外來入埠人員管理辦法一、前言親愛的同事們，隨著我們公司業務的不斷發展，與外界的交流合作日益頻繁，越來越多的外來人員因各類事務需要進入我們的工作區域。為了確保公司運營的安全有序，保障大家的工作環境和權益，同時遵循相關法律法規的要求，我們制定了本《外來入埠人員管理辦法》。希望大家認真閱讀并積極配合執行，共同營造一個安全、和諧、高效的工作氛圍。二、適用范圍本辦法適用于因業務往來、合作項目、設備維護、參觀學習等各種原因，需進入公司辦公區域、生產車間、倉庫等場所的所有外來人員，包括但不限于供應商代表、合作伙伴員工、施工人員、訪客等。三、職責分工1.行政部門負責外來入埠人員管理辦法的制定、修訂和解釋工作。審核并批準外來人員的入埠申請，發放臨時出入證件。定期對本辦法的執行情況進行監督檢查，發現問題及時督促整改。協調各部門之間在管理外來入埠人員過程中的工作關系。2.安全管理部門對外來入埠人員進行安全培訓，包括消防安全、生產安全等方面的知識和要求。負責外來入埠人員在公司區域內活動的安全監督，檢查其是否遵守公司安全規定。協助行政部門處理外來入埠人員相關的安全事件。3.各業務部門根據業務需求，提前向行政部門提交外來入埠人員的申請，并負責提供準確詳細的人員信息。在其外來人員入埠期間，安排專人陪同，負責引導和監督外來人員的活動，確保其行為符合公司規定。對涉及本部門業務相關的外來入埠人員進行必要的業務對接和指導。4.門禁管理部門嚴格按照行政部門審核通過的名單及相關信息，對來訪人員進行身份核實和登記。根據規定發放和回收臨時出入證件，做好出入記錄。禁止未辦理相關手續的外來人員進入公司區域。四、入埠申請程序1.申請發起各業務部門如有外來人員入埠需求，應提前[具體時長]填寫《外來入埠人員申請表》。我們鼓勵大家盡可能提前規劃，以便行政部門有足夠時間進行審核安排。申請表應詳細注明外來人員的姓名、性別、身份證號碼、聯系方式、所在單位、入埠事由、預計停留時間、計劃活動區域等信息。對于因緊急業務需要臨時安排外來人員入埠的情況，業務部門應及時與行政部門溝通說明，在補辦申請手續的同時確保相關安全措施落實到位。2.申請審批行政部門收到《外來入埠人員申請表》后，將在[具體時長]內進行審核。審核過程中，如發現信息不完整或不符合要求，將及時通知申請部門補充或修正。對于一般性的業務來訪，由行政部門負責人審批；涉及重要合作項目、大型施工活動或人數較多的外來入埠人員申請，需報公司分管領導審批。3.通知與準備申請獲批后，行政部門將通過電話、郵件或內部即時通訊工具等方式通知申請部門。申請部門應及時將入埠時間、注意事項等信息傳達給外來人員。同時，行政部門將通知門禁管理部門和安全管理部門做好相應準備工作，如準備臨時出入證件，安排安全培訓時間等。五、入埠前準備1.信息告知申請部門應在外來人員入埠前，以郵件、電話或見面溝通等方式，向其詳細介紹公司的基本情況、相關規章制度，重點告知安全注意事項、禁煙區域、保密要求等內容。希望大家對外來人員做好充分的溝通解釋工作，確保他們提前了解公司要求。提供公司的地圖或導航信息，幫助外來人員了解前往公司的路線以及到達后的活動區域分布。2.安全培訓安全管理部門應在約定時間，對外來入埠人員進行安全培訓。培訓可采用集中授課、觀看視頻資料、發放安全手冊等方式進行。培訓內容主要包括公司的安全制度、應急疏散流程、個人防護用品的使用方法等。培訓結束后，將進行簡單的考核，確保外來人員掌握基本的安全知識。對于考核不合格的人員，應安排補考或重新培訓，直至其合格為止。3.證件辦理行政部門負責根據審批通過的申請信息，為外來入埠人員制作并發放臨時出入證件。臨時出入證件應注明外來人員的姓名、所在單位、照片、有效期限、活動區域等信息。外來人員入埠時，需持有效身份證件在門禁處換取臨時出入證件，并按照規定佩戴，以便在公司區域內接受檢查。離開公司時，應將臨時出入證件交回門禁管理部門。六、入埠期間管理1.陪同與引導外來入埠人員進入公司后，申請部門必須安排專人全程陪同。