福州社區(qū)采購管理辦法一、引言親愛的社區(qū)伙伴們，在福州這片充滿活力的土地上，社區(qū)的建設和發(fā)展離不開每一項細致的工作，而采購工作更是其中至關重要的一環(huán)。合理、規(guī)范的采購管理能夠確保社區(qū)資源得到有效利用，為居民提供更優(yōu)質的服務和更舒適的生活環(huán)境。本管理辦法旨在為福州社區(qū)的采購工作提供明確的指引，希望大家共同遵守，讓我們的社區(qū)采購工作更加透明、高效、公正。二、適用范圍本辦法適用于福州地區(qū)所有社區(qū)組織的各類采購活動。這里所說的社區(qū)，涵蓋了城市社區(qū)和農村社區(qū)；采購活動包括但不限于辦公用品、社區(qū)設施設備、維修材料、服務采購等與社區(qū)日常運營和發(fā)展相關的各類物資和服務的購買。三、采購原則（一）公開透明原則我們鼓勵社區(qū)采購活動在陽光下進行，所有采購信息都應及時、準確地向社區(qū)居民公開。這樣做不僅能讓居民了解采購的詳細情況，還能增強大家對社區(qū)工作的信任。無論是采購項目的預算、采購方式的選擇，還是最終的采購結果，都要以合適的方式向居民公布，接受大家的監(jiān)督。（二）公平競爭原則在采購過程中，要為所有符合條件的供應商提供平等的競爭機會。我們希望大家摒棄偏見和歧視，嚴格按照既定的采購標準和程序進行操作，確保每一個供應商都能在公平的環(huán)境中參與競爭。這樣才能選出最優(yōu)質、最適合社區(qū)需求的產品和服務。（三）公正原則采購人員要秉持公正的態(tài)度，不偏袒任何一方。在評審供應商的報價、產品質量、服務水平等方面，要依據客觀、統(tǒng)一的標準進行評判。對于每一個采購項目，都要做到公平對待，確保采購結果的公正性。（四）誠實信用原則無論是社區(qū)采購人員還是供應商，都要遵守誠實信用的原則。采購人員要如實向供應商介紹采購項目的要求和條件，不得隱瞞或欺騙；供應商要提供真實的產品信息和服務承諾，不得虛假宣傳或提供假冒偽劣產品。只有大家都誠實守信，才能建立起良好的合作關系，保障社區(qū)采購工作的順利進行。（五）效益原則在采購過程中，要充分考慮采購成本和效益的平衡。我們既要保證采購的產品和服務質量符合社區(qū)的需求，又要盡量降低采購成本，提高資金的使用效率。同時，還要考慮采購項目的長期效益，選擇具有可持續(xù)性的產品和服務，為社區(qū)的發(fā)展奠定堅實的基礎。四、采購組織與職責（一）采購管理小組社區(qū)應成立采購管理小組，負責統(tǒng)籌和管理社區(qū)的采購工作。采購管理小組由社區(qū)負責人、財務人員、居民代表等組成，其主要職責包括：1.制定和完善社區(qū)采購管理制度和流程，確保采購工作有章可循。2.審核采購計劃，根據社區(qū)的實際需求和資金狀況，合理安排采購項目。3.選擇合適的采購方式，如公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購等，并組織實施采購活動。4.監(jiān)督采購過程，確保采購活動按照規(guī)定的程序和標準進行，防止出現違規(guī)行為。5.組織對供應商的評價和管理，建立供應商檔案，為后續(xù)的采購工作提供參考。（二）采購人員采購人員是采購工作的具體執(zhí)行者，其主要職責包括：1.根據采購計劃，負責尋找合適的供應商，并與供應商進行溝通和洽談。2.編制采購文件，如采購公告、招標文件、談判文件等，明確采購項目的要求和條件。3.組織開標、評標、定標等工作，按照規(guī)定的程序和標準確定中標供應商。4.簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，并監(jiān)督合同的執(zhí)行情況。5.負責采購物資和服務的驗收工作，確保采購的產品和服務符合合同要求。（三）財務人員財務人員在采購工作中主要負責資金的管理和核算，其主要職責包括：1.編制采購預算，根據社區(qū)的年度工作計劃和資金狀況，合理安排采購資金。2.審核采購合同，確保合同中的價格、付款方式等條款符合財務規(guī)定。3.辦理采購資金的支付手續(xù)，按照合同約定及時、準確地支付采購款項。4.對采購資金的使用情況進行監(jiān)督和審計，防止出現資金浪費和挪用等問題。（四）居民代表居民代表在采購工作中主要發(fā)揮監(jiān)督和參與的作用，其主要職責包括：1.參與采購計劃的制定和審核，提出居民的需求和建議。2.監(jiān)督采購過程，確保采購活動的公開、公平、公正。3.參與供應商的評價和選擇，對采購結果發(fā)表意見和建議。4.向居民宣傳采購工作的相關信息，增強居民對采購工作的了解和信任。五、采購計劃管理（一）采購計劃的編制社區(qū)各部門應根據本部門的工作需求和社區(qū)的年度工作計劃，在每年年底前編制下一年度的采購計劃。采購計劃應包括采購項目的名稱、規(guī)格型號、數量、預算金額、采購時間等內容。