工業行業采購管理辦法總則目的為了規范工業行業采購行為，加強采購管理，提高采購效率和質量，降低采購成本，保障企業生產經營活動的順利進行，根據國家相關法律法規和行業標準，結合本公司實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內部各部門、各生產車間及下屬子公司的所有工業采購活動，包括原材料、零部件、設備、工具、辦公用品等物資的采購以及相關服務的采購。采購原則1.合法性原則：采購活動必須嚴格遵守國家法律法規和公司內部規章制度，確保采購行為合法合規。2.效益性原則：在保證采購物資和服務質量的前提下，充分考慮成本效益，通過合理的采購策略和方式，降低采購成本，提高企業經濟效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應保持公開透明，所有供應商享有平等的競爭機會，確保采購結果公平公正。4.質量優先原則：以滿足生產經營需求為導向，優先選擇質量可靠、性能穩定的物資和服務，確保產品質量和生產安全。5.誠信原則：與供應商建立長期穩定的合作關系，誠實守信，履行合同約定，維護企業良好的商業信譽。采購組織與職責采購決策機構公司設立采購管理委員會，作為采購決策的最高機構。采購管理委員會由公司高層管理人員、各部門負責人組成，主要職責包括：1.制定和修訂公司采購戰略、政策和制度。2.審批重大采購項目的采購計劃和預算。3.審定供應商的選擇和評價標準。4.協調解決采購過程中的重大問題。采購部門采購部門是公司采購活動的執行機構，主要職責包括：1.負責編制和執行采購計劃，根據各部門的需求，及時、準確地采購所需物資和服務。2.開展市場調研，收集供應商信息，建立和維護供應商數據庫。3.組織采購招標、詢價、談判等活動，選擇合適的供應商。4.簽訂采購合同，跟蹤合同執行情況，確保物資按時、按質、按量交付。5.處理采購過程中的質量問題、交貨問題等糾紛。6.定期對采購工作進行總結和分析，提出改進建議。需求部門需求部門是采購物資和服務的使用部門，主要職責包括：1.提出準確、詳細的采購需求，明確物資和服務的規格、型號、數量、質量要求、交貨時間等。2.參與供應商的選擇和評價，提供相關的技術支持和意見。3.對采購物資和服務進行驗收，確保符合使用要求。4.及時反饋采購物資和服務的使用情況，提出改進建議。財務部門財務部門在采購活動中的主要職責包括：1.審核采購預算和采購合同，確保資金使用合理、合規。2.辦理采購款項的支付手續，按照合同約定及時支付貨款。3.對采購成本進行核算和分析，提供相關的財務數據和報表。4.監督采購資金的使用情況，防范財務風險。審計部門審計部門負責對采購活動進行審計監督，主要職責包括：1.審查采購制度的執行情況，確保采購活動符合公司規定。2.對采購項目進行專項審計，檢查采購過程的合法性、合規性和效益性。3.監督采購合同的簽訂和執行情況，防止合同風險。4.對采購人員的廉潔自律情況進行監督檢查，查處違規行為。采購計劃管理采購計劃的編制1.需求部門應根據生產經營計劃、設備維護計劃等，提前制定采購需求計劃，并提交給采購部門。2.采購部門對各需求部門的采購需求進行匯總、分析和平衡，結合庫存情況和市場供應情況，編制年度、季度和月度采購計劃。3.采購計劃應包括采購物資和服務的名稱、規格、型號、數量、預算金額、采購時間等內容。采購計劃的審批1.采購計劃編制完成后，應提交給采購管理委員會進行審批。2.對于重大采購項目的采購計劃，還需報公司董事會批準。3.經審批通過的采購計劃，采購部門應嚴格按照計劃執行。采購計劃的調整1.如因生產經營計劃調整、市場供應情況變化等原因需要調整采購計劃，需求部門應及時提出申請，說明調整的原因和內容。2.采購部門對調整申請進行審核，提出調整意見，并報采購管理委員會審批。3.經審批同意后，采購部門對采購計劃進行相應調整，并通知相關部門。供應商管理供應商的選擇1.采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，包括網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等，建立供應商信息庫。2.對潛在供應商進行初步篩選，根據供應商的資質、信譽、產品質量、價格、交貨能力等因素進行綜合評價，確定合格供應商名單。3.對于重要物資和服務的采購，應組織相關部門對供應商進行實地考察，了解供應商的生產能力、質量管理體系、技術研發能力等情況。4.選擇供應商時，應遵循公開、公平、公正的原則，采用招標、詢價、談判等方式，確保選擇到最合適的供應商。供應商的評價1.采購部門應定期對供應商進行評價，評價內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。2.建立供應商評價指標體系，采用定量和定性相結合的方法，對供應商進行綜合評分。