競爭磋商方式管理辦法一、引言親愛的同事們，在當今充滿活力與挑戰的商業環境中，我們常常需要通過有效的采購或項目承接方式，來確保公司各項業務的順利開展。競爭磋商作為一種重要的采購與合作確定方式，對于我們獲取優質資源、實現項目目標具有關鍵意義。為了規范公司在競爭磋商過程中的各項行為，保障公司利益，同時遵循相關法律法規和行業標準，我們特別制定了本管理辦法。希望大家認真學習并嚴格按照本辦法執行，共同推動公司業務高效、公平、公正地發展。二、適用范圍本管理辦法適用于公司所有以競爭磋商方式進行的采購項目，包括但不限于物資采購、服務采購以及工程項目采購等。無論是公司內部各部門發起的項目，還是代表公司與外部合作方進行的合作項目，只要采用競爭磋商方式，均需遵循本辦法規定。三、相關法律法規及行業標準參考在制定本管理辦法時，我們充分參考了國家相關法律法規，如《中華人民共和國政府采購法》及其實施條例等，這些法律法規明確了競爭磋商的基本原則、程序以及各方的權利和義務。同時，我們也結合了所處行業的特定標準和慣例，確保本辦法既符合法律要求，又貼合公司實際業務場景。我們鼓勵大家在日常工作中，主動關注法律法規和行業標準的更新，以便更好地運用到實際的競爭磋商工作中。四、職責分工1.采購部門負責組織和主導競爭磋商項目的整體流程，包括發布磋商公告、編制磋商文件、邀請供應商或服務商參與磋商等。對參與磋商的供應商或服務商進行資格審查，確保其具備承擔項目的能力和資質。與需求部門共同確定磋商內容和評審標準，保證項目需求能夠準確傳達并得到有效響應。記錄和整理磋商過程中的各項文件和資料，建立完善的項目檔案。2.需求部門明確項目的具體需求，包括物資規格、服務內容、工程要求等，并向采購部門提供詳細的需求說明。參與磋商文件的編制，對技術要求、商務條款等內容提供專業意見。協助采購部門對供應商或服務商進行資格審查，從專業角度評估其是否滿足項目需求。參與磋商過程，對供應商或服務商的響應進行技術和業務方面的評估。3.評審小組由采購部門、需求部門以及相關領域的專家組成，負責對供應商或服務商的響應文件進行評審。根據磋商文件確定的評審標準，對供應商或服務商的技術方案、商務報價、服務承諾等進行綜合評價。按照公平、公正、客觀的原則，推薦成交候選人，并撰寫評審報告。4.監督部門對競爭磋商項目的全過程進行監督，確保程序合法合規，操作公開透明。受理供應商或服務商的質疑和投訴，并按照規定進行調查和處理。對違反本管理辦法的行為進行糾正和處罰，維護公司的利益和競爭磋商活動的公正性。五、競爭磋商流程1.項目啟動需求部門根據公司業務需求，提出競爭磋商項目申請，詳細說明項目背景、需求內容、預算等信息。采購部門對項目申請進行審核，確認項目的必要性和可行性，如符合要求，則正式啟動項目。2.編制磋商文件采購部門聯合需求部門，根據項目需求編制磋商文件。磋商文件應包括項目概述、供應商或服務商資格要求、采購內容及技術規格、商務條款、評審標準、磋商程序等內容。磋商文件的編制應確保內容清晰、準確、完整，避免出現歧義或漏洞。希望大家在編制過程中，充分溝通，反復核對，確保文件質量。編制完成后，由采購部門組織相關部門進行內部審核，對文件內容進行完善和優化。3.發布磋商公告采購部門通過公司官網、行業網站、相關媒體等渠道發布磋商公告，邀請符合條件的供應商或服務商參與磋商。公告內容應包括項目名稱、采購內容、供應商或服務商資格要求、獲取磋商文件的方式和時間、磋商時間和地點等信息。公告發布時間應符合法律法規要求，確保潛在供應商或服務商有足夠的時間準備響應文件。4.供應商或服務商報名及資格審查供應商或服務商在規定時間內，按照公告要求向采購部門報名，并提交資格證明文件。采購部門聯合需求部門對報名供應商或服務商進行資格審查，審查內容包括營業執照、資質證書、業績證明、人員配備等方面。