宣傳用品庫存管理辦法總則目的為了加強公司宣傳用品的庫存管理，規范宣傳用品的采購、入庫、保管、發放、盤點等環節，確保宣傳用品的安全、完整和合理使用，提高宣傳用品的使用效率，降低公司運營成本，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內部所有宣傳用品的庫存管理，包括但不限于海報、宣傳單頁、宣傳冊、贈品、禮品、展示架、橫幅等各類用于公司宣傳推廣的物品。管理原則1.統一管理原則：宣傳用品的庫存管理由公司指定的部門（以下簡稱“庫存管理部門”）統一負責，確保管理的規范性和一致性。2.合理儲備原則：根據公司的宣傳計劃和實際需求，合理確定宣傳用品的儲備數量，避免積壓和浪費。3.安全保管原則：建立健全宣傳用品的保管制度，采取必要的安全措施，確保宣傳用品的安全、完整。4.定期盤點原則：定期對宣傳用品的庫存進行盤點，做到賬實相符，及時發現和處理庫存管理中存在的問題。管理職責庫存管理部門職責1.負責制定和完善宣傳用品庫存管理制度和流程，并監督執行。2.負責宣傳用品的采購計劃制定、采購申請審核和采購合同簽訂。3.負責宣傳用品的入庫驗收、保管、發放和盤點等工作。4.負責建立和維護宣傳用品庫存臺賬，及時記錄宣傳用品的出入庫情況和庫存余額。5.負責定期向公司管理層匯報宣傳用品的庫存狀況和使用情況，提出庫存管理的建議和措施。使用部門職責1.根據公司的宣傳計劃和實際需求，提前向庫存管理部門提交宣傳用品使用申請。2.負責宣傳用品的使用和保管，確保宣傳用品的合理使用和安全。3.及時向庫存管理部門反饋宣傳用品的使用情況和需求變化，協助庫存管理部門做好庫存管理工作。財務部門職責1.負責宣傳用品采購資金的預算編制和審核。2.負責宣傳用品采購費用的核算和報銷。3.協助庫存管理部門做好宣傳用品的盤點工作，對庫存管理情況進行監督和審計。采購管理采購計劃制定1.庫存管理部門應根據公司的宣傳計劃和實際需求，結合庫存狀況，每年年底制定下一年度的宣傳用品采購計劃。采購計劃應包括采購物品的名稱、規格、數量、預算金額等內容。2.采購計劃應經公司管理層審批后執行。如因特殊情況需要調整采購計劃，應及時向公司管理層提出申請，經批準后進行調整。采購申請審核1.使用部門需要采購宣傳用品時，應提前填寫《宣傳用品采購申請表》，注明采購物品的名稱、規格、數量、用途等信息，經部門負責人審核后，報庫存管理部門。2.庫存管理部門應根據庫存狀況和采購計劃，對采購申請進行審核。對于庫存充足的物品，應優先使用庫存；對于需要采購的物品，應審核采購數量是否合理、預算金額是否符合規定等。3.采購申請經庫存管理部門審核通過后，報公司管理層審批。采購合同簽訂1.經公司管理層審批同意的采購申請，庫存管理部門應及時與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確采購物品的名稱、規格、數量、價格、質量標準、交貨時間、交貨地點、付款方式等條款。2.采購合同應經公司法務部門審核后簽訂。簽訂后的采購合同應及時歸檔保存。入庫管理入庫驗收1.宣傳用品到貨后，庫存管理部門應及時組織相關人員進行驗收。驗收內容包括物品的名稱、規格、數量、質量、包裝等是否與采購合同和送貨單一致。2.驗收合格的宣傳用品，應填寫《宣傳用品入庫單》，注明入庫日期、物品名稱、規格、數量、單價、金額等信息，經驗收人員和供應商簽字確認后，辦理入庫手續。3.驗收不合格的宣傳用品，應及時與供應商聯系，要求供應商進行更換或處理。在問題解決之前，不得辦理入庫手續。入庫登記1.庫存管理部門應在宣傳用品入庫后及時將入庫信息錄入庫存臺賬，更新庫存余額。2.入庫的宣傳用品應按照類別、規格、型號等進行分類存放，做到擺放整齊、標識清晰。保管管理倉庫設置1.公司應設置專門的宣傳用品倉庫，倉庫應具備防火、防潮、防盜、防蟲等條件，確保宣傳用品的安全保管。2.倉庫內應劃分不同的區域，分別用于存放不同類型的宣傳用品，并設置明顯的標識牌。保管要求1.庫存管理部門應定期對宣傳用品進行檢查和維護，確保物品的質量和完好。