吊裝公司采購管理辦法總則目的為加強吊裝公司采購管理，規范采購行為，保證采購質量，降低采購成本，提高公司經濟效益，根據國家相關法律法規和行業標準，結合本公司實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內所有涉及采購活動的部門和人員，涵蓋各類物資（如吊裝設備、配件、工具、辦公用品等）以及服務（如設備維修、運輸服務等）的采購。采購原則1.合法性原則：采購活動必須嚴格遵守國家法律法規和行業標準，確保采購行為合法合規。2.效益性原則：在保證采購質量的前提下，充分考慮成本因素，追求采購效益的最大化。3.公開、公平、公正原則：采購過程應保持公開透明，對所有供應商一視同仁，確保公平競爭，公正選擇供應商。4.質量優先原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商和產品，保證所采購的物資和服務符合公司的使用要求。采購組織與職責采購決策機構公司設立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關部門負責人組成。其主要職責包括：1.審定公司采購戰略和年度采購計劃。2.審批重大采購項目的采購方案和供應商選擇。3.協調解決采購過程中的重大問題。采購部門采購部門是公司采購工作的執行機構，其主要職責包括：1.負責制定和執行采購計劃，根據各部門的需求，及時、準確地采購所需物資和服務。2.開展市場調研，收集供應商信息，建立和維護供應商數據庫。3.組織采購招標、詢價、談判等活動，選擇合適的供應商，并簽訂采購合同。4.跟蹤采購訂單的執行情況，確保物資按時、按質、按量到貨，并辦理驗收和結算手續。5.處理采購過程中的糾紛和投訴，維護公司的合法權益。需求部門需求部門是提出采購需求的部門，其主要職責包括：1.根據工作需要，準確、及時地提出采購需求，并填寫采購申請表。2.參與采購項目的技術規格制定和供應商評估，提供相關技術支持。3.負責對所采購的物資和服務進行驗收，并反饋使用情況。財務部門財務部門在采購管理中的主要職責包括：1.參與采購預算的編制和審核，對采購資金進行合理安排和監控。2.審核采購合同的財務條款，辦理采購款項的支付手續。3.對采購成本進行核算和分析，為公司的成本控制提供依據。審計部門審計部門負責對采購活動進行審計監督，其主要職責包括：1.對采購流程的合規性進行審計，檢查采購活動是否符合公司的規定和國家法律法規。2.對采購成本的合理性進行審計，評估采購價格是否公允，是否存在浪費和舞弊行為。3.對供應商的選擇和評價進行審計，檢查供應商的資質和信譽是否可靠。采購計劃管理采購計劃的編制1.各需求部門應在每年年底根據下一年度的工作安排，編制本部門的年度采購計劃，并提交給采購部門。2.采購部門對各需求部門提交的采購計劃進行匯總和審核，結合公司的生產經營計劃和庫存情況，編制公司年度采購計劃草案。3.采購計劃草案經采購決策委員會審議通過后，正式下達執行。采購計劃的調整在采購計劃執行過程中，如因生產經營計劃調整、市場變化等原因需要調整采購計劃的，需求部門應及時提出申請，經采購部門審核，報采購決策委員會批準后進行調整。采購計劃的執行采購部門應按照采購計劃的要求，及時組織采購活動，確保采購任務的完成。在采購過程中，如發現采購計劃無法執行或需要變更的，應及時與需求部門溝通，并按照規定的程序進行調整。供應商管理供應商的選擇1.采購部門應通過市場調研、行業推薦、網絡搜索等方式，廣泛收集供應商信息，建立供應商數據庫。2.對潛在供應商進行初步篩選，選擇符合公司要求的供應商進行實地考察或要求其提供樣品進行測試。3.組織相關部門對供應商進行綜合評估，評估內容包括供應商的資質、信譽、產品質量、價格、交貨期、售后服務等方面。4.根據評估結果，選擇合格的供應商列入公司合格供應商名單，并與供應商簽訂合作協議。供應商的評價1.采購部門應定期對供應商的表現進行評價，評價周期一般為半年或一年。2.評價指標包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面，具體評價標準由采購部門制定。3.根據評價結果，將供應商分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。對優秀供應商給予優先合作、增加采購份額等獎勵；對不合格供應商予以淘汰，并從合格供應商名單中刪除。供應商的溝通與合作1.采購部門應與供應商保持良好的溝通，及時了解供應商的生產經營情況、產品質量狀況等信息。2.定期與供應商召開合作會議，共同探討合作中存在的問題和解決方案，不斷改進合作關系。3.與供應商建立長期穩定的合作關系，通過簽訂長期合作協議、共同開展技術研發等方式，實現互利共贏。