設(shè)計(jì)外包業(yè)務(wù)管理辦法一、引言在當(dāng)今競(jìng)爭激烈的商業(yè)環(huán)境中，企業(yè)為了專注核心業(yè)務(wù)、降低成本、提升效率，常常會(huì)選擇將部分設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行外包。然而，設(shè)計(jì)外包業(yè)務(wù)若管理不善，可能會(huì)引發(fā)諸多問題，如質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、交付延遲、溝通不暢等，進(jìn)而影響企業(yè)的整體運(yùn)營和市場(chǎng)形象。為了規(guī)范公司的設(shè)計(jì)外包業(yè)務(wù)管理，確保外包項(xiàng)目順利進(jìn)行，保障公司和外包供應(yīng)商的合法權(quán)益，特制定本管理辦法。二、適用范圍本辦法適用于公司所有涉及設(shè)計(jì)外包的業(yè)務(wù)，包括但不限于平面設(shè)計(jì)、UI設(shè)計(jì)、工業(yè)設(shè)計(jì)、室內(nèi)設(shè)計(jì)等各類設(shè)計(jì)項(xiàng)目。無論是長期合作的外包供應(yīng)商，還是臨時(shí)性的外包項(xiàng)目，均需遵循本辦法的相關(guān)規(guī)定。三、職責(zé)分工1.業(yè)務(wù)需求部門負(fù)責(zé)明確設(shè)計(jì)項(xiàng)目的具體需求，包括設(shè)計(jì)目標(biāo)、風(fēng)格要求、內(nèi)容要點(diǎn)、使用場(chǎng)景等詳細(xì)信息。希望大家在提出需求時(shí)盡可能清晰、準(zhǔn)確，避免后期頻繁變更，影響項(xiàng)目進(jìn)度和質(zhì)量。參與外包供應(yīng)商的選擇和評(píng)估工作，從業(yè)務(wù)專業(yè)角度提供意見和建議。我們鼓勵(lì)業(yè)務(wù)需求部門積極參與供應(yīng)商的篩選，確保選擇到最符合項(xiàng)目需求的合作伙伴。在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，與外包供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)反饋問題和意見，協(xié)助解決項(xiàng)目中出現(xiàn)的各種情況。負(fù)責(zé)對(duì)設(shè)計(jì)成果進(jìn)行初步驗(yàn)收，檢查是否符合項(xiàng)目需求和預(yù)期目標(biāo)。2.采購部門負(fù)責(zé)制定設(shè)計(jì)外包采購計(jì)劃，根據(jù)業(yè)務(wù)需求部門提供的信息，尋找、篩選潛在的外包供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商庫。采購部門要秉持公正、公平、公開的原則，廣泛收集市場(chǎng)信息，為公司挑選優(yōu)質(zhì)的外包合作伙伴。組織對(duì)外包供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，確定合作價(jià)格、付款方式、服務(wù)期限等商務(wù)條款，并簽訂外包服務(wù)合同。在談判過程中，要充分維護(hù)公司的利益，同時(shí)也要考慮供應(yīng)商的合理訴求，達(dá)成雙方共贏的合作局面。跟蹤外包項(xiàng)目的付款進(jìn)度，按照合同約定及時(shí)辦理付款手續(xù)。確保供應(yīng)商能夠按時(shí)收到款項(xiàng)，維持良好的合作關(guān)系。3.質(zhì)量管理部門制定設(shè)計(jì)外包項(xiàng)目的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范，為項(xiàng)目質(zhì)量提供明確的衡量依據(jù)。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要結(jié)合行業(yè)通行做法和公司實(shí)際需求，確保具有可操作性和有效性。對(duì)設(shè)計(jì)外包項(xiàng)目進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)控，定期檢查項(xiàng)目進(jìn)展情況和質(zhì)量狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。希望質(zhì)量管理部門能夠嚴(yán)格把關(guān)，為公司輸出高質(zhì)量的設(shè)計(jì)成果。參與設(shè)計(jì)成果的最終驗(yàn)收，依據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行全面評(píng)估，確保交付的設(shè)計(jì)成果符合公司要求。4.項(xiàng)目管理部門（如有）負(fù)責(zé)對(duì)設(shè)計(jì)外包項(xiàng)目進(jìn)行整體規(guī)劃和進(jìn)度安排，制定詳細(xì)的項(xiàng)目計(jì)劃，并跟蹤項(xiàng)目執(zhí)行情況。項(xiàng)目管理部門要充分協(xié)調(diào)各方資源，確保項(xiàng)目按計(jì)劃推進(jìn)。