3.根據供應商的評價結果，將供應商分為優秀、良好、合格、不合格四個等級，對優秀供應商給予優先合作、增加訂單等獎勵，對不合格供應商進行淘汰。供應商的合作與管理1.與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括產品質量標準、交貨期、價格、付款方式、售后服務等條款。2.建立供應商溝通機制，定期與供應商進行溝通，了解供應商的生產情況、質量控制情況等，及時解決合作過程中出現的問題。3.對供應商的交貨情況進行跟蹤和監控，確保物資按時、按質、按量交付。4.鼓勵供應商進行技術創新和管理創新，提高產品質量和服務水平。采購方式與程序采購方式1.招標采購：適用于采購金額較大、技術要求較高、對供應商有一定數量要求的采購項目。招標采購應按照國家相關法律法規和公司內部規定的程序進行，包括發布招標公告、資格預審、開標、評標、定標等環節。2.詢價采購：適用于采購金額較小、技術要求相對簡單的采購項目。詢價采購應向至少三家供應商發出詢價單，比較供應商的報價和其他條件，選擇最合適的供應商。3.競爭性談判采購：適用于技術復雜、性質特殊、不能確定詳細規格或具體要求的采購項目，或者招標后沒有供應商投標、沒有合格標的等情況。競爭性談判采購應與不少于三家供應商進行談判，確定成交供應商。4.單一來源采購：適用于只能從唯一供應商處采購的情況，或者發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的情況。單一來源采購應經過嚴格的審批程序，確保采購的合理性和合法性。采購程序1.采購申請：需求部門根據采購需求計劃，填寫采購申請表，注明采購物資和服務的名稱、規格、型號、數量、預算金額、采購時間等信息，經部門負責人審核簽字后，提交給采購部門。2.采購審批：采購部門對采購申請進行審核，根據采購金額和采購方式的不同，按照公司規定的審批權限進行審批。對于重大采購項目，還需報采購管理委員會或公司董事會批準。3.采購實施：采購部門根據審批通過的采購申請，選擇合適的采購方式，組織采購活動。在采購過程中，應嚴格按照規定的程序進行操作，確保采購活動的公開、公平、公正。4.合同簽訂：采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。合同簽訂前，應將合同草案提交給法務部門進行審核，確保合同的合法性和有效性。5.物資驗收：物資到貨后，需求部門應組織相關人員按照合同約定和質量標準進行驗收。驗收合格后，填寫物資驗收單，簽字確認。對于不合格的物資，應及時與供應商溝通，要求供應商進行處理。6.付款結算：采購部門根據物資驗收單和發票等相關憑證，填寫付款申請單，經財務部門審核后，按照合同約定的付款方式和時間進行付款結算。采購風險管理風險識別采購過程中可能面臨的風險包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、資金風險等。采購部門應定期對采購活動進行風險評估，識別潛在的風險因素。風險評估對識別出的風險因素進行分析和評估，確定風險的可能性和影響程度。根據風險評估結果，對風險進行分類和排序，確定重點關注的風險。風險應對1.市場風險：密切關注市場價格波動和供應情況變化，制定合理的采購策略，如采用套期保值、簽訂長期合同等方式，降低市場風險。2.供應商風險：加強對供應商的管理和監督，選擇信譽良好、實力較強的供應商，建立供應商備份機制，降低供應商違約風險。3.質量風險：加強對采購物資和服務的質量控制，嚴格執行驗收標準，對不合格的物資及時進行處理，要求供應商承擔相應的責任。4.合同風險：在簽訂采購合同前，仔細審查合同條款，確保合同的合法性和有效性。加強對合同執行情況的跟蹤和監控，及時發現和解決合同糾紛。5.資金風險：合理安排采購資金，確保資金的安全和流動性。加強對采購預算的管理和控制，避免超預算采購。風險監控建立采購風險監控機制，定期對采購風險進行監控和評估，及時發現風險變化情況，調整風險應對措施。采購檔案管理檔案內容采購檔案包括采購申請、采購計劃、采購合同、供應商信息、招標文書、詢價單、報價單、驗收單、發票等與采購活動相關的文件和資料。檔案整理與保管采購部門應指定專人負責采購檔案的整理和保管工作，按照采購項目和時間順序進行分類歸檔，確保檔案的完整性和準確性。采購檔案應妥善保管，防止丟失、損壞和泄露。檔案查閱與利用公司內部各部門因工作需要查閱采購檔案時，應填寫檔案查閱申請表，經采購部門負責人批準后，方可查閱。查閱檔案時，應遵守檔案管理規定，不得擅自復制、涂改或泄露檔案內容。監督與考核監督檢查審計部門應定期對采購活動進行審計監督，檢查采購制度的執行情況、采購計劃的完成情況、采購合同的簽訂和執行情況等。對發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。考核