采購方式與程序采購方式公司采購方式主要包括招標采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等，具體采購方式的選擇應根據采購項目的性質、金額、數量等因素確定。1.招標采購：適用于采購金額較大、技術要求較高、市場競爭充分的采購項目。招標采購應按照國家相關法律法規和公司的規定，發布招標公告，組織開標、評標、定標等活動。2.詢價采購：適用于采購金額較小、規格型號明確、市場價格相對穩定的采購項目。詢價采購應至少向三家以上的供應商發出詢價函，比較供應商的報價，選擇報價最低且符合要求的供應商。3.競爭性談判采購：適用于技術復雜、性質特殊、不能確定詳細規格或具體要求的采購項目。競爭性談判采購應邀請不少于三家的供應商進行談判，通過談判確定成交供應商。4.單一來源采購：適用于只能從唯一供應商處采購的項目，如專利產品、特定品牌產品等。單一來源采購應經過嚴格的審批程序，確保采購的必要性和合理性。采購程序1.采購申請：需求部門根據工作需要，填寫采購申請表，注明采購物資或服務的名稱、規格、型號、數量、預算等信息，并經部門負責人審核簽字后，提交給采購部門。2.采購審批：采購部門對采購申請進行審核，根據采購金額和采購方式的不同，分別報相關領導審批。對于重大采購項目，還需提交采購決策委員會審議通過。3.采購實施：采購部門根據審批通過的采購申請，選擇合適的采購方式，組織采購活動。在采購過程中，應嚴格按照規定的程序進行操作，確保采購活動的公開、公平、公正。4.合同簽訂：采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，合同內容應包括采購物資或服務的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款。5.訂單跟蹤：采購部門應跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通，了解物資的生產進度和發貨情況，確保物資按時、按質、按量到貨。6.驗收結算：物資到貨后，需求部門應組織相關人員進行驗收，驗收合格后，采購部門辦理結算手續，支付采購款項。采購質量與驗收管理采購質量要求1.采購部門應在采購合同中明確采購物資或服務的質量標準和技術要求，要求供應商提供產品質量證明文件和售后服務承諾。2.對于關鍵物資和重要服務，采購部門應要求供應商提供樣品進行測試和驗證，確保產品質量符合公司的要求。驗收流程1.物資到貨后，需求部門應及時組織驗收人員對物資的數量、規格、型號、質量等進行檢查和驗收。2.驗收人員應按照驗收標準和驗收流程進行操作，填寫驗收報告，注明驗收結果。對于驗收不合格的物資，應及時與供應商溝通，要求其進行整改或退換貨。3.采購部門應根據驗收報告辦理結算手續，對于驗收不合格的物資，應暫停支付采購款項，直至問題解決。質量問題處理1.如在使用過程中發現采購物資存在質量問題，需求部門應及時通知采購部門和供應商，要求供應商進行處理。2.采購部門應與供應商協商解決方案，如維修、更換、退貨等，并跟蹤處理結果。對于因質量問題給公司造成損失的，應要求供應商承擔相應的賠償責任。采購風險管理風險識別采購過程中可能存在的風險包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險等。采購部門應定期對采購風險進行識別和評估，制定相應的風險應對措施。風險應對1.對于市場風險，采購部門應密切關注市場動態，及時調整采購策略，合理安排采購時間和采購數量，降低市場價格波動對采購成本的影響。2.對于供應商風險，采購部門應加強對供應商的管理，定期對供應商進行評價和考核，選擇信譽良好、實力雄厚的供應商合作，降低供應商違約的風險。3.對于質量風險，采購部門應嚴格把控采購質量，加強對物資的驗收和檢驗，要求供應商提供質量保證，降低因質量問題給公司造成的損失。4.對于合同風險，采購部門應加強對采購合同的管理，簽訂合同前應仔細審核合同條款，確保合同內容合法、合規、公平、公正，降低合同糾紛的風險。采購檔案管理檔案內容采購檔案包括采購申請、采購審批文件、采購合同、供應商資料、驗收報告、結算憑證等與采購活動相關的文件和資料。檔案管理要求1.采購部門應指定專人負責采購檔案的管理，建立采購檔案管理制度，確保檔案的完整性和安全性。2.采購檔案應按照采購項目進行分類整理，裝訂成冊，并按照規定的期限進行保存。3.采購檔案的查閱和借閱應履行審批手續，未經批準，不得擅自查閱或借閱采購檔案。監督與考核監督機制公司應建立健全采購監督機制，加強對采購活動的全過程監督。審計部門應定期對采購活動進行審計，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。考核指標公司應建立采購考核指標體系