組織召開項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)議，及時(shí)解決項(xiàng)目過程中出現(xiàn)的溝通協(xié)調(diào)問題，促進(jìn)各部門之間的協(xié)作。希望項(xiàng)目管理部門能夠發(fā)揮積極的組織協(xié)調(diào)作用，營造良好的項(xiàng)目實(shí)施環(huán)境。對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、評(píng)估和應(yīng)對(duì)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案，降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)對(duì)公司造成的影響。四、外包供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.供應(yīng)商尋找與篩選采購部門通過多種渠道尋找潛在的設(shè)計(jì)外包供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、參加展會(huì)等。我們鼓勵(lì)大家積極發(fā)掘優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商資源，為公司的設(shè)計(jì)外包業(yè)務(wù)注入新的活力。對(duì)收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選，主要考察供應(yīng)商的業(yè)務(wù)范圍、設(shè)計(jì)能力、過往業(yè)績、市場(chǎng)口碑等方面。篩選出符合公司基本要求的供應(yīng)商進(jìn)入后續(xù)評(píng)估環(huán)節(jié)。2.供應(yīng)商實(shí)地考察（如有必要）對(duì)于重要的設(shè)計(jì)外包項(xiàng)目或首次合作的供應(yīng)商，可組織由業(yè)務(wù)需求部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)人員參加的實(shí)地考察小組。實(shí)地考察供應(yīng)商的辦公場(chǎng)所、團(tuán)隊(duì)規(guī)模、設(shè)計(jì)設(shè)備等情況，直觀了解供應(yīng)商的實(shí)際運(yùn)營能力。在實(shí)地考察過程中，與供應(yīng)商的管理層、設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行深入交流，了解其企業(yè)文化、服務(wù)理念、質(zhì)量控制體系等內(nèi)容。通過實(shí)地考察，為選擇合適的供應(yīng)商提供更全面的依據(jù)。3.供應(yīng)商評(píng)估設(shè)計(jì)能力評(píng)估：由業(yè)務(wù)需求部門提供一些與擬外包項(xiàng)目類似的設(shè)計(jì)案例，要求供應(yīng)商進(jìn)行分析或提供初步設(shè)計(jì)方案，評(píng)估其設(shè)計(jì)創(chuàng)意、專業(yè)技能、對(duì)項(xiàng)目需求的理解能力等。希望業(yè)務(wù)需求部門能夠從專業(yè)角度嚴(yán)格評(píng)估，確保供應(yīng)商具備滿足項(xiàng)目要求的設(shè)計(jì)實(shí)力。質(zhì)量管理評(píng)估：質(zhì)量管理部門查閱供應(yīng)商的質(zhì)量管理制度文件，了解其質(zhì)量控制流程、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。同時(shí)，查看供應(yīng)商過往項(xiàng)目的質(zhì)量記錄，評(píng)估其質(zhì)量保證能力。價(jià)格評(píng)估：采購部門對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行詳細(xì)分析，對(duì)比市場(chǎng)同類服務(wù)價(jià)格水平，評(píng)估其價(jià)格的合理性和競(jìng)爭力。在保證質(zhì)量的前提下，爭取獲得最優(yōu)的價(jià)格。信譽(yù)與服務(wù)評(píng)估：通過查詢供應(yīng)商的信用記錄、向其過往客戶了解情況等方式，評(píng)估供應(yīng)商的商業(yè)信譽(yù)和服務(wù)態(tài)度。選擇信譽(yù)良好、服務(wù)周到的供應(yīng)商，有助于保障項(xiàng)目的順利進(jìn)行。4.供應(yīng)商選擇決策采購部門匯總各部門的評(píng)估意見，形成供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告。報(bào)告中要明確各供應(yīng)商的優(yōu)勢(shì)和不足，為決策提供清晰的參考。組織由業(yè)務(wù)需求部門、采購部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)負(fù)責(zé)人參加的供應(yīng)商選擇評(píng)審會(huì)議，根據(jù)評(píng)估報(bào)告和項(xiàng)目實(shí)際需求，綜合考慮各方面因素，最終確定合作的外包供應(yīng)商。希望大家在評(píng)審會(huì)議上充分發(fā)表意見，共同做出科學(xué)合理的決策。五、外包服務(wù)合同管理1.