設(shè)計(jì)外包業(yè)務(wù)管理辦法_第1頁
設(shè)計(jì)外包業(yè)務(wù)管理辦法_第2頁
設(shè)計(jì)外包業(yè)務(wù)管理辦法_第3頁
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文檔簡介

設(shè)計(jì)外包業(yè)務(wù)管理辦法一、引言在當(dāng)今競(jìng)爭激烈的商業(yè)環(huán)境中,企業(yè)為了專注核心業(yè)務(wù)、降低成本、提升效率,常常會(huì)選擇將部分設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行外包。然而,設(shè)計(jì)外包業(yè)務(wù)若管理不善,可能會(huì)引發(fā)諸多問題,如質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、交付延遲、溝通不暢等,進(jìn)而影響企業(yè)的整體運(yùn)營和市場(chǎng)形象。為了規(guī)范公司的設(shè)計(jì)外包業(yè)務(wù)管理,確保外包項(xiàng)目順利進(jìn)行,保障公司和外包供應(yīng)商的合法權(quán)益,特制定本管理辦法。二、適用范圍本辦法適用于公司所有涉及設(shè)計(jì)外包的業(yè)務(wù),包括但不限于平面設(shè)計(jì)、UI設(shè)計(jì)、工業(yè)設(shè)計(jì)、室內(nèi)設(shè)計(jì)等各類設(shè)計(jì)項(xiàng)目。無論是長期合作的外包供應(yīng)商,還是臨時(shí)性的外包項(xiàng)目,均需遵循本辦法的相關(guān)規(guī)定。三、職責(zé)分工1.業(yè)務(wù)需求部門負(fù)責(zé)明確設(shè)計(jì)項(xiàng)目的具體需求,包括設(shè)計(jì)目標(biāo)、風(fēng)格要求、內(nèi)容要點(diǎn)、使用場(chǎng)景等詳細(xì)信息。希望大家在提出需求時(shí)盡可能清晰、準(zhǔn)確,避免后期頻繁變更,影響項(xiàng)目進(jìn)度和質(zhì)量。參與外包供應(yīng)商的選擇和評(píng)估工作,從業(yè)務(wù)專業(yè)角度提供意見和建議。我們鼓勵(lì)業(yè)務(wù)需求部門積極參與供應(yīng)商的篩選,確保選擇到最符合項(xiàng)目需求的合作伙伴。在項(xiàng)目執(zhí)行過程中,與外包供應(yīng)商保持密切溝通,及時(shí)反饋問題和意見,協(xié)助解決項(xiàng)目中出現(xiàn)的各種情況。負(fù)責(zé)對(duì)設(shè)計(jì)成果進(jìn)行初步驗(yàn)收,檢查是否符合項(xiàng)目需求和預(yù)期目標(biāo)。2.采購部門負(fù)責(zé)制定設(shè)計(jì)外包采購計(jì)劃,根據(jù)業(yè)務(wù)需求部門提供的信息,尋找、篩選潛在的外包供應(yīng)商,并建立供應(yīng)商庫。采購部門要秉持公正、公平、公開的原則,廣泛收集市場(chǎng)信息,為公司挑選優(yōu)質(zhì)的外包合作伙伴。組織對(duì)外包供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判,確定合作價(jià)格、付款方式、服務(wù)期限等商務(wù)條款,并簽訂外包服務(wù)合同。在談判過程中,要充分維護(hù)公司的利益,同時(shí)也要考慮供應(yīng)商的合理訴求,達(dá)成雙方共贏的合作局面。跟蹤外包項(xiàng)目的付款進(jìn)度,按照合同約定及時(shí)辦理付款手續(xù)。確保供應(yīng)商能夠按時(shí)收到款項(xiàng),維持良好的合作關(guān)系。3.質(zhì)量管理部門制定設(shè)計(jì)外包項(xiàng)目的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范,為項(xiàng)目質(zhì)量提供明確的衡量依據(jù)。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要結(jié)合行業(yè)通行做法和公司實(shí)際需求,確保具有可操作性和有效性。對(duì)設(shè)計(jì)外包項(xiàng)目進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)控,定期檢查項(xiàng)目進(jìn)展情況和質(zhì)量狀況,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。希望質(zhì)量管理部門能夠嚴(yán)格把關(guān),為公司輸出高質(zhì)量的設(shè)計(jì)成果。參與設(shè)計(jì)成果的最終驗(yàn)收,依據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范,對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行全面評(píng)估,確保交付的設(shè)計(jì)成果符合公司要求。4.項(xiàng)目管理部門(如有)負(fù)責(zé)對(duì)設(shè)計(jì)外包項(xiàng)目進(jìn)行整體規(guī)劃和進(jìn)度安排,制定詳細(xì)的項(xiàng)目計(jì)劃,并跟蹤項(xiàng)目執(zhí)行情況。