宣傳用品庫(kù)存管理辦法總則目的為了加強(qiáng)公司宣傳用品的庫(kù)存管理，規(guī)范宣傳用品的采購(gòu)、入庫(kù)、保管、發(fā)放、盤點(diǎn)等環(huán)節(jié)，確保宣傳用品的安全、完整和合理使用，提高宣傳用品的使用效率，降低公司運(yùn)營(yíng)成本，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有宣傳用品的庫(kù)存管理，包括但不限于海報(bào)、宣傳單頁(yè)、宣傳冊(cè)、贈(zèng)品、禮品、展示架、橫幅等各類用于公司宣傳推廣的物品。管理原則1.統(tǒng)一管理原則：宣傳用品的庫(kù)存管理由公司指定的部門（以下簡(jiǎn)稱“庫(kù)存管理部門”）統(tǒng)一負(fù)責(zé)，確保管理的規(guī)范性和一致性。2.合理儲(chǔ)備原則：根據(jù)公司的宣傳計(jì)劃和實(shí)際需求，合理確定宣傳用品的儲(chǔ)備數(shù)量，避免積壓和浪費(fèi)。3.安全保管原則：建立健全宣傳用品的保管制度，采取必要的安全措施，確保宣傳用品的安全、完整。4.定期盤點(diǎn)原則：定期對(duì)宣傳用品的庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，做到賬實(shí)相符，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理庫(kù)存管理中存在的問題。管理職責(zé)庫(kù)存管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善宣傳用品庫(kù)存管理制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)宣傳用品的采購(gòu)計(jì)劃制定、采購(gòu)申請(qǐng)審核和采購(gòu)合同簽訂。3.負(fù)責(zé)宣傳用品的入庫(kù)驗(yàn)收、保管、發(fā)放和盤點(diǎn)等工作。4.負(fù)責(zé)建立和維護(hù)宣傳用品庫(kù)存臺(tái)賬，及時(shí)記錄宣傳用品的出入庫(kù)情況和庫(kù)存余額。5.負(fù)責(zé)定期向公司管理層匯報(bào)宣傳用品的庫(kù)存狀況和使用情況，提出庫(kù)存管理的建議和措施。使用部門職責(zé)1.根據(jù)公司的宣傳計(jì)劃和實(shí)際需求，提前向庫(kù)存管理部門提交宣傳用品使用申請(qǐng)。2.負(fù)責(zé)宣傳用品的使用和保管，確保宣傳用品的合理使用和安全。3.及時(shí)向庫(kù)存管理部門反饋宣傳用品的使用情況和需求變化，協(xié)助庫(kù)存管理部門做好庫(kù)存管理工作。財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)宣傳用品采購(gòu)資金的預(yù)算編制和審核。2.負(fù)責(zé)宣傳用品采購(gòu)費(fèi)用的核算和報(bào)銷。3.協(xié)助庫(kù)存管理部門做好宣傳用品的盤點(diǎn)工作，對(duì)庫(kù)存管理情況進(jìn)行監(jiān)督和審計(jì)。采購(gòu)管理采購(gòu)計(jì)劃制定1.庫(kù)存管理部門應(yīng)根據(jù)公司的宣傳計(jì)劃和實(shí)際需求，結(jié)合庫(kù)存狀況，每年年底制定下一年度的宣傳用品采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)經(jīng)公司管理層審批后執(zhí)行。如因特殊情況需要調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，應(yīng)及時(shí)向公司管理層提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行調(diào)整。采購(gòu)申請(qǐng)審核1.使用部門需要采購(gòu)宣傳用品時(shí)，應(yīng)提前填寫《宣傳用品采購(gòu)申請(qǐng)表》，注明采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)庫(kù)存管理部門。2.庫(kù)存管理部門應(yīng)根據(jù)庫(kù)存狀況和采購(gòu)計(jì)劃，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核。對(duì)于庫(kù)存充足的物品，應(yīng)優(yōu)先使用庫(kù)存；對(duì)于需要采購(gòu)的物品，應(yīng)審核采購(gòu)數(shù)量是否合理、預(yù)算金額是否符合規(guī)定等。3.采購(gòu)申請(qǐng)經(jīng)庫(kù)存管理部門審核通過后，報(bào)公司管理層審批。采購(gòu)合同簽訂1.經(jīng)公司管理層審批同意的采購(gòu)申請(qǐng)，庫(kù)存管理部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式等條款。2.采購(gòu)合同應(yīng)經(jīng)公司法務(wù)部門審核后簽訂。簽訂后的采購(gòu)合同應(yīng)及時(shí)歸檔保存。入庫(kù)管理入庫(kù)驗(yàn)收1.宣傳用品到貨后，庫(kù)存管理部門應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、包裝等是否與采購(gòu)合同和送貨單一致。2.