以備后續查閱和糾紛處理。希望業務部門的同事們在合同履行過程中，樹立強烈的風險意識，一旦發現對方存在違約行為或可能影響合同正常履行的情況，應及時與法務部門溝通，采取相應的應對措施。2.合同變更：在合同履行過程中，如因客觀情況發生變化需要對合同進行變更，業務部門應及時與合同相對方進行協商，并起草《合同變更協議》。《合同變更協議》應明確變更的內容、原因、生效時間等事項，并按照合同審核流程進行審核。經審核通過后，由雙方簽署《合同變更協議》。未經審核和簽署變更協議，任何部門和個人不得擅自變更合同內容。這里提醒大家，合同變更可能會帶來新的風險，因此在協商變更和起草變更協議時，務必謹慎對待，充分考慮各種因素，確保變更后的合同仍然符合公司的利益和法律要求。八、合同檔案管理1.檔案收集：合同履行完畢或終止后，業務部門應及時將合同原件及相關附件（包括但不限于合同審核申請表、審核意見、變更協議、履行記錄、往來函件等）收集整理，移交公司檔案管理部門進行歸檔。檔案管理部門應建立專門的合同檔案庫，對合同檔案進行分類存放，便于查詢和管理。希望業務部門在移交合同檔案時，確保檔案資料的完整性和準確性，不得遺漏重要文件。2.檔案保管：檔案管理部門應制定完善的合同檔案保管制度，明確檔案的保管期限、保管方式、借閱程序等內容。合同檔案的保管期限應根據合同的性質和重要程度確定，一般不少于[X]年。在保管過程中，要采取有效的防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的安全。同時，要建立檔案借閱登記制度，對檔案的借閱情況進行詳細記錄，防止檔案丟失或泄露。3.檔案銷毀：對于超過保管期限且無保存價值的合同檔案，檔案管理部門應按照規定的程序進行銷毀。銷毀前，應編制《合同檔案銷毀清單》，報經公司領導批準后，由專人負責監督銷毀。銷毀過程應進行記錄，確保檔案銷毀工作的合規性和可追溯性。九、監督與考核1.監督檢查：公司審計部門應定期或不定期對經營合同的審核管理工作進行監督檢查，重點檢查合同審核流程的執行情況、合同條款的合規性、合同履行情況以及檔案管理情況等。對監督檢查過程中發現的問題，審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。希望審計部門能夠認真履行監督職責，通過檢查發現問題、解決問題，不斷完善公司的合同審核管理工作。2.考核評價：公司應建立經營合同審核管理工作考核評價機制，對業務部門、法務部門、財務部門及其他相關部門在合同審核管理工作中的表現進行考核評價。考核內容包括合同審核的及時性、準確性、風險防控效果、檔案管理規范性等方面。考核結果應