項(xiàng)目管理部門要充分協(xié)調(diào)各方資源,確保項(xiàng)目按計(jì)劃推進(jìn)。組織召開項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)議,及時(shí)解決項(xiàng)目過程中出現(xiàn)的溝通協(xié)調(diào)問題,促進(jìn)各部門之間的協(xié)作。希望項(xiàng)目管理部門能夠發(fā)揮積極的組織協(xié)調(diào)作用,營造良好的項(xiàng)目實(shí)施環(huán)境。對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、評(píng)估和應(yīng)對(duì),制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案,降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)對(duì)公司造成的影響。四、外包供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.供應(yīng)商尋找與篩選采購部門通過多種渠道尋找潛在的設(shè)計(jì)外包供應(yīng)商,如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、參加展會(huì)等。我們鼓勵(lì)大家積極發(fā)掘優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商資源,為公司的設(shè)計(jì)外包業(yè)務(wù)注入新的活力。對(duì)收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選,主要考察供應(yīng)商的業(yè)務(wù)范圍、設(shè)計(jì)能力、過往業(yè)績、市場(chǎng)口碑等方面。篩選出符合公司基本要求的供應(yīng)商進(jìn)入后續(xù)評(píng)估環(huán)節(jié)。2.供應(yīng)商實(shí)地考察(如有必要)對(duì)于重要的設(shè)計(jì)外包項(xiàng)目或首次合作的供應(yīng)商,可組織由業(yè)務(wù)需求部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)人員參加的實(shí)地考察小組。實(shí)地考察供應(yīng)商的辦公場(chǎng)所、團(tuán)隊(duì)規(guī)模、設(shè)計(jì)設(shè)備等情況,直觀了解供應(yīng)商的實(shí)際運(yùn)營能力。在實(shí)地考察過程中,與供應(yīng)商的管理層、設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行深入交流,了解其企業(yè)文化、服務(wù)理念、質(zhì)量控制體系等內(nèi)容。通過實(shí)地考察,為選擇合適的供應(yīng)商提供更全面的依據(jù)。3.供應(yīng)商評(píng)估設(shè)計(jì)能力評(píng)估:由業(yè)務(wù)需求部門提供一些與擬外包項(xiàng)目類似的設(shè)計(jì)案例,要求供應(yīng)商進(jìn)行分析或提供初步設(shè)計(jì)方案,評(píng)估其設(shè)計(jì)創(chuàng)意、專業(yè)技能、對(duì)項(xiàng)目需求的理解能力等。希望業(yè)務(wù)需求部門能夠從專業(yè)角度嚴(yán)格評(píng)估,確保供應(yīng)商具備滿足項(xiàng)目要求的設(shè)計(jì)實(shí)力。質(zhì)量管理評(píng)估:質(zhì)量管理部門查閱供應(yīng)商的質(zhì)量管理制度文件,了解其質(zhì)量控制流程、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。同時(shí),查看供應(yīng)商過往項(xiàng)目的質(zhì)量記錄,評(píng)估其質(zhì)量保證能力。價(jià)格評(píng)估:采購部門對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行詳細(xì)分析,對(duì)比市場(chǎng)同類服務(wù)價(jià)格水平,評(píng)估其價(jià)格的合理性和競(jìng)爭力。在保證質(zhì)量的前提下,爭取獲得最優(yōu)的價(jià)格。信譽(yù)與服務(wù)評(píng)估:通過查詢供應(yīng)商的信用記錄、向其過往客戶了解情況等方式,評(píng)估供應(yīng)商的商業(yè)信譽(yù)和服務(wù)態(tài)度。選擇信譽(yù)良好、服務(wù)周到的供應(yīng)商,有助于保障項(xiàng)目的順利進(jìn)行。4.供應(yīng)商選擇決策采購部門匯總各部門的評(píng)估意見,形成供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告。報(bào)告中要明確各供應(yīng)商的優(yōu)勢(shì)和不足,為決策提供清晰的參考。組織由業(yè)務(wù)需求部門、采購部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)負(fù)責(zé)人參加的供應(yīng)商選擇評(píng)審會(huì)議,根據(jù)評(píng)估報(bào)告和項(xiàng)目實(shí)際需求,綜合考慮各方面因素,最終確定合作的外包供應(yīng)商。