訴訟檔案管理暫行辦法一、引言親愛的同事們，在我們日常的工作中，訴訟檔案是公司重要的信息資源，它記錄著公司在法律事務中的點點滴滴，對于公司的合規運營、風險防范以及未來決策都有著至關重要的意義。為了更好地管理這些寶貴的檔案，讓它們在公司的發展中發揮更大的作用，我們結合相關法律法規和行業標準，制定了本訴訟檔案管理暫行辦法。希望大家在閱讀和執行本辦法的過程中，能夠積極配合，共同為公司的檔案管理工作貢獻自己的力量。二、適用范圍本辦法適用于公司內部所有涉及訴訟事務產生的檔案管理工作。這里所說的訴訟事務，包括但不限于各類民事、刑事、行政訴訟案件，以及仲裁、調解等與法律糾紛解決相關的活動所形成的檔案。無論是公司作為原告還是被告參與的案件，其檔案都應按照本辦法進行管理。三、管理原則（一）完整性原則我們鼓勵大家在訴訟過程中，盡可能全面地收集與案件相關的各種資料。從案件的初始立案材料，如起訴狀、答辯狀，到庭審過程中的證據材料、庭審記錄，再到最終的裁判文書、執行文件等，都要妥善保存。只有保證檔案的完整性，才能為后續的查閱和使用提供準確、全面的信息。（二）安全性原則檔案的安全是我們管理工作的重中之重。希望大家在日常工作中，要采取必要的措施確保檔案的物理安全和信息安全。物理安全方面，要保證檔案存儲環境的干燥、通風、防火、防盜；信息安全方面，要嚴格控制檔案的訪問權限，防止檔案信息的泄露和濫用。（三）規范性原則為了便于檔案的管理和查詢，我們要求所有的檔案整理和歸檔工作都要遵循統一的規范。從檔案的分類、編號，到檔案的裝訂、存儲，都要按照規定的標準進行操作。這樣可以提高檔案管理的效率，減少因不規范操作帶來的問題。（四）便利性原則我們希望檔案管理工作不僅要保證檔案的安全和完整，還要方便大家在需要的時候能夠快速、準確地查閱到所需的檔案信息。因此，在檔案的存儲和檢索方式上，我們會采用科學合理的方法，為大家提供便捷的服務。四、檔案收集（一）收集主體在訴訟案件辦理過程中，具體負責案件的法務人員是檔案收集的第一責任人。他們要及時收集與案件相關的各種材料，并按照要求進行初步整理。同時，其他相關部門和人員，如財務部門、業務部門等，也有義務配合法務人員提供與案件有關的資料。（二）收集內容1.立案階段材料：包括起訴狀、答辯狀、立案通知書、受理案件通知書、訴訟費繳納憑證等。這些材料是案件進入法律程序的重要標志，要及時收集和保存。2.證據材料：各類書證、物證、視聽資料、證人證言等證據是案件的核心內容。法務人員要對證據進行分類整理，注明證據的來源、證明目的等信息，并妥善保存。3.庭審材料：庭審記錄、代理詞、辯護詞等庭審材料記錄了案件的審理過程和雙方的觀點。這些材料對于了解案件的全貌和后續的分析研究具有重要價值，要認真收集和整理。4.裁判文書：判決書、裁定書、調解書等裁判文書是案件的最終結果。法務人員要在收到裁判文書后，及時進行歸檔，并關注裁判文書的執行情況。5.執行階段材料：如果案件進入執行程序，相關的執行申請書、執行裁定書、執行和解協議等材料也要一并收集和歸檔。（三）收集時間法務人員要在訴訟案件的各個階段及時收集相關材料，確保檔案的完整性。一般來說，在案件結束后的一個月內，要完成所有檔案材料的收集和初步整理工作。五、檔案整理（一）分類我們將訴訟檔案按照案件類型進行分類，如民事案件檔案、刑事案件檔案、行政案件檔案等。在每一類案件檔案中，再按照案件的性質和年份進行細分。例如，民事案件檔案可以分為合同糾紛、侵權糾紛等子類。這樣的分類方式可以方便我們對檔案進行管理和查詢。（二）編號為了便于檔案的識別和管理，我們為每一份訴訟檔案都賦予一個唯一的編號。編號的規則如下：年份+案件類型代碼+案件序號。例如，2024年的第10個民事案件檔案編號為“2024民010”。（三）裝訂對于紙質檔案，我們要按照一定的順序進行裝訂。一般來說，先將材料按照時間順序排列，然后用裝訂線或裝訂機進行裝訂。裝訂時要注意整齊、牢固，避免材料的散落和損壞。