2.對于易損壞、易變質的宣傳用品，應采取特殊的保管措施，如單獨存放、定期檢查等。3.倉庫內嚴禁吸煙、明火和其他危險行為，確保倉庫的安全。安全管理1.倉庫應配備必要的消防器材和安全設施，定期進行檢查和維護，確保其正常使用。2.倉庫應設置專人負責管理，嚴格控制人員出入，非倉庫管理人員未經許可不得進入倉庫。3.庫存管理部門應建立健全倉庫安全管理制度，加強對倉庫安全的日常檢查和監督，及時發現和消除安全隱患。發放管理發放申請1.使用部門需要領用宣傳用品時，應填寫《宣傳用品領用申請表》，注明領用物品的名稱、規格、數量、用途等信息，經部門負責人審核后，報庫存管理部門。2.庫存管理部門應根據庫存狀況和使用部門的需求，對領用申請進行審核。對于庫存充足的物品，應及時辦理發放手續；對于庫存不足的物品，應告知使用部門等待采購或調整領用數量。發放手續1.經庫存管理部門審核通過的領用申請，使用部門應到倉庫辦理發放手續。倉庫管理人員應根據領用申請表發放宣傳用品，并在領用申請表上簽字確認。2.發放宣傳用品時，應按照先進先出的原則進行發放，確保物品的合理使用和有效期。3.庫存管理部門應及時將發放信息錄入庫存臺賬，更新庫存余額。盤點管理盤點周期1.庫存管理部門應定期對宣傳用品的庫存進行盤點，盤點周期分為月度盤點、季度盤點和年度盤點。2.月度盤點應在每月末進行，季度盤點應在每季度末進行，年度盤點應在每年年末進行。盤點方法1.盤點時應采用實地盤點的方法，對倉庫內的宣傳用品進行逐一清點，核對物品的名稱、規格、數量等信息是否與庫存臺賬一致。2.盤點過程中應做好記錄，填寫《宣傳用品盤點表》，注明盤點日期、物品名稱、規格、數量、賬面余額、實際盤點數量、盤盈盤虧數量等信息。盤點結果處理1.盤點結束后，庫存管理部門應根據盤點結果編制盤點報告，分析盤盈盤虧的原因，提出處理意見和改進措施。2.對于盤盈的宣傳用品，應查明原因，經公司管理層批準后進行入賬處理；對于盤虧的宣傳用品，應查明原因，屬于正常損耗的，經公司管理層批準后進行核銷處理；屬于人為原因造成的，應追究相關人員的責任。3.庫存管理部門應根據盤點報告和處理意見，及時調整庫存臺賬，確保賬實相符。報廢管理報廢標準1.宣傳用品出現以下情況之一的，可申請報廢：已過有效期，無法繼續使用的；損壞嚴重，無法修復或修復成本過高的；因公司宣傳策略調整，不再需要使用的。報廢申請1.使用部門發現宣傳用品需要報廢時，應填寫《宣傳用品報廢申請表》，注明報廢物品的名稱、規格、數量、報廢原因等信息，經部門負責人審核后，報庫存管理部門。2.庫存管理部門應組織相關人員對報廢申請進行鑒定和審核，對于符合報廢標準的物品，應報公司管理層審批。報廢處理1.經公司管理層審批同意的報廢申請，庫存管理部門應及時對報廢物品進行處理。處理方式包括銷毀、捐贈、出售等。2.報廢物品處理后，庫存管理部門應及時將處理信息錄入庫存臺賬，更新庫存余額。信息化管理庫存管理系統建設公司應建立宣傳用品庫存管理系統，實現宣傳用品采購、入庫、保管、發放、盤點等環節的信息化管理。庫存管理系統應具備以下功能：1.采購計劃制定和審批功能。2.采購申請審核和采購合同管理功能。3.入庫驗收和入庫登記功能。4.保管管理和庫存預警功能。5.發放申請和發放手續辦理功能。6.盤點管理和盤點結果處理功能。7.報廢申請和報廢處理功能。8.庫存臺賬查詢和統計分析功能。數據安全管理1.庫存管理部門應加強對庫存管理系統的數據安全管理，設置不同的用戶權限，確保數據的保密性、完整性和可用性。2.定期對庫存管理系統的數據進行備份，防止數據丟失和損壞。3.加強對庫存管理系統的維護和升級，確保系統的穩定運行。監督與考核監督檢查1.公司管理層應定期對宣傳用品庫存管理情況進行監督檢查，檢查內容包括采購計劃執行情況、入庫驗收情況、保管發放情況、盤點報廢情況等。2.財務部門應定期對宣傳用品采購費用的核算和報銷情況進行審計，檢查是否存在違規行為。3.庫存管理部門應加強對自身工作的監督檢查，及時發現和糾正存在的問題?？己嗽u價1.公司應建立宣傳用品庫存管理考核