往來內部控制管理辦法總則制定目的為了加強公司往來業務的內部控制，規范往來業務的操作流程，防范往來業務中的風險，確保公司資產的安全、完整，提高資金使用效率，根據國家相關法律法規和公司實際情況，特制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于公司內部各部門、各分支機構以及與公司有往來業務的所有外部單位和個人。往來業務主要包括應收賬款、應付賬款、其他應收款、其他應付款等業務。管理原則1.合法性原則：往來業務的處理必須符合國家法律法規和公司的規章制度。2.全面性原則：對往來業務的各個環節進行全面控制，涵蓋業務的發生、核算、監控和清理等全過程。3.制衡性原則：在往來業務的處理過程中，應建立相互制約、相互監督的機制，確保不相容職務相分離。4.成本效益原則：在保證往來業務內部控制有效性的前提下，合理安排內部控制的成本，提高內部控制的效益。組織架構與職責分工組織架構公司設立往來業務內部控制管理領導小組，由公司總經理擔任組長，財務總監擔任副組長，成員包括各業務部門負責人、財務部門相關人員等。領導小組下設辦公室，辦公室設在財務部門，負責日常工作的組織和協調。職責分工1.總經理：全面負責公司往來業務內部控制管理工作，審批重大往來業務事項，對往來業務內部控制的有效性負責。2.財務總監：協助總經理做好往來業務內部控制管理工作，組織制定和完善往來業務內部控制制度，監督和檢查往來業務內部控制制度的執行情況。3.業務部門負責人：負責本部門往來業務的日常管理工作，確保本部門往來業務的真實性、合法性和合理性，及時與客戶或供應商進行對賬和催收賬款。4.財務部門：負責往來業務的核算和監督工作，建立健全往來業務臺賬，定期進行往來賬款的清理和分析，及時向相關部門和領導提供往來業務的財務信息。5.審計部門：負責對往來業務內部控制制度的執行情況進行審計和監督，發現問題及時提出整改建議，確保往來業務內部控制制度的有效執行。往來業務流程控制應收賬款管理1.客戶信用評估：業務部門在與客戶簽訂銷售合同前，應會同財務部門對客戶的信用狀況進行評估，確定客戶的信用額度和信用期限。信用評估的內容包括客戶的財務狀況、經營業績、信用記錄等。2.銷售合同簽訂：業務部門應與客戶簽訂正式的銷售合同，明確銷售商品的名稱、數量、價格、交貨時間、付款方式等條款。銷售合同應經公司法律部門審核，確保合同的合法性和有效性。3.發貨與開票：業務部門根據銷售合同的約定安排發貨，并及時通知財務部門開具發票。財務部門應根據發貨單和銷售合同開具發票，確保發票的真實性和準確性。4.應收賬款核算：財務部門應及時對應收賬款進行核算，建立應收賬款臺賬，記錄應收賬款的發生、收回和余額情況。定期與客戶進行對賬，確保應收賬款的準確性。5.應收賬款催收：業務部門應負責應收賬款的催收工作，按照合同約定的付款期限及時向客戶催收賬款。對于逾期未收回的賬款，應及時采取有效的催收措施，如發送催款函、電話催收、上門催收等。財務部門應定期對應收賬款的催收情況進行統計和分析，向相關部門和領導提供應收賬款的催收進度和風險情況。6.壞賬處理：對于確實無法收回的應收賬款，應按照公司的壞賬處理程序進行處理。壞賬處理應經公司管理層審批，確保壞賬處理的合法性和合理性。應付賬款管理1.供應商選擇與評估：采購部門在選擇供應商時，應會同財務部門對供應商的信譽、質量、價格等進行評估，選擇合適的供應商。供應商評估的內容包括供應商的營業執照、稅務登記證、生產許可證等資質證書，以及供應商的財務狀況、經營業績、信用記錄等。2.