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文檔簡介

自主議價采購管理辦法一、引言在公司日常運營中,采購工作至關重要。自主議價采購作為一種靈活的采購方式,能夠在一定程度上滿足公司多樣化的需求,提高采購效率,降低采購成本。然而,如果缺乏規范的管理,可能會引發一系列問題,如采購價格不合理、供應商選擇不當、采購過程不透明等。為了確保自主議價采購活動的順利開展,維護公司的合法權益,依據相關法律法規及行業標準,結合公司實際運營情況,特制定本管理辦法。二、適用范圍本辦法適用于公司內各部門以自主議價方式進行的各類物資、服務采購活動。但涉及國家法律法規規定必須進行招標采購的項目,以及公司明確規定應通過集中采購、框架協議采購等其他采購方式執行的項目除外。三、職責分工1.采購部門負責制定和完善自主議價采購相關流程和標準。希望大家在日常工作中不斷總結經驗,優化流程,提高采購工作的質量和效率。組織開展自主議價采購活動,包括收集采購需求、尋找潛在供應商、發起議價流程等。我們鼓勵采購人員積極拓展供應商資源,建立豐富的供應商庫,為公司采購提供更多選擇。對供應商進行評估和管理,建立供應商檔案,跟蹤供應商表現。采購人員要認真負責地做好供應商評估工作,確保選擇優質可靠的供應商合作。協調處理采購過程中的爭議和問題,及時反饋采購進展情況。遇到問題不要慌張,及時溝通協調,確保采購工作順利推進。2.需求部門提出明確、合理的采購需求,包括物資或服務的規格、數量、質量要求、交付時間等。需求部門要盡可能詳細地描述需求,避免因需求不明確導致采購失誤。協助采購部門進行供應商選擇和議價工作,提供專業技術支持和意見。希望需求部門積極配合采購部門,發揮專業優勢,共同做好采購工作。參與采購合同的審核,確保合同條款符合需求部門的實際使用要求。需求部門要認真審核合同,保障自身權益。負責采購物資或服務的驗收工作,及時反饋驗收結果。驗收工作要嚴格按照標準執行,確保采購的物資或服務符合要求。3.財務部門審核采購預算,確保采購資金的合理安排和使用。財務人員要嚴格把關預算,為采購活動提供資金保障。參與采購合同的審核,重點關注合同中的付款條款、稅務條款等財務相關內容。希望財務部門從專業角度出發,防范財務風險。負責采購款項的支付和結算工作,確保支付流程合規、及時。財務部門要高效準確地完成款項支付,維護公司與供應商的良好合作關系。4.審計部門對自主議價采購活動進行審計監督,檢查采購流程是否合規、采購價格是否合理等。審計人員要秉持公正、嚴謹的態度,確保采購活動合法合規。對采購合同進行審計,審查合同條款的完整性和合法性。通過審計,保障公司利益不受損害。對供應商的選擇和評估過程進行審計,防止出現不正當行為。希望審計部門發揮監督作用,營造公平公正的采購環境。四、采購流程1.采購需求提出需求部門根據工作需要,填寫《采購需求申請表》,詳細說明采購物資或服務的名稱、規格型號、數量、質量標準、預計使用時間、交付地點等信息。需求部門在填寫申請表時,要認真核對信息,確保準確無誤。《采購需求申請表》需經需求部門負責人審核簽字后,提交至采購部門。審核過程中,負責人要對需求的合理性進行把關。2.供應商選擇采購部門收到《采購需求申請表》后,根據需求信息,從公司供應商庫中篩選潛在供應商。如果供應商庫中沒有合適的供應商,采購人員要通過多種渠道尋找新的供應商,如網絡搜索、行業推薦、參加展會等。采購人員對潛在供應商進行初步調查,了解其基本情況,包括企業資質、生產能力、產品質量、售后服務、信譽狀況等。調查過程要全面細致,為選擇優質供應商提供依據。采購部門組織需求部門、技術部門等相關人員對潛在供應商進行實地考察(如有必要)。考察結束后,形成考察報告,作為供應商選擇的重要參考。希望參與考察的人員認真負責,如實反饋考察情況。采購部門綜合考慮供應商的各方面條件,選擇不少于三家(特殊情況除外)供應商進入議價環節,并向其發出《議價邀請函》,明確采購需求、議價時間、地點等信息。我們鼓勵選擇更多優質供應商參與議價,以獲得更有利的采購條件。3.議價準備采購人員收集供應商的報價資料,包括報價單、產品說明書、服務方案等。收集過程要及時、完整,確保資料的真實性和有效性。采購人員對供應商的報價進行初步分析,對比不同供應商的價格、質量、交貨期等關鍵因素,找出差異和優勢。分析過程要客觀公正,為議價提供有力支持。采購部門組織需求部門、財務部門等相關人員召開議價準備會議,討論議價策略和底線。希望各部門積極參與會議,充分發表意見,共同制定合理的議價方案。4.議價過程采購部門按照《議價邀請函》約定的時間和地點,組織與供應商進行議價。議價過程要保持公正、公平、公開,尊重供應商的合法權益。采購人員首先介紹采購需求和項目背景,讓供應商充分了解公司的要求。介紹過程要清晰明了,避免產生誤解。供應商依次闡述其報價依據、產品或服務優勢等內容。采購人員要認真傾聽,做好記錄。采購人員與供應商就價格、質量、交貨期、售后服務等條款進行協商談判。談判過程中,采購人員要靈活運用議價技巧,爭取最有利的采購條件。在議價過程中,如出現重大分歧或爭議,采購部門可暫停議價,組織相關部門進行研究討論,尋求解決方案。不要急于做出決定,確保達成的協議符合公司利益。5.