財務原始單據管理辦法一、引言親愛的同事們，在公司的日常運營中，財務原始單據就如同我們經濟活動的“證據鏈”，記錄著每一筆業務的來龍去脈。準確、規范地管理這些單據，不僅是財務工作的基礎，更是保障公司財務健康、合規運營的關鍵。今天，我們就一起來制定一份全面、實用的財務原始單據管理辦法，希望大家都能積極參與，共同守護公司的財務秩序。二、適用范圍本辦法適用于公司內所有涉及財務收支的部門及人員，涵蓋了從采購、銷售、日常費用報銷到資產購置等各類經濟業務所產生的原始單據。無論是哪個部門，只要涉及到財務資金的流動，都需要按照本辦法的規定進行原始單據的管理。三、原始單據的定義與分類1.定義：財務原始單據是在經濟業務發生時取得或填制的，用以記錄和證明經濟業務發生或完成情況的憑證。簡單來說，就是那些能夠實實在在證明我們花了錢、收了錢或者進行了其他經濟活動的紙質或電子文件。2.分類外部原始單據：主要是從公司外部取得的單據，像供應商開具的發票、銀行的收款付款回單、運輸公司的運費發票等。這些單據是我們與外部單位經濟往來的重要證明。例如，我們從供應商那里采購貨物，供應商給我們開具的發票，上面詳細記錄了貨物的名稱、數量、價格等信息，這就是非常重要的外部原始單據。內部原始單據：由公司內部各部門填制的單據，包括但不限于借款單、費用報銷單、出入庫單、工資表等。這些單據反映了公司內部的經濟活動流程。比如，員工因公務需要借款，就要填寫借款單，這就是內部原始單據的一種。四、原始單據的基本要求1.真實性：原始單據所反映的經濟業務必須是真實發生的，不得偽造、篡改。每一筆費用、每一項交易都要有真實的背景。這就好比我們寫日記，要如實記錄當天發生的事情，不能虛構。希望大家在提交原始單據時，一定要確保其真實性，這是對公司負責，也是對自己負責。2.完整性：單據的各項內容必須填寫齊全，包括但不限于日期、金額、業務內容、經手人、審批人等。缺少任何一項關鍵信息，都可能影響到單據的有效性和后續的財務處理。比如發票，上面的發票代碼、號碼、開票日期、購買方和銷售方信息、金額、稅率等都要完整無缺。我們鼓勵大家在取得或填制單據時，仔細檢查各項內容，確保沒有遺漏。3.合法性：原始單據必須符合國家法律法規和相關行業標準的要求。發票要符合稅務部門的規定，行政事業性收費收據要符合財政部門的管理要求等。不符合規定的單據，財務部門有權拒收。大家在日常工作中，要多留意相關法律法規的變化，確保所取得的單據合法合規。4.準確性：金額計算要準確，文字表述要清晰、準確，不得模糊不清或有歧義。例如，數字的大小寫要一致，金額的小數點不能點錯位置。如果因為金額不準確導致財務數據出現偏差，可能會給公司帶來不必要的損失。所以，在填寫單據時，一定要認真仔細，保證數據的準確性。五、原始單據的取得與填制1.外部原始單據的取得在經濟業務發生時，經辦人員應及時向對方索取合法有效的原始單據。比如，采購貨物時，要在收貨的同時取得供應商開具的發票；支付服務費用時，要獲取服務提供方提供的發票或相關收款憑證。取得發票時，要仔細核對發票的基本信息，包括發票的真偽、開票方信息、業務內容、金額等是否與實際業務相符。可以通過稅務部門的官方網站或相關手機APP進行發票真偽查詢。如果發現發票有問題，應及時要求開票方重新開具。2.內部原始單據的填制借款單：員工因公務需要借款時，應填寫借款單。借款單上要注明借款日期、借款用途、借款金額（大小寫）、預計還款日期等信息，并按照公司規定的審批流程進行審批。例如，銷售人員因出差需要借款，就要在借款單上詳細說明出差的地點、時間、預計費用等，方便領導審批。費用報銷單：用于報銷各類費用，如差旅費、辦公用品費、業務招待費等。報銷人應將相關的發票、車票、住宿發票等原始單據整齊粘貼在費用報銷單后面，并在報銷單上注明報銷日期、報銷項目、金額（大小寫）、所屬部門等信息。同時，要按照費用的性質進行分類填寫，比如差旅費要單獨列出交通費用、住宿費用、餐飲補貼等明細。出入庫單：在采購貨物入庫和銷售貨物出庫時，倉庫管理人員要及時填制出入庫單。入庫單應注明入庫日期、供應商名稱、貨物名稱、規格型號、數量、單價、金額等信息；出庫單要注明出庫日期、客戶名稱、貨物名稱、規格型號、數量等信息。