小型廣告物料管理辦法一、引言在當(dāng)今競爭激烈的商業(yè)環(huán)境中，廣告宣傳對于企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要。小型廣告物料作為廣告宣傳的重要組成部分，雖然單個物料價值可能不高，但因其數(shù)量眾多、種類繁雜，管理難度較大。有效的小型廣告物料管理不僅能夠確保宣傳活動的順利開展，還能降低成本、提高資源利用率。本管理辦法旨在為公司建立一套科學(xué)、規(guī)范、高效的小型廣告物料管理體系，以適應(yīng)公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有與小型廣告物料相關(guān)的采購、存儲、使用、報廢等管理活動。小型廣告物料主要包括但不限于宣傳海報、宣傳單頁、貼紙、小禮品（帶有公司標(biāo)識用于宣傳）等體積較小、易于攜帶和使用的廣告宣傳物品。三、管理原則（一）合規(guī)性原則小型廣告物料的設(shè)計、制作、采購、使用等活動必須符合國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不得出現(xiàn)違法違規(guī)、虛假宣傳或侵犯他人知識產(chǎn)權(quán)等行為。（二）成本效益原則在滿足廣告宣傳效果的前提下，盡量降低小型廣告物料的采購、存儲、管理成本，提高物料的使用效率，實現(xiàn)成本與效益的平衡。（三）統(tǒng)一管理與分級負(fù)責(zé)相結(jié)合原則公司設(shè)立專門的部門（如市場部）對小型廣告物料進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和管理，各部門根據(jù)實際需求負(fù)責(zé)本部門小型廣告物料的申請、使用和日常管理，并接受統(tǒng)一管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。四、管理職責(zé)（一）市場部1.負(fù)責(zé)制定公司小型廣告物料的年度需求計劃和預(yù)算，結(jié)合公司業(yè)務(wù)發(fā)展和市場推廣策略，預(yù)估各類物料的用量。2.負(fù)責(zé)小型廣告物料的設(shè)計審核工作，確保物料的內(nèi)容、風(fēng)格等符合公司品牌形象和宣傳需求。與設(shè)計團(tuán)隊或外部設(shè)計機(jī)構(gòu)溝通合作，提出設(shè)計建議和要求。3.負(fù)責(zé)小型廣告物料供應(yīng)商的篩選、評估、管理和采購工作。建立合格供應(yīng)商名錄，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價，保證物料質(zhì)量和供應(yīng)穩(wěn)定性。4.負(fù)責(zé)設(shè)立小型廣告物料總庫，對物料進(jìn)行集中存儲和管理。建立庫存臺賬，實時掌握物料的出入庫情況和庫存數(shù)量，定期進(jìn)行盤點(diǎn)。5.負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門之間小型廣告物料的調(diào)配使用，根據(jù)各部門需求申請進(jìn)行物料分配。在各部門間合理調(diào)劑余缺，避免重復(fù)采購和浪費(fèi)。6.定期對小型廣告物料的使用情況進(jìn)行分析和評估，向公司管理層匯報物料管理工作，并根據(jù)分析結(jié)果提出改進(jìn)建議。（二）各使用部門1.根據(jù)本部門業(yè)務(wù)需求，提前制定小型廣告物料的月度或階段性使用計劃，并向市場部提交物料需求申請。申請內(nèi)容應(yīng)包括物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計使用時間等詳細(xì)信息。2.安排專人負(fù)責(zé)本部門小型廣告物料的領(lǐng)取、保管和使用管理。建立部門內(nèi)部物料使用臺賬，記錄物料的領(lǐng)取、發(fā)放和使用情況。3.按照公司規(guī)定和市場部要求，合理使用小型廣告物料，確保物料用于公司正當(dāng)?shù)膹V告宣傳活動，不得私自挪用或浪費(fèi)。4.在物料使用過程中，如發(fā)現(xiàn)物料質(zhì)量問題或設(shè)計缺陷等情況，應(yīng)及時向市場部反饋，以便采取相應(yīng)措施。（三）財務(wù)部1.參與審核小型廣告物料的年度預(yù)算，確保預(yù)算編制合理、符合公司財務(wù)狀況和成本控制要求。2.負(fù)責(zé)對小型廣告物料采購、存儲、報廢等環(huán)節(jié)的費(fèi)用進(jìn)行核算和監(jiān)督，確保費(fèi)用支出合規(guī)、準(zhǔn)確。3.