對于電子檔案，要按照規定的格式進行存儲，并建立相應的索引文件，方便查詢和使用。（四）編目在完成檔案的分類、編號和裝訂后，我們要對檔案進行編目。編目內容包括檔案的編號、案件名稱、當事人信息、立案時間、結案時間、檔案內容摘要等。編目工作要準確、詳細，以便于后續的查詢和統計。六、檔案存儲（一）存儲方式我們采用紙質檔案和電子檔案相結合的存儲方式。對于重要的檔案材料，我們會同時保存紙質檔案和電子檔案，以確保檔案的安全性和可靠性。紙質檔案存儲在專門的檔案室或檔案柜中，電子檔案存儲在公司的服務器或云端存儲平臺上。（二）存儲環境檔案室要保持干燥、通風、清潔，溫度和濕度要控制在適宜的范圍內。同時，要配備必要的防火、防盜、防蟲、防潮等設施，確保檔案的物理安全。（三）存儲期限根據檔案的重要程度和保存價值，我們將訴訟檔案分為永久保存檔案和定期保存檔案。一般來說，涉及公司重大權益、具有重要歷史價值的檔案要永久保存；其他檔案可以根據實際情況確定保存期限，保存期限一般不少于10年。七、檔案查閱（一）查閱權限公司內部人員因工作需要查閱訴訟檔案的，需要經過相關領導的審批。一般情況下，法務部門人員可以查閱所有與自己負責案件相關的檔案；其他部門人員查閱檔案需要說明查閱目的和用途，并經過法務部門負責人的同意。對于涉及公司商業秘密和敏感信息的檔案，查閱權限要更加嚴格控制。（二）查閱流程1.申請：需要查閱檔案的人員要填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱的檔案編號、案件名稱、查閱目的、查閱時間等信息，并提交給相關領導審批。2.審批：相關領導根據查閱人員的申請，審核查閱目的和用途是否合理。對于符合條件的申請，予以批準；對于不符合條件的申請，要說明理由并退回申請。3.查閱：查閱人員在獲得審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續。檔案管理人員要按照規定的程序為查閱人員提供檔案，并做好查閱記錄。查閱人員要在規定的時間和地點查閱檔案，不得將檔案帶出檔案室。如需復印或復制檔案內容，要經過檔案管理部門的同意，并按照規定的收費標準繳納費用。八、檔案保密（一）保密制度我們要建立嚴格的檔案保密制度，明確檔案保密的責任和義務。所有接觸檔案的人員都要簽訂保密協議，承諾不泄露檔案中的任何信息。對于違反保密制度的人員，要依法追究其責任。（二）保密措施1.物理保密：檔案室要安裝門禁系統、監控設備等安全設施，限制無關人員進入。檔案柜要上鎖，確保檔案的物理安全。2.信息保密：電子檔案要設置訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問。同時，要對電子檔案進行加密處理，防止信息的泄露。在傳輸檔案信息時，要采用安全的傳輸方式，確保信息的安全。九、檔案銷毀（一）銷毀條件對于超過保存期限且無繼續保存價值的檔案，或者因自然災害、人為損壞等原因無法繼續保存的檔案，可以進行銷毀。在銷毀檔案之前，要對檔案進行鑒定，確定其是否符合銷毀條件。（二）銷毀流程1.鑒定：由檔案管理部門組織相關人員對擬銷毀的檔案進行鑒定，出具鑒定報告。鑒定報告要說明檔案的基本情況、銷毀原因和鑒定意見。2.審批：鑒定報告經法務部門負責人和公司領導審批同意后，方可進行銷毀。3.銷毀：檔案管理部門要按照規定的程序對檔案進行銷毀。銷毀過程要進行記錄，注明銷毀的時間、地點、方式等信息，并由監銷人員簽字確認。十、監督與考核（一）監督機制公司將建立檔案管理監督機制，定期對檔案管理工作進行檢查和評估。檢查內容包括檔案的收集、整理、存儲、查閱、保密等方面。對于發現的問題，要及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）考核制度我們將檔案管理工作納入員工的績效考核體系。對于在檔案管理工作中表現優秀的員工，給予