遺留項目資料管理辦法一、引言大家好，我在項目資料管理這個領(lǐng)域已經(jīng)摸爬滾打二十年啦。在這么多年的工作里，我深刻體會到遺留項目資料管理的重要性。遺留項目資料就像是我們企業(yè)的“記憶寶庫”，里面藏著過去項目的經(jīng)驗、教訓、技術(shù)細節(jié)等寶貴信息。妥善管理這些資料，不僅能讓我們在后續(xù)項目中少走彎路，還能為企業(yè)的發(fā)展提供有力的支持。所以，今天咱們就一起來制定一套完善的遺留項目資料管理辦法，希望大家都能積極參與進來，共同把這項工作做好。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有已完成或暫停的項目所產(chǎn)生的各類資料，涵蓋了公司各個業(yè)務(wù)部門開展的不同類型項目，無論是大型的長期項目，還是小型的短期項目，只要項目進入收尾階段或者暫時停止推進，其相關(guān)資料都應(yīng)按照本辦法進行管理。三、管理目標我們希望通過有效的遺留項目資料管理，實現(xiàn)以下幾個目標：1.確保資料的完整性和準確性，讓每一份資料都能真實反映項目的實際情況。2.提高資料的可檢索性和利用效率，當我們需要參考過去項目的信息時，能夠快速、準確地找到所需資料。3.保障資料的安全性，防止資料的丟失、損壞或泄露，保護公司的商業(yè)機密和知識產(chǎn)權(quán)。4.促進知識的傳承和共享，讓新員工能夠從遺留項目資料中學習到寶貴的經(jīng)驗，加速他們的成長。四、職責分工（一）項目負責人項目負責人在遺留項目資料管理中扮演著關(guān)鍵角色。在項目結(jié)束或暫停后的[規(guī)定時間]內(nèi)，項目負責人需要全面收集項目過程中產(chǎn)生的各類資料，包括但不限于項目計劃書、合同文件、技術(shù)文檔、會議記錄、驗收報告等。對收集到的資料進行初步整理和審核，確保資料的完整性和準確性。將整理好的資料提交給資料管理員進行進一步的處理。同時，項目負責人還需要對資料的真實性和可靠性負責，如果后續(xù)發(fā)現(xiàn)資料存在問題，項目負責人需要配合進行調(diào)查和補充完善。（二）資料管理員資料管理員負責接收項目負責人提交的遺留項目資料，對資料進行詳細的分類、編號和存儲。建立資料管理臺賬，記錄資料的名稱、來源、存儲位置、借閱情況等信息，方便資料的查詢和管理。定期對資料進行盤點和檢查，確保資料的安全和完整。當有員工需要借閱資料時，負責辦理借閱手續(xù)，并跟蹤資料的歸還情況。（三）部門經(jīng)理部門經(jīng)理需要對本部門的遺留項目資料管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。審核項目負責人提交的資料清單，確保資料的收集符合要求。協(xié)調(diào)部門內(nèi)部的資源，解決資料管理過程中遇到的問題。鼓勵部門員工積極利用遺留項目資料，促進知識的共享和傳承。（四）公司管理層公司管理層負責制定和完善遺留項目資料管理的相關(guān)政策和制度，為資料管理工作提供支持和保障。審批重大項目資料的銷毀申請，確保資料的銷毀符合法律法規(guī)和公司的規(guī)定。定期聽取資料管理工作的匯報，對資料管理工作進行評估和決策。五、資料收集（一）收集內(nèi)容1.項目前期資料：包括項目立項申請、可行性研究報告、項目招標書、投標文件、項目合同等。這些資料記錄了項目的起源和背景，對于了解項目的目標和要求非常重要。2.項目實施過程資料：如項目計劃書、任務(wù)分配表、進度報告、技術(shù)方案、設(shè)計圖紙、測試報告、會議記錄等。這些資料反映了項目的實際執(zhí)行情況，是項目經(jīng)驗的重要來源。3.項目收尾資料：包括項目驗收報告、結(jié)算報告、客戶反饋意見、項目總結(jié)等。這些資料標志著項目的結(jié)束，對于評估項目的成果和效益具有重要意義。4.其他相關(guān)資料：如與項目相關(guān)的法律法規(guī)、標準規(guī)范、行業(yè)報告等，這些資料可以為項目提供參考和借鑒。（二）收集方法項目負責人可以通過多種方式收集遺留項目資料。可以向項目團隊成員、合作伙伴、客戶等相關(guān)方索取資料，確保資料的全面性。同時，要注意對電子資料和紙質(zhì)資料進行分類收集，對于電子資料，可以通過郵件、共享文件夾等方式進行收集；對于紙質(zhì)資料，可以采用紙質(zhì)文件收集和掃描存檔的方式，方便后續(xù)的管理和使用。（三）收集時間項目結(jié)束或暫停后的[具體時間]內(nèi)，項目負責人應(yīng)完成資料的收集工作。如果項目周期較長或資料較多，可以分階段進行收集，但最終應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成全部資料的收集。六、資料整理（一）分類資料管理員收到項目負責人提交的資料后，首先要對資料進行分類。可以按照項目類型、資料性質(zhì)、時間順序等進行分類。例如，可以將項目分為研發(fā)項目、工程建設(shè)項目、營銷項目等；將資料分為合同類、技術(shù)類、管理類等。通過合理的分類，可以提高資料的管理效率和可檢索性。（二）編號對分類后的資料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。可以采用字母和數(shù)字組合的方式進行編號，例如，用項目名稱的首字母作為前綴，后面加上年份、月份和資料序號等。編號的目的是為了方便資料的存儲和查詢，確保每一份資料都能有一個明確的標識。