根據(jù)市場部提供的庫存盤點(diǎn)數(shù)據(jù)，進(jìn)行賬實核對，協(xié)助做好物料的資產(chǎn)管理工作。五、采購管理（一）需求計劃與預(yù)算編制1.每年[具體時間]，市場部結(jié)合公司下一年度的業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、市場推廣計劃以及過往物料使用數(shù)據(jù)，組織各部門提交小型廣告物料需求意向。2.市場部根據(jù)各部門需求意向，綜合考慮市場動態(tài)、公司品牌推廣重點(diǎn)等因素，編制小型廣告物料年度需求計劃，明確各類物料的預(yù)計采購數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。3.市場部依據(jù)年度需求計劃，按照不同物料的采購價格、運(yùn)輸費(fèi)用等，編制小型廣告物料年度采購預(yù)算。預(yù)算應(yīng)詳細(xì)列出各項物料的采購成本、存儲成本等明細(xì)，并提交公司管理層審批。（二）供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商篩選市場部通過多種渠道收集小型廣告物料供應(yīng)商信息，包括供應(yīng)商的基本情況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、服務(wù)質(zhì)量、信譽(yù)度等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實地考察或要求供應(yīng)商提供樣品，評估其是否具備滿足公司需求的能力。考察內(nèi)容主要包括供應(yīng)商的生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、質(zhì)量控制體系等。參考供應(yīng)商的過往業(yè)績和客戶評價，優(yōu)先選擇與知名企業(yè)有合作經(jīng)驗、口碑良好的供應(yīng)商。經(jīng)過篩選后，將符合要求的供應(yīng)商納入合格供應(yīng)商名錄。2.供應(yīng)商評估與考核建立供應(yīng)商評估考核機(jī)制，定期（每季度或半年）對合格供應(yīng)商進(jìn)行評估。評估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量（如物料的材質(zhì)、印刷質(zhì)量等）、交貨及時性、價格合理性、服務(wù)水平（如響應(yīng)速度、售后處理能力等）等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫剟睿缭黾硬少徚俊?yōu)先合作機(jī)會等；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，提出整改要求，如在規(guī)定期限內(nèi)未能達(dá)到整改要求，將其從合格供應(yīng)商名錄中刪除。（三）采購實施1.市場部根據(jù)各部門提交的物料需求申請和庫存情況，結(jié)合年度采購計劃，制定具體的采購訂單。采購訂單應(yīng)明確物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等詳細(xì)內(nèi)容。2.將采購訂單發(fā)送給選定的供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。在采購訂單執(zhí)行過程中，市場部應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解訂單生產(chǎn)進(jìn)度，確保物料按時、按質(zhì)、按量交付。3.物料到貨后，市場部會同相關(guān)部門（如質(zhì)量檢驗部門）按照采購訂單和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對物料進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括物料的外觀、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等方面。如發(fā)現(xiàn)物料存在質(zhì)量問題或不符合訂單要求，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商補(bǔ)貨、換貨或退貨等。六、存儲管理（一）倉庫設(shè)置與規(guī)劃1.公司設(shè)立專門的小型廣告物料總庫，選擇合適的存儲地點(diǎn)，確保倉庫具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件。