合同起草采購部門根據(jù)與供應(yīng)商達(dá)成的合作意向，起草外包服務(wù)合同。合同內(nèi)容應(yīng)包括但不限于服務(wù)范圍、項(xiàng)目要求、交付成果、服務(wù)期限、價(jià)格條款、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款、違約責(zé)任等關(guān)鍵條款。合同條款要清晰明確，避免模糊不清或存在歧義，以保障公司的合法權(quán)益。在起草合同過程中，可參考公司的合同模板和相關(guān)法律法規(guī)要求，確保合同的合法性和有效性。同時(shí)，要充分考慮項(xiàng)目的實(shí)際情況，對(duì)特殊條款進(jìn)行詳細(xì)約定。2.合同審核合同起草完成后，提交給公司的法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門要重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)等問題。希望法務(wù)部門能夠嚴(yán)格把關(guān)，為公司的合同簽訂提供專業(yè)的法律支持。同時(shí)，將合同發(fā)送給業(yè)務(wù)需求部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)部門進(jìn)行業(yè)務(wù)審核。各部門從自身專業(yè)角度對(duì)合同條款進(jìn)行審查，提出修改意見和建議。特別是業(yè)務(wù)需求部門要關(guān)注合同中對(duì)項(xiàng)目要求、交付成果等內(nèi)容的約定是否準(zhǔn)確，質(zhì)量管理部門要審核質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方式等條款是否合理。3.合同簽訂根據(jù)各部門的審核意見，對(duì)合同進(jìn)行修改完善，確保合同條款各方均無異議。修改后的合同由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商授權(quán)代表正式簽訂。簽訂合同前，要確保雙方代表具備相應(yīng)的授權(quán)資格，合同簽訂過程要符合公司的相關(guān)規(guī)定和流程。合同簽訂后，采購部門要將合同副本分發(fā)給業(yè)務(wù)需求部門、質(zhì)量管理部門、項(xiàng)目管理部門（如有）等相關(guān)部門，以便各部門了解合同內(nèi)容，做好項(xiàng)目執(zhí)行和管理工作。六、項(xiàng)目執(zhí)行與監(jiān)控1.項(xiàng)目啟動(dòng)合同簽訂后，業(yè)務(wù)需求部門組織與外包供應(yīng)商召開項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議。在會(huì)議上，詳細(xì)介紹項(xiàng)目背景、目標(biāo)、需求等信息，明確雙方的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員及職責(zé)分工。希望通過項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議，使雙方團(tuán)隊(duì)成員對(duì)項(xiàng)目有清晰的認(rèn)識(shí)，為項(xiàng)目的順利開展奠定良好基礎(chǔ)。項(xiàng)目管理部門（如有）制定項(xiàng)目詳細(xì)計(jì)劃，包括項(xiàng)目進(jìn)度安排、關(guān)鍵里程碑、溝通機(jī)制等內(nèi)容，并將計(jì)劃發(fā)送給相關(guān)部門和供應(yīng)商。項(xiàng)目計(jì)劃要合理安排各項(xiàng)工作時(shí)間，確保項(xiàng)目能夠按時(shí)交付。2.項(xiàng)目溝通建立定期的溝通機(jī)制，如每周或每兩周召開一次項(xiàng)目溝通會(huì)議。會(huì)議由項(xiàng)目管理部門（如有）或業(yè)務(wù)需求部門組織，雙方項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員參加。在會(huì)議上，匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況、解決項(xiàng)目中出現(xiàn)的問題、協(xié)調(diào)各方工作。希望大家在溝通會(huì)議上能夠坦誠交流，及時(shí)解決問題，避免問題積累影響項(xiàng)目進(jìn)度。除定期溝通會(huì)議外，業(yè)務(wù)需求部門與外包供應(yīng)商項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要保持日常溝通，及時(shí)反饋項(xiàng)目中的需求變更、意見建議等信息。溝通方式可采用電話、郵件、即時(shí)通訊工具等多種形式，但重要信息要以郵件形式進(jìn)行確認(rèn)，確保溝通記錄的可追溯性。3.項(xiàng)目質(zhì)量監(jiān)控質(zhì)量管理部門按照制定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范，對(duì)設(shè)計(jì)外包項(xiàng)目進(jìn)行定期質(zhì)量檢查。檢查內(nèi)容包括設(shè)計(jì)初稿、中間成果、最終成果等各個(gè)階段。