陪同人員應熟悉公司環境和相關規定，負責引導外來人員前往指定活動區域，確保其活動范圍不超出申請批準的范圍。在陪同過程中，陪同人員應隨時關注外來人員的行為舉止，及時提醒其遵守公司的各項規章制度。如發現外來人員有不當行為，應立即制止并向相關部門報告。2.活動監管各業務部門應按照入埠申請的事由，對外來人員的業務活動進行有效監管。確保外來人員的工作內容符合公司要求和業務規范，避免因操作不當等原因給公司帶來損失或安全隱患。外來人員如需使用公司的設備、設施或資料，必須經過相關部門負責人的書面授權，并在陪同人員的監督下使用。使用過程中，要嚴格遵守操作規程和保密規定。安全管理部門應不定期對公司各區域的外來入埠人員活動情況進行巡查，重點檢查安全措施落實情況、是否存在違規行為等。發現問題及時要求相關部門整改，并做好記錄。3.用餐與休息安排對于需要在公司用餐的外來入埠人員，申請部門可提前向行政部門報備。行政部門將根據公司食堂的實際情況，為外來人員安排就餐，并告知就餐時間、地點和相關規定。外來人員在公司休息期間，應在指定的休息區域活動，不得隨意進入其他辦公區域或生產車間。申請部門陪同人員應做好相應的引導和管理工作。4.緊急情況處理若外來入埠人員在公司期間發生緊急情況，如突發疾病、安全事故等，陪同人員應立即采取必要的急救或應急措施，并及時通知行政部門、安全管理部門和公司醫務室（如有）。行政部門負責協調相關部門進行應急處理，如聯系外部醫療機構、向上級領導匯報等。同時，要做好外來人員家屬或所在單位的溝通工作，告知事件進展情況。七、離埠管理1.手續辦理外來入埠人員完成相關業務，計劃離埠時，陪同人員應提前向行政部門報備離埠時間。外來人員需將臨時出入證件交回門禁管理部門，并由門禁管理部門在系統中做好離埠登記。對于涉及借用公司物品、資料的外來人員，在離埠前必須歸還所借物品，經相關部門檢查確認無缺失、無損壞后，方可辦理離埠手續。如有物品損壞或丟失，應按照公司相關規定進行賠償。2.反饋與評估外來入埠人員離埠后，申請部門陪同人員應及時填寫《外來入埠人員服務反饋表》，對此次外來人員入埠期間的表現、業務合作情況、公司服務保障等方面進行評價，并提出改進建議。行政部門將定期收集各部門的反饋表，對本辦法的執行效果進行評估分析。針對存在的問題和不足，及時組織相關部門進行討論，修訂完善管理辦法，不斷提高外來入埠人員管理水平。八、保密規定1.信息保密所有外來入埠人員在公司期間，必須嚴格遵守公司的保密制度。不得擅自獲取、復制、傳播公司的商業秘密、技術資料、客戶信息等敏感信息。申請部門在與外來人員開展業務合作前，應根據合作內容與外來人員簽訂保密協議，明確保密范圍、保密期限、違約責任等內容。外來人員如有因工作需要接觸公司保密信息的情況，必須經過公司保密管理部門的審批，并在指定的區域內，在專人監督下進行操作。操作結束后，應立即歸還相關資料和設備，確保信息安全。2.違規處理如發現外來入埠人員有違反保密規定的行為，公司將立即采取措施，停止其相關活動，并要求其所在單位追究責任。同時，公司將根據保密協議和相關法律法規，依法追究外來人員的法律責任。對于因公司內部人員未履行保密監管職責，導致外來人員獲取公司保密信息的，將按照公司內部的責任追究制度，對相關責任人進行嚴肅處理。九、違規處理1.輕微違規對于外來入埠人員初次出現的輕微違規行為，如未按規定佩戴臨時出入證件、在非吸煙區吸煙但未造成嚴重后果等，由陪同人員或安全管理人員及時進行口頭警告，并要求其立即改正。同時，將違規情況記錄在案，反饋給申請部門。申請部門應加強對該外來人員后續活動的監管，避免再次出現類似違規行為。2.嚴重違規若外來入埠人員出現嚴重違規行為，如破壞公司設備設施、擾亂公司正常工作秩序、泄露公司機密信息等，公司將立即終止其在公司的活動，并要求其所在單位承擔相應的賠償責任。安全管理部門將對違規行為進行詳細調查，收集相關證據，根據事件的嚴重程度和影響范圍，依法依規追究外來人員的法律責任。同時，公司將視情況對申請部門和相關陪同人員進