對通過資格審查的供應商或服務商，采購部門通知其獲取磋商文件，并告知相關注意事項。5.響應文件編制與提交供應商或服務商根據磋商文件要求，編制響應文件，包括技術方案、商務報價、服務承諾等內容。響應文件應按照規定的格式和要求進行編制，確保內容完整、字跡清晰、裝訂整齊。供應商或服務商應在規定的時間內，將響應文件密封提交至采購部門指定地點。6.磋商采購部門組織評審小組和通過資格審查的供應商或服務商進行磋商。磋商應在規定的時間和地點進行，確保過程公開、公平、公正。評審小組首先對供應商或服務商的響應文件進行初步評審，檢查文件的完整性、符合性等。然后，評審小組與供應商或服務商進行面對面磋商，就技術方案、商務條款等內容進行深入溝通和交流。在磋商過程中，評審小組應保持客觀、公正，不得偏袒任何一方。供應商或服務商根據磋商情況，可對響應文件進行修改和完善，但修改內容應在規定時間內以書面形式提交。7.評審磋商結束后，評審小組根據磋商文件確定的評審標準，對供應商或服務商的響應文件進行綜合評審。評審內容包括技術方案的先進性、可行性，商務報價的合理性，服務承諾的可靠性等方面。評審小組按照評審標準進行打分，并根據得分情況推薦成交候選人。推薦的成交候選人數量一般為13名。8.確定成交供應商或服務商采購部門將評審小組推薦的成交候選人名單提交給公司管理層，由公司管理層根據評審報告和項目實際情況，確定最終成交供應商或服務商。在確定成交供應商或服務商后，采購部門應在規定時間內，向成交供應商或服務商發出成交通知書，并同時告知其他未成交供應商或服務商。9.合同簽訂采購部門與成交供應商或服務商按照磋商文件和響應文件的內容，簽訂正式合同。合同條款應明確雙方的權利和義務、采購內容、價格、交付時間、質量標準、售后服務等內容。合同簽訂前，應提交公司法務部門進行審核，確保合同合法有效，避免潛在的法律風險。合同簽訂后，采購部門應將合同副本分發給相關部門，以便各方履行合同義務。六、保密要求1.在競爭磋商過程中，涉及到供應商或服務商的商業秘密、技術秘密以及公司內部的項目信息等，均屬于保密范疇。參與競爭磋商的所有人員，包括采購部門、需求部門、評審小組、監督部門等工作人員，都有義務嚴格遵守保密規定，不得泄露相關信息。2.對于磋商文件、響應文件、評審記錄等資料，應妥善保管，在項目結束后按照公司檔案管理規定進行歸檔。未經授權，任何人不得擅自查閱、復制或傳播這些資料。3.若發現有違反保密規定的行為，公司將視情節輕重，對相關責任人進行嚴肅處理，直至追究法律責任。希望大家能夠充分認識到保密工作的重要性，共同維護公司和供應商或服務商的合法權益。七、質疑與投訴處理1.供應商或服務商如對磋商過程或結果有質疑，應在規定時間內，以書面形式向采購部門提出質疑。質疑內容應具體明確，并提供相關證據材料。2.采購部門在收到質疑后，應及時進行調查核實，并在規定時間內給予答復。答復內容應客觀、公正，充分說明處理依據和結果。3.若供應商或服務商對質疑答復不滿意，可在規定時間內，向公司監督部門提出投訴。監督部門應按照規定程序進行調查處理，并將處理結果及時反饋給投訴人。4.在質疑和投訴處理過程中，公司各部門應積極配合，確保處理工作的順利進行。同時，我們也希望供應商或服務商能夠理性對待質疑和投訴，通過合法、合理的途徑解決問題，共同維護競爭磋商活動的良好秩序。八、違規處理1.在競爭磋商過程中，若發現供應商或服務商存在提供虛假材料、串通投標、行賄等違規行為，公司將取消其參與資格，并按照法律法規和公司相關規定，追究其法律責任。2.對于公司內部工作人員，若存在違反本管理辦法、濫用職權、收受賄賂等行為，公司將視情節輕重，給予相應的紀律處分，直至解除勞動合同；構成犯罪的，將依法移送司法機關處理。3.通過嚴肅處理違規行為，我們旨在維護公司競爭磋商活動的公正性和嚴肅性，營造公平競爭的良好環境。希望