希望大家在評(píng)審會(huì)議上充分發(fā)表意見,共同做出科學(xué)合理的決策。五、外包服務(wù)合同管理1.合同起草采購部門根據(jù)與供應(yīng)商達(dá)成的合作意向,起草外包服務(wù)合同。合同內(nèi)容應(yīng)包括但不限于服務(wù)范圍、項(xiàng)目要求、交付成果、服務(wù)期限、價(jià)格條款、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款、違約責(zé)任等關(guān)鍵條款。合同條款要清晰明確,避免模糊不清或存在歧義,以保障公司的合法權(quán)益。在起草合同過程中,可參考公司的合同模板和相關(guān)法律法規(guī)要求,確保合同的合法性和有效性。同時(shí),要充分考慮項(xiàng)目的實(shí)際情況,對(duì)特殊條款進(jìn)行詳細(xì)約定。2.合同審核合同起草完成后,提交給公司的法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門要重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求,是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)等問題。希望法務(wù)部門能夠嚴(yán)格把關(guān),為公司的合同簽訂提供專業(yè)的法律支持。同時(shí),將合同發(fā)送給業(yè)務(wù)需求部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)部門進(jìn)行業(yè)務(wù)審核。各部門從自身專業(yè)角度對(duì)合同條款進(jìn)行審查,提出修改意見和建議。特別是業(yè)務(wù)需求部門要關(guān)注合同中對(duì)項(xiàng)目要求、交付成果等內(nèi)容的約定是否準(zhǔn)確,質(zhì)量管理部門要審核質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方式等條款是否合理。3.合同簽訂根據(jù)各部門的審核意見,對(duì)合同進(jìn)行修改完善,確保合同條款各方均無異議。修改后的合同由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商授權(quán)代表正式簽訂。簽訂合同前,要確保雙方代表具備相應(yīng)的授權(quán)資格,合同簽訂過程要符合公司的相關(guān)規(guī)定和流程。合同簽訂后,采購部門要將合同副本分發(fā)給業(yè)務(wù)需求部門、質(zhì)量管理部門、項(xiàng)目管理部門(如有)等相關(guān)部門,以便各部門了解合同內(nèi)容,做好項(xiàng)目執(zhí)行和管理工作。六、項(xiàng)目執(zhí)行與監(jiān)控1.項(xiàng)目啟動(dòng)合同簽訂后,業(yè)務(wù)需求部門組織與外包供應(yīng)商召開項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議。在會(huì)議上,詳細(xì)介紹項(xiàng)目背景、目標(biāo)、需求等信息,明確雙方的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員及職責(zé)分工。希望通過項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議,使雙方團(tuán)隊(duì)成員對(duì)項(xiàng)目有清晰的認(rèn)識(shí),為項(xiàng)目的順利開展奠定良好基礎(chǔ)。項(xiàng)目管理部門(如有)制定項(xiàng)目詳細(xì)計(jì)劃,包括項(xiàng)目進(jìn)度安排、關(guān)鍵里程碑、溝通機(jī)制等內(nèi)容,并將計(jì)劃發(fā)送給相關(guān)部門和供應(yīng)商。項(xiàng)目計(jì)劃要合理安排各項(xiàng)工作時(shí)間,確保項(xiàng)目能夠按時(shí)交付。2.項(xiàng)目溝通建立定期的溝通機(jī)制,如每周或每兩周召開一次項(xiàng)目溝通會(huì)議。會(huì)議由項(xiàng)目管理部門(如有)或業(yè)務(wù)需求部門組織,雙方項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員參加。在會(huì)議上,匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況、解決項(xiàng)目中出現(xiàn)的問題、協(xié)調(diào)各方工作。希望大家在溝通會(huì)議上能夠坦誠交流,及時(shí)解決問題,避免問題積累影響項(xiàng)目進(jìn)度。除定期溝通會(huì)議外,業(yè)務(wù)需求部門與外包供應(yīng)商項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要保持日常溝通,及時(shí)反饋項(xiàng)目中的需求變更、意見建議等信息。溝通方式可采用電話、郵件、即時(shí)通訊工具等多種形式,但重要信息要以郵件形式進(jìn)行確認(rèn),確保溝通記錄的可追溯性。3.項(xiàng)目質(zhì)量監(jiān)控質(zhì)量管理部門按照制定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范,對(duì)設(shè)計(jì)外包項(xiàng)目進(jìn)行定期質(zhì)量檢查。