在檢查過程中，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題要及時(shí)向供應(yīng)商提出整改要求，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。希望質(zhì)量管理部門能夠嚴(yán)格履行質(zhì)量監(jiān)控職責(zé)，保障項(xiàng)目質(zhì)量始終處于可控狀態(tài)。業(yè)務(wù)需求部門在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，也要關(guān)注設(shè)計(jì)成果的質(zhì)量，從業(yè)務(wù)專業(yè)角度提出意見和建議。鼓勵(lì)業(yè)務(wù)需求部門積極參與質(zhì)量監(jiān)控工作，與質(zhì)量管理部門形成合力，共同提升設(shè)計(jì)成果質(zhì)量。4.項(xiàng)目進(jìn)度監(jiān)控項(xiàng)目管理部門（如有）根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃，定期跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度情況。對(duì)比實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度，若發(fā)現(xiàn)進(jìn)度偏差，要及時(shí)分析原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)整。如與供應(yīng)商協(xié)商增加資源投入、優(yōu)化工作流程等，確保項(xiàng)目能夠按時(shí)交付。希望項(xiàng)目管理部門能夠密切關(guān)注項(xiàng)目進(jìn)度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決進(jìn)度問題，保障項(xiàng)目按計(jì)劃推進(jìn)。外包供應(yīng)商要按照要求定期向公司提交項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括已完成的工作、正在進(jìn)行的工作、遇到的問題及解決方案、預(yù)計(jì)完成時(shí)間等信息。通過進(jìn)度報(bào)告，公司能夠及時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)展情況，做出相應(yīng)的決策和調(diào)整。七、項(xiàng)目驗(yàn)收與付款1.項(xiàng)目驗(yàn)收申請(qǐng)外包供應(yīng)商完成設(shè)計(jì)項(xiàng)目后，向業(yè)務(wù)需求部門提交項(xiàng)目驗(yàn)收申請(qǐng)。申請(qǐng)中應(yīng)包含項(xiàng)目交付成果、自驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)材料。自驗(yàn)收?qǐng)?bào)告要詳細(xì)說明項(xiàng)目是否符合合同約定的要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，以及自驗(yàn)收的過程和結(jié)果。2.初步驗(yàn)收業(yè)務(wù)需求部門收到驗(yàn)收申請(qǐng)后，按照項(xiàng)目需求和合同約定，對(duì)設(shè)計(jì)成果進(jìn)行初步驗(yàn)收。初步驗(yàn)收主要檢查設(shè)計(jì)成果的完整性、是否符合業(yè)務(wù)需求、是否達(dá)到預(yù)期效果等方面。業(yè)務(wù)需求部門在初步驗(yàn)收過程中，要認(rèn)真細(xì)致，從業(yè)務(wù)實(shí)際應(yīng)用角度對(duì)設(shè)計(jì)成果進(jìn)行全面評(píng)估。若初步驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)問題，業(yè)務(wù)需求部門要及時(shí)反饋給外包供應(yīng)商，要求其進(jìn)行整改。整改完成后，再次提交驗(yàn)收申請(qǐng)，直至初步驗(yàn)收通過。3.最終驗(yàn)收初步驗(yàn)收通過后，由質(zhì)量管理部門組織相關(guān)部門進(jìn)行最終驗(yàn)收。最終驗(yàn)收依據(jù)合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范，對(duì)設(shè)計(jì)成果進(jìn)行全面、嚴(yán)格的審查。驗(yàn)收內(nèi)容包括設(shè)計(jì)質(zhì)量、技術(shù)指標(biāo)、文檔完整性等各個(gè)方面。最終驗(yàn)收可采用會(huì)議評(píng)審、現(xiàn)場(chǎng)演示、專家評(píng)估等多種方式進(jìn)行。驗(yàn)收完成后，驗(yàn)收小組要形成驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，明確驗(yàn)收結(jié)論。若驗(yàn)收通過，各方在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字確認(rèn)；若驗(yàn)收不通過，明確指出存在的問題，要求供應(yīng)商限期整改，整改完成后重新組織驗(yàn)收。4.