確定供應商議價結束后,采購部門綜合考慮各供應商的最終報價、產品或服務質量、交貨期、售后服務等因素,提出推薦供應商名單及建議采購價格,提交至公司相關決策部門審批。推薦名單要客觀公正,具有說服力。決策部門根據采購部門的推薦,結合公司實際情況,確定最終供應商及采購價格。決策過程要遵循公司的決策程序,確保決策的科學性和合理性。6.合同簽訂采購部門根據確定的采購內容和供應商,起草采購合同。合同條款要明確雙方的權利和義務,包括物資或服務的名稱、規格型號、數量、質量標準、價格、交貨期、付款方式、違約責任等內容。起草合同要嚴謹規范,避免出現漏洞。采購合同需經需求部門、財務部門、法務部門等相關部門審核。各部門要從自身專業角度出發,對合同條款進行認真審核,提出修改意見。采購部門根據各部門的審核意見,對合同進行修改完善,確保合同條款符合公司利益和法律法規要求。修改過程要及時溝通協調,達成共識。合同經雙方授權代表簽字蓋章后生效。簽訂合同要嚴格按照公司規定的流程進行,確保合同的法律效力。7.采購執行與驗收供應商按照合同約定的時間、地點和質量標準交付物資或提供服務。采購部門要及時跟蹤供應商的執行情況,確保按時交付。需求部門負責對采購物資或服務進行驗收。驗收過程要嚴格按照合同約定的質量標準進行,如發現質量問題,及時與供應商溝通解決。希望需求部門認真做好驗收工作,保障采購物資或服務的質量。驗收合格后,需求部門填寫《驗收報告》,經部門負責人簽字確認后,提交至采購部門和財務部門。《驗收報告》是付款的重要依據,要確保內容真實、準確。8.付款與結算財務部門根據合同約定的付款方式和《驗收報告》,辦理采購款項的支付手續。支付過程要嚴格遵守公司的財務制度和審批流程,確保資金安全。采購部門與供應商進行采購結算,核對采購數量、價格、金額等信息,確保結算準確無誤。結算完成后,整理相關采購資料,進行歸檔保存。希望采購部門和財務部門密切配合,做好付款與結算工作。五、供應商管理1.供應商準入新供應商申請進入公司供應商庫,需向采購部門提交《供應商準入申請表》及相關資質證明文件,包括營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、質量認證證書、業績證明等。供應商提交的資料要真實、完整、有效。采購部門對供應商提交的資料進行初審,符合要求的,組織相關部門進行實地考察或背景調查。初審過程要認真細致,篩選出有潛力的供應商。根據考察或調查結果,采購部門會同相關部門對供應商進行綜合評估,評估內容包括供應商的基本情況、生產能力、技術水平、產品質量、價格水平、售后服務、信譽狀況等。評估要客觀公正,為供應商準入提供科學依據。經評估合格的供應商,納入公司供應商庫,并建立供應商檔案。檔案內容包括供應商基本信息、評估資料、合作記錄等。希望采購部門做好供應商庫的管理工作,不斷優化供應商資源。2.供應商評價采購部門定期(每季度或每年)組織需求部門、財務部門等相關部門對供應商進行評價。評價指標包括產品質量、交貨期、價格水平、售后服務、合作態度等。評價過程要公開透明,確保評價結果的真實性和可靠性。需求部門根據供應商的實際表現,填寫《供應商評價表》,對供應商在物資或服務質量、交付及時性、售后服務響應速度等方面進行評價。需求部門要如實填寫評價表,為供應商評價提供準確信息。財務部門對供應商的價格水平、付款條件等財務方面進行評價。財務部門要從專業角度出發,評估供應商的財務狀況和價格合理性。采購部門匯總各部門的評價意見,形成《供應商綜合評價報告》。根據評價結果,對供應商進行分類管理,分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。對于優秀供應商,我們鼓勵加大合作力度,給予一定的獎勵;對于不合格供應商,要及時采取整改或淘汰措施。3.供應商激勵與淘汰對于評價為優秀的供應商,公司給予以下激勵措施:增加采購份額、優先合作新項目、頒發榮譽證書等。希望優秀供應商繼續保持良好表現,與公司共同發展。對于評價為不合格的供應商,采購部門向其發出《整改通知書》,要求其在規定時間內進行整改。整改完成后,采購部門組織相關部門進行復查。如復查仍不合格,將該供應商從供應商庫中淘汰。淘汰供應商要嚴格按照規定程序進行,確保公平公正。六、監督與審計1.內部監督公司建立健全自主議價采購內部監督機制,采購部門、需求部門、財務部門、審計部門等各部門之間相互監督、相互制約。各部門要認真履行監督職責,發現問題及時報告。采購部門定期對自主議價采購活動進行自查,檢查采購流程是否合規、采購文件是否齊全、供應商管理是否規范等。自查過程要全面深入,及時發現并糾正存在的問題。需求部門對采購物資或服務的質量、交付情況進行監督,如發現問題,及時向采購部門反饋。需求部門要積極參與監督工作,保障自身權益。財務部門對采購預算執行情況、資金使用情況進行監督,確保采購活動符合財務規定。財務部門要嚴格把關,防范財務風險。2.審計監督審計部門定期對自主議價采購活動進行專項審計,審計內容包括采購流程的合規性、采購價格的合理性、供應商選擇的公正性、合同簽訂與執行情況等。審計工作要嚴謹細致,確保采購活動合法合規。審計部門在審計過

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