檢查內(nèi)容包括設(shè)計(jì)初稿、中間成果、最終成果等各個(gè)階段。在檢查過程中,發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題要及時(shí)向供應(yīng)商提出整改要求,并跟蹤整改情況,確保問題得到有效解決。希望質(zhì)量管理部門能夠嚴(yán)格履行質(zhì)量監(jiān)控職責(zé),保障項(xiàng)目質(zhì)量始終處于可控狀態(tài)。業(yè)務(wù)需求部門在項(xiàng)目執(zhí)行過程中,也要關(guān)注設(shè)計(jì)成果的質(zhì)量,從業(yè)務(wù)專業(yè)角度提出意見和建議。鼓勵(lì)業(yè)務(wù)需求部門積極參與質(zhì)量監(jiān)控工作,與質(zhì)量管理部門形成合力,共同提升設(shè)計(jì)成果質(zhì)量。4.項(xiàng)目進(jìn)度監(jiān)控項(xiàng)目管理部門(如有)根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃,定期跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度情況。對(duì)比實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度,若發(fā)現(xiàn)進(jìn)度偏差,要及時(shí)分析原因,并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)整。如與供應(yīng)商協(xié)商增加資源投入、優(yōu)化工作流程等,確保項(xiàng)目能夠按時(shí)交付。希望項(xiàng)目管理部門能夠密切關(guān)注項(xiàng)目進(jìn)度,及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決進(jìn)度問題,保障項(xiàng)目按計(jì)劃推進(jìn)。外包供應(yīng)商要按照要求定期向公司提交項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告,報(bào)告內(nèi)容包括已完成的工作、正在進(jìn)行的工作、遇到的問題及解決方案、預(yù)計(jì)完成時(shí)間等信息。通過進(jìn)度報(bào)告,公司能夠及時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)展情況,做出相應(yīng)的決策和調(diào)整。七、項(xiàng)目驗(yàn)收與付款1.項(xiàng)目驗(yàn)收申請(qǐng)外包供應(yīng)商完成設(shè)計(jì)項(xiàng)目后,向業(yè)務(wù)需求部門提交項(xiàng)目驗(yàn)收申請(qǐng)。申請(qǐng)中應(yīng)包含項(xiàng)目交付成果、自驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)材料。自驗(yàn)收?qǐng)?bào)告要詳細(xì)說明項(xiàng)目是否符合合同約定的要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),以及自驗(yàn)收的過程和結(jié)果。2.初步驗(yàn)收業(yè)務(wù)需求部門收到驗(yàn)收申請(qǐng)后,按照項(xiàng)目需求和合同約定,對(duì)設(shè)計(jì)成果進(jìn)行初步驗(yàn)收。初步驗(yàn)收主要檢查設(shè)計(jì)成果的完整性、是否符合業(yè)務(wù)需求、是否達(dá)到預(yù)期效果等方面。業(yè)務(wù)需求部門在初步驗(yàn)收過程中,要認(rèn)真細(xì)致,從業(yè)務(wù)實(shí)際應(yīng)用角度對(duì)設(shè)計(jì)成果進(jìn)行全面評(píng)估。若初步驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)問題,業(yè)務(wù)需求部門要及時(shí)反饋給外包供應(yīng)商,要求其進(jìn)行整改。整改完成后,再次提交驗(yàn)收申請(qǐng),直至初步驗(yàn)收通過。3.最終驗(yàn)收初步驗(yàn)收通過后,由質(zhì)量管理部門組織相關(guān)部門進(jìn)行最終驗(yàn)收。最終驗(yàn)收依據(jù)合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范,對(duì)設(shè)計(jì)成果進(jìn)行全面、嚴(yán)格的審查。驗(yàn)收內(nèi)容包括設(shè)計(jì)質(zhì)量、技術(shù)指標(biāo)、文檔完整性等各個(gè)方面。最終驗(yàn)收可采用會(huì)議評(píng)審、現(xiàn)場(chǎng)演示、專家評(píng)估等多種方式進(jìn)行。驗(yàn)收完成后,驗(yàn)收小組要形成驗(yàn)收?qǐng)?bào)告,明確驗(yàn)收結(jié)論。若驗(yàn)收通過,各方在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字確認(rèn);若驗(yàn)收不通過,明確指出存在的問題,要求供應(yīng)商限期整改,整改完成后重新組織驗(yàn)收。