采購合同簽訂：采購部門應與供應商簽訂正式的采購合同，明確采購商品的名稱、數量、價格、交貨時間、付款方式等條款。采購合同應經公司法律部門審核，確保合同的合法性和有效性。3.收貨與驗收：采購部門收到供應商發來的貨物后，應及時組織驗收。驗收合格后，應及時辦理入庫手續，并通知財務部門進行賬務處理。4.應付賬款核算：財務部門應及時對應付賬款進行核算，建立應付賬款臺賬，記錄應付賬款的發生、支付和余額情況。定期與供應商進行對賬，確保應付賬款的準確性。5.應付賬款支付：采購部門應根據采購合同的約定及時向供應商支付貨款。財務部門應根據采購合同和驗收單審核付款申請，確保付款的合法性和合理性。對于逾期未支付的賬款，應及時與供應商溝通，說明原因，并爭取供應商的理解和支持。其他應收款管理1.借款申請：員工因工作需要借款時，應填寫借款申請單，注明借款用途、借款金額、借款期限等事項，并經部門負責人和公司領導審批。2.借款發放：財務部門根據審批后的借款申請單發放借款，并及時進行賬務處理。3.借款歸還：借款人應按照借款申請單上注明的借款期限及時歸還借款。對于逾期未歸還的借款，財務部門應及時進行催收，必要時可以從借款人的工資中扣除。4.其他應收款核算：財務部門應及時對其他應收款進行核算，建立其他應收款臺賬，記錄其他應收款的發生、收回和余額情況。定期對其他應收款進行清理和分析，及時發現和解決問題。其他應付款管理1.其他應付款發生：公司因業務需要發生其他應付款時，應及時進行賬務處理，記錄其他應付款的發生情況。2.其他應付款支付：財務部門應根據其他應付款的性質和期限及時進行支付。對于逾期未支付的其他應付款，應及時與相關單位或個人溝通，說明原因，并爭取對方的理解和支持。3.其他應付款核算：財務部門應及時對其他應付款進行核算，建立其他應付款臺賬，記錄其他應付款的發生、支付和余額情況。定期對其他應付款進行清理和分析，及時發現和解決問題。往來業務監督與檢查內部審計監督審計部門應定期對公司往來業務內部控制制度的執行情況進行審計和監督。審計的內容包括往來業務的發生、核算、監控和清理等環節，檢查往來業務內部控制制度是否健全、有效，是否存在違規操作和風險隱患。審計結束后，應出具審計報告，提出審計意見和建議。財務部門日常監督財務部門應加強對往來業務的日常監督，定期對往來賬款進行清理和分析，及時發現和解決問題。對于異常的往來業務，應及時進行調查和處理，確保往來業務的真實性和合法性。業務部門自我監督業務部門應加強對本部門往來業務的自我監督，定期對本部門的往來業務進行檢查和分析，確保本部門往來業務的真實性、合法性和合理性。對于發現的問題，應及時采取措施進行整改。信息與溝通信息收集與整理各部門應及時收集和整理與往來業務相關的信息，包括客戶和供應商的基本信息、往來業務的發生情況、賬款的收回和支付情況等。信息收集應全面、準確、及時，確保信息的真實性和可靠性。信息傳遞與共享各部門應及時將與往來業務相關的信息傳遞給相關部門和領導，確保信息的及時共享。信息傳遞應采用書面形式或電子形式，確保信息的準確性和完整性。溝通機制建立公司應建立健全往來業務信息溝通機制，加強各部門之間的溝通和協作。定期召開往來業務協調會議，解決往來業務中存在的問題，確保往來業務的順利進行。風險管理風險識別與評估公司應定期對往來業務中的風險進行識別和評估，分析風險的來源、影響程度和可能性。風險識別和評估應采用定性和定量相結合的方法，確保風險評估的準確性和可靠性。風險應對措施針對識別和評估出的風險，公司應制定相應的風險應對措施，如風險規避、風險降低、風險轉移、風險承受等。風險應對措施應具有針對性和