驗(yàn)收合格的宣傳用品，應(yīng)填寫《宣傳用品入庫(kù)單》，注明入庫(kù)日期、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額等信息，經(jīng)驗(yàn)收人員和供應(yīng)商簽字確認(rèn)后，辦理入庫(kù)手續(xù)。3.驗(yàn)收不合格的宣傳用品，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商進(jìn)行更換或處理。在問題解決之前，不得辦理入庫(kù)手續(xù)。入庫(kù)登記1.庫(kù)存管理部門應(yīng)在宣傳用品入庫(kù)后及時(shí)將入庫(kù)信息錄入庫(kù)存臺(tái)賬，更新庫(kù)存余額。2.入庫(kù)的宣傳用品應(yīng)按照類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，做到擺放整齊、標(biāo)識(shí)清晰。保管管理倉(cāng)庫(kù)設(shè)置1.公司應(yīng)設(shè)置專門的宣傳用品倉(cāng)庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)應(yīng)具備防火、防潮、防盜、防蟲等條件，確保宣傳用品的安全保管。2.倉(cāng)庫(kù)內(nèi)應(yīng)劃分不同的區(qū)域，分別用于存放不同類型的宣傳用品，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌。保管要求1.庫(kù)存管理部門應(yīng)定期對(duì)宣傳用品進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保物品的質(zhì)量和完好。2.對(duì)于易損壞、易變質(zhì)的宣傳用品，應(yīng)采取特殊的保管措施，如單獨(dú)存放、定期檢查等。3.倉(cāng)庫(kù)內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、明火和其他危險(xiǎn)行為，確保倉(cāng)庫(kù)的安全。安全管理1.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常使用。2.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格控制人員出入，非倉(cāng)庫(kù)管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)。3.庫(kù)存管理部門應(yīng)建立健全倉(cāng)庫(kù)安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)倉(cāng)庫(kù)安全的日常檢查和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。發(fā)放管理發(fā)放申請(qǐng)1.使用部門需要領(lǐng)用宣傳用品時(shí)，應(yīng)填寫《宣傳用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)庫(kù)存管理部門。2.庫(kù)存管理部門應(yīng)根據(jù)庫(kù)存狀況和使用部門的需求，對(duì)領(lǐng)用申請(qǐng)進(jìn)行審核。對(duì)于庫(kù)存充足的物品，應(yīng)及時(shí)辦理發(fā)放手續(xù)；對(duì)于庫(kù)存不足的物品，應(yīng)告知使用部門等待采購(gòu)或調(diào)整領(lǐng)用數(shù)量。發(fā)放手續(xù)1.經(jīng)庫(kù)存管理部門審核通過的領(lǐng)用申請(qǐng)，使用部門應(yīng)到倉(cāng)庫(kù)辦理發(fā)放手續(xù)。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)表發(fā)放宣傳用品，并在領(lǐng)用申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。2.發(fā)放宣傳用品時(shí)，應(yīng)按照先進(jìn)先出的原則進(jìn)行發(fā)放，確保物品的合理使用和有效期。3.庫(kù)存管理部門應(yīng)及時(shí)將發(fā)放信息錄入庫(kù)存臺(tái)賬，更新庫(kù)存余額。盤點(diǎn)管理盤點(diǎn)周期1.庫(kù)存管理部門應(yīng)定期對(duì)宣傳用品的庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期分為月度盤點(diǎn)、季度盤點(diǎn)和年度盤點(diǎn)。2.月度盤點(diǎn)應(yīng)在每月末進(jìn)行，季度盤點(diǎn)應(yīng)在每季度末進(jìn)行，年度盤點(diǎn)應(yīng)在每年年末進(jìn)行。盤點(diǎn)方法1.盤點(diǎn)時(shí)應(yīng)采用實(shí)地盤點(diǎn)的方法，對(duì)倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的宣傳用品進(jìn)行逐一清點(diǎn)，核對(duì)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息是否與庫(kù)存臺(tái)賬一致。2.