項(xiàng)目付款采購部門根據(jù)合同約定和項(xiàng)目驗(yàn)收情況，辦理項(xiàng)目付款手續(xù)。付款前，要確保供應(yīng)商提供了合法有效的發(fā)票等相關(guān)付款憑證。在付款過程中，要嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度和合同約定的付款方式、付款時(shí)間進(jìn)行操作，確保付款準(zhǔn)確、及時(shí)。對(duì)于分階段付款的項(xiàng)目，在每個(gè)付款節(jié)點(diǎn)達(dá)到后，采購部門要及時(shí)與業(yè)務(wù)需求部門、質(zhì)量管理部門溝通確認(rèn)項(xiàng)目進(jìn)展情況和驗(yàn)收結(jié)果，符合付款條件的，盡快辦理付款手續(xù)。希望采購部門能夠積極協(xié)調(diào)各方，保障供應(yīng)商的合理權(quán)益，維持良好的合作關(guān)系。八、知識(shí)產(chǎn)權(quán)與保密管理1.知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬在合同中明確約定設(shè)計(jì)外包項(xiàng)目所產(chǎn)生的知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬公司。公司有權(quán)對(duì)設(shè)計(jì)成果進(jìn)行使用、修改、復(fù)制、傳播等，以滿足公司的業(yè)務(wù)需求。希望大家在簽訂合同前，務(wù)必關(guān)注知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款，確保公司能夠合法擁有項(xiàng)目相關(guān)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。外包供應(yīng)商應(yīng)保證其交付的設(shè)計(jì)成果不侵犯任何第三方的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。若因供應(yīng)商原因?qū)е鹿驹馐苤R(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛，供應(yīng)商要承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任和經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。2.保密管理公司與外包供應(yīng)商簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密義務(wù)和責(zé)任。保密范圍包括項(xiàng)目相關(guān)的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、設(shè)計(jì)方案、客戶信息等。雙方要采取必要的保密措施，防止保密信息泄露。公司內(nèi)部參與設(shè)計(jì)外包項(xiàng)目的人員，也要嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得將項(xiàng)目中的保密信息泄露給無關(guān)人員。希望大家增強(qiáng)保密意識(shí)，共同維護(hù)公司的商業(yè)利益和信息安全。九、供應(yīng)商關(guān)系管理1.定期評(píng)估與反饋項(xiàng)目結(jié)束后，由業(yè)務(wù)需求部門、采購部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)部門對(duì)外包供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括設(shè)計(jì)質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度、交付及時(shí)性、價(jià)格合理性等方面。通過定期評(píng)估，總結(jié)供應(yīng)商的優(yōu)點(diǎn)和不足，為后續(xù)合作提供參考。將評(píng)估結(jié)果及時(shí)反饋給供應(yīng)商，肯定其優(yōu)點(diǎn)，同時(shí)指出存在的問題和改進(jìn)方向。希望通過反饋，促進(jìn)供應(yīng)商不斷提升服務(wù)質(zhì)量和水平，與公司建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。2.激勵(lì)與懲罰機(jī)制對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的外包供應(yīng)商，公司可采取一定的激勵(lì)措施，如增加合作項(xiàng)目、提高付款速度、給予榮譽(yù)表彰等。激勵(lì)機(jī)制有助于激發(fā)供應(yīng)商的積極性和主動(dòng)性，為公司提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。對(duì)于在項(xiàng)目執(zhí)行過程中出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題、交付延遲、違反保密協(xié)議等違約行為的供應(yīng)商，公司要按照合同約定進(jìn)行懲罰，如扣除部分費(fèi)用、暫停合作、終止合同等。通過懲罰機(jī)制，約束供應(yīng)