采購計劃編制完成后，應提交采購管理小組進行審核。（二）采購計劃的審核采購管理小組應組織相關人員對采購計劃進行審核，審核的主要內容包括：1.采購項目的必要性和合理性，是否符合社區(qū)的實際需求和發(fā)展規(guī)劃。2.采購預算的準確性和合理性，是否與社區(qū)的資金狀況相適應。3.采購時間的安排是否合理，是否會影響社區(qū)的正常工作秩序。（三）采購計劃的調整在采購計劃執(zhí)行過程中，如因特殊情況需要調整采購計劃，應及時向采購管理小組提出申請。采購管理小組應根據實際情況進行審核，如確需調整，應重新編制采購計劃，并按照規(guī)定的程序進行審批。六、采購方式選擇（一）公開招標公開招標是指社區(qū)以招標公告的方式邀請不特定的供應商參加投標的采購方式。公開招標適用于采購金額較大、技術要求較高、市場競爭充分的采購項目。在采用公開招標方式時，應按照以下程序進行：1.編制招標文件，明確采購項目的要求和條件。2.在指定的媒體上發(fā)布招標公告，邀請供應商參加投標。3.接受供應商的投標文件，并進行開標、評標、定標等工作。4.與中標供應商簽訂采購合同。（二）邀請招標邀請招標是指社區(qū)以投標邀請書的方式邀請?zhí)囟ǖ墓虆⒓油稑说牟少彿绞健Ｑ堈袠诉m用于采購金額較大、技術要求較高、供應商數量有限的采購項目。在采用邀請招標方式時，應按照以下程序進行：1.確定邀請的供應商名單，并向其發(fā)出投標邀請書。2.編制招標文件，明確采購項目的要求和條件。3.接受供應商的投標文件，并進行開標、評標、定標等工作。4.與中標供應商簽訂采購合同。（三）競爭性談判競爭性談判是指社區(qū)通過與多家供應商進行談判，確定成交供應商的采購方式。競爭性談判適用于采購項目技術復雜、規(guī)格不確定、采購時間緊迫的采購項目。在采用競爭性談判方式時，應按照以下程序進行：1.成立談判小組，成員由采購管理小組和相關專家組成。2.制定談判文件，明確采購項目的要求和條件。3.邀請不少于三家的供應商參加談判。4.與供應商進行談判，確定成交供應商。5.與成交供應商簽訂采購合同。（四）單一來源采購單一來源采購是指社區(qū)向唯一供應商進行采購的方式。單一來源采購適用于只能從唯一供應商處采購、發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購、必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購等情況。在采用單一來源采購方式時，應按照以下程序進行：1.進行單一來源采購的論證，說明采用單一來源采購方式的理由和依據。2.報相關部門審批，獲得批準后，與供應商進行談判，確定采購價格和其他條款。3.與供應商簽訂采購合同。（五）詢價采購詢價采購是指社區(qū)向多家供應商發(fā)出詢價單，對供應商的報價進行比較，確定成交供應商的采購方式。詢價采購適用于采購金額較小、規(guī)格型號明確、市場價格相對穩(wěn)定的采購項目。在采用詢價采購方式時，應按照以下程序進行：1.成立詢價小組，成員由采購管理小組和相關人員組成。2.制定詢價文件，明確采購項目的要求和條件。3.邀請不少于三家的供應商參加詢價。4.對供應商的報價進行比較，確定成交供應商。5.與成交供應商簽訂采購合同。七、采購流程（一）采購申請社區(qū)各部門根據工作需要，向采購管理小組提出采購申請。采購申請應包括采購項目的名稱、規(guī)格型號、數量、預算金額、采購時間等內容，并附上相關的審批文件和證明材料。（二）采購審批采購管理小組收到采購申請后，應組織相關人員進行審核。審核的主要內容包括采購項目的必要性、合理性、預算金額等。審核通過后，報社區(qū)負責人審批。社區(qū)負責人審批通過后，采購申請方可生效。（三）供應商選擇采購人員根據采購項目的要求和特點，選擇合適的供應商。在選擇供應商時，應綜合考慮供應商的信譽、產品質量、價格、服務等因素。同時，要按照規(guī)定的采購方式進行操作，確保供應商的選擇過程公開、公平、公正。（四）采購文件編制采購人員根據采購項目的要求和供應商的情況，編制采購文件。采購文件應包括采購公告、招標文件、談判文件、詢價單等，明確采購項目的要求和條件，以及供應商的報價要求、交貨時間、售后服務等內容。（五）采購實施采購人員按照采購文件的要求，組織實施采購活動。在采購實施過程中，要嚴格按照規(guī)定的程序和標準進行操作，確保采購活動的順利進行。同時，要及時與供應商進行溝通和協(xié)調，解決采購過程中出現的問題。（六）合同簽訂采購活動結束后，采購人員應與中標供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購產品的名稱、規(guī)格型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、售后服務等內容。合同簽訂后，雙方應嚴格按照合同約定履行各自的義務。