盤點(diǎn)過程中應(yīng)做好記錄，填寫《宣傳用品盤點(diǎn)表》，注明盤點(diǎn)日期、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、賬面余額、實(shí)際盤點(diǎn)數(shù)量、盤盈盤虧數(shù)量等信息。盤點(diǎn)結(jié)果處理1.盤點(diǎn)結(jié)束后，庫(kù)存管理部門應(yīng)根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果編制盤點(diǎn)報(bào)告，分析盤盈盤虧的原因，提出處理意見和改進(jìn)措施。2.對(duì)于盤盈的宣傳用品，應(yīng)查明原因，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后進(jìn)行入賬處理；對(duì)于盤虧的宣傳用品，應(yīng)查明原因，屬于正常損耗的，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后進(jìn)行核銷處理；屬于人為原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.庫(kù)存管理部門應(yīng)根據(jù)盤點(diǎn)報(bào)告和處理意見，及時(shí)調(diào)整庫(kù)存臺(tái)賬，確保賬實(shí)相符。報(bào)廢管理報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)1.宣傳用品出現(xiàn)以下情況之一的，可申請(qǐng)報(bào)廢：已過有效期，無(wú)法繼續(xù)使用的；損壞嚴(yán)重，無(wú)法修復(fù)或修復(fù)成本過高的；因公司宣傳策略調(diào)整，不再需要使用的。報(bào)廢申請(qǐng)1.使用部門發(fā)現(xiàn)宣傳用品需要報(bào)廢時(shí)，應(yīng)填寫《宣傳用品報(bào)廢申請(qǐng)表》，注明報(bào)廢物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、報(bào)廢原因等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)庫(kù)存管理部門。2.庫(kù)存管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行鑒定和審核，對(duì)于符合報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)的物品，應(yīng)報(bào)公司管理層審批。報(bào)廢處理1.經(jīng)公司管理層審批同意的報(bào)廢申請(qǐng)，庫(kù)存管理部門應(yīng)及時(shí)對(duì)報(bào)廢物品進(jìn)行處理。處理方式包括銷毀、捐贈(zèng)、出售等。2.報(bào)廢物品處理后，庫(kù)存管理部門應(yīng)及時(shí)將處理信息錄入庫(kù)存臺(tái)賬，更新庫(kù)存余額。信息化管理庫(kù)存管理系統(tǒng)建設(shè)公司應(yīng)建立宣傳用品庫(kù)存管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)宣傳用品采購(gòu)、入庫(kù)、保管、發(fā)放、盤點(diǎn)等環(huán)節(jié)的信息化管理。庫(kù)存管理系統(tǒng)應(yīng)具備以下功能：1.采購(gòu)計(jì)劃制定和審批功能。2.采購(gòu)申請(qǐng)審核和采購(gòu)合同管理功能。3.入庫(kù)驗(yàn)收和入庫(kù)登記功能。4.保管管理和庫(kù)存預(yù)警功能。5.發(fā)放申請(qǐng)和發(fā)放手續(xù)辦理功能。6.盤點(diǎn)管理和盤點(diǎn)結(jié)果處理功能。7.報(bào)廢申請(qǐng)和報(bào)廢處理功能。8.庫(kù)存臺(tái)賬查詢和統(tǒng)計(jì)分析功能。數(shù)據(jù)安全管理1.庫(kù)存管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)庫(kù)存管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保數(shù)據(jù)的保密性、完整性和可用性。2.定期對(duì)庫(kù)存管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。3.加強(qiáng)對(duì)庫(kù)存管理系統(tǒng)的維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.公司管理層應(yīng)定期對(duì)宣傳用品庫(kù)存管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行情況、入庫(kù)驗(yàn)收情況、保管發(fā)放情況、盤點(diǎn)報(bào)廢情況等。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)宣傳用品采購(gòu)費(fèi)用的核算和報(bào)銷情況進(jìn)行審計(jì)，檢查是否存在違規(guī)行為。3.庫(kù)存管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)自身工作的監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題?？己嗽u(píng)價(jià)1.公司應(yīng)建立宣傳用品庫(kù)存管理考核