2.對倉庫進(jìn)行合理規(guī)劃，劃分不同的存儲區(qū)域，如待驗區(qū)、合格品區(qū)、不合格品區(qū)、退貨區(qū)等。各區(qū)域應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，便于物料的分類存放和管理。3.根據(jù)物料的種類、體積、重量等特點(diǎn)，選擇合適的存儲設(shè)備，如貨架、貨柜、托盤等，以提高倉庫空間利用率。（二）入庫管理1.物料驗收合格后，市場部倉庫管理人員應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)。在入庫單上詳細(xì)記錄物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、批次、入庫日期、供應(yīng)商等信息，并將入庫單分別報送財務(wù)部和相關(guān)采購人員備案。2.將入庫物料按照規(guī)劃的存儲區(qū)域和存儲方式進(jìn)行存放，并在對應(yīng)的貨架或貨柜上做好標(biāo)識，注明物料名稱、規(guī)格、庫存數(shù)量等信息，以便于查找和管理。（三）庫存管理1.倉庫管理人員應(yīng)建立小型廣告物料庫存臺賬，實時記錄物料的出入庫情況和庫存數(shù)量變化。做到賬目清晰、賬實相符。2.定期（每周或每月）對庫存物料進(jìn)行盤點(diǎn)，核對賬實是否一致。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查找原因，并進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。同時，對庫存物料的質(zhì)量進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)物料存在損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時進(jìn)行處理。3.根據(jù)物料的使用頻率、采購周期等因素，設(shè)定合理的安全庫存水平。當(dāng)庫存數(shù)量低于安全庫存時，倉庫管理人員應(yīng)及時向市場部采購人員發(fā)出補(bǔ)貨提醒，確保物料的正常供應(yīng)。（四）出庫管理1.各使用部門憑經(jīng)審批的物料需求申請到市場部倉庫領(lǐng)取小型廣告物料。倉庫管理人員根據(jù)需求申請單，核對物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息無誤后，辦理出庫手續(xù)。在出庫單上記錄物料的領(lǐng)取部門、領(lǐng)取人、領(lǐng)取日期等信息，并由領(lǐng)取人簽字確認(rèn)。2.對于用量較大或特殊用途的物料，市場部可根據(jù)實際情況安排專人配送或與使用部門協(xié)商分批領(lǐng)取，確保物料及時供應(yīng)且使用合理。七、使用管理（一）使用計劃與申請1.各使用部門應(yīng)根據(jù)本部門的廣告宣傳活動計劃和業(yè)務(wù)需求，提前制定小型廣告物料使用計劃。使用計劃應(yīng)明確物料的使用目的、使用時間、使用地點(diǎn)、預(yù)計使用數(shù)量等內(nèi)容。2.使用部門根據(jù)使用計劃，填寫小型廣告物料需求申請單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交市場部審批。市場部根據(jù)庫存情況和公司整體安排，對申請進(jìn)行審批。如申請的物料庫存不足，市場部應(yīng)及時協(xié)調(diào)采購或調(diào)配事宜。（二）使用規(guī)范與監(jiān)督1.各使用部門應(yīng)按照公司規(guī)定和市場部要求，合理使用小型廣告物料。不得擅自更改物料的內(nèi)容、形式或用途，確保物料使用符合公司品牌形象和宣傳策略。2.在物料使用過程中，使用部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)物料的發(fā)放和管理，建立使用臺賬，記錄物料的發(fā)放對象、發(fā)放數(shù)量、使用時間等信息，以便于追溯和統(tǒng)計。3.市場部定期對各部門小型廣告物料的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括物料的使用是否符合規(guī)定、使用臺賬記錄是否完整準(zhǔn)確等。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用或浪費(fèi)物料的情況，應(yīng)及時制止并要求相關(guān)部門整改。對情節(jié)嚴(yán)重的，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（三）效果評估與反饋1.