（七）驗收付款采購物資和服務到貨后，采購人員應組織相關人員進行驗收。驗收的主要內容包括產品的數量、質量、規(guī)格型號等是否符合合同要求。驗收合格后，采購人員應按照合同約定辦理付款手續(xù)。八、采購合同管理（一）合同簽訂采購合同應采用書面形式，由采購人員與供應商簽訂。合同簽訂前，應仔細審核合同條款，確保合同內容符合法律法規(guī)和社區(qū)的要求。同時，要明確雙方的權利和義務，以及違約責任等內容。（二）合同履行合同簽訂后，雙方應嚴格按照合同約定履行各自的義務。采購人員要及時跟蹤合同的執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質、按量交付采購物資和服務。如出現合同糾紛，應及時與供應商協(xié)商解決，協(xié)商不成的，可通過法律途徑解決。（三）合同變更與解除在合同履行過程中，如因特殊情況需要變更或解除合同，應及時與供應商協(xié)商，并簽訂書面協(xié)議。變更或解除合同的協(xié)議應明確變更或解除的原因、內容、時間等事項，并報采購管理小組和社區(qū)負責人審批。（四）合同檔案管理采購合同簽訂后，應及時將合同原件歸檔保存。合同檔案應包括合同文本、附件、補充協(xié)議等相關資料，以便日后查閱和審計。九、采購驗收管理（一）驗收組織采購物資和服務到貨后，采購人員應組織相關人員進行驗收。驗收小組由采購人員、使用部門人員、財務人員等組成，必要時可邀請專業(yè)技術人員參加。（二）驗收標準驗收應按照合同約定的標準進行，包括產品的數量、質量、規(guī)格型號、性能等方面。如合同沒有約定驗收標準的，可按照國家相關標準和行業(yè)規(guī)范進行驗收。（三）驗收程序1.采購人員在收到供應商的交貨通知后，應及時組織驗收小組進行驗收。2.驗收小組應按照驗收標準對采購物資和服務進行檢查和測試，如發(fā)現問題，應及時與供應商溝通，要求其整改。3.驗收合格后，驗收小組應出具驗收報告，由驗收人員簽字確認。4.采購人員應將驗收報告和相關資料提交財務人員，作為付款的依據。（四）驗收結果處理1.如驗收合格，采購人員應按照合同約定及時辦理付款手續(xù)。2.如驗收不合格，采購人員應及時與供應商協(xié)商解決，要求其更換產品或提供相應的解決方案。如供應商拒絕解決或無法解決問題，采購人員可按照合同約定解除合同，并追究供應商的違約責任。十、采購資金管理（一）預算管理社區(qū)應編制年度采購預算，明確采購資金的來源和使用方向。采購預算應根據社區(qū)的實際需求和資金狀況進行合理安排，并報社區(qū)負責人審批。在采購過程中，應嚴格按照預算執(zhí)行，不得超預算采購。（二）資金支付采購資金的支付應按照合同約定進行。采購人員在收到供應商的發(fā)票和驗收報告后，應及時辦理付款申請手續(xù)。財務人員應審核付款申請的真實性、合法性和合規(guī)性，審核通過后，按照規(guī)定的程序進行支付。（三）資金監(jiān)督社區(qū)應加強對采購資金的監(jiān)督和管理，定期對采購資金的使用情況進行審計和檢查。如發(fā)現問題，應及時采取措施進行整改，確保采購資金的安全和合理使用。十一、供應商管理（一）供應商選擇在選擇供應商時，應綜合考慮供應商的信譽、產品質量、價格、服務等因素。同時，要對供應商進行實地考察和評估，了解其生產能力、技術水平、管理狀況等情況。只有選擇優(yōu)質的供應商，才能確保采購的產品和服務質量。（二）供應商評價社區(qū)應建立供應商評價機制，定期對供應商的表現進行評價。評價內容包括產品質量、交貨期、售后服務、價格等方面。根據評價結果，對供應商進行分類管理，對于表現優(yōu)秀的供應商，可給予一定的獎勵和優(yōu)惠；對于表現不佳的供應商，應及時進行溝通和整改，如仍無法改善，可終止與其合作。（三）供應商檔案管理社區(qū)應建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、產品信息、合作情況等內容。供應商檔案應定期進行更新和維護，以便為后續(xù)的采購工作提供參考。十二、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督社區(qū)應建立內部監(jiān)督機制，加強對采購工作的監(jiān)督和檢查。采購管理小組應定期對采購工作進行自查，發(fā)現問題及時整改。同時，社區(qū)負責人應不定期對采購工作進行抽查，確保采購工作的規(guī)范和透明。（二）外部監(jiān)督社區(qū)應接受居民和社會的監(jiān)督，定期向居民公開采購工作的相關信息。居民如對采購工作有疑問或意見，可向社區(qū)提出，社區(qū)應及時進行處理和回復。同時，社區(qū)還應接受相關部門的監(jiān)督和檢查，積極配合其工作，確保采購工作符合法律法規(guī)和相關規(guī)定。十三、違規(guī)處理（一）對采購人員的違規(guī)處理采購