4.項(xiàng)目付款采購部門根據(jù)合同約定和項(xiàng)目驗(yàn)收情況,辦理項(xiàng)目付款手續(xù)。付款前,要確保供應(yīng)商提供了合法有效的發(fā)票等相關(guān)付款憑證。在付款過程中,要嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度和合同約定的付款方式、付款時(shí)間進(jìn)行操作,確保付款準(zhǔn)確、及時(shí)。對(duì)于分階段付款的項(xiàng)目,在每個(gè)付款節(jié)點(diǎn)達(dá)到后,采購部門要及時(shí)與業(yè)務(wù)需求部門、質(zhì)量管理部門溝通確認(rèn)項(xiàng)目進(jìn)展情況和驗(yàn)收結(jié)果,符合付款條件的,盡快辦理付款手續(xù)。希望采購部門能夠積極協(xié)調(diào)各方,保障供應(yīng)商的合理權(quán)益,維持良好的合作關(guān)系。八、知識(shí)產(chǎn)權(quán)與保密管理1.知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬在合同中明確約定設(shè)計(jì)外包項(xiàng)目所產(chǎn)生的知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬公司。公司有權(quán)對(duì)設(shè)計(jì)成果進(jìn)行使用、修改、復(fù)制、傳播等,以滿足公司的業(yè)務(wù)需求。希望大家在簽訂合同前,務(wù)必關(guān)注知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款,確保公司能夠合法擁有項(xiàng)目相關(guān)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。外包供應(yīng)商應(yīng)保證其交付的設(shè)計(jì)成果不侵犯任何第三方的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。若因供應(yīng)商原因?qū)е鹿驹馐苤R(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛,供應(yīng)商要承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任和經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。2.保密管理公司與外包供應(yīng)商簽訂保密協(xié)議,明確雙方的保密義務(wù)和責(zé)任。保密范圍包括項(xiàng)目相關(guān)的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、設(shè)計(jì)方案、客戶信息等。雙方要采取必要的保密措施,防止保密信息泄露。公司內(nèi)部參與設(shè)計(jì)外包項(xiàng)目的人員,也要嚴(yán)格遵守公司的保密制度,不得將項(xiàng)目中的保密信息泄露給無關(guān)人員。希望大家增強(qiáng)保密意識(shí),共同維護(hù)公司的商業(yè)利益和信息安全。九、供應(yīng)商關(guān)系管理1.定期評(píng)估與反饋項(xiàng)目結(jié)束后,由業(yè)務(wù)需求部門、采購部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)部門對(duì)外包供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括設(shè)計(jì)質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度、交付及時(shí)性、價(jià)格合理性等方面。通過定期評(píng)估,總結(jié)供應(yīng)商的優(yōu)點(diǎn)和不足,為后續(xù)合作提供參考。將評(píng)估結(jié)果及時(shí)反饋給供應(yīng)商,肯定其優(yōu)點(diǎn),同時(shí)指出存在的問題和改進(jìn)方向。希望通過反饋,促進(jìn)供應(yīng)商不斷提升服務(wù)質(zhì)量和水平,與公司建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。2.激勵(lì)與懲罰機(jī)制對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的外包供應(yīng)商,公司可采取一定的激勵(lì)措施,如增加合作項(xiàng)目、提高付款速度、給予榮譽(yù)表彰等。激勵(lì)機(jī)制有助于激發(fā)供應(yīng)商的積極性和主動(dòng)性,為公司提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。對(duì)于在項(xiàng)目執(zhí)行過程中出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題、交付延遲、違反保密協(xié)議等違約行為的供應(yīng)商,公司要按照合同約定進(jìn)行懲罰,如扣除部分費(fèi)用、暫停合作、終止合同等。通過懲罰機(jī)制,約束供應(yīng)

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