出入庫單是記錄公司存貨流動的重要依據，一定要準確填寫。工資表：人力資源部門應按照公司的薪酬政策和考勤記錄，每月編制工資表。工資表要詳細列出員工的姓名、部門、基本工資、績效工資、獎金、津貼補貼、應扣款項（如社保、公積金、個人所得稅等）、實發工資等信息，并經相關負責人審核簽字。六、原始單據的審核1.部門審核：各部門負責人收到本部門員工提交的原始單據后，要對單據的真實性、合理性、完整性進行初步審核。主要審核經濟業務是否真實發生，費用是否符合公司的規定和預算，單據填寫是否完整等。例如，部門負責人要審核員工的差旅費報銷，看出差行程是否與工作需要相符，費用標準是否超標等。只有經過部門負責人審核通過的單據，才能提交到財務部門。2.財務審核：財務部門收到各部門提交的原始單據后，要進行全面、細致的審核。合規性審核：檢查原始單據是否符合國家法律法規和公司財務制度的要求，發票是否合法有效，行政事業性收費收據是否合規等。準確性審核：對單據上的金額計算、文字表述等進行審核，確保數據準確無誤。例如，審核發票上的金額與合同約定是否一致，各項費用的計算是否正確。完整性審核：再次檢查單據的各項內容是否填寫齊全，相關的審批手續是否完備。如果發現單據存在問題，財務部門應及時與經辦人員或部門負責人溝通，要求其補充或更正。只有審核通過的原始單據，才能作為記賬的依據。七、原始單據的傳遞與交接1.傳遞流程：原始單據在公司內部的傳遞要遵循一定的流程，以確保其及時、準確地到達相關部門和人員手中。一般來說，經辦人員取得或填制原始單據后，先提交給部門負責人審核，審核通過后再傳遞到財務部門。在傳遞過程中，要注意做好記錄，明確責任。例如，可以建立一個單據傳遞登記表，記錄單據的名稱、傳遞日期、經手人等信息。2.交接要求：當原始單據在不同部門或人員之間交接時，雙方要進行認真的核對和簽收。交接的內容包括單據的種類、數量、金額等。如果發現單據有缺失或損壞等情況，應及時查明原因，并在交接記錄中注明。通過規范的交接手續，避免單據在傳遞過程中出現丟失或損壞的情況。八、原始單據的保管1.保管責任：財務部門負責對審核通過的原始單據進行整理、歸檔和保管。財務人員要按照會計檔案管理的相關規定，妥善保管原始單據，確保其安全、完整。同時，各部門也有責任協助財務部門做好原始單據的保管工作，對于一些需要長期保存的業務資料，如合同、協議等，各部門應留存備份，并按照規定的期限進行保管。2.保管方式：原始單據應按照類別、時間順序進行整理，裝訂成冊，并編制相應的目錄，方便查閱。對于電子原始單據，要進行定期備份，存儲在安全的介質上，并設置訪問權限，防止數據丟失或泄露。例如，每月的費用報銷單據可以按照日期順序裝訂，在封面上注明月份、單據張數等信息。3.保管期限：原始單據的保管期限要按照國家法律法規和公司的規定執行。一般來說，會計憑證類的原始單據保管期限為30年，其他重要的原始單據，如合同、協議等，保管期限應根據其重要性和相關規定確定，通常不少于10年。在保管期限屆滿后，經公司相關領導批準，可以按照規定的程序進行銷毀。九、監督與檢查1.定期檢查：公司內部審計部門應定期對財務原始單據的管理情況進行檢查，檢查內容包括單據的取得、填制、審核、傳遞、保管等各個環節。通過定期檢查，及時發現問題，并提出改進建議，確保財務原始單據管理辦法的有效執行。2.不定期抽查：除了定期檢查外，公司還可以進行不定期的抽查。抽查可以針對某個部門或某個時間段的原始單據進行，重點檢查單據的真實性、合規性和完整性。對于抽查中發現的問題，要及時進行整改，并對相關責任人進行相應的處理。通過不定期抽查，增強大家對原始單據管理的重視程度。十、違規處理1.輕微違規：對于在原始單據管理過程中出現的一些輕微違規行為，如單據填寫不規范、審批手續不全等，由財務部門或內部審計部門及時通知相關人員進行整改。同時，對相關人員進行培訓和指導，幫助其提高對原始單據管理的認識和操作水平。我們希望通過這種方式，讓大家能夠及時糾正錯誤，避免類似問題再次發生。2.嚴重違規：如果發現有故意偽造、篡改原始單據，虛報、冒領費用等嚴重違規行為，公司將按照相關法律法規和公司的規章制度，對責任人