（三）裝訂與裝盒對于紙質(zhì)資料，需要進行裝訂和裝盒。裝訂時要注意資料的順序和整齊度，確保資料不易散落。裝盒時要在盒子上標明資料的類別、編號和起止日期等信息，方便查找和取用。對于電子資料，要建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，按照分類和編號的規(guī)則進行存儲，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。七、資料存儲（一）存儲方式1.紙質(zhì)資料：應(yīng)存放在專門的資料室或檔案柜中，資料室要具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。檔案柜要按照分類和編號的順序進行排列，方便資料的存放和查找。2.電子資料：存儲在公司的服務(wù)器或?qū)ｉT的存儲設(shè)備中，設(shè)置訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問。同時，要定期對電子資料進行備份，備份數(shù)據(jù)可以存儲在不同的物理位置，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（二）存儲環(huán)境資料室的溫度應(yīng)保持在[適宜溫度范圍]，相對濕度應(yīng)保持在[適宜濕度范圍]。要定期對資料室進行清潔和檢查，確保資料的存儲環(huán)境良好。對于電子資料存儲設(shè)備，要注意通風散熱，避免設(shè)備過熱損壞。八、資料檢索與借閱（一）檢索員工需要查找遺留項目資料時，可以通過資料管理臺賬或電子檢索系統(tǒng)進行查詢。資料管理員要及時為員工提供幫助，協(xié)助他們找到所需的資料。如果資料存儲在不同的位置，資料管理員要明確告知員工資料的具體存放地點。（二）借閱員工需要借閱遺留項目資料時，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門經(jīng)理批準后，到資料管理員處辦理借閱手續(xù)。借閱申請表應(yīng)包括借閱人姓名、部門、借閱資料名稱、借閱時間、歸還時間等信息。資料管理員要在借閱申請表上簽字確認，并記錄借閱情況。借閱期限一般不超過[規(guī)定期限]，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人要妥善保管借閱的資料，不得損壞、涂改或轉(zhuǎn)借他人。歸還資料時，資料管理員要對資料進行檢查，確保資料完好無損。九、資料保密（一）保密級別劃分根據(jù)資料的敏感程度和重要性，將遺留項目資料劃分為不同的保密級別，如絕密、機密、秘密等。對于涉及公司核心技術(shù)、商業(yè)機密、客戶隱私等重要信息的資料，應(yīng)列為絕密或機密級別；對于一般的項目資料，可以列為秘密級別。（二）保密措施1.對不同保密級別的資料采取不同的存儲和訪問控制措施。絕密和機密級別的資料應(yīng)存放在專門的保密柜中，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問；秘密級別的資料可以存放在普通的檔案柜中，但也要設(shè)置一定的訪問權(quán)限。2.員工在使用資料時，要遵守保密規(guī)定，不得將資料帶出公司或泄露給外部人員。如需在公司內(nèi)部共享資料，要根據(jù)資料的保密級別進行授權(quán)，確保只有相關(guān)人員才能獲取資料。3.定期對員工進行保密培訓，提高員工的保密意識和責任感。對于違反保密規(guī)定的行為，要進行嚴肅處理。十、資料銷毀（一）銷毀條件對于已經(jīng)超過保存期限、失去保存價值或因其他原因需要銷毀的資料，可以進行銷毀處理。保存期限應(yīng)根據(jù)法律法規(guī)和公司的規(guī)定來確定，例如，合同類資料一般保存[X]年，技術(shù)類資料可以根據(jù)技術(shù)的更新?lián)Q代情況來確定保存期限。（二）銷毀流程資料管理員定期對資料進行清查，確定需要銷毀的資料清單。將銷毀資料清單提交給部門經(jīng)理審核，部門經(jīng)理審核通過后，再提交給公司管理層審批。經(jīng)公司管理層批準后，由資料管理員組織對資料進行銷毀。銷毀紙質(zhì)資料時，要采用粉碎、焚燒等方式進行處理，確保資料無法恢復(fù)；銷毀電子資料時，要采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件進行多次覆蓋刪除，防止數(shù)據(jù)被恢復(fù)。銷毀過程中要有專人監(jiān)督，并做好記錄，記錄銷毀的時間、地點、資料名稱、數(shù)量等信息。十一、監(jiān)督與評估（一）監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門或?qū)ｉT的監(jiān)督小組要定期對遺留項目資料管理工作進行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括資料的收集、整理、存儲、檢索、借閱、保密和銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。對于發(fā)現(xiàn)的問題，要及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到及時解決。（二）評估每年對遺留項目資料管理工作進行一次評估，評估