各使用部門在廣告宣傳活動結(jié)束后，應(yīng)對小型廣告物料的使用效果進(jìn)行評估。評估內(nèi)容可包括物料對活動效果的促進(jìn)作用、受眾對物料的反饋意見等。2.使用部門將評估結(jié)果反饋給市場部，市場部匯總分析各部門的反饋信息，對小型廣告物料的設(shè)計、采購、使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行總結(jié)和評估，為后續(xù)工作提供參考和改進(jìn)依據(jù)。八、報廢管理（一）報廢鑒定1.定期（每季度或半年）由市場部組織相關(guān)部門（如使用部門、倉庫管理部門等）對庫存的小型廣告物料進(jìn)行清查，對符合以下條件之一的物料可進(jìn)行報廢鑒定：因物料質(zhì)量問題（如印刷模糊、材質(zhì)損壞等）無法正常使用的。因公司品牌形象調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，物料內(nèi)容已不符合公司當(dāng)前宣傳需求且無法修改的。庫存時間過長，超過物料保質(zhì)期或因自然損耗導(dǎo)致物料失去使用價值的。2.對擬報廢的物料，由鑒定人員填寫小型廣告物料報廢鑒定表，詳細(xì)說明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、報廢原因等信息，并提交公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）報廢處理1.經(jīng)審批同意報廢的小型廣告物料，由市場部倉庫管理人員負(fù)責(zé)進(jìn)行清理和集中存放。對于有回收價值的物料，如可回收利用的紙張、塑料等，聯(lián)系相關(guān)回收單位進(jìn)行回收處理，以實現(xiàn)資源再利用，降低成本。2.對于無回收價值的物料，按照環(huán)保要求進(jìn)行妥善處理，如進(jìn)行粉碎、焚燒等無害化處理，避免對環(huán)境造成污染。3.在完成報廢處理后，倉庫管理人員應(yīng)及時在庫存臺賬上核銷報廢物料的數(shù)量，確保賬實相符。同時，將報廢處理情況報送財務(wù)部進(jìn)行相應(yīng)的財務(wù)處理。九、培訓(xùn)與宣貫（一）培訓(xùn)計劃制定市場部應(yīng)根據(jù)小型廣告物料管理辦法的實施需求，制定年度培訓(xùn)計劃。培訓(xùn)計劃應(yīng)明確培訓(xùn)對象、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)方式等。培訓(xùn)對象主要包括涉及小型廣告物料管理和使用的相關(guān)人員，如市場部人員、各使用部門物料管理人員、倉庫管理人員等。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：講解廣告宣傳相關(guān)的法律法規(guī)，如《廣告法》等，以及行業(yè)內(nèi)有關(guān)廣告物料制作、使用的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保公司的廣告物料管理活動合法合規(guī)。2.管理辦法解讀：詳細(xì)介紹小型廣告物料管理辦法的各項條款，包括采購、存儲、使用、報廢等環(huán)節(jié)的具體操作流程和要求，使相關(guān)人員熟悉管理辦法的內(nèi)容和執(zhí)行要點(diǎn)。3.品牌知識與宣傳策略：介紹公司的品牌形象、品牌定位和宣傳策略，讓物料管理人員和使用人員了解如何通過物料設(shè)計與使用來更好地傳播公司品牌。4.案例分析：通過實際案例分析，展示小型廣告物料管理過程中的成功經(jīng)驗和常見問題，引導(dǎo)相關(guān)人員正確處理管理過程中的各類情況。（三）培訓(xùn)方式1.集中授課：定期組織集中培訓(xùn)課程，邀請公司內(nèi)部專家或外部講師進(jìn)行講解，通過PPT演示、視頻播放等方式，系統(tǒng)地傳授知識和技能。2.現(xiàn)場指導(dǎo)：針對物料采購、存儲、使用等實際操作環(huán)節(jié)，由經(jīng)驗豐富的人員進(jìn)行現(xiàn)場示范和指導(dǎo)，讓相關(guān)人員在實踐中掌握正確的操作方法。3.在線學(xué)習(xí)：在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺上發(fā)布培訓(xùn)資料，如培訓(xùn)文檔、視頻教程等，方便員工隨時進(jìn)行自主學(xué)習(xí)。同時，可設(shè)置在線測試題目，檢驗員工的學(xué)習(xí)效果。（四）宣貫工作1.將小型廣告物料管